Pelanggan saat ini tidak hanya menginginkan respons yang cepat. Mereka menuntut dukungan yang terintegrasi dengan baik ke dalam gaya hidup mereka yang sibuk. Kabar baiknya adalah ada banyak cara untuk berinteraksi. Meskipun memilih saluran layanan pelanggan terbaik bisa menjadi tugas yang sulit.
Melakukannya dengan benar, bagaimanapun juga, berarti setiap interaksi harus nyaman, bermanfaat, dan bersifat pribadi. Dalam blog ini, kami akan membahas saluran layanan yang paling penting untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda dan cara meningkatkannya untuk menciptakan pengalaman layanan pelanggan.
Saluran Layanan Pelanggan
Saat mencari saluran layanan pelanggan, pelanggan mengharapkan cara yang nyaman, cepat, dan efektif untuk mendapatkan dukungan. Bisnis harus memilih saluran yang sesuai dengan preferensi audiens dan tujuan layanan mereka. Berikut ini adalah saluran yang paling penting dan untuk siapa saluran tersebut paling cocok:
- Dukungan Email: Ideal untuk pelanggan yang lebih menyukai komunikasi yang terperinci dan terdokumentasi serta masalah yang tidak mendesak.
- Dukungan Telepon: Paling cocok untuk mereka yang membutuhkan bantuan pribadi yang segera untuk masalah yang kompleks atau sensitif
- Dukungan Obrolan Langsung: Sempurna untuk pengunjung situs web yang mencari jawaban cepat tanpa meninggalkan halaman.
- Dukungan Media Sosial: Sangat bagus untuk melibatkan pelanggan secara publik dan menangani pertanyaan yang dapat dilihat secara real-time.
- Dukungan WhatsApp dan SMS/Teks: Efektif untuk menjangkau pelanggan di mana saja dengan pembaruan singkat dan tepat waktu serta pertanyaan sederhana.
- Opsi Layanan Mandiri Pelanggan: Dirancang untuk pelanggan yang ingin menemukan solusi cepat secara mandiri, kapan saja.
- Dukungan Obrolan Video: Sangat berharga untuk bisnis dengan produk kompleks yang membutuhkan demo visual atau konsultasi yang dipersonalisasi.
Jenis Model Dukungan Layanan Pelanggan
Setiap bisnis dalam industri apa pun memiliki cara untuk melayani pelanggannya. Cara Anda menyusun model dukungan Anda memainkan peran besar dalam kecepatan respons, kepuasan pelanggan, dan seberapa baik tim layanan pelanggan Anda menangani pertanyaan. Mari kita lihat tiga pendekatan dukungan utama yang digunakan oleh tim layanan modern:
1. Dukungan Saluran Tunggal
Dalam model dukungan satu saluran, bisnis Anda memberikan dukungan hanya melalui satu media. Biasanya dalam bentuk dukungan telepon atau melalui email. Model ini sederhana, mudah dikelola, dan hemat biaya untuk tim kecil. Namun, ada beberapa keterbatasan dalam aksesibilitasnya, dan mungkin tidak sesuai dengan preferensi pelanggan saat ini.
Terbaik untuk: Startup atau bisnis dengan basis pelanggan khusus dan pertanyaan yang terbatas.
2. Dukungan Multi-Saluran
Dalam model ini, perusahaan memberikan bantuan melalui lebih dari satu saluran, seperti email, telepon, live chat, dan media sosial. Setiap saluran bekerja secara independen. Pelanggan dapat memilih saluran mana yang ingin mereka gunakan, tetapi riwayat mereka tidak selalu terbawa di antara beberapa platform.
Terbaik untuk: Bisnis skala menengah yang ingin melayani harapan pelanggan yang beragam.
3. Dukungan Omnichannel
Dukungan omnichannel menawarkan lebih dari apa yang dilakukan oleh beberapa saluran dengan menghubungkannya. Apakah pelanggan memulai dengan obrolan langsung dan beralih ke email atau panggilan telepon, riwayat percakapan mereka akan mengikuti. Hal ini menciptakan pengalaman yang mulus dan membuat proses dukungan menjadi lebih efisien.
