Вы считаете, что email-маркетинг больше не работает? Подумайте еще раз!
Маркетинг электронной почты приносит доход в размере 9,7 миллиарда долларов США по всему миру. Поэтому сегодня командам необходим общий почтовый ящик, чтобы облегчить общение и гарантировать, что ни одно сообщение не останется без ответа.
Несмотря на широкое распространение общей папки "Входящие", существует три способа управления входящими сообщениями: список рассылки, общий почтовый ящик и общая папка "Входящие". Все три способа улучшают командные коммуникации, но работают по разным механизмам. Понимание разницы между ними важно для принятия обоснованного решения.
В этом руководстве вы узнаете все о том, что такое общий почтовый ящик, список рассылки и общий почтовый ящик. Давайте погрузимся в него поглубже!
Что такое списки рассылки
Список рассылки электронной почты - это набор адресов электронной почты, назначенных на один общий идентификатор электронной почты. Любое письмо, направленное на адрес этого списка, автоматически пересылается на все адреса электронной почты, входящие в этот список.
Это значительно упрощает общение с несколькими людьми одновременно. Члены списка могут быть добавлены или удалены в любое время.
Например, если компания объявляет о распродаже, она может создать группу рассылки электронной почты со всеми учетными записями электронной почты клиентов. Отправив письмо в этот список рассылки, вы отправите его сразу нескольким пользователям, вместо того чтобы вручную отправлять каждому из них сообщение.
Когда следует использовать список рассылки?
Списки рассылки лучше всего работают, когда вам не требуется (или не хочется) общаться. Это может подойти для оповещения о перебоях в обслуживании и написания информационных бюллетеней. Вы также можете связаться с людьми, которые хотят регулярно получать информацию о вашем бренде. Внутренние новости компании или протоколы заседаний комитета также хорошо вписываются в эту категорию.
Хотя вы можете создавать списки рассылки в личных почтовых провайдерах, таких как Gmail или Outlook, маркетинговый инструмент может сегментировать списки и сделать их еще более мощными.
Лучшее программное обеспечение для управления общей электронной почтой в командеПреимущества списков рассылки
Списки рассылки обеспечивают простой способ быстрого установления контактов, что идеально подходит для организаций, заинтересованных в быстром и широком распространении информации. Они также лучше всего подходят для команд, которым нужен простой способ донести информацию до людей, не требующий большого количества совместной работы.
Вот некоторые преимущества списков рассылки:
1. Простая установка
Списки рассылки электронной почты создаются просто и быстро. Вы можете добавлять или удалять участников, не обладая обширным технологическим опытом. Этот метод лучше всего подходит для небольших организаций или групп, где информация должна поступать беспрепятственно и быстро обновляться.
Предприятия могут легко подготовить список рассылки клиентов и разослать его для любого объявления. Это гарантирует, что последние новости дойдут до каждого родителя в одно и то же время.
2. Быстрое вещание
Списки рассылки позволяют одновременно отправлять электронные письма нескольким людям, что весьма эффективно для рассылки общей информации или информационных бюллетеней. Например, компания может использовать его для рассылки всем желающим сообщений о собраниях и изменениях в политике,
3. Без дополнительных разрешений
Каждый участник списка рассылки получает электронные письма без специального доступа. Организация также может отправлять сообщения или регулярные обновления своим клиентам или сотрудникам, при этом никому не нужно регистрироваться в специальной учетной записи.
Оптимизируйте управление электронной почтой с помощью ControlHippo!
Сравните списки рассылки и общие почтовые ящики, чтобы найти идеальное решение для вашей команды.
Недостатки списков рассылки
Хотя списки рассылки отлично подходят для передачи информации, им не хватает совместной работы и организации. Хотя эти списки отлично подходят для передачи информации, им сильно не хватает совместной работы и организованности разговоров. Эти недостатки наиболее заметны при координации работы команды или сложных, многоэтапных обсуждениях.
Ниже перечислены некоторые недостатки списков рассылки:
1. Отсутствие централизованного хранения
Письма, отправленные через список рассылки, рассылаются на все адреса отдельных получателей. Это затрудняет отслеживание ответов и коллективное управление беседой. Например, руководитель проекта может отправлять обновления команде через список рассылки. Однако если кто-то из членов команды отвечает на него, сообщение попадает в почтовый ящик руководителя проекта, а не всей команды. Такая ситуация может привести к недопониманию и потере контекста.
2. Электронные письма нельзя отправлять в виде списка
Участники не могут отправлять электронные письма с адреса списка рассылки; ответы будут приходить с их личных адресов электронной почты. Это может привести к путанице и фрагментарному общению.
Общий почтовый ящик Позволяет нескольким людям отправлять и получать почту с одного адреса. Это полезно, например, для организаций, которым нужно разделить нагрузку по ответам на запросы клиентов.
