Automatización de WhatsApp: Guía paso a paso

Redactor jefe: Paras Kela

Tiempo de lectura: 8 Minutos

Publicado : 24 de julio de 2023

WhatsApp sigue siendo la plataforma preferida por las empresas para comunicarse al instante con sus clientes. Con más de 2.000 millones de usuarios de WhatsAppWhatsapp sigue siendo una de las principales aplicaciones de mensajería utilizadas por personas de todo el mundo. Y el lanzamiento de la plataforma WhatsApp Business supuso un gran avance, ya que sus características y funcionalidades difuminaron todas las barreras en la comunicación entre empresas y clientes.

La automatización de WhatsApp es una característica notable de WhatsApp Business API, y conectarla a un CRM o a un software de marketing de WhatsApp ayuda a automatizar tareas y procesos repetitivos en la comunicación con los clientes.

En este blog hemos recopilado todos los detalles esenciales sobre la automatización de WhatsApp. También hemos proporcionado una guía paso a paso para ayudarle a automatizar las ventas de los clientes y las conversaciones de soporte utilizando la aplicación Whatsapp Business y la API de WhatsApp.

Consejos de expertos

"Si comparamos WhatsApp con otros canales de marketing, el RoI es extremadamente alto y sigue siendo el preferido por las empresas. La automatización de WhatsApp ayuda a las empresas a ahorrar más costes y mejorar su eficiencia operativa. Debes identificar un software de marketing de WhatsApp sólido y aprovechar sus funciones para automatizar las conversaciones de ventas, marketing y atención al cliente."

¿Qué es la automatización de WhatsApp?

La automatización de WhatsApp se refiere al uso de API o herramientas de IA para automatizar las conversaciones de atención al cliente y ventas que las empresas mantienen a través de WhatsApp.

La herramienta puede programarse para enviar mensajes de WhatsApp y respuestas sin intervención humana. También puede configurarse para responder automáticamente a preguntas frecuentes y generar tickets para consultas que requieran la intervención de un agente.

Las empresas utilizan WhatsApp para enviar

• Mensajes promocionales, 
• Información transaccional, 
• Alertas y recordatorios, 
• Características del producto,
• Notificaciones instantáneas,
• Atención al cliente,
• Actualizaciones de productos, 
• Mensajes de difusión de WhatsApp,
• Recoger las opiniones de los clientes.

La automatización de WhatsApp Business ayuda a automatizar las tareas repetitivas de los procesos anteriores. De este modo, las empresas y los equipos de atención al cliente ahorran tiempo y costes, que pueden invertir en realizar otras operaciones empresariales cruciales.

Además, la automatización de WhatsApp también mejora la calidad de la atención al cliente y reduce el tiempo de respuesta, lo que a la larga aumenta la satisfacción del cliente. Puede configurar la automatización de WhatsApp mediante WhatsApp Business App o WhatsApp Business API. 

Automatización de WhatsApp: Cómo puede beneficiar a tu negocio?

WhatsApp sigue siendo el medio más barato para que las empresas lleguen a sus clientes. Si aprovecha las características y funcionalidades de la automatización de WhatsApp para empresas, se encontrará en una posición ventajosa en el sector. Estas son las ventajas de aprovechar al máximo las características de la automatización de WhatsApp para empresas.  

• Al enviar mensajes automáticos de WhatsApp, resuelve las consultas de los clientes más rápidamente que otras empresas. Al hacerlo, te sitúas por delante de tus homólogos del sector.
• Automatizar los mensajes y las respuestas de WhatsApp ayuda a las empresas a ahorrar costes y mejorar su productividad. Pueden invertir lo ahorrado en otras áreas de negocio, aumentando sus ingresos y beneficios.
• Gracias a los mensajes automatizados de WhatsApp, puede ahorrar un tiempo considerable a los agentes, que podrán invertir en realizar otras operaciones empresariales cruciales y tareas difíciles.
• Utilizando las analíticas y los datos recopilados a través de WhatsApp business API, puede dirigirse a los clientes y diseñar campañas de marketing personalizadas.
• Mediante la API de WhatsApp Business, puedes configurar el bot para guiar a los clientes por el embudo de ventas. Esto ayuda a identificar clientes potenciales de calidad y aumenta las posibilidades de conversión.
• Cuando automatizas las respuestas a los clientes utilizando la aplicación WhatsApp Business o la API, puedes ofrecer respuestas 24/7 a tus clientes para que puedas responder a las consultas de los clientes más allá del horario laboral estándar.
• Puede integrar la suite de automatización empresarial WhatsApp con otras herramientas CRM y agilizar la comunicación y la gestión de relaciones con los clientes de principio a fin.

