Gestionar los correos electrónicos de los clientes en equipo no debería ser un lío. Pero para muchas empresas que utilizan Gmail, sí lo es. Los mensajes se pierden. Las actualizaciones importantes se quedan sin leer. Y esto ocurre cuando los correos electrónicos se gestionan en bandejas de entrada individuales en lugar de en un espacio compartido.
Ahí es donde entra en juego la bandeja de entrada compartida de Gmail. Aporta estructura y claridad a la comunicación en equipo y garantiza que las personas adecuadas vean los correos electrónicos correctos y actúen con rapidez. En esta guía, sabrás qué es una bandeja de entrada compartida de Gmail y conocerás diferentes métodos para crear una.
Una bandeja de entrada compartida de Gmail es un buzón al que pueden acceder y gestionar conjuntamente varios miembros del equipo. Todos ven los mismos mensajes en un mismo lugar. No hay necesidad de reenviar correos electrónicos o CC compañeros de equipo.
Puedes configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail mediante delegación, un grupo de Google (Bandeja de entrada colaborativa) o una herramienta de terceros como ControlHippo.
Muchos equipos confunden una lista de distribución con un buzón compartido, pero sólo los buzones compartidos permiten la colaboración y el seguimiento.
En lugar de utilizar cuentas personales de Gmail para las conversaciones de trabajo, un buzón compartido de Gmail permite a tu equipo:
- Leer simultáneamente los mensajes entrantes
- Asignar correos electrónicos a los miembros adecuados del equipo
- Controlar las respuestas y los seguimientos
- Guardar notas internas para contextualizar
Las empresas utilizan bandejas de entrada compartidas para asistencia, ventas y operaciones. Gmail no ofrece una bandeja de entrada compartida tradicional de forma predeterminada, pero las funciones del espacio de trabajo, como la delegación y Grupos de Google, pueden configurarse para ello.
Si tu equipo está creciendo o gestiona un gran volumen de correos electrónicos, las configuraciones básicas de bandeja de entrada compartida de Gmail pueden quedarse cortas. ControlHippo se integra directamente con Gmail para crear una experiencia de buzón compartido unificado. Lo que lo diferencia es la capa de automatización y las herramientas inteligentes que incorpora. He aquí cómo añade valor:
- Propiedad clara: Asigna correos electrónicos a compañeros de equipo específicos para que todo el mundo sepa quién se encarga de qué.
- Notas internas: Deja comentarios privados en los correos electrónicos que sólo tu equipo puede ver.
- Etiquetado y filtros inteligentes: Organice los mensajes por temas, cliente o urgencia.
- Resúmenes de chat basados en IA: Obtenga un resumen rápido de largos hilos de correo electrónico y ayude a los agentes a comprender el problema más rápidamente.
- Respuestas sugeridas: Configure respuestas automatizadas de correo electrónico con un asistente de IA integrado y ayude a los agentes a responder con mayor precisión.
- Sugerencias basadas en el conocimiento: Sugiere artículos útiles de tu biblioteca para resolver problemas comunes más rápidamente.
- Puntuación de la satisfacción del cliente (CSAT): Recopile opiniones a través del correo electrónico para medir la satisfacción del cliente y mejorar el servicio.
- Automatización del flujo de trabajo: Active seguimientos o asigne tareas en función del contenido o el estado del mensaje.
- Integración CRM: Sincronice las conversaciones con su CRM (mediante integración) para ofrecer a los agentes un contexto completo del cliente.
Gestionar la comunicación empresarial a través de cuentas personales de Gmail funciona al principio. Pero a medida que el equipo crece, resulta difícil hacer un seguimiento. Un buzón compartido de Gmail ayuda a resolver esto creando un único lugar donde todos pueden trabajar juntos. He aquí por qué es importante:
1. Gestión centralizada del correo electrónico
Cuando los correos electrónicos de clientes, proveedores o socios llegan a un solo lugar, su equipo tiene total visibilidad. Con una gestión centralizada:
- Todos ven la misma información
- Los correos electrónicos son más fáciles de organizar y buscar
- Las respuestas pueden rastrearse y ser objeto de seguimiento
- Los miembros del equipo pueden colaborar y ayudar cuando sea necesario
2. Mejora de la colaboración en equipo
Una bandeja de entrada compartida ayuda a los equipos a trabajar juntos en los correos electrónicos en un solo lugar. Los miembros del equipo pueden:
- Asignar correos electrónicos a la persona adecuada
- Dejar notas internas para el contexto
- Compartir actualizaciones y decisiones en el mismo hilo
3. Mejora de la comunicación interna y la coherencia
Cuando todo tu equipo trabaja desde un espacio compartido, reduces el riesgo de enviar mensajes repetidos. Mantiene la coherencia en el tono, la información y el servicio. Por ejemplo;
- Los equipos de ventas pueden ver el hilo completo antes de responder.
