Как настроить общий почтовый ящик Gmail: Полное руководство

Старший писатель: Джайни Патель

Время чтения: 12 Минуты

Опубликовано 30 июля 2025 года

Управление электронной почтой клиентов в команде не должно быть беспорядочным. Но для многих компаний, использующих Gmail, это так. Сообщения пропускаются. Важные обновления остаются непрочитанными. И это происходит, когда электронная почта хранится в отдельных ящиках, а не в одном общем пространстве.

Вот тут-то и пригодится общий почтовый ящик Gmail. Он привносит структуру и ясность в командное общение и гарантирует, что нужные люди увидят нужные письма и быстро примут меры. В этом руководстве вы узнаете, что такое общий почтовый ящик Gmail, и познакомитесь с различными способами его создания.

Что такое общая папка "Входящие" в Gmail?

Общий почтовый ящик Gmail - это почтовый ящик, к которому имеют доступ и которым могут управлять сразу несколько членов команды. Все видят одни и те же сообщения в одном месте. Не нужно пересылать письма или указывать номера членов команды.

Вы можете настроить общий почтовый ящик Gmail с помощью делегирования, группы Google (Collaborative Inbox) или стороннего инструмента, например ControlHippo.

Многие команды путают список рассылки с общим почтовым ящиком, но только общие почтовые ящики позволяют сотрудничать и отслеживать работу.

Вместо того чтобы использовать личные аккаунты Gmail для деловых разговоров, общий почтовый ящик Gmail позволит вашей команде:

• Одновременное чтение входящих сообщений
• Назначайте электронные письма нужным членам команды
• Отслеживайте ответы и последующие действия
• Сохраняйте внутренние заметки для контекста

Предприятия используют общие почтовые ящики для служб поддержки, продаж и операций. По умолчанию Gmail не предлагает традиционных общих ящиков, но такие функции рабочего пространства, как делегирование и Google Groups, можно настроить.

Как инструменты ControlHippo, основанные на искусственном интеллекте, улучшают работу с общим ящиком Gmail?

Если ваша команда растет или работает с большим объемом электронной почты, базовых настроек общего почтового ящика Gmail может не хватить. ControlHippo интегрируется непосредственно с Gmail, чтобы создать единый общий почтовый ящик. Отличительной особенностью этой системы является уровень автоматизации и интеллектуальные инструменты, встроенные в нее. Вот как он повышает эффективность:

• Четкое распределение обязанностей: Назначайте электронные письма конкретным членам команды, чтобы все знали, кто чем занимается.
• Внутренние заметки: Оставляйте личные комментарии к письмам, которые могут видеть только члены вашей команды.
• Интеллектуальные метки и фильтры: Организуйте сообщения по темам, клиентам или срочности.
• Резюме чата на основе искусственного интеллекта: Получите краткое изложение длинных потоков сообщений электронной почты и помогите агентам быстрее разобраться в проблеме.
• Предложенные ответы: Настройте автоматические ответы на электронные письма с помощью встроенного помощника ИИ и помогите агентам отвечать более точно.
• Предложения на основе знаний: Предлагайте полезные статьи из вашей библиотеки, чтобы быстрее решать общие проблемы.
• Оценка удовлетворенности клиентов (CSAT): Сбор отзывов по электронной почте для оценки удовлетворенности клиентов и улучшения качества обслуживания.
• Автоматизация рабочего процесса: Запускайте последующие действия или назначайте задачи на основе содержания или статуса сообщения.
• Интеграция с CRM: Синхронизируйте разговоры с вашей CRM (через интеграцию), чтобы предоставить агентам полный контекст клиента.

Зачем командам нужна общая папка "Входящие"?