Teniendo en cuenta los beneficios anteriores, vamos a seguir adelante para entender cómo crear y enviar mensajes automatizados utilizando WhatsApp Business App y WhatsApp Business API.

Lectura recomendada : Automatice las conversaciones con los clientes en todas las plataformas

Cómo configurar la automatización de WhatsApp con una aplicación empresarial?

La aplicación WhatsApp Business permite automatizar los mensajes de felicitación y los mensajes de despedida.

1. Automatizar los mensajes de bienvenida

Un mensaje de bienvenida de WhatsApp es el primer mensaje que las empresas comparten con los clientes después de que se registren en WhatsApp o inicien una conversación a partir de campañas de marketing y anuncios. Con WhatsApp Business App, puede personalizar todo el mensaje de bienvenida. Las empresas utilizan mensajes de bienvenida cuando los clientes hacen lo siguiente.

• Los clientes realizan una compra y optan por recibir más comunicaciones de su empresa.
• Los clientes intentan ponerse en contacto con usted tras ver una campaña promocional o un anuncio de su empresa
• Los clientes escanean el código QR asociado a su empresa
• Los clientes optan por recibir boletines informativos y otra información sobre productos de su empresa.
• Los clientes hacen clic en el enlace de WhatsApp de tu cuenta de empresa en los canales de redes sociales y plataformas de mensajería

La idea general es hacer que los clientes se sientan acogidos y conectados con la empresa cuando se acerquen a usted por primera vez. Tu mensaje de bienvenida debe incluir los detalles de tu oferta de productos y servicios. Cuando un cliente te envía un mensaje por primera vez o después de 14 días de no haber estado en contacto contigo, la aplicación envía automáticamente el mensaje de saludo. 

2. Automatizar los mensajes de ausencia

Con WhatsApp Business App, puede enviar mensajes de ausencia o fuera de la oficina cuando un cliente se dirija a usted fuera del horario laboral. De este modo, el cliente reconoce que has recibido su mensaje y que le responderás cuando vuelvas.

De este modo, los clientes se sienten escuchados y atendidos al instante. Puedes establecer un horario de oficina en tu WhatsApp Business App, y la aplicación enviará mensajes automáticos cuando un cliente inicie una conversación fuera del horario de oficina que hayas establecido.

Pasos para crear una automatización de WhatsApp: Business App  

Haga lo siguiente para crear y enviar mensajes automáticos de WhatsApp utilizando la aplicación WhatsApp Business.

1. Abra la aplicación WhatsApp Business.
2. Tras abrir la aplicación, pulse sobre los tres puntos situados en la esquina derecha de la parte superior de la aplicación.
3. Haga clic en herramientas de empresa y, a continuación, en saludo/mensaje de despedida.
4. Activa la opción de enviar un mensaje de saludo/despedida.
5. Cuando active esta opción, aparecerá el saludo o mensaje de ausencia predeterminado. Puede cambiar el mensaje según sus necesidades.
6. Al configurar los saludos y mensajes de despedida, puedes elegir si quieres compartir el mensaje con
   • Todos los que te envían mensajes,
   • Todo aquel que se le acerque y no esté en su lista de contactos actual,
   • Todos excepto el conjunto de contactos seleccionado,
   • Clientes seleccionados.
7. Cuando se guardan mensajes en la aplicación WhatsApp Business, se puede elegir la opción opción programar mensaje y establece una de las siguientes opciones.
   • Envía siempre el mensaje de WhatsApp de despedida,
   • Envía el mensaje de ausencia sólo durante el periodo especificado,
   • Envíe el mensaje de ausencia cuando los clientes se acerquen fuera del horario laboral estándar y los días festivos. Para configurarlo, debe especificar el horario comercial en su perfil.

Aunque WhatsApp Business App permite crear y personalizar saludos y mensajes de despedida, hay que tener en cuenta que no se pueden automatizar otras funciones. Por lo tanto, no es adecuado para automatizar las conversaciones de WhatsApp de las grandes empresas.

