¿Está tu bandeja de entrada de Gmail desbordada de correos electrónicos, lo que dificulta encontrar mensajes cruciales? No es el único.
Una de cada tres personas que utilizan Gmail en el mundo lucha contra la sobrecarga de correo electrónico, perdiendo su valioso tiempo navegando entre mensajes irrelevantes.
Con una bandeja de entrada desbordada, no es fácil clasificar los mensajes importantes, los plazos y las oportunidades.
Esta guía te proporcionará 13 consejos prácticos sobre cómo organizar la bandeja de entrada de Gmail y recuperar el control de tu correo electrónico.
Utiliza las etiquetas y filtros de Gmail para clasificar automáticamente el correo entrante en las categorías pertinentes. Activa la bandeja de entrada prioritaria para resaltar los mensajes importantes y utiliza las estrellas para acceder rápidamente a los correos críticos. Archiva o elimina regularmente los correos innecesarios para mantener la bandeja de entrada despejada.
13 consejos para organizar la bandeja de entrada de Gmail
La mayoría de las bandejas de entrada suelen estar llenas de correos electrónicos que no se ven. Filtrar estos correos, identificar las prioridades y responderlos pueden ser tareas desalentadoras.
Sin embargo, Gmail viene con funciones integradas que facilitan la gestión de la bandeja de entrada de Gmail. Aquí hay 13 consejos esenciales sobre cómo organizar los correos electrónicos en la bandeja de entrada de Gmail:
1. Organiza tu bandeja de entrada de Gmail para dar prioridad a los correos relevantes
Uno de los consejos esenciales para organizar tu bandeja de entrada de Gmail es priorizar los correos electrónicos más importantes. Para ello, puedes utilizar la función Bandeja de entrada prioritaria de Gmail.
Gmail te ofrece 5 opciones para organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico:
- Por defecto: Muestra los correos electrónicos en el orden en que se reciben, el diseño que vemos todos los días.
- Importante Primero: Gmail prioriza los correos electrónicos que son importantes para ti utilizando su predicción para elegir cuáles deben estar en la parte superior de tu bandeja de entrada.
- Sin leer primero: Todos los mensajes no leídos se muestran por encima de los correos recientes en la bandeja de entrada.
- Primera estrella: Esto es para los usuarios que establecen las prioridades de su bandeja de entrada con estrellas. Todo lo demás aparece después de los mensajes con estrellas.
- Bandeja de entrada prioritaria: Gmail entenderá con qué tipo de correos electrónicos interactúas más y los colocará en la parte superior de tu bandeja de entrada. Es útil para quienes manejan muchos correos electrónicos a diario.
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La interfaz de pestañas de Gmail clasifica automáticamente tus correos electrónicos en principales, sociales, promociones, actualizaciones y foros. Aunque esto puede ser útil, algunas pestañas pueden no ser relevantes para ti.
Puedes eliminar aquellas pestañas que no utilices mucho. Sin embargo, la pestaña Principal es la única que no se puede eliminar. A continuación te explicamos cómo eliminar cualquier otra pestaña que no quieras:
- Ir a la configuración en la esquina superior derecha
- Haga clic en ver todos los ajustes.
- Vaya a la pestaña Bandeja de entrada.
- Haga clic en Configurar bandeja de entrada en el menú desplegable.
Tenga en cuenta lo siguiente: Al desactivar cualquier pestaña, sus nuevos correos electrónicos aparecerán automáticamente en la pestaña principal.
3. Utilice etiquetas para clasificar los correos electrónicos de forma ordenada
A diferencia de las carpetas, las etiquetas de Gmail permiten asignar varias etiquetas a un mismo correo electrónico. Esta flexibilidad te permite organizar los correos electrónicos por proyecto, cliente o cualquier otra categoría relevante.
Para crear una etiqueta de correo, haga clic en "Más" en la barra lateral y, a continuación, en "Crear nueva etiqueta".
Gmail también ofrece la opción de aplicar etiquetas automáticamente a los correos electrónicos a medida que llegan. Por ejemplo, puedes clasificar todos los correos de tus médicos como Documentos. Todo lo que tienes que hacer es crear un filtro.