Terbaik untuk: Perusahaan yang berfokus pada pemberian layanan berkualitas tinggi dan konsisten di seluruh platform.
Saluran Layanan Pelanggan Paling Populer
Pelanggan tidak hanya mengulurkan tangan untuk meminta bantuan. Mereka ingin didengar, dipahami, dan dilayani sesuai keinginan mereka. Baik itu berupa obrolan singkat, email yang mendetail, atau panggilan telepon langsung, setiap interaksi semacam itu membentuk cara pandang terhadap merek Anda. Itulah mengapa pilihan saluran layanan pelanggan Anda bukan hanya tentang kenyamanan. Lebih dari itu, ini adalah keputusan strategis.
Di bawah ini, kami telah menyebutkan platform paling efektif yang digunakan bisnis untuk tetap terhubung dengan pelanggan mereka:
1. Dukungan Telepon
Ada peningkatan tertentu dalam saluran digital, tetapi telepon tetap menjadi saluran yang lebih disukai, terutama ketika ada urgensi atau masalah yang kompleks. Ini bisa berupa kesalahan penagihan atau mencari kejelasan produk, dan pelanggan sering kali memilih saluran suara karena saluran ini memberikan mereka akses langsung ke manusia lain. Interaksi itu sendiri dapat mengubah penelepon yang frustrasi menjadi pelanggan setia, hanya dengan membuat mereka merasa didengar dan dipahami.
Mengapa berhasil
- Ini memberikan bantuan real-time dan personal.
- Hal ini membangun kepercayaan melalui interaksi antar manusia.
- Ini terutama cocok untuk mengatasi masalah yang tidak kentara.
Pertimbangan
- Mungkin memerlukan waktu tunggu yang lebih lama selama jam sibuk.
- Menuntut staf yang terlatih untuk menangani beragam pertanyaan.
2. Email
Pada tahun 2027, pengguna email diperkirakan akan mencapai 4,85 miliar di seluruh dunia. Tidak diragukan lagi, ini adalah salah satu saluran dukungan pelanggan yang paling andal dan banyak digunakan. Relevansinya meningkat ketika menyangkut pertanyaan yang membutuhkan detail, dokumentasi, atau lampiran. Tidak seperti panggilan telepon, tidak ada tekanan waktu nyata untuk mendapatkan tanggapan waktu nyata. Komunikasi terjadi dengan lebih bijaksana. Pelanggan lebih memilih saluran ini untuk masalah yang tidak mendesak atau kompleks.
Mengapa berhasil
- Ini memberikan catatan tertulis tentang interaksi.
- Paling cocok untuk kueri yang mendetail atau rumit.
- Memungkinkan komunikasi asinkron.
Pertimbangan
- Waktu respons dapat bervariasi.
- Saluran ini tidak seketika seperti saluran waktu nyata.
3. Dukungan Obrolan Langsung
Saluran ini memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah pelanggan saat mereka masih berada di situs web Anda. Mereka tidak perlu mengantre atau meminta seseorang untuk mengangkat telepon. Masalahnya akan ditangani saat itu juga. Itulah keajaiban dari dukungan obrolan langsung. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk memberikan dukungan instan dan real-time. Fitur obrolan langsung dapat disematkan di situs web atau di dalam aplikasi. Ketika interaksi langsung terjadi, hal ini membantu pelanggan mengurangi rasa frustrasi dan mendapatkan jawaban secara instan.
Mengapa ini berhasil:
- Bantuan langsung tanpa meninggalkan lokasi.
- Meningkatkan tingkat percakapan dengan menangani masalah dengan segera.
- Dapat diintegrasikan dengan AI untuk dukungan 24/7.
Pertimbangan
- Membutuhkan pemantauan aktif untuk menjaga daya tanggap.
- Masalah-masalah yang kompleks mungkin masih memerlukan intervensi tingkat yang lebih tinggi.
4. Aplikasi SMS & Perpesanan
Penelitian terbaru dari Pew Research Center menyatakan bahwa pada tahun 2024, 98% orang dewasa di Amerika Serikat memiliki ponseldan 91% memiliki smartphone. Adopsi yang meluas ini menjadikan SMS (Short Message Service) dan aplikasi perpesanan seperti WhatsApp, Facebook Messenger, dan SMS sebagai cara yang alami dan efektif untuk menjangkau pelanggan secara instan. Platform-platform ini sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari masyarakat, yang menjadikannya perpanjangan alami dari layanan pelanggan.
