Müşteri e-postalarını bir ekip olarak yönetmek dağınık hissettirmemelidir. Ancak Gmail kullanan birçok işletme için öyle. Mesajlar gözden kaçıyor. Önemli güncellemeler okunmadan kalıyor. Ve bu durum, e-postalar ortak bir alan yerine ayrı gelen kutularında yönetildiğinde ortaya çıkıyor.
İşte bu noktada Gmail paylaşılan gelen kutusu devreye girer. Ekip iletişimine yapı ve netlik kazandırır ve doğru kişilerin doğru e-postaları görmesini ve hızlı bir şekilde harekete geçmesini sağlar. Bu kılavuzda, Gmail paylaşılan gelen kutusunun ne olduğunu öğrenecek ve bir tane oluşturmak için farklı yöntemler hakkında bilgi edineceksiniz.
Bir Gmail paylaşılan gelen kutusu kurmadan önce ekip rollerini ve sorumluluklarını açıkça tanımlayın. Bu, karışıklığı önler, yanıtların zamanında verilmesini sağlar ve ekibiniz büyüdükçe hesap verebilirliğin korunmasına yardımcı olur.
Gmail paylaşılan gelen kutusu, birden fazla ekip üyesinin birlikte erişebileceği ve yönetebileceği bir posta kutusudur . Herkes aynı mesajları tek bir yerde görür. E-postaları iletmeye veya ekip arkadaşlarını CC yapmaya gerek yoktur.
Yetkilendirme, bir Google Grubu (Ortak Gelen Kutusu) veya ControlHippo gibi üçüncü taraf bir araç kullanarak bir Gmail ortak gelen kutusu oluşturabilirsiniz.
Birçok ekip dağıtım listesi ile paylaşılan posta kutusunu birbirine karıştırır, ancak yalnızca paylaşılan posta kutuları işbirliği ve takibe olanak tanır.
İş görüşmeleri için kişisel Gmail hesaplarını kullanmak yerine, Gmail paylaşılan posta kutusu ekibinize izin verir:
- Gelen mesajları aynı anda okuyun
- E-postaları doğru ekip üyelerine atayın
- Yanıtları ve takipleri izleyin
- Bağlam için dahili notlar tutun
İşletmeler destek, satış ve operasyonlar için paylaşılan gelen kutularını kullanır. Gmail varsayılan olarak geleneksel bir paylaşılan gelen kutusu sunmaz, ancak temsilci belirleme ve Google Gruplar gibi Çalışma Alanı özellikleri bunun için yapılandırılabilir.
Ekibiniz büyüyorsa veya yüksek hacimli e-postalarla ilgileniyorsa, temel paylaşılan gelen kutusu Gmail kurulumları yetersiz kalabilir. ControlHippo, birleşik bir paylaşılan posta kutusu deneyimi oluşturmak için doğrudan Gmail ile entegre olur. Onu diğerlerinden ayıran şey, içine yerleştirilmiş otomasyon katmanı ve akıllı araçlardır. İşte nasıl değer kattığı:
- Açık Sahiplik: E-postaları belirli ekip arkadaşlarına atayın, böylece herkes kimin neyle ilgilendiğini bilir.
- Dahili Notlar: E-postalara yalnızca ekibinizin görebileceği özel yorumlar bırakın.
- Akıllı Etiketleme ve Filtreler: Mesajları konulara, müşteriye veya aciliyete göre düzenleyin.
- Yapay zeka destekli Sohbet Özetleri: Uzun e-posta konularının hızlı bir özetini alın ve temsilcilerin sorunu daha hızlı anlamasına yardımcı olun.
- Önerilen Yanıtlar: Yerleşik bir yapay zeka asistanı ileotomatik e-posta yanıtları ayarlayın ve temsilcilerin daha doğru yanıt vermesine yardımcı olun.
- Bilgi Tabanlı Öneriler: Sık karşılaşılan sorunları daha hızlı çözmek için kütüphanenizden yararlı makaleler önerin.
- Müşteri Memnuniyet Puanı (CSAT): Müşteri memnuniyetini ölçmek ve hizmeti iyileştirmek için e-posta yoluyla geri bildirim toplayın.
- İş Akışı Otomasyonu: Mesaj içeriğine veya durumuna göre takipleri tetikleyin veya görevler atayın.
- CRM Entegrasyonu: Müşteri temsilcilerine tam müşteri bağlamı sağlamak için görüşmeleri CRM'nizle (entegrasyon yoluyla) senkronize edin.
