¿Cree que el marketing por correo electrónico ya no funciona? Piénselo otra vez.
El marketing por correo electrónico genera unos ingresos de 9.700 millones de dólares en todo el mundo. Por lo tanto, los equipos de hoy en día necesitan una bandeja de entrada compartida para facilitar la comunicación y garantizar que ningún mensaje quede sin respuesta.
Aunque la bandeja de entrada común está ampliamente aceptada, existen tres formas de gestionar las bandejas de entrada: la lista de distribución, el buzón compartido y la bandeja de entrada compartida. Las tres mejoran las comunicaciones en equipo, pero funcionan mediante mecanismos diferentes. Entender la diferencia entre las tres es importante para tomar una decisión informada.
Esta guía te explicará todo sobre el buzón compartido vs lista de distribución vs bandeja de entrada compartida. ¡Vamos a profundizar en ello!
¿Qué son las listas de distribución?
Una lista de distribución de correo electrónico es una colección de direcciones de correo electrónico asignadas a un ID de correo electrónico común. Cualquier correo electrónico dirigido a la dirección de esta lista se reenvía automáticamente a todas las direcciones de correo electrónico contenidas en esa lista.
Esto simplifica enormemente la comunicación con varias personas a la vez. Los miembros pueden añadirse o eliminarse en cualquier momento.
Por ejemplo, si una empresa anuncia una rebaja, puede crear un grupo de distribución con todas las cuentas de correo electrónico de los clientes. Al enviar un correo electrónico a esta lista de distribución, se enviará un correo electrónico a varios usuarios a la vez en lugar de enviar manualmente una copia a cada uno.
¿Cuándo utilizar una lista de distribución?
Las listas de distribución funcionan mejor cuando no se requiere (o no se desea) mantener una conversación. Esto puede ser adecuado para notificar cortes de servicio y redactar boletines informativos. También puede ponerse en contacto con personas que deseen recibir información periódica sobre su marca. Una actualización interna de la empresa o las actas de una reunión de comité también encajarían bien en esta categoría.
Aunque se pueden crear listas de distribución en proveedores de correo electrónico personales como Gmail o Outlook, una herramienta de marketing puede segmentar las listas y hacerlas aún más potentes.
El mejor software de bandeja de entrada compartida para gestionar los correos electrónicos del equipoVentajas de las listas de distribución
Las listas de distribución ofrecen una forma sencilla de conectarse rápidamente, lo que resulta ideal para organizaciones interesadas en una distribución rápida y amplia de la información. También son lo mejor para equipos que quieren una forma sencilla de hacer correr la voz sin muchas necesidades de colaboración.
He aquí algunas ventajas de las listas de distribución:
1. Configuración sencilla
Las listas de distribución por correo electrónico son sencillas y rápidas de crear. Puedes añadir o eliminar miembros sin necesidad de tener mucha experiencia en tecnología. Este método funciona mejor en organizaciones pequeñas o en entornos de grupo, donde la información debe fluir sin problemas para que las actualizaciones sean rápidas.
Las empresas pueden preparar fácilmente una lista de distribución de clientes y enviarla para cualquier anuncio. Así se garantiza que las últimas noticias lleguen a todos los padres al mismo tiempo.
2. Emisión rápida
Las listas de distribución permiten enviar correos electrónicos simultáneamente a varias personas, lo que resulta muy eficaz para anunciar información general o boletines informativos. Por ejemplo, una empresa puede utilizarla para enviar un correo electrónico a todo el mundo anunciando reuniones y cambios de política,
3. Sin permisos adicionales
Todos los miembros de la lista de distribución reciben correos electrónicos sin ningún acceso especial. Una organización también puede enviar mensajes o actualizaciones periódicas a sus clientes o empleados, y nadie necesita registrarse en una cuenta especial.
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Desventajas de las listas de distribución
Aunque las listas de distribución son estupendas para difundir información, carecen de colaboración y organización. Aunque estas listas son estupendas para difundir información, carecen en gran medida de colaboración y de capacidad para mantener organizadas las conversaciones. Estas limitaciones son más visibles cuando entra en juego la coordinación de equipos o discusiones complicadas y de varios pasos.
