Si tienes un negocio hoy en día, no importa el tamaño, conectar con tus clientes en plataformas que ya utilizan es muy importante. Para muchos, WhatsApp es el canal preferido. Sin embargo, cuando tienes varios miembros del equipo que necesitan acceder al chat con los clientes, surge una pregunta habitual:
¿Pueden varios usuarios utilizar WhatsApp Business al mismo tiempo? Sí, pero la respuesta depende de cómo lo utilices.
En este blog, desglosaremos las distintas formas de utilizar WhatsApp Business con varios usuarios, a través de WhatsApp Shared Inbox y mucho más. Entremos en materia.
De un vistazo: Opciones de WhatsApp Business
La mejor solución depende del tamaño de su equipo, el volumen de clientes y las necesidades del flujo de trabajo:
| Solución | Lo mejor para | Dispositivos Max | Características principales | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Aplicación WhatsApp Business (gratuita) | Usuarios individuales, microempresas | 5 (1 teléfono + 4 vinculados) | Automatización básica, acceso multidispositivo | Sin asignación de chat, sin funciones, sin análisis |
| WhatsApp Business Premium | Pequeñas empresas | 10 dispositivos | Asignación de chat, enlaces mejorados | Sin CRM, sólo 1 teléfono, despliegue limitado |
| WhatsApp Business API (con una plataforma como ControlHippo) | Pequeñas, medianas y grandes empresas | Sin límites | Integración de CRM, automatización, enrutamiento de chat, análisis | Requiere configuración a través de terceros, no plug-and-play |
Múltiples usuarios de WhatsApp Business para microempresas y pequeñas empresas a través de la aplicación
Si tienes una microempresa o una pequeña empresa, habrás estado utilizando varias cuentas de WhatsApp Business. Es una herramienta útil para las pequeñas empresas. Puede responder a los clientes sin la complejidad de un sistema completo. Además, la aplicación permite el acceso desde más de un dispositivo.
Con la aplicación estándar WhatsApp Business App, puedes tener:
- 1 teléfono como dispositivo principal
- inicio de sesión multiusuario hasta en cuatro dispositivos, como ordenadores de sobremesa o tabletas
Es decir, un total de 5 dispositivos en los que puedes utilizar WhatsApp Business simultáneamente como funcionalidad multidispositivo.
Si desea actualizar a WhatsApp Business Premium, vincular varios dispositivos hasta un máximo de 10 resulta muy sencillo. Ofrece a tu equipo una mayor flexibilidad mientras sigues evitando cambiar a la versión API.
Así pues, para las pequeñas empresas que deseen utilizar la aplicación gratuita WhatsApp Business para varios usuarios, la aplicación es un buen punto de partida, sobre todo si tienen un volumen aceptable de clientes.
Limitaciones de la aplicación WhatsApp Business
A pesar de las múltiples ventajas que ofrece, la App WhatsApp Business tiene algunas limitaciones, entre ellas:
- Soporte de dispositivos limitado: 5 dispositivos con la versión gratuita, 10 con WhatsApp Business Premium utilizando el mismo número de teléfono, aunque sigue siendo insuficiente para equipos grandes.
- Sin acceso basado en roles: Todo el mundo conectado a la cuenta ve lo mismo. No hay controles de administración ni separación de agentes.
- Sin colaboración interna: No puedes asignar chats, dejar notas o ver quién ha respondido.
- Automatización limitada: No podrás autoasignar chats, definir reglas de enrutamiento ni utilizar chatbots.
- Sin informes ni análisis: No puedes hacer un seguimiento de cuántos mensajes ha gestionado cada agente, sus tiempos de respuesta o datos de rendimiento.
Si estás en rápida expansión o realmente quieres gestionar tu servicio de atención al cliente de forma profesional, utilizar WhatsApp para la atención al cliente puede no ser la mejor opción para ti.
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Cómo utilizar la aplicación WhatsApp Business para varios usuarios?
Aun así, si utilizas la aplicación y quieres tenerla para varios miembros del equipo, aquí tienes cómo hacerlo:
- En su teléfono, abra WhatsApp Business y vaya a los ajustes de WhatsApp
- Seleccione el menú de 3 puntos ? Dispositivos vinculados
- Escanea el código QR del teléfono complementario Apple/Android con tu teléfono principal.
- Teléfono principal Android: Pulse Dispositivos vinculados y, a continuación, haga clic en Vincular un dispositivo.
- Teléfono principal iPhone: Ve a Ajustes de WhatsApp, luego a Dispositivos vinculados y, a continuación, haz clic en Vincular un dispositivo
Consejo rápido
- Forme a su personal en etiqueta
Utiliza etiquetas para clasificar los chats, anclar las conversaciones importantes y mantener el tono de las respuestas.
- Utilice respuestas rápidas y saludos
Predefina respuestas comunes y saludos automáticos para mayor eficacia. Este método funciona bien si tienes un equipo pequeño y centrado. No es perfecto, pero cumple su cometido para las empresas que empiezan.
Premium permite utilizar hasta 10 dispositivos y ofrece funciones como la asignación de chats y mejores herramientas para la web.
Pero sigue siendo limitado:
- Sólo un teléfono por cuenta.
- Sin integración CRM.
- Aún no está muy extendido.
Múltiples usuarios de WhatsApp Business para pymes y medianas empresas a través de API
Si su organización tiene más de 5-10 miembros de equipo, atiende a cientos de clientes cada día o desea una identidad más corporativa, es hora de que sus equipos de marketing y ventas empiecen a utilizar la API de WhatsApp Business.
