13 советов по эффективному общению по электронной почте

Старший сценарист: Яш Махешвари

Время чтения: 8 Минуты

Опубликовано 19 июля 2024 года

Электронная почта - один из самых распространенных способов эффективного общения профессионалов. BОжидается, что к 2027 году электронной почтой будут пользоваться 4,8 миллиарда человек во всем мире! Однако не все электронные письма продуктивны. Некоторые из них слишком расплывчаты, другие слишком длинны, а третьи и вовсе игнорируются.

Подумайте, сколько раз вы получали электронное письмо, которое заставляло вас задуматься, чего же хотел отправитель? Плохое общение по электронной почте может замедлить бизнес, вызвать недопонимание и даже заставить вас выглядеть непрофессионально.

В этом руководстве мы рассмотрим эффективные советы по общению по электронной почте, которые помогут вам писать четкие, профессиональные и увлекательные письма. 

Эффективные советы по работе с электронной почтой для увлекательных и живых бесед

Электронные письма не должны быть скучными или механическими. Напротив, лучшие из них звучат по-настоящему, читаются и побуждают к ответу. Вот как повысить эффективность общения по электронной почте и сделать каждое письмо значимым. 

1. Четко определите цель и задачу

Прежде чем написать письмо, остановитесь на мгновение и подумайте, зачем вы его пишете и чего хотите добиться с его помощью. Многие письма не читают, потому что они двусмысленны и неясны, а значит, читатель не знает, что с ними делать.

Невнятное письмо может затянуть процесс или заставить получателя задавать дополнительные вопросы, а это - потеря времени. 

Например, неясное письмо будет выглядеть следующим образом: 

"Эй, не могли бы вы взглянуть на это, когда у вас будет время?"

В этом случае получатель не знает, что это значит, что он должен с этим делать и когда он должен это сделать.

Скорее, хорошо структурированное письмо будет выглядеть так:

 "Привет, Сара, не могли бы вы просмотреть прилагаемый отчет о продажах и, пожалуйста, дать мне свои отзывы к четвергу? В случае возникновения вопросов, пожалуйста, дайте мне знать". 

Это письмо очень конкретное. В нем указаны необходимые действия и определены сроки ответа получателя. Наличие четко определенной цели не только делает общение эффективным, но и повышает шансы на то, что человек ответит вовремя. 

2. Используйте четкую и лаконичную строку темы

Ваша тема письма - это первое, что видит получатель, и, следовательно, определяет, будет ли ваше письмо открыто или проигнорировано. Расплывчатая или вводящая в заблуждение тема может привести к тому, что ваше письмо затеряется в папке входящих сообщений, в то время как конкретная и релевантная тема покажет, насколько важно это письмо.

Например, темы сообщений "Важно" или "Последующие действия" являются слишком общими и содержат слишком мало контекста.

Примеры слабых тематических строк:

• "Быстрый вопрос" (О чем?)
• "Встреча" (Что за встреча?)

Вместо этого выберите что-то понятное и информативное:

 Сильные сюжетные линии:

• "Обновление проекта: крайний срок перенесен на 15 марта"

• "Запрос на отзывы: Новое маркетинговое предложение"

• "Запрос на встречу: Обсуждение стратегии продаж во втором квартале"

Хорошо написанные темы используют активный залог и кратко излагают содержание письма в 6-10 словах, а также помогают получателю определить приоритеты. Используйте такие слова, как "Срочно" или "Требуется действие" чтобы подчеркнуть те письма, которые требуют немедленного внимания, но очень осторожно, поскольку чрезмерное использование этих слов размывает их смысл.

3. Следите за тоном и стилем 

Электронные письма - это не беседа лицом к лицу. В них нет голосового тона или языка тела, чтобы передать намерения, что увеличивает вероятность недопонимания. То, что кажется вам простой фразой или мгновенным сообщением, может показаться другому неуважительным или слишком требовательным. 

Например, сказать: "Пришлите мне отчет сейчас" кажется резким и недружелюбным.

Напротив, гораздо вежливее и профессиональнее использовать: "Пожалуйста, пришлите мне отчет к 15:00, или дайте мне знать, если вам нужно больше времени".