A continuación se enumeran algunas desventajas de las listas de distribución:
1. Sin almacenamiento centralizado
Los correos electrónicos enviados a través de una lista de distribución se envían a todas las direcciones de destinatarios individuales. Esto dificulta mucho el seguimiento de las respuestas y la gestión colectiva de las conversaciones. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede enviar actualizaciones al equipo a través de una lista de distribución. Sin embargo, si un miembro del equipo responde, lo hace a la bandeja de entrada del gestor del proyecto y no a la de todo el equipo. Esta situación puede dar lugar a una falta de comunicación y a la pérdida de contexto.
2. Los correos electrónicos no se pueden enviar como una lista
Los miembros no pueden enviar correos electrónicos desde la propia dirección de la lista de distribución; las respuestas se enviarán desde sus direcciones de correo electrónico personales. Esto puede crear confusión y fragmentar la comunicación.
Un buzón compartido permite a varias personas enviar y recibir correo desde una misma dirección. Esto es útil para organizaciones que necesitan repartirse la carga de responder a las consultas de los clientes, por ejemplo.
En una lista de distribución, usted enviaría información por correo electrónico a miembros individuales del equipo y no podría aclarar asuntos entre varias personas. Los usuarios individuales podrían responder a un correo electrónico con un buzón compartido, lo que permitiría que varios miembros del equipo con acceso total al buzón compartido vieran esas respuestas.
Existen varios métodos para crear un buzón de correo compartido. Algunas organizaciones utilizan un sistema de cuenta de correo a través de Google o Outlook, donde todo el mundo puede iniciar sesión con un único nombre de usuario y contraseña. Esto, sin embargo, es muy inseguro y puede exponer a toda la empresa a filtraciones de datos no deseadas y a pirateos. Es mejor configurar un buzón de correo compartido adecuado en Google o Outlook.
La dirección de correo electrónico asociada a un buzón compartido no se asigna a ninguna cuenta de usuario. Más bien, está vinculada a las cuentas de usuario a las que se ha asignado acceso. Los usuarios se conectan a sus cuentas de correo electrónico y los administradores les conceden acceso al buzón compartido para enviar o recibir mensajes.
¿Cuándo utilizar un buzón compartido?
Los buzones compartidos son increíbles para los equipos que hablan con varias personas fuera de la organización. Aunque el uso de buzones compartidos tiene menos informes que otras estrategias, tiene muchísimas ventajas:
- Un buzón compartido es ideal para equipos con un presupuesto reducido.
- La función de calendario compartido facilita la organización de eventos de grupo y permite obtener información sobre los equipos.
- No hay cuentas asociadas que gestionar, asegurar o licenciar.
Los buzones compartidos son excelentes para equipos con restricciones de costes. Son muy útiles para equipos de TI, ventas o grupos de asistencia más pequeños que necesitan información sobre las conversaciones entrantes.
Un buzón de correo compartido permite a un miembro del equipo continuar donde otro lo dejó, lo que resulta especialmente útil para equipos que trabajan en distintas zonas horarias. Para un servicio de asistencia pequeño, un buzón de correo compartido puede ser justo lo que necesita para mejorar su estrategia de atención al cliente.
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Ventajas del buzón compartido
Un buzón compartido resuelve los problemas de comunicación y mejora la coordinación de los equipos. Son perfectos para oficinas orientadas al cliente o departamentos que gestionan consultas y comunicaciones periódicas con clientes. Estas son las ventajas de un buzón compartido.
1. Comunicación centralizada
Un buzón compartido centraliza los correos electrónicos y permite a los miembros de su equipo gestionar las comunicaciones desde una única cuenta. Esto facilita la coordinación y garantiza que no se pierda ningún mensaje.
