Управление школой или колледжем - это не только преподавание. Речь идет об управлении бесчисленными образовательными процессами, такими как прием, напоминания о плате за обучение и запросы студентов. Хотя каждая задача может показаться незначительной, они быстро накапливаются и отнимают драгоценное время. Именно здесь автоматизация образовательных процессов становится настоящим поворотным пунктом.
McKinsey сообщает, что 60% сотрудников могут высвободить до 30% своего времени благодаря автоматизации, и сократить количество ошибок в процессе на 90%. В конечном итоге это приводит к уменьшению хаоса и позволяет сосредоточиться на студентах. Давайте разберемся, как происходит эта трансформация в школах, колледжах и университетах.
Что такое автоматизация рабочего процесса в образовании?
Автоматизация рабочего процесса в сфере образования Это процесс использования технологий для решения рутинных, повторяющихся задач в учебном заведении, чтобы сотрудники не занимались этим. Это позволяет создать более разумную и надежную систему, в которой ни один запрос, напоминание или обновление не остаются незамеченными.
Подумайте обо всех движущихся частях школы: прием, сбор платы, уведомления об экзаменах, подача документов и внутренние согласования. Ручное управление каждым из них не только отнимает время, но и повышает вероятность человеческих ошибок и срыва сроков.
Автоматизация превращает эти повседневные процессы в предсказуемые, самостоятельно выполняющиеся рабочие процессы. Студент подает онлайн-заявку, его данные автоматически регистрируются, нужный отдел получает уведомление, а студент получает ответное письмо, при этом никто и пальцем не пошевелит.
Внедрение автоматизации рабочих процессов без кода дает учреждениям возможность масштабироваться без ущерба для качества, привнося структуру, скорость и последовательность во все сферы деятельности кампуса.
- Автоматизация рабочих процессов может сэкономить организациям от 10 000 до миллионов долларов в год.
- В среднем предприятия экономят около 46 000 долларов в год только за счет сокращения количества повторяющихся задач.
Проблемы, с которыми сталкиваются образовательные учреждения
Прежде чем перейти к вопросу о том, что нужно автоматизировать в существующих системах, давайте разберемся в болевых точках, с которыми сегодня сталкивается большинство школ и университетов.
1. Ручные и трудоемкие студенческие процессы
Многие учебные заведения до сих пор управляют ключевыми административными процессами, такими как прием, регистрация и оплата услуг, с помощью бумажных форм, электронных таблиц или длинных потоков электронной почты. Эти устаревшие рабочие процессы в сфере образования замедляют процессы утверждения и все остальное. Что еще важнее? Эти задержки влияют на первое впечатление и могут подорвать доверие студентов в самом начале их учебного пути.
2. Отсутствие централизованной связи
В большинстве учебных заведений различные отделы работают изолированно. Административные задачи, такие как прием, финансы, учебные заведения и студенческие службы, имеют свои инструменты, команды и каналы связи. Без единой системы важные обновления остаются незамеченными. Например, студент может сообщить финансовому отделу о проблеме с оплатой, но академическая группа останется в неведении, что приведет к недопониманию или ненужным последующим действиям.
3. Сложность управления большими объемами запросов и заданий
В пиковые периоды, такие как приемная кампания или время экзаменов, объем запросов студентов резко возрастает. На сотрудников обрушивается поток электронных писем, звонков, цифровых форм и посетителей - многие из них задают одни и те же вопросы. Не имея подходящего инструмента для автоматизации исследований, команды вынуждены отвечать по очереди, что часто приводит к задержкам или пропуску ответов. Результат? Студенты чувствуют, что их игнорируют, важные запросы остаются без ответа, а учебные заведения рискуют потерять потенциальных абитуриентов.
- С помощью современных технологий можно автоматизировать 50 % всех рабочих операций.
- И многие компании уже действуют в этом направлении - 31 % из них автоматизировали хотя бы одну функцию в своей деятельности.
- Это означает, что почти каждая третья организация сделала первый шаг к тому, чтобы работать умнее, а не сложнее.
Основные рабочие процессы в сфере образования, которые необходимо автоматизировать
Не все задачи в сфере образования нуждаются в автоматизации, но те, которые повторяются, требуют времени или склонны к задержкам? Именно здесь программное обеспечение для управления рабочими процессами в университетах оказывает наибольшее влияние.
1. Обработка запросов и заявлений о приеме студентов
Автоматизация сбора заявок с веб-сайтов, форм или социальных платформ гарантирует, что ни один запрос не будет пропущен. Решения для автоматизации рабочих процессов мгновенно направляют запросы в нужный отдел и автоматически подтверждают их. Студенты чувствуют, что их услышали, а ваша команда по приему не запутается в беспорядочных входящих сообщениях.
2. Предоставление документов и регистрация
Благодаря автоматизированным контрольным спискам и своевременным напоминаниям студенты точно знают, что и когда нужно загрузить. Документы могут быть направлены нужным рецензентам без переписки по электронной почте. Результат? Более быстрое, четкое и доброжелательное начало жизни в кампусе.
3. Напоминания и уведомления об оплате
Пропущенные платежи вызывают стресс как у студентов, так и у сотрудников. Автоматизация напоминаний о сроках оплаты и предстоящих платежах позволяет сократить количество ошибок и ручных действий в последнюю минуту. Такая автоматизация рабочего процесса в сфере образования позволяет держать студентов и участников образовательных ярмарок в курсе событий, а финансовую команду - сосредоточиться на более важной работе.