- Los equipos de asistencia pueden retomar las conversaciones sin tener que empezar de nuevo.
- Los gestores pueden controlar el rendimiento y el seguimiento en tiempo real.
Si tu equipo sigue utilizando cuentas individuales de Gmail para gestionar la comunicación, es probable que te enfrentes a algunos problemas comunes:
1. Falta de organización
Los correos electrónicos importantes pueden quedar fácilmente enterrados bajo hilos personales, boletines o tareas no relacionadas. Sin visibilidad compartida, es difícil saberlo:
- Lo urgente
- Lo que ya está controlado
- Lo que aún requiere atención
2. Falta de comunicación y duplicación de esfuerzos
Sin un sistema compartido, los miembros del equipo pueden responder al mismo correo electrónico dos veces o no hacerlo en absoluto. Se pierde el control:
- Quién es responsable
- Lo prometido
- Qué medidas se adoptaron
Con un buzón compartido de Gmail, puedes solucionar todos estos problemas ofreciendo a tu equipo un espacio único y coordinado para gestionar el correo electrónico.
Gmail domina el mercado estadounidense, con un 75% de usuarios que confían en él, muy por delante de Yahoo y Outlook.
En marzo de 2024, Google anunció que Gemini AI escanearía las bandejas de entrada de Gmail para priorizar los correos electrónicos.
Esto suscitó una gran preocupación, ya que los usuarios temían que sus correos electrónicos personales pudieran utilizarse para entrenar modelos de IA.
Fuente: Statista
No existe una función integrada llamada bandeja de entrada compartida. Pero puedes crear una utilizando las herramientas y la configuración adecuadas. A continuación se describen cuatro formas de configurar una bandeja de entrada compartida en Gmail. Cada método tiene sus propios casos de uso, ventajas y dificultades.
Empecemos por la opción más potente y flexible.
1. Utilice la bandeja de entrada compartida de ControlHippo
ControlHippo es una plataforma de bandeja de entrada compartida que se conecta directamente con tu cuenta de Gmail. En lugar de cambiar entre varias pestañas o reenviar correos electrónicos, puedes gestionar toda tu comunicación empresarial desde un solo lugar.
Tu equipo puede:
- Ver los correos electrónicos entrantes en un espacio de trabajo compartido
- Asignar la propiedad para evitar duplicidades
- Añadir notas internas para contextualizar
- Seguimiento del estado y el historial de los mensajes
- Automatice el etiquetado, el encaminamiento y el seguimiento
Visión general de la solución de bandeja de entrada compartida de ControlHippo potenciada por IA
ControlHippo añade inteligencia a tu bandeja de entrada de Gmail:
- Respuestas sugeridas: Las sugerencias inteligentes ayudan a tu equipo a responder con mayor rapidez y precisión.
- Resúmenes de conversaciones: Los correos electrónicos largos se comprimen en resúmenes breves para una comprensión rápida.
- Etiquetado y filtros inteligentes: Organice automáticamente los mensajes por tema, urgencia o segmento de clientes.
- Seguimiento del rendimiento: Realice un seguimiento de los tiempos de respuesta y las tasas de resolución para mejorar la calidad del servicio.
- Sincronización CRM: Vincula cada correo electrónico con tu CRM, para que tu equipo siempre tenga el contexto completo.
Integración con Gmail para una mayor funcionalidad
ControlHippo se conecta de forma segura a través de la API de Gmail e importa las conversaciones a un espacio de trabajo compartido una vez concedido el permiso. Una vez conectado:
- Los correos electrónicos de tu cuenta de Gmail aparecen en un panel compartido.
- Su equipo puede responder, asignar y comentar desde ControlHippo.
- La bandeja de entrada original de Gmail permanece accesible y sin cambios.