Управление деловым общением через личные аккаунты Gmail поначалу работает. Но по мере роста вашей команды за всем становится сложно уследить. Общий почтовый ящик Gmail помогает решить эту проблему, создавая единое место, где все могут работать вместе. Вот почему это важно:

1. Централизованное управление электронной почтой

Когда электронные письма от клиентов, поставщиков или партнеров попадают в одно место, ваша команда получает полный обзор. С централизованным управлением:

• Все видят одну и ту же информацию
• Электронные письма легче упорядочивать и искать
• Ответы можно отслеживать и принимать последующие меры
• Члены команды могут сотрудничать и помогать, когда это необходимо

2. Улучшенное взаимодействие в команде

Общий почтовый ящик помогает командам работать над электронной почтой в одном месте. Члены команды могут:

• Назначайте электронные письма нужным людям
• Оставьте внутренние заметки для контекста
• Делитесь обновлениями и решениями в одной теме

3. Улучшение внутренней коммуникации и согласованности

Когда вся ваша команда работает в одном общем пространстве, вы снижаете риск отправки повторяющихся сообщений. Это позволяет сохранить постоянство тона, информации и сервиса. Например;

• Сотрудники отдела продаж могут просмотреть всю тему, прежде чем ответить.
• Сотрудники службы поддержки могут подхватить разговор, не начиная его заново.
• Менеджеры могут отслеживать эффективность работы и последующие действия в режиме реального времени.

Проблемы без общей папки "Входящие

Если ваша команда до сих пор использует отдельные учетные записи Gmail для управления коммуникациями, вы, скорее всего, столкнулись с несколькими распространенными проблемами:

1. Отсутствие организации

Важные письма могут быть легко затеряны под личными темами, рассылками или несвязанными задачами. Без общей видимости это трудно понять:

• Что срочно
• Что уже обработано
• Что еще требует внимания

2. Непонимание и дублирование усилий

Без общей системы члены команды могут ответить на одно и то же письмо дважды или не ответить вовсе. Вы теряете контроль:

• Кто несет ответственность
• Что было обещано
• Какие действия были предприняты

Общий почтовый ящик Gmail поможет решить все эти проблемы, предоставив вашей команде единое, скоординированное пространство для управления электронной почтой.

4 основных способа создания общей папки "Входящие" в Gmail

Встроенной функции "Общие входящие" не существует. Но вы можете создать ее, используя правильные инструменты и настройки. Ниже приведены четыре способа создания общих ящиков в Gmail. У каждого способа есть свои особенности, плюсы и проблемы.

Начнем с самого мощного и гибкого варианта.

1. Используйте ControlHippo Shared Inbox

ControlHippo - это платформа для общего доступа к почтовым ящикам, которая подключается непосредственно к вашему аккаунту Gmail. Вместо того чтобы переключать несколько вкладок или пересылать письма, вы можете управлять всей деловой перепиской из одного места.

Ваша команда может:

• Просмотр входящих сообщений электронной почты в общем рабочем пространстве
• Назначьте права собственности, чтобы избежать дублирования
• Добавьте внутренние заметки для контекста
• Отслеживайте статус и историю сообщений
• Автоматизируйте маркировку, маршрутизацию и последующие действия.

Обзор решения ControlHippo для общих почтовых ящиков на базе искусственного интеллекта

ControlHippo добавляет интеллект в ваш почтовый ящик Gmail:

• Предлагаемые ответы: Умные подсказки помогут вашей команде отвечать быстрее и точнее.
• Резюме разговоров: Длинные потоки сообщений электронной почты сжимаются в короткие резюме для быстрого понимания.
• Метки и интеллектуальные фильтры: Автоматически организуйте сообщения по темам, срочности или сегментам клиентов.
• Отслеживание производительности: Отслеживайте время отклика и скорость решения проблем, чтобы повысить качество обслуживания.
• Синхронизация с CRM: Свяжите каждое письмо с вашей CRM, чтобы ваша команда всегда имела полный контекст.

Интеграция с Gmail для расширения функциональных возможностей

ControlHippo безопасно подключается через API Gmail и импортирует разговоры в общее рабочее пространство после получения разрешения. После подключения:

• Письма из вашего аккаунта Gmail появляются на общей панели.
• Ваша команда может отвечать, назначать и комментировать, не выходя из ControlHippo.
• Оригинальный почтовый ящик Gmail остается доступным и неизменным.
• ControlHippo работает вместе с существующей настройкой Gmail, не изменяя фильтры и ярлыки.

Пошаговая настройка общей папки "Входящие" ControlHippo

Вот как начать:

Шаг 1: Зарегистрируйтесь и подключите Gmail

Начните с создания учетной записи ControlHippo. После этого подключите свой аккаунт Gmail, чтобы перенести все разговоры по электронной почте в одно общее пространство.

