Un correo electrónico de respuesta automática permite a tus contactos saber que una persona no está disponible y establece expectativas claras sobre cuándo deben esperar una respuesta. Tanto si estás de vacaciones, como si estás enfermo u ocupado, una respuesta automática profesional te ahorrará un tiempo valioso.
Los estudios demuestran que el 81% de los profesionales esperan respuestas a sus correos electrónicos en el plazo de un día laborable. Este blog le permitirá redactar una respuesta automática eficaz y le proporcionará algunas plantillas para diversas situaciones. Empecemos.
¿Qué es una respuesta automática?
Un correo electrónico automatizado es un saludo automático de fuera de la oficina que se envía en respuesta a un correo electrónico que usted ha recibido. Establece expectativas para el remitente sobre la prontitud con la que puede recibir una respuesta y le indica que usted no está disponible. El mensaje de respuesta automática se suele utilizar para mayor comodidad en casos como fuera de la oficina, vacaciones o baja por enfermedad.
Las respuestas automáticas de correo electrónico ayudan a gestionar la comunicación cuando estás ocupado o ausente, tanto si gestionas correos individuales como si trabajas con una bandeja de entrada compartida para la colaboración en equipo. Suelen proporcionar la información necesaria, como la fecha en que volverás, con quién más podrían ponerse en contacto en tu ausencia y en cuánto tiempo pueden esperar una respuesta. Con una respuesta automatizada, evitarás dejar a tus contactos sin información y mantendrás un flujo de comunicación fluido.
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¿Qué es un mensaje fuera de la oficina?
Una plantilla de correo electrónico de fuera de la oficina es una respuesta automática que informa a la gente de que no estás disponible para responder a correos electrónicos durante un periodo específico. Se utiliza cuando estás de vacaciones, de baja por enfermedad, de vacaciones anuales o gestionando otros asuntos que te impiden comprobar tu bandeja de entrada. El mensaje se envía automáticamente a cualquiera que te envíe un correo electrónico, para que sepa que no responderás inmediatamente.
Los estudios indican que el 47% de los empleados consideran el correo electrónico de la oficina su principal herramienta de comunicación en el trabajo. Este mensaje suele incluir detalles esenciales como la fecha de regreso y datos de contacto alternativos para asuntos urgentes. Por ejemplo, puedes indicar al remitente que se ponga en contacto con un compañero o con el equipo de asistencia.
A continuación figura la plantilla universal para fuera de la oficina:
Asunto: Fuera de la oficina - [Su nombre]
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Actualmente estoy fuera de la oficina y volveré el [Fecha de regreso]. Durante este tiempo, tendré acceso limitado al correo electrónico.
Para obtener ayuda inmediata, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Correo electrónico/teléfono de contacto alternativo].
Responderé a su mensaje a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su cargo]
[Su empresa]
Mejor plantilla de correo electrónico de respuesta automática
La mejor plantilla de correo electrónico de respuesta automática es versátil y sirve para diversas situaciones, como confirmaciones de pedidos, recibos de pago, acuses de recibo de solicitudes de empleo y falta de disponibilidad en general. Garantiza que el remitente sepa que no estás disponible a la vez que mantiene un tono profesional.
Este funciona para confirmaciones de pedidos, recibos de pago y solicitudes de empleo, así como para indisponibilidades generales (en casos como vacaciones o baja por enfermedad). Solo tienes que cambiar la fecha de regreso y otros datos de contacto para adaptarlos a tus necesidades.
Hola,
Gracias por ponerse en contacto conmigo. Actualmente no estoy disponible y volveré el [Fecha de regreso]. Durante este tiempo, es posible que tenga acceso limitado a mi correo electrónico.
Si su asunto requiere atención inmediata, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Correo electrónico/teléfono de contacto alternativo]. Me pondré en contacto con usted a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su cargo]
[Su empresa]
Plantillas de respuesta automática de correo electrónico fuera de la oficina
Las respuestas automáticas fuera de la oficina son importantes para ayudar a establecer expectativas cuando no vas a estar disponible. Estas plantillas de correo electrónico de oficina mantienen la profesionalidad indicando al menos cuándo volverás y una persona de contacto alternativa en caso de asuntos urgentes.
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática para vacaciones fuera de la oficina
Una respuesta automática en vacaciones informa a los remitentes de que se ha ausentado de la oficina. Esto establece expectativas para cuando regrese. Proporcione un contacto para acuerdos alternativos si el caso es urgente.
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Estoy de vacaciones y volveré el [Fecha de regreso]. Durante este tiempo, tendré acceso limitado al correo electrónico.