- ControlHippo funciona junto con la configuración existente de Gmail sin modificar los filtros ni las etiquetas.
Configuración paso a paso de la bandeja de entrada compartida de ControlHippo
He aquí cómo empezar:
Paso 1: Registrarse y conectar Gmail
Empieza por crear tu cuenta de ControlHippo. Una vez dentro, conecta tu cuenta de Gmail para llevar todas tus conversaciones de correo electrónico a un espacio compartido.
Paso 2: Establezca su equipo
Invita a los miembros de tu equipo y dales acceso a tu bandeja de entrada compartida. Puedes asignar roles y gestionar quién puede ver, responder y organizar conversaciones.
Paso 3: Configurar la bandeja de entrada compartida
Personalice la forma en que su equipo gestiona el correo electrónico. Crea etiquetas, aplica filtros y utiliza notas internas para agilizar la comunicación y facilitar la colaboración.
Paso 4: Aprovechar las funciones de IA para mejorar la gestión
Utilice las funciones de IA de ControlHippo para acelerar los flujos de trabajo, sugerir respuestas y realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente. Estas herramientas ayudan a tu equipo a ser coherente y eficiente en todas las conversaciones.
Características principales de la bandeja de entrada compartida de ControlHippo
ControlHippo transforma la forma en que los equipos gestionan los correos electrónicos compartidos combinando estructura, visibilidad y automatización en un solo lugar. Estas funciones ayudan a tu empresa a gestionar conversaciones a escala sin perder contexto ni responsabilidad.
- Vista unificada de la bandeja de entrada: Todos los correos entrantes de direcciones compartidas están visibles para tu equipo en un panel central.
- Asignación de correo electrónico basada en funciones: Asigne correos electrónicos a miembros individuales del equipo en función de su experiencia o disponibilidad.
- Herramientas de colaboración interna: Deja notas privadas dentro de hilos de correo electrónico para otros miembros del equipo.
- Etiquetado y filtros automáticos: Configure reglas para etiquetar y clasificar automáticamente los correos electrónicos por tipo de incidencia, urgencia o departamento.
- Seguimiento del estado de las conversaciones: Haga un seguimiento de la situación de cada mensaje: abierto, pendiente o resuelto.
¿Cuándo utilizar la bandeja de entrada compartida de ControlHippo?
ControlHippo se adapta a equipos que dependen de bandejas de entrada compartidas para gestionar grandes volúmenes de comunicación externa. Es especialmente útil cuando su empresa:
- Recibe consultas a través de una dirección central como support@, help@ o billing@.
- Es necesario realizar un seguimiento de la propiedad de los correos electrónicos en todos los turnos o departamentos.
- Quiere reducir los errores causados por varias personas que responden al mismo hilo
- Necesita un seguimiento del rendimiento de los agentes, incluidos los tiempos de respuesta y resolución
- Desea automatizar acciones repetitivas como etiquetar, asignar o solicitar comentarios.
Convierte Gmail en un sistema de asistencia estructurado y preparado para equipos con ControlHippo.
Mejore su experiencia de bandeja de entrada compartida
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2. Credenciales de inicio de sesión compartidas
Esta es la forma más básica en que los equipos intentan compartir el acceso a una bandeja de entrada de Gmail. Se crea una dirección de correo electrónico y se comparten las credenciales de acceso entre varios miembros del equipo. Todos inician sesión en la misma cuenta de Gmail utilizando la misma contraseña. Leen y responden a los correos electrónicos como si fueran un único usuario.
Aunque este método parece sencillo, a menudo crea más problemas de los que resuelve. A continuación veremos algunos de los pros y los contras de las credenciales de inicio de sesión compartidas:
Pros
- Se instala rápidamente y no requiere ninguna configuración técnica ni herramientas de terceros.
- Su uso es gratuito con cualquier cuenta estándar de Gmail o Google Workspace.
- Este método puede ser útil para equipos muy pequeños con un tráfico mínimo de correo electrónico y procesos informales.
Contras
- No hay forma de asignar correos electrónicos a compañeros de equipo específicos, lo que a menudo lleva a confusión.
- Es difícil saber quién ha respondido a cada correo o qué medidas se han tomado.
- Gmail no proporciona registros de actividad que muestren qué usuario realizó qué acción, por lo que se pierde la responsabilidad.