В списке рассылки вы отправляете информацию по электронной почте отдельным членам команды и не можете уточнить вопросы между несколькими людьми. Отдельные пользователи могут отвечать на электронные сообщения с помощью общего почтового ящика, что позволяет нескольким членам команды, имеющим полный доступ к общему почтовому ящику, видеть эти ответы.
Существует несколько способов создания общего почтового ящика. Некоторые организации используют единую систему почтовых аккаунтов через Google или Outlook, где каждый может войти в систему с одним именем пользователя и паролем. Однако это очень небезопасно и может подвергнуть всю вашу компанию нежелательной утечке данных и взлому. Лучше настроить общий почтовый ящик в Google или Outlook.
Связанный с общим почтовым ящиком адрес электронной почты не присваивается какой-либо учетной записи пользователя. Скорее, он связан с теми учетными записями пользователей, которым был назначен доступ. Пользователи входят в свои учетные записи электронной почты, и администраторы предоставляют им доступ к общему почтовому ящику для отправки или получения сообщений.
Когда следует использовать общий почтовый ящик?
Общие почтовые ящики отлично подходят для команд, которые общаются с несколькими людьми за пределами организации. Хотя использование общих почтовых ящиков имеет меньше отчетов, чем другие стратегии, с ними связано множество преимуществ:
- Общий почтовый ящик отлично подходит для команд с небольшим бюджетом.
- Функция общего календаря упрощает организацию групповых мероприятий и позволяет получить представление о коллективе.
- Не нужно управлять, защищать или лицензировать связанные учетные записи.
Общие почтовые ящики отлично подходят для команд, ограниченных в средствах. Они наиболее полезны для ИТ-команд, отделов продаж или небольших групп поддержки, которым требуется информация о входящих разговорах.
Общий почтовый ящик позволяет одному члену команды продолжить работу с того места, на котором остановился другой, что особенно полезно для команд, работающих в разных часовых поясах. Для небольшой службы поддержки общий почтовый ящик может стать именно тем, что нужно для повышения эффективности стратегии обслуживания клиентов.
Вы можете упростить управление электронной почтой с помощью ControlHippo. Общий почтовый ящик.
Преимущества общего почтового ящика
Общий почтовый ящик решает проблемы коммуникации и улучшает координацию работы команды. Они идеально подходят для офисов или отделов, ориентированных на клиентов, которые регулярно обращаются к ним с вопросами и сообщениями. Ниже перечислены преимущества общего почтового ящика.
1. Централизованная связь
Общий почтовый ящик централизует электронную почту и позволяет членам вашей команды управлять сообщениями из одной учетной записи. Это облегчает координацию и гарантирует, что ни одно сообщение не будет пропущено.
Например, служба поддержки клиентов может читать общий почтовый ящик и отвечать на вопросы других пользователей. Такой общий ящик обеспечивает отслеживание и рассмотрение всех сообщений клиентов, что повышает общее время и качество ответа.
2. Отправка сообщений электронной почты с общего адреса
Команды могут отправлять электронные письма с унифицированными коммуникациями и стандартным брендингом, используя адрес почтового ящика.
Совместная работа нескольких членов команды для быстрого и эффективного ответа на вопросы и запросы клиентов может стать реальным преимуществом практически для любого бизнеса. Например, отдел продаж может использовать общий адрес для отправки предложений и расценок клиентам. Такой общий адрес или адрес почтового ящика обеспечивает стандартную визуальную идентификацию клиента и повышает профессионализм.
3. Лучшее сотрудничество
Общий почтовый ящик оснащен инструментами для совместной работы, которые помогают отслеживать ответы, назначать письма и просматривать историю переписки. Эти инструменты помогают командам работать эффективно и без дублирования.
Например, общие учетные записи электронной почты помогают юристам отслеживать электронную почту, связанную с делом, в централизованном месте в юридической фирме. Они могут принимать меры по этим письмам и обеспечивать централизованный учет всех сообщений. Такое централизованное расположение позволяет упорядоченно управлять межсекторальными усилиями и файлами.
4. Управление разрешениями
Можно разделить контролируемый доступ к общим почтовым ящикам. Это гарантирует, что члены организации будут иметь доступ только к тем сообщениям, которыми они должны заниматься.
ИТ-отдел может разрешить доступ к общему почтовому ящику только соответствующим сотрудникам. Таким образом, конфиденциальная информация будет защищена, а доступ к ней будет иметь только квалифицированный персонал.
Недостатки общего почтового ящика
Несмотря на то что общие почтовые ящики являются сильными сторонами инструментов для совместной работы, они также имеют множество проблем. Эти ограничения в большей степени затрагивают небольшие команды или организации, в которых отсутствует ИТ-поддержка. Давайте разберемся в этом подробнее.