İş iletişimini kişisel Gmail hesapları üzerinden yönetmek başlangıçta işe yarar. Ancak ekibiniz büyüdükçe işleri takip etmek zorlaşır. Gmail paylaşılan posta kutusu, herkesin birlikte çalışabileceği tek bir yer oluşturarak bu sorunu çözmeye yardımcı olur. İşte bu yüzden önemli:
1. Merkezi E-posta Yönetimi
Müşterilerden, satıcılardan veya iş ortaklarından gelen e-postalar tek bir yerde toplandığında, ekibiniz tam görünürlüğe sahip olur. Merkezi yönetim ile:
- Herkes aynı bilgiyi görür
- E-postaları düzenlemek ve aramak daha kolaydır
- Yanıtlar izlenebilir ve takip edilebilir
- Ekip üyeleri işbirliği yapabilir ve gerektiğinde yardım edebilir
2. Geliştirilmiş Ekip İşbirliği
Paylaşılan gelen kutusu, ekiplerin e-postalar üzerinde tek bir yerde birlikte çalışmasına yardımcı olur. Ekip üyeleri şunları yapabilir:
- E-postaları doğru kişiye atayın
- Bağlam için dahili notlar bırakın
- Güncellemeleri ve kararları aynı başlık altında paylaşın
3. Geliştirilmiş İç İletişim ve Tutarlılık
Tüm ekibiniz tek bir ortak alandan çalıştığında, tekrarlanan mesajlar gönderme riskini azaltırsınız. Tonunuzu, bilgilerinizi ve hizmetinizi tutarlı tutar. Örneğin;
- Satış ekipleri yanıt vermeden önce konunun tamamını görebilir.
- Destek ekipleri baştan başlamadan görüşmelere devam edebilir.
- Yöneticiler performansı ve takipleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir.
Ekibiniz iletişimi yönetmek için hala bireysel Gmail hesapları kullanıyorsa, muhtemelen birkaç yaygın sorunla karşılaşıyorsunuzdur:
1. Organizasyon Eksikliği
Önemli e-postalar kolayca kişisel konuların, haber bültenlerinin veya ilgisiz görevlerin altına gömülebilir. Ortak görünürlük olmadan bunu bilmek zordur:
- Acil olan nedir
- Zaten halledilmiş olanlar
- Hala dikkat edilmesi gerekenler
2. İletişimsizlik ve Çabaların Tekrarlanması
Paylaşılan bir sistem olmadan, ekip üyeleri aynı e-postaya iki kez yanıt verebilir veya hiç yanıt vermeyebilir. İzini kaybedersiniz:
- Kim sorumlu
- Ne söz verilmişti
- Ne gibi önlemler alındı
Gmail paylaşımlı posta kutusu ile ekibinize e-postaları yönetmek için tek ve koordineli bir alan sağlayarak tüm bu sorunları çözebilirsiniz.
Gmail, Yahoo ve Outlook'un çok önünde, kullanıcıların %75'inin kullandığı ABD pazarına hakimdir.
Mart 2024'te Google, Gemini AI'nin e-postalara öncelik vermek için Gmail gelen kutularını tarayacağını duyurdu.
Kullanıcılar kişisel e-postalarının yapay zeka modellerini eğitmek için kullanılabileceğinden korktukları için bu durum büyük endişelere yol açtı.
Kaynak Statista
Paylaşılan gelen kutusu adı verilen yerleşik bir özellik yoktur. Ancak yine de doğru araçları ve ayarları kullanarak bir tane oluşturabilirsiniz. Aşağıda işletmelerin Gmail'de paylaşılan gelen kutusu oluşturmasının dört yolu yer almaktadır. Her yöntemin kendi kullanım durumu, artıları ve zorlukları vardır.
En güçlü ve esnek seçenekle başlayalım.
1. ControlHippo Paylaşılan Gelen Kutusu'nu kullanın
ControlHippo, doğrudan Gmail hesabınıza bağlanan paylaşılan bir gelen kutusu platformudur. Birden fazla sekme değiştirmek veya e-postaları iletmek yerine, tüm iş iletişiminizi tek bir yerden yönetebilirsiniz.
Ekibiniz yapabilir:
- Gelen e-postaları paylaşılan bir çalışma alanında görüntüleyin
- Tekrarları önlemek için sahiplik atayın
- Bağlam için dahili notlar ekleyin
- Mesaj durumunu ve geçmişini takip edin
- Etiketleme, yönlendirme ve takip işlemlerini otomatikleştirin
ControlHippo'nun Yapay Zeka Destekli Paylaşılan Gelen Kutusu Çözümüne Genel Bakış
ControlHippo, Gmail gelen kutunuza zeka katar:
- Önerilen Yanıtlar: Akıllı istemler, ekibinizin daha hızlı ve daha doğru yanıt vermesine yardımcı olur.