La API está diseñada para escalar sus operaciones, a diferencia de la aplicación. Según la documentación oficial de la API de WhatsApp Business de Metaes compatible con funciones avanzadas como la automatización, la integración con CRM y el acceso multiusuario.
Con la API, puedes:
- Tener un número ilimitado de usuarios de WhatsApp Business
- Añada agentes de todos los departamentos a su organización
- Intégrelo con los CRM y la tecnología del servicio de asistencia técnica
- Establezca respuestas automáticas y chatbots, y reglas de enrutamiento
- Consulta las estadísticas de rendimiento y el historial de conversaciones
Este diseño es óptimo para medianas y grandes empresas que desean tener acceso de varios usuarios con WhatsApp Business y, al mismo tiempo, gestionarlo todo de forma eficiente y medible.
WhatsApp Multi Agente: Todo lo que necesitas saberAPI de WhatsApp Business: Para equipos y empresas en crecimiento
La API de WhatsApp Business es la opción más escalable si eres una pyme o una empresa de tamaño corporativo. Ofrece usuarios ilimitados y capacidades ilimitadas, pero requiere una plataforma de terceros de confianza como ControlHippo para gestionarla.
Lo que obtienes:
- Gestión de equipos: Añade tantos usuarios como quieras, asigna funciones y permisos y crea equipos.
- Bandeja de entrada compartida: Una bandeja de entrada única donde todos los agentes pueden ver y responder a los mensajes de los clientes..
- Enrutamiento inteligente: Asigna automáticamente los mensajes de WhatsApp al agente adecuado.
- Automatización: Chatbots, mensajes de IA, respuestas rápidas.
- Integración CRM: Sincroniza contactos, realiza un seguimiento de los chats y gestiona clientes potenciales.
- Análisis: Informe sobre los tiempos de respuesta, las consultas de los clientes, la actividad de los agentes y el volumen de chat.
- Seguridad: Cifrado de extremo a extremo, funciones de usuario y permisos de acceso.
Cómo usar WhatsApp Business con varios usuarios mediante la API?
Para empezar con la API, es necesario utilizar un proveedor de soluciones de WhatsApp Business. Una de las mejores y más sencillas interfaces a tener en cuenta es ControlHippo. Hará que el proceso sea fluido y más fácil, incluso si tienes conocimientos técnicos.
A continuación te explicamos cómo puedes integrar WhatsApp Business API con ControlHippo:
Primer paso: Inicia sesión en la aplicación web ControlHippo y ve a la página Canales. Haz clic en Empezar en WhatsApp Business API.
Paso 2: Revisa las instrucciones y haz clic en Conectar. Acepta las condiciones e inicia sesión con tus credenciales de Facebook Business Manager.
Paso 3: Complete los detalles de su negocio, elija la cuenta Meta y verifique su número de WhatsApp Business utilizando el código de 6 dígitos que se le enviará a su teléfono.
Así es como puedes invitar usuarios a ControlHippo:
Paso 1. Inicie sesión Inicie sesión en su cuenta de ControlHippo.
Segundo paso: Haga clic en la configuración de la barra de menú lateral y, a continuación, haga clic en usuarios.
Tercer paso: Pulse el botón Añadir usuario en la esquina superior derecha.
Paso 4: En la nueva página, introduzca la dirección de correo electrónico del usuario que desea invitar.
Nota: Si su cuenta ya tiene un número añadido, se asignará automáticamente un número al nuevo usuario.
Paso 5: Puede cambiar o asignar un número diferente al nuevo usuario antes de hacer clic en Enviar.
Paso 6: Después de enviar, verá un mensaje de éxito, y el estado del nuevo usuario se mostrará en el sistema.
De esta forma, puedes gestionar de forma eficiente varias cuentas de WhatsApp Business y roles de equipo sin ninguna confusión.
- El uso de la aplicación gratuita para equipos grandes conduce al caos del chat
- No formar al personal sobre el tono y la etiqueta de los mensajes
- Olvidar hacer una copia de seguridad de los chats al cambiar de número o de dispositivo
- Elegir una herramienta de terceros sin comprobar el estado de la metaasociación
Conclusión
Hay formas de gestionar WhatsApp para empresas con varios usuarios, tanto si trabajas con una sola persona como si formas parte de una gran empresa con equipos dedicados. La solución depende de cuántas personas vayan a necesitar acceso y de lo complicado que sea tu ecosistema de comunicación.
- Si eres un equipo pequeño: La aplicación WhatsApp Business es fácil de usar, barata y permite utilizar hasta 5 dispositivos (o 10 con la suscripción Premium).
- Si eres un equipo en crecimiento o grandela API de WhatsApp Business, sobre todo utilizando una herramienta como ControlHippo, una de las mejores plataformas de atención al cliente, ofrece el máximo control, automatización y escalabilidad.
En última instancia, sus clientes tienen una motivación: recibir respuestas rápidas y útiles. Tanto si utiliza una aplicación sencilla como una potente API, asegúrese de que su implementación permite a su equipo atender a sus clientes de la mejor manera posible.
No. Sólo puedes utilizar un teléfono principal por cuenta. Sin embargo, puedes tener hasta 4 dispositivos adicionales vinculados, como ordenadores de sobremesa o tabletas.
Ve a [Dispositivos vinculados] en la aplicación, pulsa [Vincular un dispositivo] y escanea el código QR del dispositivo que quieras añadir.
Sí, la aplicación estándar es gratuita para un máximo de 5 dispositivos. Premium admite 10 dispositivos con funciones añadidas. Para más usuarios, se necesita la API de WhatsApp, que incluye costes de plataforma y mensajería.
Actualizado : 17 de junio de 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.