Mengapa berhasil
- Tingkat keterbukaan dan tanggapan yang tinggi.
- Platform yang sudah dikenal oleh banyak pengguna.
- Mendukung komunikasi asinkron.
Pertimbangan
- Panjang pesan yang dibatasi mungkin membatasi penjelasan.
- Tidak ideal untuk memecahkan masalah yang kompleks.
Media sosial saat ini lebih dari sekadar platform untuk berinteraksi. Media sosial adalah alat layanan pelanggan yang kuat. Ada miliaran pengguna di berbagai platform media sosial seperti Facebook, Twitter/X, Instagram, dan LinkedIn. Jadi, bisnis dapat menjangkau pelanggan mereka di mana mereka telah menghabiskan banyak waktu.
Yang membedakan saluran media sosial adalah sifatnya yang publik. Pelanggan tahu bahwa ketika mereka memposting keluhan atau mengajukan pertanyaan di platform ini, mereka cenderung mendapatkan respons yang lebih cepat.
Mengapa berhasil
- Meningkatkan visibilitas dan reputasi merek.
- Memungkinkan tanggapan yang cepat terhadap pertanyaan publik.
- Berinteraksi dengan pelanggan di platform favorit mereka.
Pertimbangan
- Sifat publik membutuhkan penanganan yang hati-hati terhadap isu-isu sensitif.
- Menuntut pemantauan yang konsisten untuk mengelola interaksi secara real-time.
6. Dukungan Panggilan Video
Dukungan panggilan video menjadi saluran kontak pelanggan yang semakin populer karena kemampuannya untuk demonstrasi visual. Saluran ini menggabungkan sentuhan pribadi interaksi tatap muka dengan kenyamanan komunikasi jarak jauh.
Obrolan video dapat menyelesaikan masalah yang mungkin sulit dijelaskan melalui telepon atau teks. Misalnya, menunjukkan kepada pelanggan cara memperbaiki masalah atau mendemonstrasikan fitur-fitur produk dapat meningkatkan pemahaman secara signifikan.
Mengapa berhasil
- Membangun hubungan pelanggan yang lebih kuat.
- Memfasilitasi komunikasi yang lebih jelas untuk topik yang kompleks.
- Menambahkan sentuhan pribadi pada interaksi pelanggan.
Pertimbangan
- Memerlukan koneksi internet yang stabil.
- Pelanggan harus memiliki teknologi yang tepat dan kenyamanan dalam melakukan panggilan video.
7. Webinar dan Dukungan Tatap Muka
Saluran digital sangat baik untuk interaksi cepat, tetapi terkadang pelanggan membutuhkan dukungan yang lebih mendalam. Di sinilah webinar dan dukungan tatap muka lebih unggul. Baik itu sesi pelatihan online, acara peluncuran produk, atau konsultasi tatap muka, metode-metode ini memberikan peluang untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda dan memberikan panduan langsung.
Mengapa berhasil
- Ini mengajarkan pelanggan tentang produk atau layanan Anda.
- Hal ini membantu membangun komunitas di sekitar merek Anda.
- Hal ini menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.
Pertimbangan
- Mungkin sulit untuk menjadwalkan dan mengaturnya.
- Kurang fleksibel dibandingkan dengan bantuan sesuai permintaan.
8. Basis Pengetahuan / Pusat Bantuan
Basis pengetahuan atau pusat bantuan yang terorganisir dengan baik sangat penting untuk strategi saluran layanan pelanggan yang efektif. Dengan memberikan pelanggan akses mudah ke FAQ, tutorial, dan panduan, bisnis memungkinkan pengguna memperbaiki masalah mereka sendiri tanpa harus menunggu bantuan. Hal ini tidak hanya menghemat waktu bagi pelanggan dan tim dukungan, tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Mengapa berhasil
- Nasabah dapat memperoleh bantuan kapan saja mereka inginkan.
- Ini mengurangi jumlah permintaan dukungan.