- Konuşma Özetleri: Uzun e-posta konuları, hızlı bir şekilde anlaşılması için kısa özetlere sıkıştırılır.
- Etiketleme ve Akıllı Filtreler: Mesajları konuya, aciliyete veya müşteri segmentine göre otomatik olarak düzenleyin.
- Performans Takibi: Hizmet kalitesini artırmak için yanıt sürelerini ve çözüm oranlarını takip edin.
- CRM Senkronizasyonu: Her e-postayı CRM'inize bağlayın, böylece ekibiniz her zaman tam içeriğe sahip olur.
Gelişmiş İşlevsellik İçin Gmail ile Entegrasyon
ControlHippo, Gmail'in API'si aracılığıyla güvenli bir şekilde bağlanır ve izin verildikten sonra konuşmaları paylaşılan bir çalışma alanına aktarır. Bağlandıktan sonra:
- Gmail hesabınızdan gelen e-postalar paylaşılan bir kontrol panelinde görünür.
- Ekibiniz ControlHippo içinden yanıt verebilir, atayabilir ve yorum yapabilir.
- Orijinal Gmail gelen kutusu erişilebilir ve değişmeden kalır.
- ControlHippo, filtrelerinizi veya etiketlerinizi değiştirmeden mevcut Gmail kurulumunuzla birlikte çalışır.
ControlHippo Paylaşılan Gelen Kutusu için Adım Adım Kurulum
İşte nasıl başlayacağınız:
Adım 1: Kaydolun ve Gmail'e Bağlanın
ControlHippo hesabınızı oluşturarak başlayın. Girdikten sonra, tüm e-posta görüşmelerinizi tek bir paylaşılan alana getirmek için Gmail hesabınızı bağlayın.
Adım 2: Ekibinizi Kurun
Ekip üyelerinizi davet edin ve onlara paylaşılan gelen kutunuza erişim izni verin. Roller atayabilir ve konuşmaları kimlerin görüntüleyebileceğini, yanıtlayabileceğini ve düzenleyebileceğini yönetebilirsiniz.
Adım 3: Paylaşılan Gelen Kutusu Ayarlarını Yapılandırma
Ekibinizin e-postaları işleme şeklini özelleştirin. İletişimi düzene sokmak ve işbirliğini kolaylaştırmak için etiketler oluşturun, filtreler uygulayın ve dahili notları kullanın.
Adım 4: Gelişmiş Yönetim İçin Yapay Zeka Özelliklerinden Yararlanın
İş akışlarını hızlandırmak, yanıtlar önermek ve müşteri memnuniyetini izlemek için ControlHippo'nun yapay zeka özelliklerini kullanın. Bu araçlar, ekibinizin her görüşmede tutarlı ve verimli kalmasına yardımcı olur.
ControlHippo Paylaşılan Gelen Kutusunun Temel Özellikleri
ControlHippo, yapı, görünürlük ve otomasyonu tek bir yerde birleştirerek ekiplerin paylaşılan e-postaları işleme biçimini dönüştürür. Bu özellikler, işletmenizin konuşmaları bağlamı veya hesap verebilirliği kaybetmeden geniş ölçekte yönetmesine yardımcı olur.
- Birleşik Gelen Kutusu Görünümü: Paylaşılan adreslerden gelen tüm e-postalar ekibiniz tarafından merkezi bir kontrol panelinde görülebilir.
- Role Dayalı E-posta Ataması: Uzmanlık veya müsaitlik durumuna göre ekip üyelerine e-posta atayın.
- Dahili İşbirliği Araçları: Diğer ekip üyeleri için e-posta dizileri içinde özel notlar bırakın.
- Otomatik Etiketleme ve Filtreler: E-postaları sorun türüne, aciliyet durumuna veya departmana göre otomatik olarak etiketlemek ve kategorilere ayırmak için kurallar oluşturun.
- Görüşmeler İçin Durum Takibi: Her mesajın nerede durduğunu takip edin: açık, beklemede veya çözüldü.
ControlHippo Paylaşılan Gelen Kutusu Ne Zaman Kullanılır?
