¿Cansado de rebuscar entre cientos de correos electrónicos en la bandeja de entrada del trabajo para recuperar información importante? Adoptar las mejores prácticas de gestión del correo electrónico puede ayudarte.
En profesional medio recibe unos 304 correos electrónicos a la semana. En este caso, mantener la bandeja de entrada organizada para facilitar la recuperación de datos sin interrumpir la concentración en tareas críticas es todo un reto.
De ahí que nuestras mejores prácticas de gestión del correo electrónico se pongan manos a la obra para acabar con toda la desorganización y el desorden de tu bandeja de entrada. ¡A explorar!
Considere la posibilidad de invertir en soluciones de gestión del correo electrónico que ofrezcan automatizaciones y clasificación del correo electrónico basadas en IA, lo que le ahorrará horas. Acuérdate de establecer buenas prácticas de gestión del correo electrónico en el trabajo para que los empleados no tengan como objetivo responder inmediatamente cada vez o dedicar más tiempo del necesario a los correos electrónicos.
¿Qué es la gestión del correo electrónico?
La gestión del correo electrónico se refiere a la gestión de mensajes entrantes que ayuda a las organizaciones a archivar, capturar y conservar los correos electrónicos creados y recibidos por el empleado. Este proceso implica la calidad y cantidad de la gestión del correo electrónico empresarial que beneficia a las organizaciones para mantener el rumbo, aumentar la productividad y agilizar las operaciones.
22 Mejor Prácticas y consejos para la gestión del correo electrónico empresarial
Gestionar bien los mensajes de correo electrónico te permite centrarte en las tareas críticas de la empresa sin distraerte con los mensajes entrantes y te permite organizar tu bandeja de entrada de Gmail. Para ayudarte, hemos elaborado una lista con 22 consejos para la gestión del correo electrónico profesional en el trabajo -
1. Programar un tiempo dedicado al correo electrónico
Es innegociable dedicar tiempo a los correos electrónicos, porque si no se atienden se crea el estrés de perderse mensajes importantes. Para aliviarlo, es posible que te pases todo el día revisando correos y pierdas la concentración en tareas críticas.
Evítelo asignando bloques de tiempo para los correos electrónicos. Durante este tiempo, evita la multitarea para revisar los correos rápidamente y silencia las notificaciones del teléfono para eliminar distracciones.
Al desplazarte por tu bandeja de entrada, es posible que encuentres correos antiguos sin leer a los que no tiene sentido responder. De hecho, el 59% de los estadounidenses afirma que la mayoría de los correos electrónicos que reciben no son útiles. Sólo están comiendo espacio, y es mejor borrarlos. Debes borrar lo que no necesites o no vayas a contestar nunca.
3. Organizar con etiquetas, carpetas y categorías
Creación de etiquetas de GmailLas etiquetas, carpetas y categorías de Gmail pueden ayudarte a gestionar fácilmente los mensajes de correo electrónico. Para ello, abra la barra lateral izquierda de la bandeja de entrada de Gmail, busque las categorías y pulse Crear nueva etiqueta debajo de la opción gestionar etiqueta gestionar etiqueta. Asigne nombres y colores fáciles de buscar a sus etiquetas para encontrar el correo electrónico deseado en unos pocos clics.
4. Tócalo una vez
El principio de "tocarlo una vez" se refiere a la idea de abrir un correo electrónico, realizar una acción inmediata y pasar a otro. Así te ahorras perder horas revisando los mismos correos varias veces. Si no puedes responder al instante, márcalo y resuélvelo más tarde.
5. Sigue la regla de 1 minuto
La regla del minuto propaga la idea de que cuando puedas responder a un correo electrónico en un minuto, debes hacerlo inmediatamente. Esto te ayuda a gestionar y controlar tus correos electrónicos y tu tiempo de forma eficaz, ya que evita que te quedes sentado con un correo sin hacer nada durante horas. Además, así despejas rápidamente la bandeja de entrada.
: Lista de distribución frente a buzón compartido: ¿Qué es mejor para su empresa?6. Leer de arriba a abajo, escribir de abajo a arriba
La idea es leer los correos en orden cronológico inverso y responderlos en orden cronológico. El concepto subyacente es que los primeros correos son los más recientes. Si respondes inmediatamente, el remitente podría estar disponible, lo que podría acabar en una larga conversación. Esto se comerá la hora que has reservado para los correos electrónicos.
Group email accounts like info@<companyname[dot]com> are a hassle to manage. Why? Because such group accounts receive a huge influx of emails that may not be relevant to every group member.
Evita esto agilizando los correos electrónicos de grupo con las bandejas de entrada compartidas de Gmail. Te permite gestionar las bandejas de entrada compartidas de soporte desde tu bandeja de entrada de Gmail y asignar correos electrónicos como tareas a los miembros del equipo sin usar reenvíos.
8. Priorizar correos electrónicos con banderas o SLAs
Hay algunos correos electrónicos a los que no puedes responder al instante porque necesitan una respuesta bien enmarcada y en profundidad. Debe marcarlos con aparecer arriba o marcar como no leído para que no se pierdan entre los últimos correos y puedas volver a ellos fácilmente cuando estés listo.