- Hal ini membantu pelanggan merasa percaya diri dalam menyelesaikan masalah menggunakan opsi layanan mandiri.
Pertimbangan
- Ini perlu sering diperbarui.
- Ini mungkin tidak mencakup setiap masalah pelanggan yang unik.
9. Tanya Jawab dan Chatbot
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) dan chatbot terbukti menjadi pasangan yang efektif dalam layanan pelanggan. FAQ memberikan solusi instan untuk pertanyaan rutin, tetapi chatbot selangkah lebih maju dengan mengotomatiskan operasi yang lebih rumit. Jika digabungkan, keduanya memungkinkan bisnis untuk meningkatkan fungsi dukungan mereka sekaligus meningkatkan waktu respons dan kepuasan pelanggan.
Mengapa berhasil
- Ini memberikan jawaban cepat setiap saat sepanjang hari.
- Hal ini memungkinkan agen manusia untuk fokus pada masalah yang lebih sulit.
- Berfungsi dengan baik untuk pertanyaan pelanggan yang umum.
Pertimbangan
- Tidak bagus untuk masalah yang rumit atau unik.
- Hal ini dapat membuat pengguna frustrasi jika tidak diatur dengan baik.
10. Forum Komunitas
Forum komunitas adalah saluran layanan pelanggan yang unik dan berharga. Forum ini mendorong dukungan di antara rekan-rekan dan keterlibatan dalam komunitas. Di sini, pelanggan dapat mengajukan pertanyaan, berbagi pengalaman, dan menemukan solusi dari sesama pengguna. Hal ini dapat menyelesaikan masalah dengan cepat, tetapi lebih dari itu, forum komunitas menciptakan rasa kebersamaan di sekitar merek Anda. Salah satu keuntungan signifikan dari forum komunitas adalah bahwa forum ini menawarkan pengetahuan kolektif.
Mengapa berhasil
- Pelanggan dapat saling membantu satu sama lain.
- Hal ini membangun penggemar setia untuk merek Anda.
- Menunjukkan apa yang benar-benar dibutuhkan pelanggan.
Pertimbangan
- Membutuhkan seseorang untuk menjaga segala sesuatunya tetap ramah dan akurat.
- Jawabannya mungkin tidak akan langsung muncul.
11. Survei dan Formulir Kontak
Survei dan formulir adalah kunci untuk mendapatkan umpan balik dan menangani pertanyaan dukungan. Mereka mungkin tidak menawarkan bantuan langsung seperti halnya obrolan langsung atau panggilan telepon. Namun, mereka memainkan peran penting dalam memahami kebutuhan pelanggan, mengumpulkan wawasan, dan menyederhanakan proses dukungan.
Survei, terutama survei pasca-interaksi atau survei kepuasan, adalah cara yang bagus untuk mengukur sentimen pelanggan dan melihat area yang perlu ditingkatkan dalam layanan Anda. Survei ini bisa singkat dan langsung ke pokok permasalahan atau lebih mendalam; semuanya tergantung pada data yang ingin Anda kumpulkan. Formulir kontak, di sisi lain, mengumpulkan informasi terstruktur tentang masalah pelanggan.
Mengapa berhasil
- Membantu Anda mempelajari apa yang dipikirkan pelanggan.
- Menunjukkan di mana Anda bisa menjadi lebih baik.
- Biarkan pelanggan tahu bahwa Anda mendengarkan.
Pertimbangan
- Tidak semua orang menjawab survei.
- Tidak memberikan bantuan yang cepat.
- Menurut laporan dari Zendesk, lebih dari 66% pelanggan mengatakan bahwa mereka masih lebih memilih panggilan telepon untuk masalah-masalah yang mendesak atau sensitif. Hal ini menjadikannya salah satu saluran layanan pelanggan yang paling tepercaya hingga saat ini.
Bagaimana Cara Memilih Saluran Layanan Pelanggan yang Tepat Untuk Bisnis Anda?
Memilih saluran pelanggan yang tepat sangat penting untuk memberikan pengalaman pelanggan yang terbaik. Ada banyak saluran yang dapat dipilih, dan karenanya, sangat penting untuk membuat pilihan ini secara strategis-terutama dengan pengaruh AI yang terus meningkat dalam pengalaman pelanggan.