ControlHippo, yüksek hacimli dış iletişimi yönetmek için paylaşılan gelen kutularına güvenen ekiplere uyar. Özellikle işletmenizde kullanışlıdır:
- Sorguları support@, help@ veya billing@ gibi merkezi bir adres üzerinden alır
- Vardiyalar veya departmanlar arasında e-postaların sahipliğini takip etmesi gerekir
- Birden fazla kişinin aynı konuya yanıt vermesinden kaynaklanan hataları azaltmak istiyor
- Yanıt ve çözüm süreleri de dahil olmak üzere temsilciler arasında performans takibine ihtiyaç duyar
- Etiketleme, atama veya geri bildirim isteme gibi tekrar eden eylemleri otomatikleştirmek istiyor.
ControlHippo ile Gmail'i yapılandırılmış, ekibe hazır bir destek sistemine dönüştürün.
Paylaşılan Gelen Kutusu Deneyiminizi Yükseltin!
ControlHippo ile Gmail'i yapılandırılmış, ekibe hazır bir destek sistemine dönüştürün.
2. Paylaşılan Oturum Açma Kimlik Bilgileri
Bu, ekiplerin bir Gmail gelen kutusuna erişimi paylaşmaya çalışmasının en temel yoludur. Bir e-posta adresi oluşturulur ve oturum açma kimlik bilgileri birden fazla ekip üyesi arasında paylaşılır. Herkes aynı parolayı kullanarak aynı Gmail hesabında oturum açar. E-postaları tek bir kullanıcıymış gibi okur ve yanıtlarlar.
Bu yöntem basit gibi görünse de, genellikle çözdüğünden daha fazla sorun yaratır. Şimdi paylaşılan oturum açma kimlik bilgilerinin bazı artılarına ve eksilerine bir göz atacağız:
Artıları
- Kurulumu hızlıdır ve herhangi bir teknik yapılandırma veya üçüncü taraf araç gerektirmez.
- Herhangi bir standart Gmail veya Google Workspace hesabıyla kullanmak ücretsizdir.
- Bu yöntem, minimum e-posta trafiğine ve gayri resmi süreçlere sahip çok küçük ekipler için yararlı olabilir.
Eksiler
- E-postaları belirli ekip arkadaşlarına atamanın bir yolu yoktur, bu da genellikle karışıklığa yol açar.
- Kimin hangi e-postaya yanıt verdiğini veya hangi işlemlerin yapıldığını takip etmek zordur.
- Gmail, hangi kullanıcının hangi eylemi gerçekleştirdiğini göstermek için etkinlik günlükleri sağlamaz, bu nedenle hesap verebilirlik kaybolur.
Zorluklar: Güvenlik Riskleri ve Hesap Verebilirlik Sorunları
- Paylaşılan oturum açma bilgileri, veri güvenliği ve ekip gözetimi açısından ciddi riskler oluşturur.
- Hesap ele geçirilirse, tüm gelen kutusu verileri yetkisiz kullanıcılar tarafından erişilebilir hale gelir.
- Belirli e-postaları kimin gönderdiğini veya sildiğini doğrulamanın bir yolu yoktur, bu da denetim izlerini imkansız hale getirir.
Paylaşılan Oturum Açma Kimlik Bilgileri Ne Zaman Kullanılır?
- Bu yöntem yalnızca resmi süreçler olmadan hızlı erişime ihtiyaç duyan bir veya iki kişilik ekipler için uygundur.
- Dahili işbirliğinin asgari düzeyde olduğu ve herkes için tam erişimin kabul edilebilir olduğu durumlarda işe yarayabilir.
- Ekibiniz izlenebilirlik gerektiren hassas veya düzenlemeye tabi verileri işliyorsa uygun değildir.
- Çoğu ekip için, özellikle de büyümeyi planlayanlar için, bu yaklaşım uzun vadede sürdürülebilir değildir.
3. Yetkilendirilmiş Gmail Hesapları
Gmail, şifrenizi vermeden başkalarına gelen kutunuza erişim yetkisi vermenize olanak tanır. Bu özellik Google Workspace hesaplarında kullanılabilir.
Erişim yetkisi verdiğinizde:
- Diğer kullanıcılar sizin adınıza e-postaları okuyabilir ve yanıtlayabilir
- Giriş yapmak için şifrenize ihtiyaçları yok
- Eylemleri günlüğe kaydedilir ve adları "Kimden" alanında görünür
- Kimin erişebileceği üzerinde tam kontrol sahibi olursunuz ve istediğiniz zaman bunları kaldırabilirsiniz.
Hakkında daha fazla bilgi edinin Gmail temsilci kurulumu Google Workspace Yardım Merkezi'nde.
Gmail Delegasyonu için Adım Adım Kurulum
Yetkilendirilmiş Gmail hesaplarını nasıl ayarlayabileceğinizi görelim:
Adım 1: Birincil Gmail Hesabında Oturum Açın
Başkalarına erişim izni verecek hesabı kullanın.