Desafíos: Riesgos para la seguridad y cuestiones de responsabilidad
- Las credenciales de inicio de sesión compartidas plantean graves riesgos para la seguridad de los datos y la supervisión del equipo.
- Si la cuenta se ve comprometida, todos los datos de la bandeja de entrada quedan al alcance de usuarios no autorizados.
- No hay forma de verificar quién envió o eliminó correos electrónicos concretos, lo que imposibilita las pistas de auditoría.
Cuándo utilizar credenciales de inicio de sesión compartidas
- Este método sólo es apropiado para equipos de una o dos personas que necesiten un acceso rápido sin procesos formales.
- Puede funcionar cuando la colaboración interna es mínima y el acceso total para todos es aceptable.
- No es una buena opción si su equipo maneja datos sensibles o regulados que requieren trazabilidad.
- Para la mayoría de los equipos, especialmente los que planean crecer, este enfoque no es sostenible a largo plazo.
3. Cuentas de Gmail delegadas
Gmail te permite delegar el acceso a tu bandeja de entrada a otras personas sin necesidad de darles tu contraseña. Esta función está disponible en las cuentas de Google Workspace.
Cuando delegas el acceso:
- Otros usuarios pueden leer y responder correos electrónicos en tu nombre
- No necesitan tu contraseña para conectarse
- Sus acciones quedan registradas y su nombre aparece en el campo "De".
- Usted mantiene el control total sobre quién tiene acceso y puede eliminarlo en cualquier momento.
Más información Configuración de la delegación de Gmail en el Centro de asistencia de Google Workspace.
Configuración paso a paso de la delegación de Gmail
Veamos cómo puedes configurar cuentas de Gmail delegadas:
Paso 1: Inicie sesión en la cuenta de Gmail principal
Utiliza la cuenta que dará acceso a los demás.
Paso 2: Vaya a Configuración de acceso a la cuenta
- Haz clic en el icono de engranaje de Gmail
- Vaya a Configuración > Cuentas e Importación
- Desplácese hasta Conceder acceso a su cuenta
Paso 3: Añadir delegados y enviar invitaciones
- Haga clic en Añadir otra cuenta
- Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona en la que desea delegar
- Gmail les envía una solicitud de acceso
- Una vez aceptados, podrán gestionar tu bandeja de entrada
¿Cómo gestionar el correo electrónico como delegado?
- El delegado puede abrir la bandeja de entrada desde su propia cuenta de Gmail.
- Pueden leer, responder y archivar correos electrónicos.
- Sus respuestas mostrarán: "Enviado por [delegado] en nombre de [usuario principal]"
- No pueden cambiar la configuración de la cuenta ni acceder al chat
Permisos para cuentas de Gmail delegadas
Esto es lo que debes saber sobre los permisos para las cuentas de Gmail delegadas:
Límites máximos de delegación
- Gmail permite a un usuario delegar el acceso a un máximo de 10 personas para las cuentas estándar de Gmail.
- Para las cuentas de Google Workspace, el límite aumenta a 25 delegados por bandeja de entrada.
- Los delegados pueden leer, responder y eliminar correos electrónicos, pero no pueden acceder al chat ni a la configuración de la cuenta.
¿Cómo eliminar el acceso de los delegados?
- Ve a Configuración de Gmail > Cuentas e importación > Conceder acceso a tu cuenta.
- Haga clic en Eliminar junto al correo electrónico del delegado para revocar el acceso.
- El delegado perderá el acceso inmediatamente.
¿Cuándo utilizarlo?
Las cuentas de Gmail delegadas son mejores cuando:
- Una o dos personas gestionan el correo electrónico en nombre de una cuenta compartida.
- Debes mantener en privado las credenciales de acceso.
- Su equipo maneja un volumen moderado de correo electrónico.
4. Bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google
Una bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google permite a tu equipo gestionar correos electrónicos de grupo como asistencia@ o info@ desde un espacio compartido. A diferencia de las cuentas de Gmail normales, esta configuración de funciones de colaboración te ofrece herramientas para asignar, realizar un seguimiento y marcar correos electrónicos como completos desde Grupos de Google.
Se trata de una función integrada en Google Workspace que ayuda a los equipos a colaborar sin necesidad de utilizar una herramienta de terceros.