Шаг 2: Создайте свою команду

Пригласите членов своей команды и предоставьте им доступ к общему почтовому ящику. Вы можете назначать роли и управлять тем, кто может просматривать, отвечать на сообщения и организовывать беседы.

Шаг 3: Настройте параметры общих входящих

Настройте работу вашей команды с электронной почтой. Создавайте ярлыки, применяйте фильтры и используйте внутренние заметки, чтобы упорядочить общение и упростить совместную работу.

Шаг 4: Используйте функции искусственного интеллекта для более эффективного управления

Используйте возможности искусственного интеллекта ControlHippo, чтобы ускорить рабочий процесс, предлагать ответы и отслеживать удовлетворенность клиентов. Эти инструменты помогут вашей команде оставаться последовательной и эффективной в каждом разговоре.

Ключевые особенности ControlHippo Shared Inbox

ControlHippo преобразует работу команд с общей электронной почтой, объединяя в одном месте структуру, видимость и автоматизацию. Эти функции помогут вашему бизнесу управлять разговорами в масштабе без потери контекста и подотчетности.

• Единый вид входящих сообщений: Все входящие сообщения электронной почты с общих адресов видны вашей команде на центральной панели управления.
• Назначение электронной почты на основе ролей: Назначайте электронные письма отдельным членам команды в зависимости от их опыта или доступности.
• Инструменты внутреннего взаимодействия: Оставляйте личные заметки в потоках электронной почты для других членов команды.
• Автоматические метки и фильтры: Настройте правила для автоматической маркировки и категоризации писем по типу проблемы, срочности или отделу.
• Отслеживание статуса разговоров: Отслеживайте статус каждого сообщения: открыто, ожидает рассмотрения или решено.

Когда использовать ControlHippo Shared Inbox?

ControlHippo подходит для команд, которые используют общие почтовые ящики для обработки большого количества внешних сообщений. Это особенно полезно, когда ваш бизнес:

• Получение запросов через центральный адрес, например support@, help@ или billing@.
• Необходимо отслеживать принадлежность электронных писем к разным сменам или отделам
• Хочет уменьшить количество ошибок, вызванных тем, что несколько человек отвечают в одной теме
• Отслеживание эффективности работы агентов, включая время отклика и разрешения проблемы
• Хочет автоматизировать повторяющиеся действия, такие как пометка, присвоение или запрос отзывов.

Превратите Gmail в структурированную, готовую к работе в команде систему поддержки с помощью ControlHippo.

2. Общие учетные данные для входа в систему

Это самый простой способ, с помощью которого команды пытаются разделить доступ к почтовому ящику Gmail. Создается один адрес электронной почты, а учетные данные для входа в систему распределяются между несколькими членами команды. Все входят в один и тот же аккаунт Gmail, используя один и тот же пароль. Они читают и отвечают на письма, как будто это один пользователь.

Хотя этот метод кажется простым, он часто создает больше проблем, чем решает. Сейчас мы рассмотрим некоторые плюсы и минусы общих учетных данных:

Вызовы: Риски безопасности и вопросы подотчетности

• Общие учетные данные создают серьезные риски для безопасности данных и контроля за работой команды.
• Если учетная запись будет взломана, все данные, хранящиеся в ящике, станут доступны неавторизованным пользователям.
• Невозможно проверить, кто отправил или удалил конкретные сообщения электронной почты, что делает невозможным ведение аудиторских записей.

Когда следует использовать общие учетные данные для входа в систему

• Этот метод подходит только для команд из одного-двух человек, которым нужен быстрый доступ без формальных процессов.
• Это может сработать, если внутреннее взаимодействие минимально, а полный доступ для всех является приемлемым.
• Он не подходит, если ваша команда работает с конфиденциальными или регулируемыми данными, требующими отслеживания.
• Для большинства команд, особенно тех, которые планируют расти, такой подход не является устойчивым в долгосрочной перспективе.