Adım 2: Hesap Erişim Ayarlarına gidin
- Gmail'de dişli simgesine tıklayın
- Ayarlar > Hesaplar ve İçe Aktar'a gidin
- Hesabınıza erişim izni vermek için kaydırın
Adım 3: Delegeleri Ekleyin ve Davetiyeleri Gönderin
- Başka bir hesap ekle'ye tıklayın
- Yetki vermek istediğiniz kişinin e-posta adresini girin
- Gmail onlara bir erişim isteği gönderir
- Kabul edildikten sonra gelen kutunuzu yönetebilecekler
Delege Olarak E-postalar Nasıl Yönetilir?
- Temsilci, gelen kutusunu kendi Gmail hesabından açabilir.
- E-postaları okuyabilir, yanıtlayabilir ve arşivleyebilirler.
- Yanıtları gösterilecektir: "[Birincil kullanıcı] adına [temsilci] tarafından gönderildi"
- Hesap ayarlarını değiştiremez veya sohbete erişemezler
Yetkilendirilmiş Gmail Hesapları için İzinler
Temsilci atanmış Gmail hesaplarına yönelik izinler hakkında bilmeniz gerekenler:
Maksimum yetki limitleri
- Gmail, bir kullanıcının standart Gmail hesapları için en fazla 10 kişiye erişim yetkisi vermesine olanak tanır.
- Google Workspace hesapları için bu sınır gelen kutusu başına 25 temsilciye çıkar.
- Delegeler e-postaları okuyabilir, yanıtlayabilir ve silebilir, ancak sohbet veya hesap ayarlarına erişemez.
Temsilci erişimi nasıl kaldırılır?
- Gmail Ayarları > Hesaplar ve İçe Aktar > Hesabınıza erişim izni verin bölümüne gidin.
- Erişimi iptal etmek için temsilcinin e-postasının yanındaki sil seçeneğine tıklayın.
- Temsilci erişimini derhal kaybedecektir.
Ne Zaman Kullanılmalı?
Yetkilendirilmiş Gmail hesapları şu durumlarda en iyisidir:
- Bir veya iki kişi paylaşılan bir hesap adına e-posta yönetir.
- Oturum açma kimlik bilgilerini gizli tutmanız gerekir.
- Ekibiniz orta düzeyde e-posta hacmiyle ilgileniyor.
4. Google Gruplar Ortak Gelen Kutusu
Google Grupları ortak gelen kutusu, ekibinizin support@ veya info@ gibi grup e-postalarını ortak bir alandan yönetmesini sağlar. Normal Gmail hesaplarının aksine, bu ortak çalışma özellikleri kurulumu size Google Gruplar içinden e-postaları atamak, izlemek ve tamamlandı olarak işaretlemek için araçlar sunar.
Ekiplerin üçüncü taraf bir araç kullanmadan işbirliği yapmasına yardımcı olan yerleşik bir Google Workspace özelliğidir.
Google Workspace Yardım Merkezi'nde Ortak Gelen Kutuları hakkında daha fazla bilgi edinin.
Adım Adım Kurulum Google Grupları Ortak Gelen Kutusu
Google Grupları ortak gelen kutusu oluşturma adımları aşağıda belirtilmiştir:\
Adım 1: Bir Google Grubu Oluşturun
- Google Gruplarına Git
- Grup Oluştur'a tıklayın
- Grubunuza isim verin
- Bir e-posta adresi atayın
Adım 2: Temel Grup Ayarlarını Yapılandırma
- Grup türü olarak "Collaborative Inbox "ı seçin.
- Kimlerin mesaj gönderebileceğine, atayabileceğine ve yanıtlayabileceğine karar verin.
- Görüşme izleme özelliklerini etkinleştirin.
Adım 3: Gizlilik Ayarlarını Seçin
- Grubun etki alanınız içinde herkese açık olup olmadığına karar verin.
- Konuşmaları kimlerin görüntüleyebileceğini, gönderebileceğini ve yönetebileceğini kontrol edin.
Adım 4: Üyeleri Ekleyin ve Ortak Gelen Kutusu Özelliklerini Etkinleştirin
- Gelen kutusuna erişmesi gereken ekip üyelerini ekleyin.
- Onlara roller verin (Üye, Yönetici, Sahip).
- Atama, etiketleme ve çözümleme araçlarını etkinleştirmek için Collaborative Inbox özelliğini etkinleştirin.