Para obtener más información sobre las bandejas de entrada de colaboración, consulta el Centro de asistencia de Google Workspace.
Configuración paso a paso de la bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google
A continuación se describen los pasos necesarios para crear una bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google:\ {\}.
Paso 1: Crear un grupo de Google
- Ir a Grupos de Google
- Haga clic en Crear grupo
- Nombre de su grupo
- Asignar una dirección de correo electrónico
Paso 2: Configurar los ajustes básicos de grupo
- Elija "Bandeja de entrada colaborativa" como tipo de grupo.
- Decide quién puede publicar, asignar y responder mensajes.
- Activar las funciones de seguimiento de conversaciones.
Paso 3: Elegir la configuración de privacidad
- Decide si el grupo es público dentro de tu dominio.
- Controla quién puede ver, publicar y moderar conversaciones.
Paso 4: Añadir miembros y activar las funciones de la bandeja de entrada colaborativa
- Añade miembros del equipo que necesiten acceder a la bandeja de entrada.
- Asígneles funciones (Miembro, Gestor, Propietario).
- Active la función Bandeja de entrada colaborativa para activar las herramientas de asignación, etiquetado y resolución.
Permisos para bandejas de entrada colaborativas
Puedes establecer diferentes permisos para los miembros del grupo:
- Ver conversaciones
- Asignar conversaciones
- Marcar como completo o duplicado
- Respuesta en nombre del grupo
Gestión de funciones y responsabilidades dentro del Grupo
Asigne funciones claras:
- Propietario: control total sobre la configuración y el acceso
- Administrador: Puede moderar, asignar y responder
- Miembro: Puede ver y responder a los mensajes
¿Cuándo utilizarlo?
La bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google es una buena opción cuando:
- Ya utilizas Google Workspace.
- Quieres una bandeja de entrada compartida sin herramientas de terceros.
- Se necesitan funciones claras y un seguimiento de las tareas.
- Su equipo no necesita automatización avanzada ni notas internas.
Cuenta de Gmail delegada vs. Bandeja de entrada colaborativa de Google: ¿Cuál elegir?
A continuación, he hecho una clara distinción entre una cuenta de Gmail delegada y una bandeja de entrada colaborativa de Google para ayudar a las empresas a decidir qué les conviene más:
| Característica | Cuenta de correo electrónico delegada | Bandeja de entrada colaborativa de Google |
|---|---|---|
| Complejidad de la instalación | Simple | Moderado |
| Tamaño ideal del equipo | 1-2 usuarios | 3+ usuarios |
| Método de acceso | Acceso a través de la interfaz personal de Gmail | Acceso a través de la interfaz de Grupos de Google |
| Asignación por correo electrónico | No disponible | Disponible |
| Seguimiento de la actividad | Muy limitado | Básico |
| Seguridad y control de acceso | Más seguro que los inicios de sesión compartidos, pero sin permisos a nivel de usuario | Acceso basado en funciones con controles más claros |
| Visibilidad del correo electrónico | Bandeja de entrada completa compartida con los delegados | Los miembros ven todos los correos electrónicos enviados al grupo |
| Registro de auditoría | No disponible | Limitado: muestra algunas acciones del usuario, pero no todas las capacidades de auditoría |
| Herramientas de colaboración interna | Ninguno | Básico |
Ventajas e inconvenientes de las cuentas de Gmail delegadas
Veamos los pros y los contras de las cuentas de Gmail delegadas:
Pros
- Fácil de configurar a través de los ajustes de Gmail.
- No necesitas aplicaciones de terceros.
- Ideal para usuarios individuales o asistentes que gestionan la bandeja de entrada de una persona.
Contras
- No se pueden asignar correos electrónicos a los miembros del equipo.
- No hay herramientas de colaboración ni de comentarios internos.
- No se puede saber quién ha respondido a un correo electrónico.
Ventajas e inconvenientes de las bandejas de entrada colaborativas de Google
Aquí tienes algunos pros y contras de las bandejas de entrada colaborativas de Google:
Pros
- Admite la asignación, categorización y seguimiento de correos electrónicos.
- El acceso basado en funciones mejora la seguridad y la responsabilidad.
- Diseñado para flujos de trabajo en grupo, como asistencia, RR.HH. o TI.