3. Делегированные учетные записи Gmail

Gmail позволяет делегировать доступ к своему почтовому ящику другим людям, не сообщая им свой пароль. Эта функция доступна в аккаунтах Google Workspace.
Когда вы делегируете доступ:

• Другие пользователи могут читать и отвечать на электронные письма от вашего имени
• Им не нужен ваш пароль для входа в систему
• Их действия регистрируются, а их имя появляется в поле "От".
• Вы полностью контролируете, кто имеет доступ, и можете удалить его в любое время.

Узнайте больше о Настройка делегирования Gmail в Справочном центре Google Workspace.

Пошаговая настройка делегирования полномочий Gmail

Давайте посмотрим, как можно настроить делегирование учетных записей Gmail:

Шаг 1: Войдите в основной аккаунт Gmail
Используйте учетную запись, которая будет предоставлять доступ другим пользователям.

Шаг 2: Перейдите в раздел Настройки доступа к учетной записи

• Нажмите на значок шестеренки в Gmail
• Перейдите в раздел Настройки > Учетные записи и импорт
• Перейдите к пункту Предоставление доступа к вашей учетной записи

Шаг 3: Добавьте делегатов и отправьте приглашения

• Нажмите, Добавить другую учетную запись
• Введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите делегировать полномочия.
• Gmail отправляет им запрос на доступ
• После принятия они смогут управлять вашим почтовым ящиком.

Как управлять электронной почтой в качестве делегата?

• Делегат может открыть папку входящих сообщений из своего аккаунта Gmail.
• Они могут читать, отвечать на письма и архивировать их.
• В их ответах будет указано: "Отправлено [делегатом] от имени [основного пользователя]".
• Они не могут изменять настройки учетной записи или получать доступ к чату

Разрешения для делегированных учетных записей Gmail

Вот что нужно знать о разрешениях для делегированных учетных записей Gmail:

Максимальные лимиты делегирования

• Gmail позволяет пользователю делегировать доступ к стандартным учетным записям Gmail не более чем 10 лицам.
• Для аккаунтов Google Workspace лимит увеличивается до 25 делегатов на ящик.
• Делегаты могут читать, отвечать и удалять электронные письма, но не могут получить доступ к чату или настройкам учетной записи.

Как удалить доступ делегатов?

• Перейдите в Настройки Gmail > Учетные записи и импорт > Предоставление доступа к учетной записи.
• Нажмите кнопку Удалить рядом с электронной почтой делегата, чтобы отозвать доступ.
• Делегат немедленно потеряет доступ.

Когда использовать?

Делегировать учетные записи Gmail лучше всего, когда:

• Один или два человека управляют электронной почтой от имени общей учетной записи.
• Учетные данные для входа в систему должны быть конфиденциальными.
• Ваша команда обрабатывает умеренный объем электронной почты.

4. Google Groups Collaborative Inbox

Коллективный почтовый ящик Google Groups позволяет вашей команде управлять групповой электронной почтой, например support@ или info@, из общего пространства. В отличие от обычных аккаунтов Gmail, эта система совместной работы дает вам инструменты для назначения, отслеживания и пометки писем как завершенных изнутри Google Groups.

Это встроенная функция Google Workspace, которая помогает командам сотрудничать без использования сторонних инструментов.

Узнайте больше о совместных входящих в Справочном центре Google Workspace.

Пошаговая настройка Google Groups Collaborative Inbox

Ниже перечислены шаги по созданию почтового ящика для совместной работы в Google Groups:\

Шаг 1: Создайте группу Google

• Перейдите в Google Groups
• Нажмите кнопку Создать группу
• Назовите свою группу
• Назначение адреса электронной почты

Шаг 2: Настройка основных параметров группы

• В качестве типа группы выберите "Совместная папка входящих".
• Определите, кто может публиковать, назначать и отвечать на сообщения.
• Включите функции отслеживания разговоров.

Шаг 3: Выберите настройки конфиденциальности

• Решите, будет ли группа общедоступной в вашем домене.
• Контролируйте, кто может просматривать, публиковать и модерировать беседы.

Шаг 4: Добавьте участников и включите функции совместной работы в папке "Входящие

• Добавьте членов команды, которым нужен доступ к почтовому ящику.
• Назначьте им роли (член, менеджер, владелец).
• Включите функцию Collaborative Inbox, чтобы активировать инструменты назначения, пометки и разрешения.