- Использование автоматизации рабочих процессов может повысить точность данных на 88 % - это лучше, чем любой другой способ работы с документами.
- Это означает меньше ошибок, чистые записи и гораздо меньше времени, потраченного на исправление ошибок.
4. Уведомления о событиях и экзаменах
Учебные календари заполнены, и у студентов много дел. Автоматизация учебного процесса использует данные для своевременной отправки оповещений о предстоящих экзаменах, сроках выполнения заданий или важных событиях по таким каналам, как WhatsApp или электронная почта. Сортированный документооборот - простой способ повысить посещаемость, уменьшить путаницу и удержать студентов.
5. Внутренние коммуникации (между отделами)
Когда высшие учебные заведения работают разрозненно, информация ускользает от внимания. Автоматизированные триггеры могут оповестить следующую команду, как только задача будет выполнена, будь то финансовая служба, которая следит за одобрением приема, или академики, которые занимаются после регистрации.
6. Билеты в службу поддержки студентов и часто задаваемые вопросы
Студенты ожидают быстрых ответов, особенно на общие вопросы. Автоматизированные системы продажи билетов мгновенно классифицируют и распределяют запросы, используя обширные знания в области кодирования, а чат-боты или сохраненные ответы решают такие рутинные вопросы, как сброс пароля или составление расписания экзаменов. Такие автоматизированные системы оптимизируют процессы и освобождают персонал для решения более сложных задач, предоставляя студентам круглосуточный доступ к помощи.
Питание кампуса с помощью интеллектуальной автоматизации
Сократите ручную работу, увеличьте время отклика и повысьте качество обслуживания студентов - и все это с помощью одной простой в использовании платформы.
Как ControlHippo автоматизирует рабочие процессы в сфере образования?
ControlHippo создан для современных образовательных учреждений, которые хотят упростить работу без лишних сложностей. ControlHippo помогает автоматизировать основные рабочие процессы в сфере образования - от процессов подачи и утверждения заявок до поддержки студентов. ControlHippo поможет вашей команде сосредоточиться на реальных делах, а не на рутинных задачах.
Вот как это влияет на ситуацию:
1. ИИ-помощник для обработки запросов студентов через WhatsApp, электронную почту и социальные сети
Студенты не ограничиваются одной платформой, так же как и ваша служба поддержки. ControlHippo использует интеллектуальные чат-боты для обработки запросов в WhatsApp, электронной почте и социальных сетях. Эти боты мгновенно отвечают на вопросы с учетом индивидуальных особенностей поведения студентов, обеспечивая высокую вовлеченность и сокращая время ожидания.
2. Конструктор рабочих процессов с перетаскиванием для нетехнического персонала
Визуальный конструктор ControlHippo позволяет нетехническому персоналу создавать и запускать автоматизированные рабочие процессы за считанные минуты, используя готовые шаблоны. Будь то контрольный список для приема или последовательность напоминаний о событиях, вы сможете создать их с помощью простой логики перетаскивания.
3. Автоматическая маршрутизация запросов в приемную, финансовую или академическую группы
Не все вопросы студентов одинаковы. Одни касаются поступления, другие - платы за обучение или расписания курсов. Вместо того чтобы тратить время на пересылку сообщений или поиск нужного контакта, ControlHippo интеллектуально направляет каждый запрос в нужную команду сразу же после его поступления.
4. Рассылка напоминаний студентам об экзаменах, сборах и объявлениях
С помощью ControlHippo вы можете отправлять студентам запланированные или основанные на поведении сообщения в больших масштабах. Независимо от того, идет ли речь о предстоящем экзамене, предстоящем сборе или событии в кампусе, система гарантирует, что нужное сообщение дойдет до нужной группы по нужному каналу и в нужное время.
5. Аналитика в режиме реального времени для времени отклика и решения проблемы поддержки студентов
Получите четкое представление о том, как работает ваша система поддержки. ControlHippo отслеживает время ответа, скорость решения проблем и показатели вовлеченности студентов. Вы сможете выявить недостатки, повысить качество обслуживания и принимать более разумные решения, опираясь на данные.
- ControlHippo полностью соответствует требованиям GDPR и обеспечивает шифрование и безопасное хранение всех данных учащихся.
- Она соответствует нормам конфиденциальности данных, действующим в сфере образования, что позволяет учебным заведениям быть спокойными при работе с конфиденциальной информацией о студентах.
Заключение
Сегодня образовательные учреждения вынуждены делать больше при тех же или даже меньших ресурсах. Повторяющиеся задачи, отсутствие связи и длительное время выполнения замедляют работу и негативно сказываются на впечатлениях студентов. Именно поэтому важно переосмыслить рабочие процессы в сфере образования.
Автоматизируя рутинные процессы, школы и университеты могут сократить количество ошибок, ускорить реагирование и освободить персонал, чтобы он мог сосредоточиться на привлечении студентов, инновациях и долгосрочном развитии.
ControlHippo помогает сделать этот переход практичным. Для этого просто необходимы более умные системы, которые работают в фоновом режиме, пока ваши команды сосредоточены на том, что действительно важно: предоставлении качественного образования и формировании успеха студентов.
Обновлено 1 июля 2025 г.
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.