Gmail gelen kutunuz e-postalarla dolup taşıyor ve önemli iletileri bulmanızı zorlaştırıyor mu? Yalnız değilsiniz.
Dünyada Gmail kullanan her üç kişiden biri aşırı e-posta yükü ile mücadele ediyor ve değerli zamanlarını alakasız mesajlara göz atarak harcıyor.
Gelen kutusu dolup taşarken önemli mesajları, son teslim tarihlerini ve fırsatları ayırmak kolay değildir.
Bu kılavuz size Gmail gelen kutunuzu nasıl düzenleyeceğiniz ve e-postanızın kontrolünü nasıl geri alacağınız konusunda 13 uygulanabilir ipucu sağlayacaktır.
Gelen postaları otomatik olarak ilgili kategorilere ayırmak için Gmail etiketlerini ve filtrelerini kullanın. Önemli mesajları vurgulamak için Öncelikli Gelen Kutusu'nu açın ve kritik e-postalara hızlı erişim için yıldızları kullanın. Dağınık olmayan bir gelen kutusunu korumak için gereksiz e-postaları düzenli olarak arşivleyin veya silin.
Gmail Gelen Kutusunu Düzenlemeye İlişkin 13 İpucu
Gelen kutularının çoğu genellikle görünmeyen e-postalarla doludur. Bu e-postaları filtrelemek, öncelikleri belirlemek ve yanıtlamak göz korkutucu görevler olabilir.
Ancak Gmail, Gmail gelen kutusu yönetimini sizin için kolaylaştıran yerleşik özelliklerle birlikte gelir. İşte Gmail gelen kutusundaki e-postaların nasıl düzenleneceğine ilişkin 13 temel ipucu:
1. İlgili E-postalara Öncelik Vermek için Gmail Gelen Kutunuzu Düzenleyin
Gmail gelen kutunuzu düzenlemenin temel ipuçlarından biri, en önemli e-postalara öncelik vermektir. Bunu Gmail'in yerleşik Öncelikli Gelen Kutusu özelliğini kullanarak başarabilirsiniz.
Gmail, e-posta gelen kutunuzu düzenlemeniz için size 5 seçenek sunar:
- Varsayılan: E-postaları alındıkları sırayla görüntüler - her gün gördüğümüz düzen.
- Önemli İlk: Gmail, gelen kutunuzun en üstünde hangilerinin olması gerektiğini seçmek için tahminlerini kullanarak sizin için önemli olan e-postalara öncelik verir.
- Okunmamış İlk: Tüm okunmamış mesajlar, gelen kutusundaki son e-postaların üzerinde gösterilir.
- Yıldızlı Birinci: Bu, gelen kutusu önceliklerini yıldızlarla belirleyen kullanıcılar içindir. Diğer her şey yıldızlı mesajlardan sonra görünür.
- Öncelikli Gelen Kutusu: Gmail, en çok ne tür e-postalarla etkileşim kurduğunuzu anlayacak ve bunları gelen kutunuzun en üstüne yerleştirecektir. Günlük olarak çok sayıda e-posta ile ilgilenenler için kullanışlıdır.
: İşletmeler için En İyi 10 Müşteri İletişim Aracı2. Nadiren Kullandığınız Sekmeleri Kaldırın
Gmail'in sekmeli arayüzü e-postalarınızı otomatik olarak Birincil, Sosyal, Promosyonlar, Güncellemeler ve Forumlar olarak kategorize eder. Bu kullanışlı olsa da, bazı sekmeler sizinle alakalı olmayabilir.
Fazla kullanmadığınız sekmeleri kaldırabilirsiniz. Ancak, Birincil sekmesi kaldırılamayan tek sekmedir. İstemediğiniz diğer sekmeleri nasıl kaldıracağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Sağ üst köşedekiayarlara gidin
- Tüm ayarları gör üzerine tıklayın.
- Gelen Kutusu sekmesine gidin.