Разрешения для совместных входящих

Вы можете установить различные разрешения для членов группы:

• Просмотр разговоров
• Назначение разговоров
• Отметить как завершенную или дубликат
• Ответить от имени группы

Управление ролями и обязанностями в группе

Распределите четкие роли:

• Владелец: полный контроль над настройками и доступом
• Менеджер: Может модерировать, назначать и отвечать
• Участник: Может просматривать сообщения и отвечать на них

Когда использовать?

Google Groups Collaborative Inbox - хороший вариант, когда:

• Вы уже пользуетесь рабочим пространством Google.
• Вам нужен общий почтовый ящик без сторонних инструментов.
• Вам нужно четко распределить роли и проследить за выполнением задач.
• Вашей команде не нужна продвинутая автоматизация или внутренние заметки.

Делегированный аккаунт Gmail против Google Collaborative Inbox: Что выбрать?

Ниже я провел четкое различие между делегированным аккаунтом Gmail и совместным почтовым ящиком Google, чтобы помочь компаниям решить, что им подходит:

Плюсы и минусы делегированных учетных записей Gmail

Давайте рассмотрим плюсы и минусы делегированных учетных записей Gmail:

Плюсы и минусы совместных почтовых ящиков Google

Вот несколько плюсов и минусов Google Collaborative Inboxes:

Что выбрать в зависимости от потребностей вашей команды?

• Выбирайте делегированные учетные записи Gmail, если вы одиночный пользователь или небольшая команда с ограниченным объемом электронной почты и не нуждаетесь в командных назначениях или видимости. Это удобно для помощников руководителей или небольших групп поддержки, управляющих одним почтовым ящиком.
• Выбирайте Google Collaborative Inbox, если вашей команде нужны структурированные рабочие процессы, несколько пользователей, доступ на основе ролей и базовые функции назначения. Он лучше подходит для кросс-функциональных команд, управляющих общими коммуникациями в масштабе.

Для растущих команд, которым требуется более глубокая совместная работа, отчетность или автоматизация, такие инструменты, как ControlHippo, предлагают специально разработанное решение для общего почтового ящика, которое легко интегрируется с Gmail.

Лучшие практики для общих ящиков Gmail

Настройка общего почтового ящика Gmail - это только первый шаг. Чтобы ваша команда была организованной, отзывчивой и согласованной, вам нужны правильные привычки и системы. Вот проверенные лучшие практики, которым следует следовать после запуска общего ящика:

1. Создайте четкие протоколы назначения и эскалации

Все должны знать, кому принадлежат те или иные электронные письма и что делать, если что-то требует эскалации.

Как это сделать:

• Назначайте каждое входящее сообщение члену команды, как только оно поступит.
• Установите правила, когда и как обострять ситуацию.
• Не допускайте, чтобы два человека отвечали на одно и то же письмо. Четко назначайте ответственных.

2. Организуйте входящие сообщения с помощью меток и фильтров

Даже в общем почтовом ящике быстро накапливается беспорядок. Соблюдение передовых методов управления электронной почтой поможет вашей команде уменьшить беспорядок и увеличить время ответа. Используйте встроенные инструменты Gmail для наведения порядка.

Советы:

• Применяйте такие ярлыки, как "Срочно", "Выставление счета", "Последующие действия" или "Новый лид".
• Используйте фильтры для автоматической маркировки писем на основе отправителя, темы или ключевых слов.
• Архивируйте разрешенные разговоры, чтобы сохранить папку входящих сообщений чистой.

Узнайте, как использовать ярлыки и фильтры Gmail для поддержания чистоты общего почтового ящика.

3. Установите последовательные стандарты общения

Ваши клиенты всегда должны получать полезный и профессиональный ответ, независимо от того, кто им отвечает.

Лучшие практики:

• Используйте шаблоны писем для обычных ответов
• Согласование тона, языка и форматирования
• Добавляйте внутренние заметки при передаче потока другому человеку

Используйте эти советы по эффективному общению по электронной почте, чтобы ваши ответы были четкими, профессиональными и последовательными.