Para asuntos urgentes, póngase en contacto con [Nombre del colega] en [Correo electrónico/Teléfono del colega]. Responderé a su correo electrónico a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática para vacaciones fuera de la oficina
Los mensajes de respuesta automática por vacaciones informan a los remitentes de que la persona está fuera de la oficina. De este modo, el remitente sabe cuándo puede esperar una respuesta. Hay que prever la posibilidad de crear un contacto alternativo para tratar asuntos urgentes o garantizar el buen funcionamiento.
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Estoy de vacaciones y volveré el [Fecha de regreso]. Tendré acceso limitado a mi correo electrónico durante este tiempo.
Si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con [Nombre del colega] en [Correo electrónico/teléfono del colega]. Le responderé a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Consejo rápido: especifique su fecha de devolución para evitar confusiones. Si no está seguro, informe a los remitentes de cuándo les responderá.
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina para baja por enfermedad
Una respuesta automática en caso de baja por enfermedad informa a los remitentes de la indisponibilidad de la persona. De este modo se crean expectativas claras en caso de incertidumbre sobre la fecha de regreso.
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Actualmente estoy enfermo y no estaré disponible hasta [Fecha de regreso]. Tendré acceso limitado a mi correo electrónico durante este tiempo.
Para consultas urgentes, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Información de contacto]. Responderé a su correo electrónico a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina para baja por maternidad/paternidad
Esta respuesta automática establece las expectativas sobre la ausencia debida a la baja por maternidad, informando al remitente de cuándo puede esperar su regreso y ofreciendo un contacto alternativo en caso de asuntos urgentes para mantener la comunicación profesional durante su ausencia.
Hola,
Actualmente estoy de baja por maternidad y no estaré disponible hasta [Fecha de reincorporación]. Durante este largo periodo, no consultaré mi correo electrónico con regularidad.
Si tiene alguna urgencia, no dude en ponerse en contacto con [Nombre del colega] en [Correo electrónico/teléfono del colega]. Gracias por su comprensión y le responderé en cuanto esté de vuelta.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina para comunicaciones internas
Las respuestas automáticas internas informan a los compañeros de la ausencia. Les permite establecer una expectativa de respuesta. Ofrezca un contacto alternativo para asuntos urgentes a fin de mantener su flujo de trabajo.
Hola,
Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina y volveré el [Fecha de regreso]. Si se trata de un asunto interno urgente, póngase en contacto con [Nombre del contacto interno] en [Información de contacto].
De lo contrario, responderé a su mensaje a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina para consultas comerciales
Una respuesta automática avisará al remitente de que se encuentra fuera de la oficina por motivos de trabajo. Se indicará la fecha de regreso, pero se dejará en suspenso la posibilidad de que puedas responder. También ofrece un contacto alternativo si es urgente.
Hola,
Gracias por su consulta. En estos momentos estoy fuera de la oficina, y la fecha prevista de regreso es [Fecha de regreso]. Atenderé su mensaje a mi regreso.
Para cualquier consulta comercial urgente, puede ponerse en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Información de contacto alternativa].
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática para solicitudes de empleo fuera de la oficina
Una respuesta automática para solicitudes de empleo confirma la recepción y establece expectativas. Informa al solicitante de tu fecha de regreso. Incluye un contacto alternativo para consultas urgentes relacionadas con el trabajo.
Hola,
Gracias por su solicitud de empleo. Estoy fuera de la oficina y volveré el [Fecha de regreso]. Revisaré su solicitud a mi regreso.
Para consultas inmediatas, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Información de contacto].
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática para solicitudes de asistencia fuera de la oficina
Para las solicitudes de asistencia, un mensaje de respuesta automática informa a los remitentes de que no estás disponible. Gestiona las expectativas y garantiza al remitente que su problema será atendido. Proporciona información de contacto alternativa.
Hola,
Gracias por ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia. Actualmente estoy fuera de la oficina y volveré el [Fecha de regreso]. Durante este tiempo, es posible que tenga acceso limitado a mi correo electrónico.
Para solicitudes de asistencia urgentes, póngase en contacto con nuestro equipo de asistencia en [Support Email/Phone].
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina con información de contacto alternativa
Esta respuesta automática dirige al remitente a un contacto alternativo para asuntos urgentes. Mantiene una comunicación clara y garantiza que haya alguien disponible para ayudar. Puedes seguir gestionando solicitudes importantes durante tu ausencia.
Hola,
Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina y volveré el [Fecha de regreso]. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo.