- Tıklayın Gelen Kutusunu Yapılandırma açılır menüsünden seçin.
Lütfen Dikkat: Herhangi bir sekmeyi devre dışı bıraktığınızda, yeni e-postaları otomatik olarak birincil sekme altında görünecektir.
3. E-postaları Düzgünce Kategorize Etmek için Etiketleri Kullanın
Klasörlerin aksine, Gmail'deki etiketler tek bir e-postaya birden fazla etiket atanmasına izin verir. Bu esneklik, e-postaları projeye, müşteriye veya diğer ilgili kategorilere göre düzenlemenizi sağlar.
Bir posta etiketi oluşturmak için kenar çubuğundaki "Daha fazla" ve ardından "Yeni etiket oluştur" seçeneğine tıklayın.
Gmail ayrıca e-postalara geldiklerinde otomatik olarak etiket uygulama seçeneği de sunar. Örneğin, doktorlarınızdan gelen tüm e-postalarınızı Belgeler olarak sınıflandırabilirsiniz. Tek yapmanız gereken bir filtre oluşturmak.
: ControlHippo ile WhatsApp İşletme Etiketleri Nasıl Oluşturulur?4. Ekibinize E-posta Atamalarını Otomatikleştirin
Çok fazla e-posta alıyorsanız, ekibinizden başka birini bunlarla ilgilenmesi için atamanız gerekir. Gmail, e-postaları iletmeden ekip üyelerine devretmenize olanak tanır.
Gmail'in e-posta temsilciliği özelliğini kullanmak için Ayarlar > Hesaplar ve İthalat > Erişim izni hesabınıza aktarabilirsiniz. Bu özellikle e-postaların birden fazla kişi tarafından yönetilmesi gereken işletmeler için kullanışlıdır.
5. Günlük Görevleri Kolaylaştırmak için Filtreleri Kullanın
Filtreler, e-postaları otomatik olarak yönetmek için güçlü araçlardır. Gönderene, alıcıya, anahtar kelimelere veya etiketlere göre filtreler oluşturun. Ayrıca, bu kriterlere göre e-postaları otomatik olarak arşivleyebilir, etiketleyebilir veya silebilirsiniz.
Bir filtre oluşturmak için arama çubuğundaki aşağı oka tıklayın, kriterlerinizi girin ve "Filtre oluştur."
ControlHippo ile Gmail Gelen Kutunuzdaki Dağınıklığı Giderin!
Gelen kutunuzu düzenlemek ve üretkenliğinizi zahmetsizce artırmak için akıllı stratejiler öğrenin.
6. Birden Fazla Gmail Hesabı Kullanın
Birden fazla rolünüz veya işletmeniz varsa, ayrı Gmail hesaplarını yönetmek gelen kutularınızı düzenli tutmanıza yardımcı olabilir. Gmail birden fazla hesap eklemenize ve bunlar arasında kolayca geçiş yapmanıza olanak tanır. Sağ üst köşedeki profil resminize tıklayın ve "Başka bir hesap ekleyin."
Gibi ayrı E-posta hesapları kullanın;
- Kişisel E-posta: Kişisel yazışmalar, haber bültenleri ve abonelikler için tek bir hesap kullanın.
- Profesyonel E-posta: Kişisel ve profesyonel yaşamınızı ayrı tutmak için işle ilgili e-postalar için ayrı bir hesap açın.
7. Yeni E-postalar için Masaüstü Bildirimlerini Ayarlama
Müşterilerinizle gerçek zamanlı etkileşim kurmak istiyorsanız masaüstü bildirimlerini ayarlamanız şiddetle tavsiye edilir. Yeni bir posta aldığınızda, mesaj ekranınızın sağ üst köşesinde görünecektir.
Masaüstü bildirimlerini etkinleştirmek için;
- Ayarlara git
- Genel menüye gidin ve aşağı kaydırarak 'Masaüstü Bildirimleri.'