Ortak Gelen Kutuları için İzinler
Grup üyeleri için farklı izinler ayarlayabilirsiniz:
- Konuşmaları görüntüle
- Görüşmeleri atayın
- Tamamlandı veya kopya olarak işaretle
- Grup adına cevap verin
Grup İçindeki Rol ve Sorumlulukların Yönetilmesi
Net roller atayın:
- Sahip: Ayarlar ve erişim üzerinde tam kontrol
- Yönetici: Yönetebilir, atayabilir ve yanıtlayabilir
- Üye: Mesajları görüntüleyebilir ve yanıtlayabilir
Ne Zaman Kullanılmalı?
Google Gruplar Ortak Gelen Kutusu şu durumlarda iyi bir seçenektir:
- Google Workspace'i zaten kullanıyorsunuz.
- Üçüncü taraf araçlar olmadan paylaşılan bir gelen kutusu istiyorsunuz.
- Net rollere ve görev takibine ihtiyacınız var.
- Ekibinizin gelişmiş otomasyona veya dahili notlara ihtiyacı yok.
Yetkilendirilmiş Gmail Hesabı vs Google Ortak Gelen Kutusu: Hangisini Seçmelisiniz?
Aşağıda, işletmelerin kendileri için neyin uygun olduğuna karar vermelerine yardımcı olmak için yetkilendirilmiş bir Gmail hesabı ile Google ortak gelen kutusu arasında net bir ayrım yaptım:
| Özellik | Yetkilendirilmiş E-posta Hesabı | Google Collaborative Gelen Kutusu |
|---|---|---|
| Kurulum Karmaşıklığı | Basit | Orta düzeyde |
| İdeal Ekip Büyüklüğü | 1-2 kullanıcı | 3+ kullanıcı |
| Erişim Yöntemi | Kişisel Gmail arayüzü üzerinden erişim | Google Groups arayüzü üzerinden erişim |
| E-posta Ataması | Mevcut değil | Mevcut |
| Etkinlik Takibi | Çok sınırlı | Temel |
| Güvenlik ve Erişim Kontrolü | Paylaşılan oturum açma bilgilerinden daha güvenli, ancak kullanıcı düzeyinde izinler yok | Daha net kontrollerle rol tabanlı erişim |
| E-posta Görünürlüğü | Delegelerle paylaşılan tam gelen kutusu | Üyeler gruba gönderilen tüm e-postaları görür |
| Denetim İzi | Mevcut değil | Sınırlı: bazı kullanıcı eylemlerini gösterir, ancak tam denetim yeteneklerini göstermez |
| Dahili İşbirliği Araçları | Hiçbiri | Temel |
Yetkilendirilmiş Gmail Hesaplarının Artıları ve Eksileri
Yetkilendirilmiş Gmail hesaplarının artılarına ve eksilerine bir göz atalım:
Artıları
- Gmail'in ayarları aracılığıyla kurulumu kolaydır.
- Üçüncü taraf uygulamalara gerek yok.
- Tek kullanıcılar veya bir kişinin gelen kutusunu yöneten asistanlar için idealdir.
Eksiler
- Ekip üyelerine e-posta atanamıyor.
- İşbirliği veya dahili yorumlama araçları yok.
- Bir e-posta üzerinde kimin işlem yaptığına dair görünürlük yok.
Google Ortak Gelen Kutularının Artıları ve Eksileri
İşte Google Collaborative Inboxes'ın birkaç artıları ve eksileri:
Artıları
- E-postaların atanmasını, kategorize edilmesini ve izlenmesini destekler.
- Rol tabanlı erişim, güvenliği ve hesap verebilirliği artırır.
- Destek, İK veya BT gibi grup iş akışları için tasarlanmıştır.
Eksiler
- Kurulum ve yapılandırma için daha fazla adım gerektirir.
- Arayüz normal Gmail'den ayrıdır ve alışmak biraz zaman alabilir.
- Özel paylaşılan gelen kutusu araçlarında bulunan gelişmiş raporlama veya otomasyondan yoksundur.
Ekibinizin İhtiyaçlarına Göre Hangisini Seçmelisiniz?
- Tek başına bir kullanıcıysanız veya e-posta hacmi sınırlı olan ve ekip atamalarına veya görünürlüğe ihtiyaç duymayan küçük bir ekipteyseniz Temsilci Gmail Hesaplarını seçin. Tek bir gelen kutusunu yöneten yönetici asistanları veya küçük destek ekipleri için kullanışlıdır.
- Ekibinizin yapılandırılmış iş akışlarına, birden fazla kullanıcıya, rol tabanlı erişime ve temel atama özelliklerine ihtiyacı varsa Google Collaborative Inbox'ı seçin. Geniş ölçekte paylaşılan iletişimi yöneten çapraz işlevli ekipler için daha uygundur.