Contras
- Requiere más pasos para su instalación y configuración.
- La interfaz es distinta de la de Gmail, por lo que puede costar un poco acostumbrarse.
- Carece de los informes avanzados o la automatización que se encuentran en las herramientas dedicadas a la bandeja de entrada compartida.
¿Cuál elegir en función de las necesidades de su equipo?
- Elige Cuentas de Gmail delegadas si eres un usuario individual o un equipo pequeño con un volumen de correo electrónico limitado y no necesitas asignaciones de equipo ni visibilidad. Es útil para asistentes ejecutivos o pequeños equipos de asistencia que gestionan una única bandeja de entrada.
- Elige Google Collaborative Inbox si tu equipo necesita flujos de trabajo estructurados, varios usuarios, acceso basado en funciones y funciones básicas de asignación. Es la mejor opción para equipos multifuncionales que gestionan la comunicación compartida a gran escala.
Para los equipos en crecimiento que necesitan una mayor colaboración, informes o automatización, herramientas como ControlHippo ofrecen una solución de bandeja de entrada compartida específica que se integra fácilmente con Gmail.
Configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail es sólo el primer paso. Para mantener a tu equipo organizado, receptivo y alineado, necesitas los hábitos y sistemas adecuados. Estas son las mejores prácticas probadas que debes seguir una vez que tu bandeja de entrada compartida esté activa:
1. Crear protocolos claros de asignación y escalado
Todo el mundo debe saber a quién pertenece cada correo electrónico y qué hacer cuando hay que escalar algo.
Cómo hacerlo:
- Asigne cada mensaje entrante a un miembro del equipo en cuanto llegue.
- Establezca normas sobre cuándo y cómo escalar.
- Evita que dos personas respondan al mismo correo electrónico. Asigna claramente la propiedad.
2. Organice su bandeja de entrada con etiquetas y filtros
Incluso en una bandeja de entrada compartida, el desorden se acumula rápidamente. Seguir las mejores prácticas de gestión del correo electrónico ayuda a tu equipo a reducir el desorden y mejorar el tiempo de respuesta. Utiliza las herramientas integradas de Gmail para crear orden.
Consejos:
- Aplique etiquetas como "Urgente", "Facturación", "Seguimiento" o "Nuevo cliente potencial".
- Utilice filtros para etiquetar automáticamente los mensajes en función del remitente, el asunto o las palabras clave.
- Archiva las conversaciones resueltas para mantener limpia la bandeja de entrada.
Aprende a sacar el máximo partido de las etiquetas y los filtros de Gmail para mantener limpia la bandeja de entrada compartida.
3. Establecer normas de comunicación coherentes
Sus clientes deben recibir siempre una respuesta útil y profesional, independientemente de quién responda.
Buenas prácticas:
- Utilice plantillas de correo electrónico para las respuestas habituales
- Alinear el tono, el lenguaje y el formato
- Añadir notas internas al pasar un hilo a otra persona
Utiliza estos consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico y asegúrate de que tus respuestas sean claras, profesionales y coherentes.
Aunque Gmail ofrece formas básicas de compartir el acceso a la bandeja de entrada, la mayoría de los equipos en crecimiento necesitan más estructura, visibilidad y automatización. Ahí es donde entran en juego las herramientas de bandeja de entrada compartida.
A continuación se presentan algunas opciones populares que las empresas utilizan para gestionar los correos electrónicos de forma más eficaz. Cada herramienta se integra con Gmail y ofrece distintas funciones en función del tamaño del equipo y del flujo de trabajo.
1. ControlHippo
ControlHippo convierte tu bandeja de entrada de Gmail en un espacio de trabajo inteligente y compartido. Añade automatización, seguimiento de conversaciones, notas internas y perspectivas de rendimiento en una sola plataforma.
Puntos fuertes
- Bandeja de entrada limpia y unificada para la colaboración en equipo.
- Enrutamiento y propiedad inteligentes del correo electrónico.
- Herramientas de inteligencia artificial, como resúmenes y sugerencias de respuesta.
- Seguimiento CSAT para medir la satisfacción del cliente.
- Fácil configuración con integración de Gmail y CRM.
Lo mejor para: Equipos que buscan un control total de los flujos de trabajo de correo electrónico con inteligencia integrada.