1. Включает в себя настройку разрешений
Для настройки общего почтового ящика необходимо предоставить права доступа членам команды, что может быть непросто и требует технических навыков.
Например, отделу кадров с общим почтовым ящиком для приема на работу может потребоваться тщательно контролировать, кто имеет доступ и может редактировать почтовый ящик. Для правильной настройки почтового ящика необходимо выполнить несколько шагов.
2. Возможность перекрытия
Несколько членов команды могут обрабатывать одно и то же письмо без тщательного управления, что приведет к путанице и неэффективности. Чтобы избежать дублирования ответов, необходимы четкие процедуры.
Это типично для групп обслуживания клиентов с высокой интенсивностью работы, где несколько представителей могут отвечать на один и тот же вопрос клиента. Это может привести к путанице и нарушению взаимодействия с клиентом.
3. Ресурсоемкие
Администрирование и обслуживание общего почтового ящика может потребовать больше ИТ-ресурсов, чем списки рассылки, что делает его потенциально более дорогим и ресурсоемким.
Небольшим командам настройка и обслуживание общего почтового ящика может показаться более сложной задачей, чем просто отправка обновлений по списку рассылки. Им потребуется дополнительная ИТ-поддержка и ресурсы.
Общий почтовый ящик - это система управления общей электронной почтой в которой несколько пользователей имеют доступ к одному объединенному почтовому ящику. Пользователи могут вместе просматривать, отвечать и определять приоритеты входящих сообщений электронной почты. Легко просматривать, кто чем занимается, и работать вместе, используя внутренние заметки.
Общая папка "Входящие" обладает широкими возможностями и помогает вам работать с различными каналами связи.
Помимо электронной почты, вы можете увидеть взаимодействие, происходящее через...
- Живой чат
- SMS
- Сайты социальных сетей
- Чатботы
В отличие от общего почтового ящика, общий почтовый ящик позволяет просматривать ценные отчеты, чтобы увидеть работу вашей команды с высоты птичьего полета. Вы можете интегрировать его с другими бизнес-приложениями, такими как CRM или системы управления проектами.
Когда следует использовать общую папку входящих сообщений
Одно из главных преимуществ общего почтового ящика - расширенные возможности отчетности. Это единственный вариант, если вашей команде требуются индивидуальные логины для доступа к общему почтовому ящику в целях безопасности или отслеживания.
Общие ящики, как и общие почтовые ящики, идеально подходят для таких команд, как служба поддержки, отдел продаж или даже бухгалтерия. Менеджеры также могут назначать задачи и разговоры на отдельные личные почтовые ящики в этом инструменте и пользоваться интеллектуальными папками с возможностью сортировки для отслеживания различных запросов.
Общий почтовый ящик предупредит, если два пользователя одновременно набирают одно и то же письмо и оба начинают печатать. Больше никаких дублирующихся ответов и потерянного времени!
Наконец, если вам приходится работать с большим количеством сообщений, общие почтовые ящики и автоматизация, которую они обеспечивают, могут быть очень полезны. Ваша команда может сэкономить время вместо того, чтобы вручную назначать и отвечать на каждый проходящий разговор.
Преимущества общей папки "Входящие
Общие почтовые ящики помогут вам обеспечить последовательное и управляемое обслуживание клиентов и при этом сохранить организованность вашей компании. Эти почтовые ящики имеют множество преимуществ по сравнению со списками рассылки и общими почтовыми ящиками. Давайте рассмотрим некоторые преимущества:
1. Централизованное управление: Главная особенность всех решений для общих почтовых ящиков - возможность легко управлять несколькими адресами электронной почты, например [email protected] и [email protected]. Вы можете получить доступ ко всем общим почтовым ящикам в одном месте без необходимости входить в другие учетные записи или переключать экраны. Это позволит вашей команде отвечать быстрее и не пропускать электронные письма.
2. Четкое распределение обязанностей: Делегирование новых электронных писем конкретным членам команды позволит проинформировать каждого о том, над чем он работает. Это поможет избежать дублирования ответов и потери писем.
3. Автоматизация: Некоторые инструменты общего почтового ящика позволяют вашей команде быстрее отправлять ответы с помощью автоматизации, что экономит время и позволяет больше внимания уделять клиентам. Автоматическое назначение позволяет делегировать нагрузку. Функция "Автоответчик" автоматически отвечает на новое входящее письмо, давая клиенту понять, что вы работаете над его проблемой. Он также сохраняет ответы для поддержания согласованности действий вашей команды.
4. Улучшенное взаимодействие: Большинство программ для работы с общим почтовым ящиком позволяют общаться с другими членами команды через внутренние комментарии. Это означает, что вы можете комментировать исходное сообщение, а не пересылать или отвечать на все письма.
