На сайте 361,6 миллиарда электронных писем, которыми обмениваются ежедневно и средний офисный работник получает 121 электронное письмо в деньоставаться организованным может показаться непосильной задачей. Поэтому эффективное управление входящими сообщениями становится как никогда важным.
Но что, если бы вы могли открыть папку "Входящие" и мгновенно найти нужное письмо? С помощью ярлыков Gmail это возможно. К концу этого блога вы узнаете, как:
- Назначайте и перемещайте электронные письма в ярлыки для лучшей организации.
- Используйте вложенные ярлыки для структурированной системы электронной почты и многое другое!
Давайте начнем и превратим ваш почтовый ящик из хаотичного беспорядка в свободное от стресса пространство.
Присвоение меток письмам в Gmail
Ярлыки Gmail работают как теги, помогая вам организовывать письма в отдельные категории, оставляя их в папке "Входящие".
Как присвоить ярлык электронному письму?
- Откройте свой аккаунт Gmail.
- Выберите электронное письмо (письма), которое нужно пометить.
- Нажмите на значок Label (он выглядит как метка) в верхней части экрана.
- Выберите существующую этикетку или нажмите "Создать новую", чтобы создать новую.
- Нажмите кнопку Применить, и теперь письмо будет иметь этот ярлык.
Одному письму можно присвоить несколько меток, что облегчает поиск сообщений в разных категориях.
Например:
- Электронное письмо клиента может иметь метки "Счета" и "Срочно".
- Обновление работы можно пометить в разделах "Обновления команды" и "Встречи".
Таким образом, письма остаются упорядоченными, не запертыми в одной папке.
Перемещение сообщений на определенный ярлык
Если вы предпочитаете более чистую папку входящих сообщений, вы можете перемещать письма в ярлыки, так же как и в папки.
Как переместить письма в ярлык в Gmail
- Выберите электронное письмо (письма), которое нужно переместить.
- Щелкните значок Переместить в (который выглядит как папка).
- Выберите ярлык, на который нужно переместить письмо.
- Теперь письмо будет сохранено под этим ярлыком и удалено из папки "Входящие".
Этот метод удобен, когда вы хотите уменьшить беспорядок, сохраняя электронные письма аккуратно распределенными по категориям.
Добавление и перемещение писем в ярлыки
Один из главных вопросов: следует ли добавлять ярлыки электронной почты или перемещать письма в ярлыки?
- Добавление меток: Это позволяет сохранить письма в папке "Входящие" и разделить их на несколько категорий.
- Перемещение писем в ярлыки: Это позволяет удалять письма из папки "Входящие" и сохранять их под ярлыком, поддерживая порядок в папке "Входящие".
Добавляйте ярлыки к письмам, относящимся к нескольким проектам. Используйте перемещение писем, когда нужно заархивировать сообщения и уменьшить беспорядок в папке входящих сообщений.
Многие пользователи создают слишком много ярлыков, что приводит к путанице вместо организации.
Решение: Чтобы все было под контролем, используйте четкую, минимальную систему маркировки (например, "Срочно", "Счета", "Встречи").
Что такое вложенные ярлыки в Gmail?
Вложенные ярлыки - это вложенные ярлыки, которые помогают создать иерархию категорий. Думайте о них как о папках и вложенных папках, но с гибкостью ярлыков Gmail.
Например:
- Клиенты (Main Label)
- VIP-клиенты (вложенная этикетка)
- Новые лиды (вложенная метка)
Такая структура облегчает управление большими объемами электронной почты, особенно для компаний, работающих с несколькими клиентами.
Как создать вложенные ярлыки?
Вы можете создавать вложенные этикетки, выполнив следующие действия:
- Создание новой вложенной метки
- Откройте Gmail и нажмите кнопку Еще на левой боковой панели.
- Прокрутите вниз и нажмите кнопку Создать новый ярлык.
- Назовите свою метку и отметьте метку "Гнездо", чтобы выбрать родительскую метку.
- Нажмите кнопку Создать, и ваша вложенная метка появится под основной меткой.
- Преобразование существующей метки в подметку
Чтобы преобразовать существующую метку в подметку, сделайте следующее:
- Перейдите в настройки Gmail.
- Перейдите на вкладку Ярлыки.
- Найдите метку, которую нужно вложить, и нажмите кнопку Изменить.
- Выберите родительскую метку и сохраните изменения.
Теперь ваши ярлыки будут аккуратно структурированы.
Как переименовать ярлык?
Если вы хотите переименовать ярлык:
- Найдите ярлык на боковой панели.
- Нажмите на меню с тремя точками рядом с ним.
- Выберите Редактировать и введите новое имя.
- Нажмите кнопку Сохранить - все электронные письма с этим ярлыком будут обновлены автоматически.
Как удалить ярлык из электронного письма?
Если письмо больше не относится к метке:
- Откройте письмо с ярлыком.
- Нажмите кнопку X рядом с названием ярлыка в верхней части экрана.
- Ярлык будет удален, но письмо останется в вашем почтовом ящике.
Оптимизируйте Gmail с помощью ControlHippo!
Освойте ярлыки Gmail и повысьте производительность - организуйте свой почтовый ящик без лишних усилий.
Как удалить ярлыки сразу из нескольких писем?
Чтобы удалить сразу несколько этикеток, сделайте следующее:
- Выберите несколько писем в папке "Входящие".