Tavsiye: Sürekli istenmeyen e-posta bildirimlerinden kaçınmak için, yalnızca şu şekilde kategorize edilen e-postalar için bildirimleri açın "Önemli.
8. Dürtüleri Açın
Her gün 160 milyardan fazla spam e-posta gönderiliyorGmail'de önemli bir e-postayı kaçırmanız oldukça basittir. Gmail'deki Dürtmeler, e-postaları takip etmenizi veya yanıtlamanızı hatırlatan bir algoritmadır.
Kritik e-postaları yanıtlamak veya takip etmek için düzenli bir hatırlatıcıya ihtiyacınız varsa harika bir özelliktir. Dürtüleri etkinleştirmek için şu adrese gidin Ayarlar > Genel > Dürtmeler. Bu özellik, her birini manuel olarak takip etmeden önemli konuşmaları takip etmenize yardımcı olur.
9. Yıldız Önemli Mesajlar
E-postaları yıldızlamak, önemli iletileri vurgulamanın basit ama etkili bir yoludur. Önem İşaretçileri Gmail'deki tüm e-posta dizileri için kullanılırken, yıldızlar tek bir dizideki tek tek iletiler için kullanılır.
Gmail gelişmiş aramanıza Yıldızlar ve Önem İşaretleri eklemek tamamen buna değer ve e-posta gelen kutusunu daha verimli bir şekilde düzenleyecektir.
Bir e-postayı işaretlemek için yanındaki yıldız simgesine tıklayın. Yıldızları şu adrese giderek özelleştirebilirsiniz Ayarlar > Genel > YıldızlarFarklı renkler ve semboller seçebileceğiniz.
: 2024'ün En Popüler Mesajlaşma Uygulamaları10. Konuşmaları Sessize Al
Bazen müşteriler ve sizinle hiçbir ilgisi olmayan çalışanlar arasındaki konuşmalara takılıp kalabilirsiniz.
Artık sizinle ilgili olmayan bu tür bir e-posta dizisinin parçasıysanız, gelen kutunuzda yanıtları görmeyi durdurmak için sessize alma işlevini kullanın.
Konuşmayı seçin, üç noktalı menüye tıklayın ve "Sessiz "i seçin. Bu, konuşmayı gerektiğinde erişilebilen arşivlenmiş mesajlara dönüştürecektir.
11. Gmail'in Akıllı Yanıtlama ve Akıllı Oluşturma Seçeneklerini Kullanın
Gmail'in Akıllı Yanıt ve Akıllı Oluştur özellikleri, siz yazarken hızlı yanıtlar önermek ve cümlelerinizi tamamlamak için yapay zeka kullanır. Bunları şuradan etkinleştirebilirsiniz Ayarlar > Genel.
Bu araçla, yanıtınız için önerilen birkaç ifadeye tıklayabilir ve olduğu gibi gönderebilir veya göndermeden önce yanıtı değiştirebilirsiniz. Smart Compose, Smart Reply fikrini temel alır, ancak e-postalarınıza yalnızca kısa cümleler yerine tam uzunlukta yanıtlar oluşturmanıza yardımcı olur.
12. Konserve Yanıtlarla Daha Hızlı Yanıt Verin
Hazır Yanıtlar özellikle rutin e-postalar göndermek için kullanışlıdır. Böylece, gelecekteki konuşmalar için e-posta şablonlarını kaydetmenize ve yeniden kullanmanıza olanak tanır.
Hazır yanıtları etkinleştirmek için şu adrese gidin Ayarlar > Gelişmiş > Konserve Yanıtlar. Yeni bir e-posta oluşturun, şablonunuzu oluşturun ve ileride kullanmak üzere kaydedin.
13. Daha Sonra Takip Etmek İçin E-postaları Ertele
Bir e-postaya hemen yanıt veremiyorsanız ancak unutmak da istemiyorsanız, erteleme özelliğini kullanın. Bir e-postayı ertelediğinizde, kritik ve birden fazla mesaja daha fazla odaklanabilirsiniz.