 Если в электронное письмо добавить вежливости и тепла, то больше шансов, что оно окажется эффективным и на него последует сердечный ответ. 

Фразы типа "Я ценю ваше время". "Дайте мне знать, если вам понадобится помощь" или "Я с нетерпением жду вашего звонка" помогают сохранить сердечность и профессионализм.

4. Будьте краткими и точными

Деловые люди получают сотни писем за день, поэтому длинное письмо может показаться им непосильным. Если ваше сообщение будет перегружено ненужными деталями, получатели могут пропустить его мимо ушей или вовсе проигнорировать. Исследования показывают, что наиболее эффективными являются письма объемом от 50 до 125 слов, на которые откликаются более 50 %..

Это письмо длинное и загроможденное:

"Привет! Надеюсь, у вас все хорошо. Я просто хочу узнать, удалось ли вам просмотреть предложение, которое я отправил на прошлой неделе. Если сможете, я бы с удовольствием получил от вас комментарии, когда бы вы ни занялись этим. Дайте мне знать, когда у вас появится минутка!" 

Более эффективным вариантом будет:
"Привет, Алекс, вы уже успели ознакомиться с предложением? Мне бы хотелось получить ваш отзыв".

В этом сокращенном варианте вы не пожалеете времени получателя и сохраните ясность изложения. Чтобы сделать ваши письма более читабельными:

• Придерживайтесь одной ключевой темы в каждом письме.
• Используйте короткие абзацы (не более 2-3 предложений)
• Избегайте чрезмерных объяснений

Если требуется больше подробностей, приложите документ, а не пишите слишком длинное письмо.

5. Используйте четкое и эффективное форматирование

Даже самые грамотно составленные электронные письма могут стать трудночитаемыми, если они плохо структурированы. Огромные абзацы могут отвлекать читателя от поиска большей части информации, которую необходимо принять к сведению.

Вместо этого сделайте свои письма сканируемыми, используя:

• Короткие абзацы (2-3 предложения на абзац)
• Пункты для выделения ключевой информации
•  Выделите жирным шрифтом или курсивом

Например, сравните эти две версии одного и того же сообщения:

До (трудночитаемый):
"В четверг в 10 утра в конференц-зале B у нас будет командное собрание. Пожалуйста, принесите обновленные данные по проекту, а также мы обсудим предстоящие дедлайны. Также не забудьте сдать отчеты до среды".

После (чисто и организованно):
Детали командной встречи

• Дата: Четверг
• Время: 10 УТРА
• Место проведения: Конференц-зал B
• Повестка дня: Обновление проекта и предстоящие сроки
• Напоминание: Отчеты должны быть готовы к среде.

Вторую версию читать гораздо легче, не говоря уже о том, что благодаря форматированию ключевые детали будут выделяться. Правильное форматирование письма улучшает чтение и восприятие. 

6. Персонализируйте свои письма

Общее сообщение создает ощущение роботизированности и отсутствия тепла. Получатель будет чувствовать себя еще одним именем в списке. Напротив, персонализированный штрих демонстрирует старание и побудит получателя ответить на письмо. 

Например, возьмем это письмо:

"Уважаемый клиент, мы хотели бы сообщить вам о нашем последнем обновлении". 

Звучит холодно и отдаленно, не так ли? 

Тогда как что-то вроде, "Привет, Джеймс, надеюсь, ты в порядке! Я хотел сообщить вам о некоторых интересных обновлениях, которые, как мне кажется, будут полезны вашей команде." заставляет человека почувствовать свою значимость, поскольку обращено лично к нему.

Простая персонализация может включать в себя: 

• Приветствуйте получателя по имени: "Привет, Сара," в противоположность "Уважаемый сэр или мадам";
• Упоминание о прошлых обсуждениях: "В продолжение нашей последней встречи...";
• Ориентируйтесь на распространенные предпочтения: "Поскольку вы занимаетесь маркетингом, думаю, вам понравится этот новый отчет".

Эти мелочи могут повысить количество откликов и построить гораздо более прочные профессиональные отношения с клиентами. 

7. Вычитка грамматики и орфографии

Орфографические и грамматические ошибки могут подорвать доверие к вам и заставить вас выглядеть непрофессионально. Например, использование "ваш" вместо "вы" может полностью изменить смысл вашего сообщения.