Un equipo de atención al cliente, por ejemplo, puede leer un buzón compartido y responder a las preguntas de otros usuarios. Este buzón compartido garantiza el seguimiento y la atención de todos los mensajes de los clientes, lo que mejora los tiempos de respuesta y la calidad en general.
2. Enviar correos electrónicos desde una dirección común
Los equipos pueden enviar correos electrónicos con comunicación unificada y marca estándar utilizando la dirección del buzón.
La colaboración de varios miembros del equipo para responder a las preguntas o peticiones de los clientes con rapidez y eficacia puede ser una ventaja real para casi cualquier empresa. Por ejemplo, el equipo de ventas puede utilizar una dirección que todos compartan para enviar propuestas y presupuestos a los clientes. Esta dirección o buzón compartido proporciona una identidad visual estandarizada para el cliente y mejora la profesionalidad.
3. Mejor colaboración
Un buzón compartido viene con herramientas de colaboración que ayudan con el seguimiento de las respuestas, la asignación de correos electrónicos y la visualización del historial de correo electrónico. Estas herramientas ayudan a los equipos a trabajar eficazmente sin duplicaciones.
Por ejemplo, las cuentas de correo electrónico compartidas ayudan a los abogados a realizar un seguimiento de los correos electrónicos relacionados con los casos en una ubicación centralizada dentro de un bufete jurídico. Pueden tomar medidas en relación con estos correos y asegurarse de que todas las comunicaciones se registran de forma centralizada. Esta ubicación centralizada permite gestionar los esfuerzos transversales y los expedientes de forma racionalizada.
4. Gestión de permisos
Es posible compartir el acceso controlado a los buzones compartidos. Esto garantiza que los miembros sólo tengan acceso a las comunicaciones que se supone que deben gestionar.
El departamento informático sólo puede permitir el acceso a un buzón común a los miembros en cuestión. De este modo, la información sensible está protegida y sólo tiene acceso a ella el personal cualificado.
Desventajas del buzón compartido
Aunque los buzones compartidos tienen puntos fuertes como herramientas de colaboración, también presentan muchos problemas. Estas limitaciones afectan más a los equipos pequeños o a las organizaciones que carecen de soporte informático. Exploremos esto con más detalle.
1. Implica la configuración de permisos
La configuración del buzón compartido requiere permisos de acceso para los miembros del equipo, lo que puede resultar difícil y requerir conocimientos técnicos.
Por ejemplo, un departamento de RR.HH. con un buzón compartido para contrataciones puede tener que gestionar cuidadosamente quién tiene acceso y puede editar el buzón. También hay varios pasos y consideraciones para configurar el buzón correctamente.
2. Posibilidad de solapamiento
Varios miembros del equipo podrían procesar el mismo correo electrónico sin una gestión cuidadosa, lo que crearía confusión e ineficacia. Se necesitan procedimientos claros para evitar respuestas duplicadas.
Esto es habitual en un grupo de atención al cliente de gran volumen, donde varios representantes podrían responder a la misma pregunta del cliente. Esto crearía confusión potencial y una experiencia de cliente fracturada.
3. Recursos intensivos
La administración y el mantenimiento de un buzón de correo compartido pueden requerir más recursos informáticos que las listas de distribución, por lo que puede resultar más caro y consumir más recursos.
Para los equipos más pequeños, configurar y mantener un buzón compartido puede resultar más complicado que limitarse a enviar actualizaciones con una lista de distribución. Necesitarán apoyo y recursos informáticos adicionales.
Una bandeja de entrada compartida es un sistema de gestión de correo electrónico compartido en el que varios usuarios pueden acceder a una sola bandeja de entrada unificada. Los miembros pueden ver, responder y priorizar juntos los mensajes de correo electrónico entrantes. Es fácil ver quién gestiona qué y trabajar juntos utilizando notas internas.
Una bandeja de entrada compartida está llena de funciones y te ayuda a manejar varios canales de comunicación.
Además del correo electrónico, puede ver las interacciones que se producen a través de...