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Si recibes muchos correos electrónicos, necesitarás asignar a otra persona de tu equipo para que se encargue de ellos. Gmail te permite delegar correos electrónicos a miembros del equipo sin reenviarlos.
Utilice la función de delegación de correo electrónico de Gmail accediendo a Configuración > Cuentas y Importar > Conceder acceso a su cuenta. Esto es especialmente útil para las empresas en las que los correos electrónicos deben ser gestionados por varias personas.
5. Utilice filtros para agilizar las tareas cotidianas
Los filtros son potentes herramientas para gestionar automáticamente los correos electrónicos. Configure filtros basados en remitente, destinatario, palabras clave o etiquetas. Además, puede archivar, etiquetar o eliminar automáticamente correos electrónicos en función de estos criterios.
Para crear un filtro, haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de búsqueda, introduzca sus criterios y haga clic en "Crear filtro."
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6. Utilizar varias cuentas de Gmail
Si tienes varias funciones o negocios, gestionar cuentas de Gmail separadas puede ayudarte a mantener organizadas tus bandejas de entrada. Gmail te permite añadir varias cuentas y cambiar entre ellas fácilmente. Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha y selecciona "Añadir otra cuenta".
Utilice cuentas de correo electrónico separadas como;
- Correo electrónico personal: Utilice una cuenta para la correspondencia personal, boletines y suscripciones.
- Correo electrónico profesional: Mantén una cuenta separada para los correos electrónicos relacionados con el trabajo para mantener tu vida personal y profesional diferenciadas.
7. Configurar notificaciones de escritorio para nuevos correos electrónicos
Configurar las notificaciones de escritorio es muy recomendable si quieres interactuar con tus clientes en tiempo real. Cada vez que reciba un nuevo correo, el mensaje aparecerá en la esquina superior derecha de su pantalla.
Para activar las notificaciones de escritorio;
- Ir a la configuración
- Vaya al menú general y desplácese hasta 'Notificaciones de escritorio.'
Consejos: Para evitar las continuas notificaciones de correo electrónico no deseadas, active las notificaciones para los correos electrónicos que sólo estén clasificados como 'Importantes'.
8. Activar codazos
Con más de 160 mil millones de correos spam enviados diariamentees bastante fácil que se te escape un correo importante en Gmail. Nudges en Gmail es un algoritmo que le recuerda que debe seguir o responder a los correos electrónicos.
Es una función estupenda si necesitas un recordatorio periódico para responder o hacer un seguimiento de correos electrónicos importantes. Para activar Nudges, vaya a Configuración > General > Nudges. Esta función te ayuda a estar al tanto de las conversaciones importantes sin tener que hacer un seguimiento manual de cada una de ellas.
9. Mensajes importantes en estrella
Marcar con estrellas los mensajes de correo electrónico es una forma sencilla pero eficaz de resaltar los mensajes importantes. Los marcadores de importancia se utilizan para todas las cadenas de mensajes de Gmail, mientras que las estrellas se utilizan para mensajes individuales dentro de una misma cadena.
Añadir Estrellas y Marcadores de Importancia a la búsqueda avanzada de Gmail merece totalmente la pena y organizará la bandeja de entrada del correo electrónico de forma más eficaz.
Haz clic en el icono de la estrella junto a un correo electrónico para marcarlo. Puedes personalizar las estrellas yendo a Configuración > General > Estrellasdonde puedes elegir diferentes colores y símbolos.
: Aplicaciones de mensajería más populares en 202410. Silenciar conversaciones
A veces, puede quedar atrapado en la conversación entre los clientes y los empleados que no tienen nada que ver con usted.
Si formas parte de un hilo de correos electrónicos que ya no te interesan, utiliza la función de silencio para dejar de ver las respuestas en tu bandeja de entrada.
Selecciona la conversación, haz clic en el menú de tres puntos y elige "Silenciar". Esto convertirá la conversación en mensajes archivados, accesibles siempre que sea necesario.
11. Utilizar las opciones Smart Reply y Smart Compose de Gmail
Las funciones Smart Reply y Smart Compose de Gmail utilizan IA para sugerir respuestas rápidas y completar tus frases mientras escribes. Puedes activarlas en Configuración > General.