Salida : ¿Cómo crear flujos de WhatsApp?

¿Cómo configurar la automatización de WhatsApp con Business API?

WhatsApp Business App tiene funciones básicas de automatización y solo puede enviar saludos y mensajes de despedida. WhatsApp Business API tiene muchas más funciones y ventajas que WhatsApp Business App. 

Con la API de WhatsApp Business, puede automatizar saludos y mensajes de despedida, responder a preguntas frecuentes, configurar chats en directo y recordatorios de pago, enviar actualizaciones de entrega, descuentos, ofertas, recopilar opiniones, etc. 

1. Automatizar los mensajes de bienvenida

Si se suscribe a una bandeja de entrada de WhatsApp Team de confianza, podrá enviar automáticamente mensajes de bienvenida cuando un cliente se acerque a su negocio por primera vez.

Mediante la API de WhatsApp, puede añadir variables dinámicas, como el nombre del cliente, al mensaje de bienvenida. Esto ayudará a crear un sentimiento de apego y confianza en la mente del cliente.

2. Automatizar respuestas a preguntas frecuentes

Los clientes buscan respuestas rápidas a sus preguntas y resolver rápidamente sus problemas. Con WhatsApp Business API, puede configurar respuestas rápidas a las preguntas que los clientes hacen con frecuencia. De este modo, ahorrará a muchos agentes el tiempo y el esfuerzo que deberían invertir en responder a preguntas repetitivas. Puede crear respuestas y editarlas siempre que lo desee, utilizando WhatsApp Business API.

3. Automatizar las notificaciones de WhatsApp

Puede enviar notificaciones sobre citas, cuotas de pago, solicitudes de servicio, información sobre facturas, estado de entrega y actualizaciones de estado relacionadas con pedidos utilizando WhatsApp Business API. Hacerlo ayuda a las empresas a mejorar la experiencia del cliente. Los estudios demuestran que los clientes tienden a abrir y leer los mensajes de WhatsApp más rápidamente que los correos electrónicos. Por lo tanto, enviar actualizaciones de estado a través de WhatsApp les ayudará a mantenerse al día.

Automatizar el proceso de notificaciones y alertas reduce las preguntas de los clientes sobre los pedidos y las actualizaciones de estado. De este modo, se libera de trabajo a los agentes de atención al cliente. El envío de notificaciones proactivas también mejora la experiencia y la satisfacción del cliente. 

4. Chat en directo con chatbots

El chat en directo ofrece mayor satisfacción del cliente (73%) en comparación con el correo electrónico y otros canales. Los proveedores de soluciones empresariales robustas le ayudan a crear chatbots con los que puede automatizar respuestas de primera mano, similares a las humanas, a las consultas de ventas y clientes. Con los chatbots, puede ofrecer atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.

Puede utilizar los chatbots para responder a las preguntas de los clientes, recoger comentarios, enviar recomendaciones personalizadas de productos, consultas sobre ventas, etc. Por un lado, el uso de chatbots aumenta la satisfacción del cliente y, por otro, mejora la productividad de los agentes.

5. Automatizar mensajes promocionales

Puede compartir sin problemas descuentos, ofertas y otros mensajes promocionales utilizando WhatsApp Business API. De este modo, mantendrá a sus clientes al día y podrá hacer un seguimiento de sus clientes activos e inactivos.

6. Automatizar el proceso de venta

Con la API de WhatsApp, puede crear bots y automatizar todo el proceso y el flujo de ventas. Puede mostrar el catálogo de productos, ayudar al cliente a elegir los productos necesarios y proporcionar un pago rápido.  

7. Mensajes de alejamiento

Al igual que la aplicación WhatsApp Business, puede utilizar la API de WhatsApp Business para enviar mensajes cuando un cliente se acerque a su negocio fuera del horario laboral oficial. Puede personalizar el mensaje para incluir variables dinámicas como el nombre e informar a los clientes de cuándo estará disponible para responder a su consulta. 

También puede leer : Las 10 mejores herramientas de automatización de WhatsApp

Los 5 principales casos de uso de la automatización de WhatsApp

La automatización de WhatsApp tiene varios casos de uso, como la captación de clientes potenciales a través de conversaciones entrantes, la mejora de la eficacia de las ventas y la cualificación de clientes potenciales, la mejora de la atención al cliente, la agilización de la incorporación de clientes y las recomendaciones personalizadas de productos. Profundicemos en cada caso de uso con más detalle.