5. Никаких коллизий: Коллизия - это тот неловкий момент, когда вы замечаете, что два члена команды дважды ответили одному и тому же клиенту и предоставили ему одинаковую или, что еще хуже, противоречивую информацию. С помощью общего почтового ящика вы можете избежать этого, перенаправляя входящие сообщения и запросы клиентов конкретным членам команды.
6. Конфиденциальность: Некоторые данные клиентов могут быть конфиденциальными, и доступ к ним могут иметь только определенные члены команды. Передовые платформы для работы с общим почтовым ящиком предоставляют возможность защитить конфиденциальные разговоры и сделать их видимыми только для соответствующих членов команды.
Недостатки общей папки "Входящие
Общие ящики - это эффективный организационный инструмент для улучшения совместной работы команды и управления электронной почтой. Они представляют собой более интерактивное решение, чем общие почтовые ящики и списки рассылки. Вот некоторые недостатки:
1. Расходы на установку: Внедрение общих почтовых ящиков часто требует первоначального обучения, чтобы члены команды поняли возможности инструмента. Процессы конфигурирования и настройки также могут потребовать времени и ресурсов для согласования с рабочими процессами.
2. Факторы стоимости: Стоимость подписки на решения для общих почтовых ящиков варьируется в зависимости от поставщика, что может привести к более высоким, чем ожидалось, расходам. Дополнительные расходы могут возникнуть в связи с расширением доступа пользователей или интеграцией дополнительных функций, что требует тщательного анализа бюджета.
Все три инструмента очень полезны для предприятий и служб поддержки клиентов. Однако каждый из них лучше подходит для определенных целей. Некоторые команды могут даже использовать все три инструмента для выполнения различных требований. Вот таблица с некоторыми ключевыми различиями:
| Основные различия между общим почтовым ящиком, общим почтовым ящиком и списком рассылки | ||||
|---|---|---|---|---|
| Характеристика | Общая папка "Входящие | Общий почтовый ящик | Список рассылки | |
| Тип | Двусторонняя связь | Двусторонняя связь | Односторонняя связь | |
| Доступ пользователей | Несколько пользователей могут совместно работать над электронными письмами. | Доступ к почтовому ящику могут получить несколько пользователей | Единый адрес электронной почты для массовых писем | |
| Задание | Да, электронные письма можно назначать членам команды. | Нет, все пользователи видят входящие сообщения электронной почты | Нет, ответы отправляются только отправителю. | |
| Идеально подходит для | Поддержка клиентов, продажи, проектные команды | Поддержка клиентов, внутренняя коммуникация | Массовые объявления, маркетинговые кампании | |
| Сложность | Умеренный (может потребоваться обучение) | Низкий (легче настроить) | Низкий (легко создать) | |
Список рассылки Отлично подходит, если вам не требуется доступ к метрикам и если участникам списка не нужно общаться друг с другом. Это хороший вариант для внутренних новостей, сбоев и других уведомлений.
Общие почтовые ящики отлично подходят, если вам нужно, чтобы люди отвечали как одна команда и вместе комментировали беседы. Все люди могут видеть входящую электронную почту, и несколько человек могут одновременно работать в одном ящике. Это отличный вариант для небольших организаций, групп с небольшим объемом работы или предприятий, которые пока не заинтересованы в отслеживании цифр.
Общие почтовые ящики Наиболее гибкие, но и дорогие. Они лучше всего подходят для команд, которые могут извлечь пользу из показателей и данных и использовать автоматизацию для ускорения обработки. Дополнительные функции совместной работы, шаблоны и опросы делают этот инструмент мощным для команд.
Если вы работаете в команде, которая получает большой объем электронной почты и может выиграть, если вы начнете отвечать на нее быстрее, то общий почтовый ящик, вероятно, станет для вас лучшим вариантом.
Заключение
Эффективное управление электронной почтой важно для предприятий любого размера. Правильно подобранный инструмент может облегчить общение и сотрудничество вашей команды и повысить производительность.
Общий почтовый ящик - лучший вариант, идеально подходящий для групп людей, тесно сотрудничающих друг с другом и распределяющих задачи. С другой стороны, общие почтовые ящики подходят для общего использования и легкого доступа к ним нескольких получателей. Списки рассылки отлично подходят для отправки писем большой группе людей.
Зная основные различия между списком рассылки, общим почтовым ящиком и общим почтовым ящиком, вы сможете выбрать наиболее подходящий для вашей команды.
Обновлено: 24 марта 2025 г.
Rohit Rajpal is an experienced content writer with a strong focus on business communication platforms. He creates content that helps companies optimize their communication strategies using omnichannel solutions. Known for his straightforward approach, Rohit breaks down complex concepts, making it easier for businesses to improve how they connect with customers.