Con esta herramienta, puedes hacer clic en las pocas frases que se sugieren para tu respuesta y enviarla tal cual, o modificar la respuesta antes de enviarla. Smart Compose se basa en la idea de Smart Reply, pero te ayuda a redactar respuestas completas a tus correos electrónicos en lugar de frases cortas.
12. Responda más rápido con respuestas enlatadas
Las respuestas enlatadas son especialmente útiles para enviar correos electrónicos rutinarios. Así, permite guardar y reutilizar plantillas de correo electrónico para futuras conversaciones.
Para activar las respuestas enlatadas, vaya a Configuración > Avanzado > Respuestas enlatadas. Cree un nuevo correo electrónico, redacte su plantilla y guárdela para utilizarla en el futuro.
13. Snooze Emails para Seguimiento Posterior
Si no puedes responder a un correo inmediatamente pero no quieres olvidarte de él, utiliza la función de repetición. Cuando pospones un correo, puedes centrarte más en los mensajes críticos y múltiples.
Por ejemplo, puedes configurar tus recordatorios por correo electrónico para que las facturas se fijen más tarde, cuando estés listo para pagarlas.
Haga clic en el icono del reloj en el correo electrónico y elige cuándo quieres que vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada. Así mantendrás despejada la bandeja de entrada y podrás responder a los correos en el momento que más te convenga.
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Las 5 mejores herramientas para organizar tu bandeja de entrada de Gmail
Además de las funciones integradas de Gmail, varias herramientas de terceros ayudan a organizar la bandeja de entrada de Gmail para diferentes empresas. Algunas de ellas son:
- ControlHippo: Esta herramienta automatiza la categorización del correo electrónico y prioriza en función de tus preferencias.
- Mailstrom: Esta plataforma gestiona tu bandeja de entrada agrupando correos similares, lo que te permite archivarlos o eliminarlos en bloque.
- Any.do: Esta herramienta se integra con Gmail para convertir los correos electrónicos en tareas procesables dentro de tu lista de tareas pendientes.
- Unroll.Me: Esta herramienta da de baja tu correo electrónico de boletines y correos promocionales no deseados con un solo clic.
- Hiver: Ideal para equipos, Hiver agiliza la colaboración por correo electrónico con bandejas de entrada compartidas, delegación de tareas y funciones de comunicación interna.
Conclusión
Poner en práctica estos consejos de organización de Gmail y explorar cómo gestionar la bandeja de entrada de Gmail con estos 14 consejos puede transformar tu desbordante bandeja de entrada de Gmail en un sistema bien organizado.
Recuerda que una bandeja de entrada desordenada no sólo aumenta la productividad, sino que también reduce el estrés y garantiza que no vuelvas a perderte un correo electrónico importante. Toma el control de tu bandeja de entrada y recupera tu tiempo.
Preguntas frecuentes
Para ordenar la bandeja de entrada de Gmail:
- Cancelar la suscripción a correos electrónicos y boletines no deseados.
- Utiliza la función de búsqueda para encontrar y eliminar correos antiguos e irrelevantes.
- Crea carpetas o etiquetas para organizar los correos electrónicos por categorías.
- Habilite categorías en la bandeja de entrada como [Principal], [Social] y [Promociones] para separar los distintos tipos de correos electrónicos.
- Archiva o elimina regularmente los correos electrónicos que ya no necesites.
Para clasificar correos electrónicos en Gmail:
- Vaya a Configuración -- Bandeja de entrada -- Categorías y active las pestañas que desee (Principal, Social, Promociones, etc.).
- Los correos electrónicos se clasificarán automáticamente en las pestañas seleccionadas.
- También puede crear etiquetas personalizadas y aplicarlas a los correos electrónicos manualmente o mediante filtros.
Para enviar correos electrónicos directamente a carpetas específicas de Gmail de forma automática, crea filtros. Haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de búsqueda de Gmail, establezca los criterios (por ejemplo, remitente, asunto) y, a continuación, haga clic en [Crear filtro]. Selecciona [Aplicar la etiqueta] y elige o crea una etiqueta (carpeta). Esto dirige los correos electrónicos coincidentes a la carpeta designada.
Actualización : 18 de marzo de 2025
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.