Si necesita ayuda inmediata, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Información de contacto alternativa]. Responderé a su mensaje a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática fuera de la oficina para ausencias de larga duración
Para ausencias prolongadas, una respuesta automática mantiene informados a los remitentes de tu indisponibilidad. Proporciona fechas claras de ausencia y un contacto alternativo para cuestiones urgentes. Así se garantiza que los asuntos importantes se traten durante tu ausencia.
Hola,
Gracias por su correo electrónico. Actualmente me encuentro de baja de larga duración y regresaré el [Fecha de regreso]. Tendré un acceso muy limitado a mi correo electrónico durante este periodo.
Para asuntos urgentes, póngase en contacto con [Nombre de contacto alternativo] en [Información de contacto alternativa]. Le agradezco su paciencia y responderé a su mensaje a mi regreso.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Otras plantillas de respuesta automática
Estas plantillas de correo electrónico de respuesta automática cubren situaciones comunes como confirmaciones de pedidos, recibos de pago, solicitudes de empleo e inscripciones a eventos. Mantienen consejos claros para una comunicación por correo electrónico eficaz y profesional, garantizando que el remitente sepa a qué atenerse.
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática de confirmación de pedido
Esta plantilla confirma que un pedido se ha recibido correctamente. Asegura a los clientes que su pedido está siendo procesado. También proporciona los siguientes pasos y un contacto para preguntas.
Hola [Nombre del cliente],
Gracias por su pedido. Hemos recibido correctamente su pedido [Número de pedido]. Nuestro equipo lo está procesando ahora y recibirá una actualización una vez que se envíe.
Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de [Correo electrónico/Teléfono de atención al cliente].
Saludos cordiales,
[Nombre de su empresa]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática de pago recibido
Esta plantilla confirma que se ha recibido un pago. Asegura al cliente que su pago está siendo procesado. También explica los siguientes pasos del proceso.
Utiliza siempre un lenguaje claro: Utiliza un lenguaje sencillo en tu correo electrónico de respuesta automática para asegurarte de que se entiende fácilmente. El mensaje debe informar inmediatamente al remitente de cuándo puede esperar una respuesta.
Hola [Nombre del cliente],
Gracias por su pago de [Importe] por [Nombre del producto/servicio]. Hemos recibido correctamente su pago, y ahora se está procesando.
Recibirá un correo electrónico de confirmación cuando se envíe su pedido o se active el servicio. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros en [Correo electrónico/Teléfono de atención al cliente].
Saludos cordiales,
[Nombre de su empresa]
Plantilla de correo electrónico de respuesta automática de solicitud de empleo
Esta plantilla acusa recibo de una solicitud de empleo. Informa al candidato de que se ha recibido su solicitud. También proporciona información sobre los siguientes pasos o datos de contacto alternativos.
Hola [Nombre del solicitante],
Gracias por solicitar el puesto de [Cargo] en [Nombre de la empresa]. Hemos recibido su solicitud y la examinaremos detenidamente.
Nuestro equipo se pondrá en contacto con usted si sus cualificaciones se ajustan a nuestros requisitos. Le agradecemos su interés por unirse a nuestro equipo.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su cargo]
[Nombre de la empresa]
Plantilla de correo electrónico de confirmación automática de inscripción a un evento
Esta plantilla confirma la inscripción de un asistente a un evento. Proporciona los detalles necesarios del acto. Garantiza que el asistente sepa qué esperar y pueda prepararse en consecuencia.
Hola [Nombre del registrante],
Gracias por inscribirse en [Nombre del evento]. Hemos recibido correctamente su inscripción y esperamos verle en el evento el [Fecha del evento].
A continuación encontrará los detalles de su evento:
Fecha: [Event Date]
Hora: [Hora del evento]
Lugar: [Lugar del evento]
Si tiene alguna pregunta o necesita más información, póngase en contacto con nosotros en [Support Email/Phone].
Saludos cordiales,
[Nombre de su empresa]
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Consejos para crear plantillas profesionales de respuestas automáticas de correo electrónico
Cree una respuesta automática por correo electrónico según normas profesionales para gestionar la comunicación en ausencia. He aquí algunos puntos claros y breves que sirven de guía para elaborar plantillas eficaces de respuestas automáticas por correo electrónico.
Sea claro y conciso
Una respuesta automática debe ser breve y directa. Haz saber al remitente que no estás disponible en ese momento y dale rápidamente cualquier información pertinente. Esta respuesta establecerá las expectativas de tiempo de gestión y evitará confusiones.
Personalizar siempre que sea posible
Personalizar tu plantilla de correo electrónico de respuesta automática te aportará profesionalidad. Incluya el nombre del remitente y responda más específicamente a su consulta si procede. Evite detalles personales irrelevantes.
