Apakah kotak masuk Gmail Anda dipenuhi dengan email, sehingga sulit untuk menemukan pesan penting? Anda tidak sendirian.
Setiap satu dari tiga orang yang menggunakan Gmail di dunia berjuang dengan email yang terlalu banyak, membuang waktu mereka yang berharga untuk menelusuri pesan-pesan yang tidak relevan.
Dengan kotak masuk yang melimpah, tidak mudah untuk memilah pesan penting, tenggat waktu, dan peluang.
Panduan ini akan memberi Anda 13 kiat yang dapat ditindaklanjuti tentang cara mengatur kotak masuk Gmail dan mendapatkan kembali kendali atas email Anda.
Gunakan label dan filter Gmail untuk menyortir email masuk ke dalam kategori yang relevan secara otomatis. Aktifkan Kotak Masuk Prioritas untuk menyorot pesan penting dan gunakan tanda bintang untuk akses cepat ke email penting. Mengarsipkan atau menghapus email yang tidak diperlukan secara teratur untuk menjaga kotak masuk yang bebas dari kekacauan.
13 Tips Cara Mengatur Kotak Masuk Gmail
Sebagian besar kotak masuk umumnya penuh dengan email yang tidak terlihat. Menyaring email-email ini, mengidentifikasi prioritas, dan meresponsnya bisa menjadi tugas yang menakutkan.
Namun demikian, Gmail dilengkapi dengan fitur bawaan yang membuat pengelolaan kotak masuk Gmail menjadi mudah bagi Anda. Berikut ini adalah 13 kiat penting tentang cara mengatur email di kotak masuk Gmail:
1. Mengatur Kotak Masuk Gmail Anda untuk Memprioritaskan Email yang Relevan
Salah satu kiat penting dalam mengatur kotak masuk Gmail Anda adalah memprioritaskan email yang paling penting. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan fitur Kotak Masuk Prioritas bawaan Gmail.
Gmail memberi Anda 5 opsi untuk mengatur kotak masuk email Anda:
- Default: Menampilkan email sesuai urutan penerimaannya-tata letak yang kita lihat setiap hari.
- Penting Pertama: Gmail memprioritaskan email yang penting bagi Anda dengan menggunakan prediksinya untuk memilih email mana yang harus berada di bagian atas kotak masuk Anda.
- Belum dibaca terlebih dahulu: Semua pesan yang belum dibaca ditampilkan di atas email terbaru di kotak masuk.
- Dibintangi Pertama: Ini untuk pengguna yang mengatur prioritas kotak masuk mereka dengan bintang. Yang lainnya akan muncul setelah pesan berbintang.
- Kotak Masuk Prioritas: Gmail akan memahami jenis email yang paling sering Anda gunakan untuk berinteraksi dan menempatkannya di bagian atas kotak masuk Anda. Hal ini berguna bagi mereka yang berurusan dengan banyak email setiap hari.
: 10 Alat Komunikasi Pelanggan Terbaik untuk Bisnis2. Hapus Tab yang Jarang Anda Gunakan
Antarmuka tab Gmail secara otomatis mengkategorikan email Anda ke dalam kategori Utama, Sosial, Promosi, Pembaruan, dan Forum. Meskipun hal ini dapat berguna, beberapa tab mungkin tidak relevan bagi Anda.
Anda dapat menghapus tab yang tidak sering Anda gunakan. Namun, tab Utama adalah satu-satunya tab yang tidak dapat dihapus. Berikut ini cara menghapus tab lain yang tidak Anda inginkan:
- Buka pengaturan di sudut kanan atas
- Klik pada lihat semua pengaturan.
- Buka tab Kotak Masuk.
- Klik Konfigurasikan Kotak Masuk dari menu tarik-turun.
Harap dicatat: Ketika Anda menonaktifkan tab apa pun, email baru akan secara otomatis muncul di bawah tab utama.
3. Gunakan Label untuk Mengkategorikan Email dengan Rapi
Tidak seperti folder, label di Gmail memungkinkan untuk menetapkan beberapa label pada satu email. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda mengatur email berdasarkan proyek, klien, atau kategori lain yang relevan.
Untuk membuat label email, klik "Lainnya" pada bilah sisi, lalu "Buat label baru".
Gmail juga menawarkan opsi untuk secara otomatis menerapkan label pada email yang masuk. Sebagai contoh, Anda bisa mengklasifikasikan semua email dari dokter sebagai Dokumen. Yang perlu Anda lakukan adalah membuat filter.