Daha derin işbirliği, raporlama veya otomasyona ihtiyaç duyan büyüyen ekipler için ControlHippo gibi araçlar, Gmail ile kolayca entegre olan, amaca yönelik oluşturulmuş bir paylaşılan gelen kutusu çözümü sunar.
Gmail ortak gelen kutusu oluşturmak yalnızca ilk adımdır. Ekibinizi düzenli, duyarlı ve uyumlu tutmak için doğru alışkanlıklara ve sistemlere sahip olmanız gerekir. İşte paylaşılan gelen kutunuz yayına girdikten sonra takip etmeniz gereken kanıtlanmış en iyi uygulamalar:
1. Açık Atama ve Eskalasyon Protokolleri Oluşturun
Herkes hangi e-postaların kime ait olduğunu ve bir şeyin yükseltilmesi gerektiğinde ne yapılacağını bilmelidir.
Nasıl yapılır?
- Gelen her mesajı gelir gelmez bir ekip üyesine atayın.
- Ne zaman ve nasıl tırmandırılacağına dair kurallar belirleyin.
- Aynı e-postaya iki kişinin yanıt vermesini önleyin. Açıkça sahiplik atayın.
2. Gelen Kutunuzu Etiketler ve Filtreler ile Düzenleyin
Paylaşılan bir gelen kutusunda bile dağınıklık hızla artar. En iyi e-posta yönetimi uygulamalarını takip etmek, ekibinizin dağınıklığı azaltmasına ve yanıt süresini iyileştirmesine yardımcı olur. Düzen oluşturmak için Gmail'in yerleşik araçlarını kullanın.
İpuçları:
- "Acil", "Faturalandırma", "Takip" veya "Yeni Potansiyel Müşteri" gibi etiketler uygulayın.
- E-postaları gönderene, konuya veya anahtar kelimelere göre otomatik olarak etiketlemek için filtreleri kullanın.
- Gelen kutusunu temiz tutmak için çözülen görüşmeleri arşivleyin.
Paylaşılan gelen kutunuzu temiz tutmak için Gmail etiketlerinden ve filtrelerinden en iyi şekilde nasıl yararlan acağınızı öğrenin.
3. Tutarlı İletişim Standartları Belirleyin
Müşterileriniz, kim yanıt verirse versin her zaman yardımcı ve profesyonel bir yanıt almalıdır.
En iyi uygulamalar:
- Genel yanıtlar için e-posta şablonları kullanın
- Ton, dil ve biçimlendirme konusunda uyum sağlayın
- Bir iş parçacığını başkasına aktarırken dahili notlar ekleyin
Yanıtlarınızın net, profesyonel ve tutarlı olmasını sağlamak için etkili e-posta iletişimine yönelik bu ipuçlarını kullanın.
Gmail gelen kutusu erişimini paylaşmak için temel yollar sunsa da, büyüyen ekiplerin çoğu daha fazla yapı, görünürlük ve otomasyona ihtiyaç duyar. İşte bu noktada paylaşımlı gelen kutusu araçları devreye giriyor.
Aşağıda işletmelerin e-postaları daha verimli yönetmek için kullandığı bazı popüler seçenekler yer almaktadır. Her araç Gmail ile entegre olur ve ekip büyüklüğüne ve iş akışına göre farklı özellikler sunar.
1. ControlHippo
ControlHippo, Gmail gelen kutunuzu akıllı, paylaşılan bir çalışma alanına dönüştürür. Tek bir platformda otomasyon, konuşma takibi, dahili notlar ve performans içgörüleri ekler.
Temel Güçlü Yönler
- Ekip işbirliği için temiz, birleşik gelen kutusu.
- Akıllı e-posta yönlendirme ve sahiplik.
- Özetler ve yanıt önerileri gibi yapay zeka destekli araçlar.
- Müşteri memnuniyetini ölçmek için CSAT takibi.
- Gmail ve CRM entegrasyonu ile kolay kurulum.
Şunun için en iyisi: Yerleşik zeka ile e-posta iş akışları üzerinde tam kontrol sahibi olmak isteyen ekipler.
2. İzciye Yardım Et
Help Scout, paylaşılan gelen kutunuzu bir müşteri destek merkezine dönüştürür. E-posta, canlı sohbet ve yardım makalelerini tek bir platformda birleştirir.
Temel Güçlü Yönler
- Basit, e-posta benzeri arayüz
- Yerleşik bilgi tabanı
- Otomasyon kuralları ve iş akışları
- Raporlama ve analiz
Şunun için en iyisi: Self servis seçenekleri de sunmak isteyen müşteri destek ekipleri.