Mari pertimbangkan beberapa faktor yang akan membantu Anda dalam membuat keputusan terbaik untuk bisnis Anda:
1. Memahami Preferensi Audiens Target Anda
Prosedurnya dimulai dengan mengetahui bagaimana pelanggan Anda ingin berinteraksi. Mereka adalah inti dari organisasi Anda. Beberapa orang mungkin cenderung menggunakan media sosial, sementara yang lain lebih suka menggunakan pesan teks atau email.
Cara terbaik untuk mengetahuinya adalah dengan melakukan survei atau meminta umpan balik dari pelanggan yang sudah ada mengenai platform dan metode komunikasi apa yang paling cocok untuk mereka. Apa yang Anda pelajari dari mereka akan membantu Anda dalam menentukan saluran mana yang paling menarik bagi audiens Anda.
2. Menganalisis Jenis dan Volume Permintaan Dukungan
Tidak semua pertanyaan pelanggan sama, dan tidak ada saluran yang paling cocok untuk melayani semuanya. Di dalam perusahaan Anda, jika Anda memiliki banyak pertanyaan yang mudah, maka mekanisme layanan mandiri seperti FAQ atau chatbot bisa menjadi pilihan yang efektif. Sebaliknya, jika Anda sering mengalami masalah yang rumit atau teknis, maka saluran seperti dukungan telepon atau panggilan video bisa jadi pilihan yang paling cocok.
Melalui pemeriksaan terhadap sifat pertanyaan yang Anda terima, Anda dapat menyelaraskan setiap saluran dengan kategori permintaan dukungan yang sesuai.
3. Pertimbangkan Kapasitas dan Peralatan Tim Anda
Ukuran, kemampuan, dan sumber daya tim dukungan Anda dapat menjadi faktor penting saat memilih saluran layanan. Tim kecil, misalnya, dapat memanfaatkan saluran dukungan cepat seperti obrolan atau email. Tim besar dapat mengakomodasi penawaran dengan sentuhan tinggi seperti percakapan video langsung atau dukungan suara dengan lebih baik.
Pastikan untuk meninjau alat dan teknologi yang sudah Anda miliki untuk menentukan apakah alat dan teknologi tersebut dapat mengakomodasi saluran yang dipilih.
4. Mempelajari Standar Industri dan Pesaing
Lihatlah bagaimana bisnis serupa menangani dukungan pelanggan. Apa yang digunakan pesaing Anda: dukungan telepon, media sosial, atau aplikasi perpesanan? Tren industri memberi Anda wawasan penting tentang apa yang mungkin diharapkan dan dihargai oleh pelanggan Anda.
Mengetahui standar industri ini membuat Anda tetap kompetitif dan membantu Anda memenuhi apa yang diharapkan pelanggan.
5. Pilih Apa yang Selaras dengan Merek dan Tujuan CX Anda
Bagaimanapun juga, saluran layanan pelanggan yang Anda pilih harus selaras dengan nilai-nilai merek dan tujuan pengalaman pelanggan (CX) Anda. Jika fokus merek Anda adalah pada layanan yang cepat dan personal, maka layanan yang dipersonalisasi dapat didukung oleh saluran seperti obrolan langsung dan dukungan panggilan. Atau, jika Anda peduli dengan efektivitas biaya dan layanan mandiri, basis pengetahuan yang komprehensif atau chatbot dapat menjadi pilihan terbaik Anda.
Pilihlah saluran yang membantu Anda mencapai harapan pelanggan dan tujuan bisnis Anda.
Mengoptimalkan Strategi Dukungan Pelanggan Anda di Seluruh Saluran Dengan ControlHippo
Mengelola beberapa saluran layanan pelanggan bisa terasa seperti menyulap terlalu banyak bola sekaligus. Tetapi ketika Anda memiliki pendekatan dan alat yang tepat seperti ControlHippo, Anda dapat merampingkan operasi dukungan Anda dan memberikan pengalaman yang lebih baik yang membuat pelanggan senang.
ControlHippo adalah platform komunikasi terpadu yang dirancang untuk memusatkan, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan interaksi pelanggan di seluruh saluran dengan efisiensi yang didukung oleh AI.