Örneğin, faturalar için e-posta hatırlatıcılarınızı daha sonra ödemeye hazır olduğunuzda ayarlayabilirsiniz.
Tıklayınız saat simgesi e-postanın üzerine tıklayın ve gelen kutunuzda ne zaman yeniden görünmesini istediğinizi seçin. Bu, e-postaları uygun bir zamanda ele almanızı sağlarken gelen kutunuzu temiz tutar.
: Kurumsal E-posta İşlemlerini Kolaylaştırmak için İpuçları
Gmail Gelen Kutunuzu Düzenlemek için En İyi 5 Araç
Gmail'in yerleşik özelliklerine ek olarak, çeşitli üçüncü taraf araçlar farklı şirketler için Gmail gelen kutusunu düzenlemeye yardımcı olur. Bunlardan birkaçı şunlardır:
- ControlHippo: Bu araç e-posta kategorizasyonunu otomatikleştirir ve tercihlerinize göre önceliklendirme yapar.
- Mailstrom: Bu platform, benzer e-postaları bir araya getirerek gelen kutunuzu yönetir ve bunları toplu olarak arşivlemenize veya silmenize olanak tanır.
- Any.do: Bu araç, e-postaları yapılacaklar listenizdeki eyleme dönüştürülebilir görevlere dönüştürmek için Gmail ile entegre olur.
- Unroll.Me: Bu araç, e-postanızı istenmeyen haber bültenlerinden ve promosyon e-postalarından tek bir tıklama ile çıkarır.
- Hiver: Ekipler için ideal; Hiver, paylaşılan gelen kutuları, görev delegasyonu ve dahili iletişim özellikleri ile e-posta işbirliğini kolaylaştırır.
Alt satır
Bu Gmail düzenleme ipuçlarını uygulamak ve bu 14 ipucunu kullanarak Gmail gelen kutusunu nasıl yöneteceğinizi keşfetmek, taşan Gmail gelen kutunuzu iyi organize edilmiş bir sisteme dönüştürebilir.
Unutmayın, dağınık olmayan bir gelen kutusu yalnızca üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda stresi azaltır ve bir daha asla önemli bir e-postayı kaçırmamanızı sağlar. Gelen kutunuzun kontrolünü elinize alın ve zamanınızı geri kazanın!
Sıkça Sorulan Sorular
Gmail gelen kutusunu düzenlemek için:
- İstenmeyen e-posta ve haber bültenleri aboneliğinizi iptal edin.
- Eski, alakasız e-postaları bulmak ve silmek için arama işlevini kullanın.
- E-postaları kategorilere göre düzenlemek için klasörler veya etiketler oluşturun.
- Farklı e-posta türlerini ayırmak için [Birincil], [Sosyal] ve [Promosyonlar] gibi gelen kutusu kategorilerini etkinleştirin.
- Artık ihtiyaç duymadığınız e-postaları düzenli olarak arşivleyin veya silin.
Gmail'de e-postaları kategorilere ayırmak için:
- Ayarlar -- Gelen Kutusu -- Kategoriler bölümüne gidin ve istediğiniz sekmeleri etkinleştirin (Birincil, Sosyal, Promosyonlar, vb.).
- E-postalar otomatik olarak seçilen sekmelerde sıralanacaktır.
- Ayrıca özel etiketler oluşturabilir ve bunları e-postalara manuel olarak veya filtreler aracılığıyla uygulayabilirsiniz.
E-postaları doğrudan belirli Gmail klasörlerine otomatik olarak göndermek için filtreler oluşturun. Gmail arama çubuğundaki aşağı oka tıklayın, ölçütleri ayarlayın (örn. gönderen, konu) ve ardından [Filtre oluştur] öğesine tıklayın. Etiketi uygula] öğesini seçin ve bir etiket (klasör) seçin veya oluşturun. Bu, eşleşen e-postaları belirlenen klasöre yönlendirir.
Güncelleme : 18 Mart 2025
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.