Lea también: 13 consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico
Expectativas de tiempo de respuesta
Indique al remitente cuándo puede esperar una respuesta por su parte. Tanto si se trata de un periodo de vacaciones como de una baja por enfermedad, aclare su ausencia para poder considerar adecuadamente el tiempo de respuesta.
Incluir información de contacto alternativa
Facilite información de contacto alternativa en caso de urgencia. Esto garantiza al remitente asistencia inmediata durante tu ausencia siempre que sea necesario. Evita incluir contactos alternativos erróneos en tu respuesta automática.
Mantener un tono profesional
Utiliza un lenguaje educado y profesional, aunque se trate de una respuesta automática. Una respuesta automática siempre debe reflejar positivamente su imagen y la de su empresa. Sea siempre profesional en todas las comunicaciones.
Proporcionar recursos útiles o próximos pasos
Proporcione información útil, como enlaces o sugerencias para los siguientes pasos, o diríjalos a una página de asistencia o a un sitio web de preguntas frecuentes. En función de su exploración, el remitente puede encontrar respuestas a sus dudas.
Consulte también: Lista de distribución vs. Buzón compartido vs. Bandeja de entrada compartida: Principales diferencias
¿Cómo configurar una respuesta automática en Outlook?
Aquí tienes una guía directa para configurar tu correo de respuesta automática en Outlook:
Paso 1: Abra Outlook y haga clic en la pestaña Archivo.
Paso 2: Seleccione Respuestas automáticas (fuera de la oficina).
Paso 3: Activa las respuestas automáticas, establece las fechas de inicio y fin de tu ausencia.
Paso 4: Personaliza tu plantilla de respuesta automática para remitentes internos y externos, evitando respuestas duplicadas a la misma persona.
Paso 5: Haz clic en Guardar para guardar y activar la respuesta automática.
Visita también: Cómo configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail: Guía completa
¿Cómo configurar un correo electrónico de respuesta automática en Gmail?
Configurar una respuesta automática en Gmail es muy sencillo. Este es el proceso:
Paso 1: Abre Gmail y haz clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha.
Paso 2: Seleccione "Ver todos los ajustes" en el menú desplegable.
Paso 3: En la sección Respuesta en vacaciones, marque Respuesta en vacaciones "Activada".
Paso 4: Establezca la fecha de inicio y la fecha de finalización y, a continuación, escriba su plantilla de correo electrónico de respuesta automática. Puede utilizarla para un día personal o unas vacaciones anuales.
Paso 5: Haz clic en Guardar cambios para activar la respuesta automática.
Nota: Gmail te permite comunicarte eficazmente con tus clientes incluso cuando tienes acceso limitado al correo electrónico.
Lectura recomendada: Etiquetas de Gmail: Una guía completa para mantener tu bandeja de entrada organizada
Mantener una correspondencia electrónica eficiente es fundamental para una comunicación fluida, especialmente si implica gestionar numerosos correos electrónicos a la vez. ControlHippo Shared Inbox permite a los miembros del equipo colaborar y responder con rapidez y eficacia a los correos electrónicos.
Con la bandeja de entrada compartida de ControlHippo, puedes:
- Colaboración eficaz: Muchos miembros del equipo pueden acceder y reaccionar al correo electrónico en tiempo real.
- Asignar correo electrónico: Asegúrate de que los correos electrónicos se dirigen al miembro adecuado del equipo para una respuesta rápida.
- Seguimiento de los tiempos de respuesta: Controle cuándo se responde al correo electrónico para poder realizar un seguimiento preciso de la tasa de respuesta.
- Organice la comunicación: Mantén toda la comunicación por correo electrónico de tu oficina en un solo lugar para facilitar el acceso y el seguimiento.
- Mejorar la comunicación profesional: Proporcione asistencia inmediata para garantizar que no se pierda ningún correo electrónico.
Tanto si se encarga de la comunicación entrante como saliente, ControlHippo garantiza respuestas fluidas y organizadas, incluso durante su ausencia.
Conclusión
Un correo electrónico de respuesta prácticamente automática desempeña un papel importante en la comunicación mientras el destinatario está ausente. Ya sea por vacaciones, baja por enfermedad o acuse de recibo de solicitud, la forma correcta establece las expectativas adecuadas para la comunicación.
ControlHippo Shared Inbox garantiza una comunicación fluida y una gestión eficaz de las respuestas. Unir a las personas asegura que los asuntos urgentes se traten en caso de ausencia. Ningún correo queda desatendido, manteniendo así el flujo de comunicación profesional y mejorando la productividad.
Actualización : 9 de septiembre de 2025
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.