Con SLA, puede priorizar los correos electrónicos entrantes en función de reglas preestablecidas. Por ejemplo, configura un activador para identificar y marcar automáticamente los correos electrónicos de clientes cruciales para que puedas responderles rápidamente.
9. Configurar respuestas por defecto
Los clientes suelen hacer preguntas como el precio del servicio o cómo utilizar una herramienta, y escribir las mismas respuestas lleva mucho tiempo. Deshágase de esto configurando respuestas predeterminadas. Cree amplias categorías de respuestas estándar que suela enviar. Cuando sea necesario, personaliza las respuestas enlatadas con nombres o información y envíalas.
10. Utilizar filtros para dirigir los correos electrónicos
Configurar filtros para dirigir los correos electrónicos te ayuda a gestionarlos automáticamente según tus necesidades: enviarlos a una carpeta específica o a la papelera. Aprovecha esta función dirigiéndote a tu bandeja de entrada y pulsando la flecha hacia abajo junto al cuadro de búsqueda.
Ahora, sólo tienes que introducir tus criterios de búsqueda personalizados y pulsar en Crear filtro en la esquina inferior derecha. Por último, elige la acción que deseas realizar con los correos filtrados.
: Cómo escribir una respuesta automatizada de correo electrónico: Consejos y ejemplos11. Aprovechar varias bandejas de entrada
Las bandejas de entrada múltiples son la bandeja de entrada secundaria debajo de la principal que puedes crear en función de los tipos de correo electrónico, temas y clientes. Para ello, pulse en la esquina superior derecha de la bandeja de entrada principal y seleccione la opción de configuración. A continuación, seleccione la opción de bandeja de entrada, busque varias bandejas de entrada y establezca los filtros deseados para crear varias bandejas de entrada.
12. Poner en pausa los correos entrantes
A veces, es tan abrumador lidiar con un gran número de correos electrónicos que no quieres ocuparte de ellos inmediatamente. En estos casos, puedes tomar el control de cuándo recibes correos electrónicos poniendo en pausa los correos entrantes de las fuentes seleccionadas a través de sistemas de gestión de correo electrónico.
El mejor software de gestión del correo electrónico hace desaparecer determinados mensajes de tu bandeja de entrada hasta que los necesitas.
13. Darse de baja o "baja masiva"
A menudo aceptas sin querer recibir correos promocionales al registrarte en una plataforma, lo que aumenta el desorden en tu bandeja de entrada. Lo mejor es cancelar la suscripción a todos los correos electrónicos que archives o elimines a menudo y que ya no quieras recibir.
Si el número de estos correos es elevado, opte por darse de baja en masa con herramientas de gestión de correo electrónico como Unroll[dot]me o Clean Email. Estos programas de gestión del correo electrónico muestran una lista de todas tus suscripciones, que puedes dar de baja al instante.
Los correos electrónicos sobre alertas de redes sociales distraen mucho y no necesitan tu atención al instante. No hacen más que aumentar el montón de correos sin leer y las distracciones en el lugar de trabajo. De hecho, las pierden la friolera de 650.000 millones de dólares al año debido a las distracciones en el lugar de trabajo.
Por lo tanto, es mejor desactivar las notificaciones de la bandeja de entrada de Gmail o Outlook para todas tus cuentas de redes sociales. Esto también mantendrá tu bandeja de entrada más limpia y organizada.
15. Abordar inmediatamente los correos electrónicos de grupo
Gestionar los correos electrónicos de grupo de forma inmediata significa establecer filtros para asignar los correos electrónicos a las carpetas pertinentes que puedes revisar más tarde. Esto también evitará que correos sin importancia o notificaciones de cumpleaños de colegas se acumulen en tu bandeja de entrada. Como resultado, tu bandeja de entrada permanecerá organizada y nunca perderás tiempo clasificando correos.
16. Programar la limpieza periódica de la bandeja de entrada
Su bandeja de entrada se llena de correos electrónicos con el paso de los días y las semanas, lo que puede llevarle a perderse correos importantes. Evite saturar su bandeja de entrada dedicando unos minutos al día a limpiarla. Si no puede recordar esto entre las demás tareas, configure un recordatorio de calendario para ello.
17. Utilizar atajos de teclado
Los métodos abreviados de teclado de Gmail te ayudan a realizar la tarea requerida rápidamente, aumentando tu productividad general. Aprovecha estos atajos pulsando la opción de configuración en la esquina superior derecha y habilitando los atajos de teclado en la pestaña general. Algunos de los métodos abreviados más comunes son Ctrl+C para abrir una nueva ventana de redacción y Ctrl+S para iniciar un correo electrónico.
: Plataforma de mensajería omnicanal18. Gestionar varias cuentas de correo electrónico
Si tienes una sola cuenta de correo electrónico, seguramente recibirás correos personales y del trabajo en la misma bandeja de entrada. Esto saturará inevitablemente tu bandeja de entrada y aumentará las probabilidades de que pierdas correos de trabajo importantes. Por eso te recomendamos que gestiones varias cuentas de correo en función del uso que hagas de ellas.