- Chat en directo
- SMS
- Redes sociales
- Chatbots
A diferencia de un buzón de correo compartido, una bandeja de entrada compartida te permite consultar valiosos informes para ver el rendimiento de tu equipo a vista de pájaro. Puedes integrarlo con otras aplicaciones empresariales, como CRM o sistemas de gestión de proyectos.
¿Cuándo se debe utilizar una bandeja de entrada compartida?
Una de las mayores ventajas de un buzón de entrada compartido es el aumento de las funciones de elaboración de informes. Esta es tu única opción si tu equipo requiere inicios de sesión individuales para acceder a la dirección del buzón compartido por motivos de seguridad o seguimiento.
Las bandejas de entrada compartidas, al igual que los buzones de correo compartidos, son perfectas para equipos como los de asistencia técnica, ventas o incluso contabilidad. Los gestores también pueden asignar tareas y conversaciones a buzones personales individuales dentro de la herramienta y beneficiarse de carpetas inteligentes y clasificables para supervisar diversas solicitudes.
Una bandeja de entrada compartida les avisará si dos usuarios escriben el mismo correo electrónico simultáneamente y ambos empiezan a escribir. Se acabaron las respuestas duplicadas y las pérdidas de tiempo.
Por último, si tienes un gran volumen que gestionar, las bandejas de entrada compartidas y la automatización que permiten pueden ser muy útiles. Tu equipo puede ahorrar tiempo en lugar de asignar y responder manualmente a cada conversación que pasa por ahí.
Ventajas de la bandeja de entrada compartida
Los buzones compartidos le ayudan a ofrecer un servicio de atención al cliente coherente y gestionable, al tiempo que mantienen organizada su empresa. Estos buzones tienen muchas ventajas sobre las listas de distribución y los buzones compartidos. Veamos algunas ventajas:
1. Gestión centralizada: Una característica principal de todas las soluciones de bandeja de entrada compartida es la posibilidad de gestionar fácilmente varias direcciones de correo electrónico, como [email protected] y [email protected]. Puedes acceder a todas tus bandejas de entrada compartidas en un solo lugar sin tener que entrar en otras cuentas ni cambiar de pantalla. Esto permite a tu equipo responder más rápido y evitar perder correos electrónicos.
2. Propiedad clara: Delegar nuevos correos electrónicos a miembros específicos del equipo informará a cada individuo en qué está trabajando. Esto puede evitar respuestas duplicadas y correos electrónicos perdidos.
3. Automatización: Ciertas herramientas de bandeja de entrada compartida permiten a su equipo enviar respuestas más rápidamente a través de la automatización, lo que ahorra tiempo y permite centrarse más en los clientes. La asignación automática le permite delegar la carga de trabajo. La respuesta automática responde automáticamente a un nuevo correo electrónico entrante, haciendo saber al cliente que se está trabajando en su problema. También guarda las respuestas para mantener la coherencia de su equipo.
4. Colaboración mejorada: La mayoría de los programas de software de bandeja de entrada compartida te permiten comunicarte con otros miembros del equipo a través de comentarios internos. Esto significa que puedes comentar el mensaje original en lugar de reenviar o responder a todos los correos.
5. Sin colisiones: La colisión es ese momento incómodo en el que te das cuenta de que dos miembros del equipo han respondido dos veces al mismo cliente y le han proporcionado la misma información o, peor aún, información contradictoria. Con una bandeja de entrada compartida, puede evitar esto dirigiendo los mensajes entrantes y las consultas de los clientes a miembros específicos del equipo.
6. Privacidad: Los datos de ciertos clientes podrían ser sensibles, y solo determinados miembros del equipo pueden acceder a ellos. Las plataformas avanzadas de bandeja de entrada compartida ofrecen la función de salvaguardar las conversaciones sensibles y hacerlas visibles solo para los miembros del equipo adecuados.
Desventajas de la bandeja de entrada compartida
Los buzones compartidos son una herramienta organizativa eficaz para mejorar la colaboración en equipo y la gestión del correo electrónico. Son una solución más interactiva que los buzones compartidos y las listas de distribución. He aquí algunas desventajas:
1. Costes de instalación: La implantación de bandejas de entrada compartidas suele requerir una formación inicial para garantizar que los miembros del equipo comprenden las funciones de la herramienta. Los procesos de configuración e instalación también pueden exigir tiempo y recursos para alinearlos con los flujos de trabajo.