3. Tutmak
Keeping doğrudan Gmail içinde çalışır ve mevcut gelen kutunuza yardım masası özellikleri ekler. Küçük ekiplerin araç değiştirmeden veya yeni yazılım öğrenmeden destek e-postalarını yönetmelerine yardımcı olur.
Temel Güçlü Yönler
- Gmail'den ayrılmanıza gerek yok
- E-postaları bilet olarak atayın ve takip edin
- Paylaşılan şablonlar ve hazır yanıtlar
- Basit raporlama
En iyi kullanım alanı: Mevcut Gmail iş akışlarında minimum değişiklik isteyen küçük ekipler.
4. HiverHQ
Hiver, ekiplerin destek, satış ve finans e-postalarını yönetmelerine yardımcı olmak için Gmail'in üzerine inşa edilmiştir. Gmail gibi görünüyor ve hissettiriyor ancak işbirliği araçları ekliyor.
Temel Güçlü Yönler:
- Gmail'deki ödevleri ve notları e-postayla gönderme
- SLA takibi ve analitiği
- Mükerrer yanıtları önlemek için çarpışma uyarıları
- Slack ve Asana gibi araçlarla entegrasyon
Şunun için en iyisi: Gmail arayüzünde kalmak isteyen Google Workspace kullanıcıları.
5. Mektup
Missive e-posta, ekip sohbeti ve görev işbirliğini tek bir platformda birleştirir. Entegrasyonlar aracılığıyla çok kanallı bir kurulumu destekler ve işlevler arası ekipler için iyi çalışır.
Temel Güçlü Yönler
- E-posta dizileri içinde ekip sohbeti.
- Paylaşılan etiketler, hazır yanıtlar ve ortak taslak hazırlama.
- E-posta, SMS ve bazı sosyal platformlarla entegrasyon.
- Birden fazla hesabı ve kullanım durumunu yönetmek için esnek arayüz.
En iyi kullanım alanı: E-postaları yönetmek ve departmanlar arasında gerçek zamanlı işbirliği yapmak için birleşik bir yer isteyen ekipler.
Gelen Kutunuzu Temizlemeye Hazır mısınız?
ControlHippo ile Gmail paylaşılan gelen kutunuzu yönetin. Düzenli kalın, görünürlüğü artırın ve daha iyi çalışın!
Ekip e-postalarını yönetmek dağınık hissettirmemelidir. İster paylaşılan oturum açma bilgilerini, ister yetkilendirilmiş erişimi veya Google Gruplarını kullanıyor olun, her yöntemin kendi sınırları vardır. Ekibiniz büyüdükçe yapı, hesap verebilirlik ve daha akıllı iş akışlarına olan ihtiyaç da artar.
ControlHippo, Gmail paylaşılan gelen kutusu deneyimini bir üst seviyeye taşıyor. Ekibinize yardımcı olur:
- Net sahiplik ve görevlendirmelerle düzenli kalın
- Akıllı yanıtları ve konuşma özetlerini kullanarak zaman kazanın
- Dahili notlar ve etiketlerle daha iyi iletişim kurun
Ve her şeyi mevcut Gmail ortamınızdan ayrılmadan yapabilirsiniz.
Gmail delegasyonu, Google Groups Collaborative Inbox kullanarak bir tane oluşturabilir veya daha iyi kontrol için ControlHippo gibi bir araç kullanabilirsiniz.
Evet, ancak Gmail tek başına atama, işbirliği ve izleme özelliklerinden yoksundur. Tam işlevsellik için temsilci atama, Gruplar veya paylaşılan gelen kutusu araçlarını kullanın.
Delegasyon başkalarına gelen kutusu erişimi sağlarken, paylaşılan gelen kutuları ekip atamalarını, görünürlüğü ve izleme özellikleriyle birlikte işbirliğini destekler.
Teknik olarak evet, paylaşımlı oturum açma kullanabilirsiniz, ancak bu güvenli değildir ve önerilmez. Bunun yerine temsilci veya paylaşılan gelen kutusu araçlarını kullanabilirsiniz.
Ortak Gelen Kutuları Google Grup rollerini kullanır: Sahip, Yönetici ve Üye. İzinler arasında konuşmaları atama, durumu işaretleme ve içeriği denetleme yer alır.
Standart Gmail, hesap başına 10 temsilciye izin verir. Google Workspace hesapları, her bir birincil Gmail gelen kutusu için en fazla 25 temsilciye izin verir.
Güncellendi : Ağustos 5, 2025
Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.