К распространенным ошибкам относятся:
"В вашем отчете допущена ошибка".

Вместо этого должно быть:
"В вашем отчете допущена ошибка".

Чтобы избежать досадных ошибок:

• Используйте инструменты для проверки орфографии, например Grammarly или встроенную в вашу почтовую программу проверку орфографии.  
• Один из хороших методов - прочитать письмо вслух, чтобы уловить неприятно звучащие фразы.
• Дважды проверьте имена, даты и вложения.

Лишняя минута корректуры может предотвратить недопонимание и придать вашему письму профессиональный оттенок. 

8. Используйте профессиональную подпись электронной почты

Подпись электронной почты, как цифровая визитная карточка, содержит важные данные о том, кто вы и как с вами связаться. Кроме того, она создает простой и аккуратный формат. Привлекательная подпись улучшает имидж электронной почты и формального общения и позволяет легко найти отправителя.

Сильная подпись электронной почты включает в себя:

• Ваше полное имя
• Ваша должность и название компании
•  Ваша электронная почта и номер телефона
• Веб-сайт компании или социальные ссылки (если применимо)

 Пример хорошей подписи электронной почты:

Барха Сет

 Менеджер по маркетингу | XYZ Company

[email protected] | (122) 345-6579

www.xyzcompany.com

Это позволяет разместить все необходимые контактные данные в аккуратной, профессионально выглядящей подписи. Если кому-то понадобится быстро позвонить, он легко найдет ваш номер в подписи. Не загромождайте подпись лишними ссылками, изображениями или цитатами - всем тем, что придает электронной почте дешевый вид. 

9. Четкий призыв к действию 

Каждое письмо должно подталкивать получателя к определенному действию. Если вы не скажете им, чего вы ждете, они могут проигнорировать ваше письмо или намеренно отложить ответ.

Например, слабый призыв к действию выглядит примерно так:

"Дайте мне знать, что вы думаете. "

Она расплывчата, не указывает, что именно должен сделать получатель, и дает легкое оправдание для игнорирования письма. Вместо этого используйте четкую и действенную просьбу:
"Пожалуйста, подтвердите до пятницы, сможете ли вы присутствовать на встрече".

Другие примеры сильных призывов к действию включают:

• "Вы можете прислать мне обновленный отчет завтра к 14:00?"
• "Нажмите на ссылку ниже, чтобы зарегистрироваться на вебинар".
• "Ответьте до среды и сообщите о готовности к звонку".

Конкретность исключает путаницу и позволяет получателю быстро ответить.

10. Помните о получателях и конфиденциальности 

Прежде чем нажать кнопку "Отправить", убедитесь, что письмо действительно отправляется нужному человеку, и подумайте, сможет ли он правильно обработать содержащуюся в нем конфиденциальную информацию. Отправка конфиденциальной информации не тому человеку может представлять серьезную угрозу безопасности. 

• Проверьте список получателей: Убедитесь, что адресат действительно является адресатом; ошибка даже в одной букве в адресе электронной почты может отправить конфиденциальную информацию какому-то случайному человеку.
• Правильно используйте CC и BCC: CC (Carbon Copy) - это когда вы хотите, чтобы получатели знали, кто еще получил письмо, и видели адреса друг друга. BCC (Blind Carbon Copy) - это когда вы отправляете письмо целой группе и хотите, чтобы их адреса не были известны друг другу.

 Если какая-либо информация является конфиденциальной, не лишним будет добавить отказ от ответственности: 

"Это письмо является конфиденциальным и предназначено только для адресата. Если вы получили его по ошибке, пожалуйста, немедленно удалите его".

Небольшая осторожность предотвратит дорогостоящие ошибки и защитит конфиденциальные данные.

11. Используйте правильный инструмент для работы с электронной почтой

Использование правильных инструментов для работы с электронной почтой может повысить продуктивность, обеспечить контроль и отслеживание, а также автоматизировать задачи. К числу отличных инструментов электронной почты относятся такие распространенные программы, как Gmail, Outlook, а также программы автоматизации электронной почты с различными функциями, которые упрощают коммуникационные функции, обычно выполняемые другими инструментами.