1. Hapus Silo menggunakan Kotak Masuk Bersama atau Platform Terpadu
Ketika semua saluran terfragmentasi, respons melambat dan membuat pelanggan frustrasi. Dalam kotak masuk bersama ControlHippo, semua pesan, email, obrolan, dan DM media sosial dikonsolidasikan ke dalam satu tempat. Platform terpadu ini membantu tim dukungan Anda berkolaborasi dengan mudah. Selain itu, platform ini memastikan tidak ada pesan yang hilang dan setiap pelanggan mendapatkan perhatian tepat waktu.
2. Mengotomatiskan Tugas Rutin dan Pertanyaan Umum
Tugas rutin dan permintaan yang berulang-ulang dapat memperlambat agen layanan Anda. Anda dapat membebaskan tim Anda untuk menangani masalah yang rumit, yang membutuhkan interaksi manusia, dengan mengotomatiskan alur kerja sederhana dan FAQ menggunakan ControlHippo. Hal ini tidak hanya mempercepat waktu penyelesaian, tetapi juga meningkatkan produktivitas tim layanan pelanggan Anda.
3. Memanfaatkan AI dan Chatbot dengan Cerdas
Chatbot yang didukung oleh AI adalah pengubah permainan dukungan pelanggan. Mereka dengan cepat menjawab pertanyaan rutin, mengkualifikasikan prospek, dan mengalihkan pelanggan ke agen yang tepat. Analisis komunikasi real-time dari ControlHippo membantu agen untuk menjawab dengan lebih baik, dan supervisor turun tangan jika diperlukan. Hal ini meningkatkan produktivitas dan skor kepuasan pelanggan.
4. Gunakan Analisis untuk Melacak CSAT
Dengan wawasan tentang apa yang dialami pelanggan Anda, Anda dapat membuat perubahan untuk meningkatkan strategi layanan pelanggan Anda. ControlHippo menyediakan pengukuran untuk Skor Kepuasan Pelanggan (CSAT) di seluruh saluran. Ini mengidentifikasi area untuk perbaikan, mengoptimalkan operasi, dan memberi penghargaan pada apa yang sudah berjalan.
Kelola semua saluran layanan pelanggan Anda dari dasbor bertenaga AI Terpadu.
Tingkatkan waktu respons dan kepuasan pelanggan dengan mudah.
5. Melatih Agen tentang Etiket dan Nada Bicara Omnichannel
Tidaklah mudah untuk menyediakan komunikasi yang konsisten dan penuh kasih melalui saluran yang berbeda. ControlHippo membantu melatih agen Anda untuk menyesuaikan nada dan etiket mereka untuk panggilan telepon, chatting, media sosial, dan email. Hal ini memudahkan tim Anda untuk mempertahankan suara merek yang konsisten dan memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.
6. Mengumpulkan dan Menindaklanjuti Umpan Balik Pelanggan Secara Teratur
Saluran dukungan pelanggan tidak hanya berharga untuk bantuan, tetapi juga untuk mengumpulkan umpan balik. Dengan ControlHippo, tangkap wawasan dari survei, catatan obrolan, dan postingan media sosial Anda. Menanggapi umpan balik ini secara teratur menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan mendorong peningkatan berkelanjutan untuk strategi dukungan Anda.
Kesimpulan
Untuk menemui pelanggan Anda di mana pun mereka berada dan memberikan dukungan yang mereka harapkan, penting untuk memilih saluran layanan pelanggan yang tepat. Ketika Anda memahami audiens Anda, menganalisis kebutuhan dukungan Anda, dan menggunakan alat yang tepat, seperti ControlHippo, Anda dapat menciptakan pengalaman yang mulus, efisien, dan memuaskan di berbagai saluran.
Hal yang perlu diingat adalah bahwa strategi yang terencana dengan baik tidak hanya menyelesaikan masalah dengan lebih cepat, tetapi juga membangun hubungan yang lebih kuat yang membuat pelanggan datang kembali. Jadi, mulailah mengoptimalkan saluran Anda hari ini dan saksikan kepuasan pelanggan Anda melonjak.
Diperbarui : 10 Juni 2025