: Bagaimana Cara Membuat Label Bisnis WhatsApp dengan ControlHippo?4. Mengotomatiskan Penugasan Email ke Tim Anda
Jika Anda menerima banyak email, Anda perlu menugaskan orang lain dalam tim Anda untuk menanganinya. Gmail memungkinkan Anda mendelegasikan email kepada anggota tim tanpa meneruskannya.
Gunakan fitur pendelegasian email Gmail dengan membuka Pengaturan > Akun dan Impor > Berikan akses ke akun Anda. Hal ini sangat berguna untuk bisnis yang emailnya perlu dikelola oleh beberapa orang.
5. Gunakan Filter untuk Menyederhanakan Tugas Sehari-hari
Filter adalah alat bantu yang sangat berguna untuk mengelola email secara otomatis. Atur filter berdasarkan pengirim, penerima, kata kunci, atau label. Selain itu, Anda dapat mengarsipkan, memberi label, atau menghapus email secara otomatis berdasarkan kriteria ini.
Untuk membuat filter, klik tanda panah ke bawah pada bilah pencarian, masukkan kriteria Anda, dan klik "Buat filter."
Merapikan Kotak Masuk Gmail Anda dengan ControlHippo!
Pelajari strategi cerdas untuk mengatur kotak masuk Anda dan meningkatkan produktivitas dengan mudah.
6. Menggunakan Beberapa Akun Gmail
Jika Anda memiliki beberapa peran atau bisnis, mengelola akun Gmail yang terpisah dapat membantu menjaga kotak masuk Anda tetap teratur. Gmail memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa akun dan beralih di antaranya dengan mudah. Klik gambar profil Anda di sudut kanan atas dan pilih "Tambahkan akun lain."
Gunakan akun Email terpisah seperti;
- Email Pribadi: Gunakan satu akun untuk korespondensi pribadi, buletin, dan langganan.
- Email Profesional: Buatlah akun terpisah untuk email yang berhubungan dengan pekerjaan agar kehidupan pribadi dan profesional Anda tetap berbeda.
7. Mengatur Pemberitahuan Desktop untuk Email Baru
Menyiapkan notifikasi desktop sangat dianjurkan jika Anda ingin berinteraksi dengan pelanggan Anda secara real-time. Kapan pun Anda menerima email baru, pesan akan muncul di sudut kanan atas layar Anda.
Untuk mengaktifkan notifikasi desktop;
- Buka pengaturan
- Navigasikan ke menu umum dan gulir ke bawah ke 'Pemberitahuan Desktop.'
Saran: Untuk menghindari pemberitahuan email yang tidak diinginkan secara terus menerus, nyalakan pemberitahuan untuk email yang hanya dikategorikan sebagai 'Penting'.
8. Nyalakan Dorongan
Dengan lebih dari 160 miliar email spam yang dikirim setiap harisangat mungkin Anda melewatkan email penting di Gmail. Nudges di Gmail adalah algoritme yang mengingatkan Anda untuk menindaklanjuti atau merespons email.
Ini adalah fitur yang bagus jika Anda memerlukan pengingat rutin untuk membalas atau menindaklanjuti email penting. Untuk mengaktifkan Nudges, buka Pengaturan > Umum > Sentuhan. Fitur ini membantu Anda tetap mengetahui percakapan penting tanpa melacak setiap percakapan secara manual.
9. Pesan Penting Bintang
Membintangi email adalah cara yang sederhana namun efektif untuk menyoroti pesan penting. Penanda Penting digunakan untuk seluruh utas email di Gmail, sedangkan bintang digunakan untuk pesan individual di dalam satu utas.
Menambahkan Bintang dan Penanda Penting ke pencarian lanjutan Gmail Anda sangat bermanfaat dan akan mengatur kotak masuk email dengan lebih efisien.
Klik ikon bintang di samping email untuk menandainya. Anda dapat menyesuaikan bintang dengan membuka Pengaturan > Umum > Bintangdi mana Anda dapat memilih warna dan simbol yang berbeda.
: Aplikasi Perpesanan Paling Populer di Tahun 202410. Membisukan Percakapan
Terkadang, Anda mungkin terjebak dalam percakapan antara pelanggan dan karyawan yang tidak ada hubungannya dengan Anda.
Jika Anda merupakan bagian dari utas email yang tidak lagi relevan bagi Anda, gunakan fungsi bisukan untuk berhenti melihat balasan di kotak masuk Anda.
Pilih percakapan, klik menu tiga titik, dan pilih "Bisukan". Ini akan mengubah percakapan menjadi pesan yang diarsipkan, yang dapat diakses kapan pun diperlukan.
11. Memanfaatkan Opsi Balasan Cerdas dan Tulis Cerdas Gmail
Fitur Smart Reply dan Smart Compose Gmail menggunakan AI untuk menyarankan respons cepat dan melengkapi kalimat Anda saat Anda mengetik. Anda dapat mengaktifkannya di Pengaturan > Umum.