Por ejemplo, uno para las inscripciones, otros para las campañas de marketing por correo electrónico (correos electrónicos de marketing) y otro para la atención al cliente.
19. Desactivar las notificaciones por correo electrónico
Las notificaciones de correo electrónico son una de las principales causas de pérdida de productividad porque tendemos a comprobar los correos electrónicos en cuanto recibimos una notificación, dejando de lado la tarea en curso. Por eso debes desactivar las notificaciones del correo electrónico. Hacerlo te da el control de cuándo quieres comprobar tus correos y lo harás sólo cuando sea necesario.
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20. Aplicar la regla 80/20 para gestionar eficazmente el correo electrónico
El Principio de Pareto, conocido como la regla del 80/20, es un enfoque excelente para gestionar sus correos electrónicos de forma más eficaz. A continuación te explicamos cómo ponerlo en práctica:
Priorizar el 20% que importa
Dé prioridad a los correos electrónicos de clientes importantes, actualizaciones de proyectos importantes u oportunidades de negocio clave. Al centrarse en estos correos, puede aumentar la productividad, tomar decisiones más rápidamente y crear oportunidades de avance. En última instancia, este enfoque contribuye al crecimiento y al éxito de la empresa.
Utiliza sabiamente el 80% del tiempo restante
Después de gestionar los correos importantes, utilice el resto de su tiempo para responder o hacer un seguimiento, asegúrese de estar al tanto de todos los mensajes sin sentirse abrumado.
21.Actuar inmediatamente
Responder a los correos electrónicos en cuanto llegan es la mejor forma de gestionar la bandeja de entrada. Ya sea respondiendo o reenviando, actuar con rapidez ayuda a mantener una carga de trabajo manejable.
Decide rápido
Cuando recibas un correo electrónico, decide rápidamente qué hacer, responde, reenvíalo o guárdalo para más tarde. Así evitarás que tu bandeja de entrada se convierta en un montón de tareas pendientes.
Acciones rápidas conducen a resultados rápidos
Cuanto más rápido actúes, antes completarás las tareas y reducirás la acumulación de correos electrónicos. Mantén un flujo de trabajo fluido y evita retrasos innecesarios.
Cuando la bandeja de entrada está llena de boletines o actualizaciones innecesarios, resulta más difícil centrarse en los correos importantes. Para mantener limpia tu bandeja de entrada, date de baja de los grupos de correo electrónico o boletines que ya no te sirvan. Esto reducirá el desorden y te ayudará a centrarte en la información relevante.
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En un entorno empresarial, a menudo varios usuarios trabajan con el mismo correo electrónico. Esto sólo conduce a más desorden, correos electrónicos perdidos, respuestas dobles, falta de responsabilidad y falta de comunicación. Pero ya no. Tenemos una solución: una bandeja de entrada de correo electrónico empresarial compartida, mediante una solución de gestión de correo electrónico robusta como ControlHippo.
Así es como la mejor herramienta de gestión del correo electrónico, la bandeja de entrada compartida de ControlHippo, contribuye a una mejor gestión -
- Comparta correos electrónicos con sus colegas asignándolos sin reenviar correos ni añadir desorden a la bandeja de entrada.
- Ofrece un historial completo de los hilos de correo electrónico para eliminar las respuestas perdidas o dobles a los correos electrónicos.
- Añade estados a los correos electrónicos como abierto, cerrado y pendiente para que todo el mundo conozca el progreso del correo. No hay necesidad de ir a través de cada correo electrónico para mantenerse actualizado, ahorrando tiempo.
- Le permite gestionar el correo electrónico de la empresa desde su bandeja de entrada, eliminando la necesidad de perder tiempo revisando correos que no le pertenecen.
Preguntas frecuentes
La gestión del correo electrónico se refiere al proceso de organizar, priorizar y gestionar los correos electrónicos para mejorar la eficiencia y productividad de los empleados. Abarca las mejores prácticas de gestión de la bandeja de entrada del correo electrónico, la gestión de los correos electrónicos entrantes para facilitar su recuperación y la respuesta rápida a los correos electrónicos.
Algunas de las mejores formas de gestionar el correo electrónico son fijar un tiempo para responder a los mensajes, adoptar una herramienta de gestión del correo electrónico para automatizar las tareas tediosas, utilizar el método de las 4 D (eliminar, delegar, hacer, aplazar), aplicar estrategias de gestión del correo electrónico y habilitar filtros para clasificar automáticamente los mensajes entrantes.
Las 4 D de la gestión del correo electrónico son: eliminar (los correos electrónicos sin importancia inmediatamente), delegar (los correos electrónicos a la persona pertinente a través del software de gestión de correo electrónico adecuado), hacer (responder inmediatamente a los correos electrónicos críticos) y aplazar (los correos electrónicos que requieren más tiempo para enmarcarse).
La gestión del correo electrónico es importante porque mantiene tu bandeja de entrada organizada y te asegura que no pasas horas con los correos electrónicos, lo que aumenta tu productividad. La mejor forma de hacerlo es con un sistema de gestión del correo electrónico.
Actualización : 25 de marzo de 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.