2. Factores de coste: Las cuotas de suscripción a las soluciones de bandeja de entrada compartida varían según el proveedor, lo que puede dar lugar a gastos superiores a los previstos. La ampliación del acceso de los usuarios o la integración de funciones avanzadas pueden generar costes adicionales, lo que exige una revisión exhaustiva del presupuesto.
Las tres herramientas son muy útiles para las empresas y los equipos de atención al cliente. Sin embargo, cada una de ellas funciona mejor para usos concretos. Algunos equipos pueden incluso utilizar las tres para satisfacer distintas necesidades. Aquí tienes una tabla con algunas diferencias clave:
| Diferencias clave entre buzón compartido, buzón compartido y lista de distribución | ||||
|---|---|---|---|---|
| Característica | Bandeja de entrada compartida | Buzón compartido | Lista de distribución | |
| Tipo | Comunicación bidireccional | Comunicación bidireccional | Comunicación unidireccional | |
| Acceso de usuarios | Varios usuarios pueden colaborar en los correos electrónicos. | Varios usuarios pueden acceder a la bandeja de entrada | Una sola dirección de correo electrónico para los mensajes masivos | |
| Asignación | Sí, se pueden asignar correos electrónicos a los miembros del equipo. | No, todos los usuarios ven los correos entrantes | No, las respuestas sólo van al remitente | |
| Ideal para | Atención al cliente, ventas, equipos de proyectos | Atención al cliente, comunicación interna | Anuncios masivos, campañas de marketing | |
| Complejidad | Moderado (puede requerir formación) | Bajo (más fácil de instalar) | Bajo (fácil de crear) | |
Una lista de distribución es estupenda si no necesitas acceder a las métricas y si los miembros de la lista no tienen que comunicarse entre sí. Es una buena opción para noticias internas, interrupciones u otros avisos.
Buzones compartidos funcionan perfectamente si necesitas que las personas respondan en equipo y comenten juntas las conversaciones. Todos los individuos tienen visibilidad de los correos entrantes, y más de una persona puede actuar simultáneamente en la misma bandeja de entrada. Es una gran opción para organizaciones más pequeñas, grupos con un volumen más ligero o empresas que aún no están interesadas en hacer un seguimiento de las cifras.
Las bandejas de entrada compartidas son los más flexibles, pero también los más caros. Son mejores para los equipos que pueden obtener valor de las métricas y los datos y utilizar la automatización para acelerar su tiempo de gestión. Las funciones de colaboración, las plantillas y las encuestas añadidas hacen que esta herramienta sea potente para los equipos.
Si trabajas en un equipo que recibe un gran volumen de correos electrónicos y puedes beneficiarte de empezar a responderlos antes, una bandeja de entrada compartida es probablemente tu mejor opción.
Conclusión
La gestión eficaz del correo electrónico es importante para empresas de todos los tamaños. La herramienta adecuada puede facilitar la comunicación y colaboración de tu equipo e impulsar la productividad.
Un buzón compartido es una opción mejor e ideal para grupos de personas que colaboran estrechamente y se asignan tareas. Por otro lado, los buzones compartidos son adecuados para uso general y fácil acceso a múltiples destinatarios. Las listas de distribución funcionan muy bien para enviar correos electrónicos a un gran grupo de personas.
Conociendo la principal diferencia entre una lista de distribución, un buzón compartido y una bandeja de entrada compartida, podrá seleccionar la más adecuada para su equipo.
Actualización : 24 de marzo de 2025
Rohit Rajpal is an experienced content writer with a strong focus on business communication platforms. He creates content that helps companies optimize their communication strategies using omnichannel solutions. Known for his straightforward approach, Rohit breaks down complex concepts, making it easier for businesses to improve how they connect with customers.