Dengan alat ini, Anda dapat mengklik beberapa frasa yang disarankan untuk balasan Anda dan mengirimkannya apa adanya, atau memodifikasi balasan sebelum dikirim. Smart Compose dibuat berdasarkan ide dari Smart Reply, tetapi membantu Anda menulis balasan lengkap untuk email Anda, bukan hanya kalimat pendek.
12. Membalas Lebih Cepat dengan Tanggapan Kaleng
Tanggapan Kaleng sangat berguna untuk mengirim email rutin. Dengan demikian, Anda dapat menyimpan dan menggunakan kembali templat email untuk percakapan di masa mendatang.
Untuk mengaktifkan tanggapan kaleng, buka Pengaturan > Tingkat Lanjut > Tanggapan Kaleng. Buat email baru, buat templat, dan simpan untuk digunakan di masa mendatang.
13. Tunda Email untuk Tindak Lanjut Nanti
Jika Anda tidak dapat segera merespons email namun tidak ingin melupakannya, gunakan fitur tunda. Ketika Anda menangguhkan email, Anda dapat lebih fokus pada pesan yang penting dan banyak.
Misalnya, Anda dapat mengatur pengingat email untuk tagihan yang akan diatur nanti ketika Anda siap membayarnya.
Klik ikon ikon jam pada email dan pilih kapan Anda ingin email tersebut muncul kembali di kotak masuk. Hal ini akan membuat kotak masuk Anda tetap bersih sekaligus memastikan Anda menangani email pada waktu yang tepat.
: Tips untuk Menyederhanakan Penanganan Email Bisnis
5 Alat Teratas untuk Mengatur Kotak Masuk Gmail Anda
Selain fitur bawaan Gmail, beberapa alat bantu pihak ketiga membantu dalam mengatur kotak masuk Gmail untuk berbagai perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:
- ControlHippo: Alat ini mengotomatiskan kategorisasi email dan memprioritaskan berdasarkan preferensi Anda.
- Mailstrom: Platform ini mengelola kotak masuk Anda dengan menggabungkan email yang serupa, memungkinkan Anda untuk mengarsipkan atau menghapusnya secara massal.
- Any.do: Alat ini terintegrasi dengan Gmail untuk mengonversi email menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dalam daftar tugas Anda.
- Unroll.Me: Alat ini menghentikan langganan email Anda dari nawala dan email promosi yang tidak diinginkan dengan satu klik.
- Hiver: Ideal untuk tim; Hiver menyederhanakan kolaborasi email dengan kotak masuk bersama, delegasi tugas, dan fitur komunikasi internal.
Intinya
Menerapkan kiat-kiat pengaturan Gmail dan mengeksplorasi cara mengelola kotak masuk Gmail menggunakan 14 kiat ini dapat mengubah kotak masuk Gmail Anda yang meluap-luap menjadi sistem yang tertata rapi.
Ingat, kotak masuk yang bebas dari kekacauan tidak hanya meningkatkan produktivitas, namun juga mengurangi stres dan memastikan Anda tidak akan pernah melewatkan email penting lagi. Kendalikan kotak masuk Anda dan dapatkan kembali waktu Anda!
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Untuk merapikan kotak masuk Gmail:
- Berhenti berlangganan dari email dan buletin yang tidak diinginkan.
- Gunakan fungsi pencarian untuk menemukan dan menghapus email lama yang tidak relevan.
- Membuat folder atau label untuk mengatur email berdasarkan kategori.
- Aktifkan kategori kotak masuk seperti [Utama], [Sosial], dan [Promosi] untuk memisahkan berbagai jenis email.
- Arsipkan atau hapus email yang tidak lagi Anda perlukan secara teratur.
Untuk mengkategorikan email di Gmail:
- Buka Pengaturan -- Kotak Masuk -- Kategori dan aktifkan tab yang Anda inginkan (Utama, Sosial, Promosi, dll.).
- Email akan secara otomatis diurutkan ke dalam tab yang dipilih.
- Anda juga dapat membuat label khusus dan menerapkannya ke email secara manual atau melalui filter.
Untuk mengirim email langsung ke folder Gmail tertentu secara otomatis, buatlah filter. Klik tanda panah ke bawah di bilah pencarian Gmail, tetapkan kriteria (misalnya, pengirim, subjek), lalu klik [Buat filter]. Pilih [Terapkan label] dan pilih atau buat label (folder). Hal ini akan mengarahkan email yang cocok ke folder yang ditentukan.
Diperbaharui: 18 Maret 2025
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.