- Нажмите на значок ярлыка в верхней части экрана.
- Снимите флажки с ярлыков, которые нужно удалить.
- Нажмите кнопку Применить, и все выбранные электронные письма будут обновлены.
Как убрать ярлык "Входящие" в Gmail?
Каждое письмо в Gmail автоматически получает ярлык "Входящие". Чтобы удалить ярлык "Входящие" в Gmail, необходимо заархивировать письмо.
Шаги по удалению ярлыка "Входящие":
- Выберите письмо (письма), которое нужно удалить из папки "Входящие".
- Нажмите кнопку Архивировать.
- Письмо исчезнет из папки "Входящие", но останется доступным под своими ярлыками.
Как изменить цвет ярлыков Gmail?
Добавление цветов к ярлыкам поможет вам визуально различать разные категории писем.
Шаги по цветовому кодированию этикеток:
- Наведите курсор на ярлык в левой панели.
- Нажмите на меню с тремя точками рядом с ним.
- Выберите цвет ярлыка и выберите цвет.
Теперь электронные письма будут выделены цветом для быстрого распознавания.
Как показать или скрыть ярлыки в списке ярлыков?
Слишком много этикеток? Вот как управлять наглядностью:
- Нажмите на значок шестеренки > Посмотреть все настройки.
- Откройте вкладку Ярлыки.
- В разделе "Показать в списке меток" выберите "Показать" или "Скрыть" для каждой метки.
Как удалить ярлык?
Если этикетка вам больше не нужна:
- Найдите ярлык на боковой панели.
- Щелкните меню с тремя точками и выберите Удалить ярлык.
- Подтвердите удаление (письма не будут удалены, только ярлык).
Как объединить ярлыки в Gmail?
Если два ярлыка служат одной цели, объедините их:
- Перейдите в раздел Настройки > Ярлыки.
- Переименуйте один ярлык, чтобы он соответствовал другому.
- Назначьте все соответствующие электронные письма на обновленный ярлык.
- Удалите старый ярлык.
Теперь все связанные письма находятся под одним ярлыком.
Как сделать автоматическую сортировку писем по ярлыкам?
Автоматизация сортировки электронной почты экономит время. Вот как можно автоматически маркировать входящие сообщения электронной почты:
- Нажмите на строку поиска и введите критерии, например электронную почту отправителя или ключевое слово темы.
- Нажмите кнопку Создать фильтр.
- Установите флажок Применить этикетку и выберите этикетку.
- Нажмите "Создать фильтр", и теперь Gmail будет автоматически помечать письма, соответствующие вашим критериям.
Это удобно для сортировки рассылок, счетов и обновлений работы без ручного труда. Фильтры и ярлыки Gmail работают в рамках передовой системы безопасности Google, благодаря чему автоматическая сортировка не нарушает важных мер безопасности, таких как обнаружение спама.
Управление ярлыками в мобильном приложении Gmail
Вы также можете управлять ярлыками в приложении Gmail:
- Откройте приложение Gmail.
- Нажмите Меню > Настройки > Ярлыки.
- Редактируйте, применяйте или удаляйте ярлыки, как в настольной версии.
Папки Gmail и ярлыки: В чем разница?
Многие пользователи путают папки Gmail с ярлыками, но они служат для разных целей. Традиционные папки работают как физические картотеки - каждое письмо может находиться только в одной папке. В отличие от них, ярлыки Gmail работают как цифровые метки, позволяя одному письму относиться к нескольким категориям. Это делает поиск, организацию и управление электронной почтой гораздо более эффективными.
Система маркировки Gmail, насчитывающая более 1,8 миллиарда активных пользователей. создана для обработки огромных объемов электронной почты, оставаясь при этом гибкой. Ниже приведено сравнение отличий ярлыков Gmail от традиционных папок электронной почты:
| Основные различия между папками и ярлыками Gmail | ||||
|---|---|---|---|---|
| Характеристика | Ярлыки Gmail | Папки (традиционная электронная почта) | ||
| Может ли письмо относиться к нескольким категориям? | Да | Нет | ||
| Удаляет ли перемещение письма из папки "Входящие"? | Нет (если только не архивировано) | Да | ||
| Можно ли применить несколько тегов к одному письму? | Да | Нет | ||
| Можно ли создавать вложенные категории? | Да | Да | ||
Оптимизируйте свою папку "Входящие" с помощью ControlHippo
Ярлыки Gmail помогут вам сохранить организованность, но предприятиям часто требуется более мощный управление электронной почтой решение. Именно здесь на помощь приходит ControlHippo. ControlHippo позволяет вам:
- Управляйте несколькими почтовыми ящиками без особых усилий с помощью общий почтовый ящик.
- Автоматизируйте сортировку электронной почты и расстановку приоритетов.
- Следите за тем, чтобы ни одно важное письмо не потерялось.
Если вы ищете способ улучшить управление электронной почтой, не ограничиваясь ярлыками Gmail, ControlHippo - идеальное решение.
Вы беспокоитесь о безопасности? ControlHippo следует строгим протоколам шифрования и не хранит ваши электронные письма, гарантируя, что ваши данные остаются на 100% конфиденциальными. На самом деле, компании, использующие ControlHippo, отмечают 45-процентный рост удовлетворенности клиентов и впечатляющий показатель удержания клиентов на 85 %.
Обновлено: 24 марта 2025 г.
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.