2. Ayuda Scout
Help Scout convierte tu bandeja de entrada compartida en un centro de atención al cliente. Combina correo electrónico, chat en directo y artículos de ayuda en una sola plataforma.
Puntos fuertes
- Interfaz sencilla, similar a la del correo electrónico
- Base de conocimientos integrada
- Reglas de automatización y flujos de trabajo
- Informes y análisis
Lo mejor para: Equipos de atención al cliente que también quieran ofrecer opciones de autoservicio.
3. Mantener
Keeping funciona directamente en Gmail y añade funciones de asistencia técnica a tu bandeja de entrada. Ayuda a los equipos pequeños a gestionar los correos electrónicos de asistencia sin tener que cambiar de herramienta ni aprender un nuevo software.
Puntos fuertes
- No es necesario salir de Gmail
- Asignación y seguimiento de correos electrónicos como tickets
- Plantillas compartidas y respuestas enlatadas
- Informes sencillos
Lo mejor para: Equipos pequeños que desean cambios mínimos en su flujo de trabajo actual de Gmail.
4. HiverHQ
Hiver se basa en Gmail para ayudar a los equipos a gestionar los correos electrónicos de asistencia, ventas y finanzas. Se parece a Gmail, pero añade herramientas de colaboración.
Puntos fuertes:
- Envío de tareas y notas por correo electrónico desde Gmail
- Seguimiento y análisis de SLA
- Alertas de colisión para evitar respuestas duplicadas
- Integración con herramientas como Slack y Asana
Lo mejor para: Usuarios de Google Workspace que desean permanecer en la interfaz de Gmail.
5. Misiva
Missive combina correo electrónico, chat en equipo y colaboración en tareas en una sola plataforma. Admite una configuración multicanal a través de integraciones y funciona bien para equipos multifuncionales.
Puntos fuertes
- Chat en equipo dentro de los hilos de correo electrónico.
- Etiquetas compartidas, respuestas enlatadas y redacción colaborativa.
- Integración con correo electrónico, SMS y algunas plataformas sociales.
- Interfaz flexible para gestionar múltiples cuentas y casos de uso.
Lo mejor para: Equipos que quieren un lugar unificado para gestionar el correo electrónico y colaborar en tiempo real entre departamentos.
¿Listo para limpiar tu bandeja de entrada?
Gestiona tu bandeja de entrada compartida de Gmail con ControlHippo. Mantente organizado, mejora la visibilidad y ¡trabaja mejor!
La gestión del correo electrónico del equipo no debe ser una tarea dispersa. Tanto si utilizas inicios de sesión compartidos, acceso delegado o Grupos de Google, cada método tiene sus límites. A medida que tu equipo crece, también crece la necesidad de estructura, responsabilidad y flujos de trabajo más inteligentes.
ControlHippo lleva la experiencia de la bandeja de entrada compartida de Gmail al siguiente nivel. Ayuda a tu equipo:
- Mantenerse organizado con responsabilidades y tareas claras
- Ahorra tiempo con las respuestas inteligentes y los resúmenes de conversaciones
- Comuníquese mejor con notas y etiquetas internas
Y puedes hacerlo todo sin salir de tu actual entorno de Gmail.
Puedes crear una mediante la delegación de Gmail, la bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google o utilizar una herramienta como ControlHippo para tener un mejor control.
Sí, pero Gmail por sí solo carece de funciones de asignación, colaboración y seguimiento. Utiliza las herramientas de delegación, Grupos o bandeja de entrada compartida para disfrutar de todas las funciones.
La delegación da acceso a la bandeja de entrada a otras personas, mientras que las bandejas de entrada compartidas favorecen las asignaciones en equipo, la visibilidad y la colaboración con funciones de seguimiento incluidas.
Técnicamente, sí, utilizando el inicio de sesión compartido, pero es inseguro y no se recomienda. En su lugar, puede utilizar herramientas de delegación o de bandeja de entrada compartida.
Las bandejas de entrada colaborativas utilizan roles de Grupos de Google: Propietario, Administrador y Miembro. Los permisos incluyen asignar conversaciones, marcar el estado y moderar el contenido.
Gmail estándar permite 10 delegados por cuenta. Las cuentas de Google Workspace permiten hasta 25 delegados por cada bandeja de entrada principal de Gmail.
Actualizado : 30 de julio de 2025
Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.