1. Marketing entrante

La automatización de WhatsApp permite a las empresas atraer clientes potenciales de forma eficiente a través de conversaciones dinámicas. Los chatbots inteligentes y los mensajes automatizados interactúan con los clientes potenciales a todas horas, atendiendo sus consultas y guiándoles a través del recorrido de ventas. Esto no solo recopila información sobre clientes potenciales y evalúa las perspectivas, sino que también infunde confianza en la eficacia de nuestro proceso de captación de clientes potenciales.

2. Optimización de las ventas

La automatización de WhatsApp mejora enormemente la productividad de las ventas al simplificar los procesos de cualificación de clientes potenciales. Los chatbots recopilan detalles cruciales de los clientes potenciales, como sus requisitos, intereses y consideraciones financieras. Esto permite a los equipos de ventas dar prioridad a los clientes potenciales. Además, la automatización elimina tareas que consumen mucho tiempo, como la organización de reuniones y el envío de mensajes de seguimiento, lo que se traduce en una mayor eficiencia.

3. Mejora de la atención al cliente

La automatización de WhatsApp transforma la atención al cliente ofreciendo una asistencia rápida y eficaz. Los chatbots inteligentes responden a las preguntas más habituales de los clientes, lo que permite a los representantes de atención al cliente concentrarse en cuestiones más complejas. Este enfoque minimiza los tiempos de respuesta, aumenta la satisfacción del cliente y eleva la calidad general de la asistencia.

4. Incorporación de clientes sin fisuras

La automatización de WhatsApp agiliza el proceso de incorporación del cliente, haciéndolo más eficiente y fácil de usar. Los mensajes automatizados ayudan a los nuevos clientes a navegar por el proceso de configuración, proporcionan información esencial y responden a las preguntas más frecuentes. Esto reduce la carga de trabajo de los equipos de atención al cliente y garantiza una experiencia de incorporación fluida, lo que aumenta la satisfacción y la fidelidad de los clientes.

5. Recomendaciones personalizadas de productos

La automatización de WhatsApp permite a las empresas ofrecer recomendaciones de productos personalizadas basadas en las preferencias y el comportamiento de cada cliente. Los chatbots examinan las interacciones y compras anteriores y proponen productos o servicios pertinentes a cada cliente. Este nivel de personalización mejora la experiencia del cliente, impulsa el compromiso y aumenta las ventas.

Pasos para crear una automatización de WhatsApp: Business API

Para empezar a utilizar WhatsApp Business API, haga lo siguiente:

1. Puede solicitar la API de WhatsApp Business o elegir un proveedor de soluciones de WhatsApp Business que pueda realizar el proceso en su nombre.
2. Conecte la API de WhatsApp a la aplicación de la solución empresarial. 
3. Si necesita funciones de chatbot, elija la aplicación para crear un Chatbot para su empresa.
4. Configure respuestas automáticas, ajustes de notificaciones, ajustes de mensajes fuera de la oficina y mensajes de plantilla de Whatsapp.  
5. Configure campañas de WhatsApp API para crear y enviar notificaciones automáticas sobre pagos, estado de las entregas, actualizaciones de productos, etc. 

Conclusión

Los mensajes de WhatsApp tienen una tasa de apertura del 90 frente a los correos electrónicos, con sólo un 21,33%. WhatsApp es una de las formas más rápidas de llegar a los clientes existentes y generar más clientes potenciales. La automatización de WhatsApp para empresas permite reducir costes, aumentar la productividad de los agentes, mejorar la satisfacción de los clientes, ofrecer una asistencia de mayor calidad y atraer a clientes potenciales más cualificados.

Debe elegir un proveedor de software de marketing de WhatsApp para aprovechar al máximo las ventajas de la API de WhatsApp Business y mantenerse por delante de sus competidores en el sector.

Actualizado : 28 de mayo de 2025

Paras Kela

Paras Kela is a seasoned content writer with deep expertise in business communication solutions. Specializing in omnichannel communication, Paras excels at translating complex ideas into clear, engaging content. His writing helps businesses understand and implement effective communication strategies, making him a valuable asset in the field.