Некоторые из этих инструментов и функций электронной почты, которые могут оказаться полезными, включают:

• Отслеживание электронной почты: Узнайте, когда кто-то открывает ваше письмо (инструменты: HubSpot, Mailtrack).
• Планирование электронной почты: Планируйте рассылку писем через определенные промежутки времени (инструменты: Boomerang, Outlook Delay Delivery).
• Автоматические ответы: Заранее подготовленные ответы могут сэкономить массу времени (инструменты: Gmail Autoreply, Drift).
• Общий почтовый ящик- Управление несколькими учетными записями электронной почты может быть сложной задачей. A общий почтовый ящик это ценный инструмент, который позволяет членам команды работать вместе без путаницы. (Инструмент: ControlHippo)

Использование правильного инструмента электронной почты способствует более эффективной систематизации и оптимизации коммуникаций. 

12. Выберите правильную структуру электронной почты

Хорошо структурированное письмо легче читать и легче отвечать на него. Каждое письмо должно содержать несколько основных разделов и выделять важную информацию, например: 

• Приветствие: Начните с дружеского приветствия (например, "Привет, Кевин". или "Дорогой мистер Боуз,")
• Назначение: Укажите, почему вы пишете (например, "Я хотел бы продолжить нашу последнюю дискуссию...")
• Главное сообщение: Четко объясните ключевые моменты без лишних деталей
• Призыв к действию: Сообщите получателю, какого действия вы ждете (например, "Пожалуйста, подтвердите до пятницы").
• Завершение: Закончите вежливо, поставив профессиональную подпись (например, "С наилучшими пожеланиями, Салони")

Такая структура позволяет упорядочить письма, легко их читать и выполнять действия на их основе. 

13. Убедитесь, что ваша электронная почта удобна для мобильных устройств

Многие профессионалы проверяют электронную почту на своих телефонах, поэтому ваши письма должны быть оптимизированы для мобильных устройств. Плохо отформатированное письмо может быть трудно прочитать на маленьких экранах. По данным Option Monster, половина получателей отбрасывает письмо, если оно не адаптировано для мобильных устройств.

Советы по созданию удобных для мобильных устройств электронных писем:

• Делайте абзацы короткими (1-2 предложения на абзац).
•  Используйте четкую строку темы (менее 50 символов)
• Избегайте больших вложений (используйте облачные ссылки).
•  Используйте простые шрифты и форматирование.

Если сделать ваши электронные письма удобными для мобильных устройств, они будут легко доступны и читаемы на любом устройстве.

Образцы писем

Вот три примера эффективного общения по электронной почте на рабочем месте, основанные на различных профессиональных сценариях:

1. Запрос на встречу по электронной почте

Почему это работает:

• В электронном письме четко указана цель встречи.
• Он обеспечивает конкретную дату и время, но при этом позволяет проявлять гибкость.
• Это позволяет сделать запрос коротким и легко ответить на него.

2. Перенос встречи

Почему это работает:

• В нем четко объясняется необходимость переноса.
• Он предлагает альтернативное время, что облегчает перенос.
• Извиняться за изменения - это проявление профессионализма.

3. Последующее письмо о приеме на работу

Почему это работает:

• Он демонстрирует энтузиазм, не будучи слишком назойливым.
• Она напоминает менеджеру по найму о поданной заявке.
• Это позволяет сохранить профессиональный и вежливый тон.

Заключение

Написание эффективных электронных писем не обязательно должно подразумевать сложные стратегии. Несколько небольших изменений здесь и там помогут изменить ситуацию. Для каждого совета я привел несколько примеров эффективного общения по электронной почте. 

Используйте эти советы для создания четких, профессиональных и убедительных электронных писем, которые получат отличные ответы и укрепят деловые отношения. Попробуйте применить их в своем следующем электронном сообщении и увидите, насколько проще станут ваши разговоры! 

Обновлено: 25 марта 2025 г.

Yash Maheshwari

Yash Maheshwari is a seasoned writer specializing in crafting compelling product marketing blogs. With a keen eye for detail and a passion for effective communication, Yash brings a wealth of experience to the world of content creation.