Другие лучшие инструменты для улучшения работы с общим ящиком Gmail

Хотя Gmail предлагает основные способы совместного доступа к почтовым ящикам, большинству растущих команд требуется более четкая структура, наглядность и автоматизация. Именно здесь на помощь приходят инструменты совместного доступа к почтовым ящикам.

Ниже приведены несколько популярных вариантов, которые используются компаниями для более эффективного управления электронной почтой. Каждый инструмент интегрируется с Gmail и предлагает различные функции в зависимости от размера команды и рабочего процесса.

1. ControlHippo

ControlHippo превращает ваш почтовый ящик Gmail в интеллектуальное общее рабочее пространство. Это автоматизация, отслеживание разговоров, внутренние заметки и анализ производительности на одной платформе.

Основные сильные стороны

• Чистый, единый почтовый ящик для совместной работы.
• Интеллектуальная маршрутизация и владение электронной почтой.
• Инструменты на основе искусственного интеллекта, такие как резюме и предложения по ответам.
• Отслеживание CSAT для измерения удовлетворенности клиентов.
• Простая настройка с интеграцией Gmail и CRM.

Лучшее для: Команды, которым нужен полный контроль над рабочими процессами электронной почты со встроенным интеллектом.

2. Помочь скауту

Help Scout превращает ваш общий почтовый ящик в центр поддержки клиентов. Он объединяет электронную почту, чат и справочные статьи в одной платформе.

Основные сильные стороны

• Простой, похожий на электронную почту интерфейс
• Встроенная база знаний
• Правила автоматизации и рабочие процессы
• Отчетность и аналитика

Лучше всего подходит для: Команды поддержки клиентов, которые также хотят предложить варианты самообслуживания.

3. Держать

Keeping работает прямо внутри Gmail и добавляет функции службы поддержки в ваш почтовый ящик. Он помогает небольшим командам управлять электронной почтой службы поддержки без необходимости менять инструменты или изучать новое программное обеспечение.

Основные сильные стороны

• Нет необходимости покидать Gmail
• Назначайте и отслеживайте электронные письма как билеты
• Общие шаблоны и готовые ответы
• Простая отчетность

Лучше всего подходит для: Небольшим командам, которые хотят внести минимальные изменения в существующий рабочий процесс Gmail.

4. HiverHQ

Hiver создан на основе Gmail, чтобы помочь командам управлять электронной почтой службы поддержки, отдела продаж и финансового отдела. Оно выглядит и ощущается как Gmail, но добавляет инструменты для совместной работы.

Ключевые сильные стороны:

• Отправляйте задания и заметки по электронной почте в Gmail
• Отслеживание SLA и аналитика
• Предупреждения о столкновениях, чтобы избежать дублирования ответов
• Интеграция с такими инструментами, как Slack и Asana

Лучшее для: Пользователи Google Workspace, которые хотят оставаться в интерфейсе Gmail.

5. Миссис

Missive объединяет электронную почту, командный чат и совместную работу над задачами в одной платформе. Она поддерживает многоканальную настройку с помощью интеграций и хорошо подходит для кросс-функциональных команд.

Основные сильные стороны

• Командный чат внутри потоков электронной почты.
• Общие ярлыки, готовые ответы и совместное составление текстов.
• Интеграция с электронной почтой, SMS и некоторыми социальными платформами.
• Гибкий интерфейс для управления несколькими учетными записями и сценариями использования.

Лучшее для: Команды, которым нужно единое место для управления электронной почтой и совместной работы в режиме реального времени между отделами.

Почему ControlHippo - лучшее решение для общих ящиков Gmail?

Управление электронной почтой в команде не должно быть разрозненным. Используете ли вы общие логины, делегированный доступ или Google Groups, у каждого метода есть свои ограничения. По мере роста вашей команды растет и потребность в структуре, подотчетности и более разумных рабочих процессах.

ControlHippo выводит работу с общим почтовым ящиком Gmail на новый уровень. Он поможет вашей команде:

• Организованность с четким распределением обязанностей и заданий
• Экономьте время, используя интеллектуальные ответы и резюме разговоров
• Общайтесь лучше с помощью внутренних заметок и тегов

И все это можно сделать, не покидая существующей среды Gmail.

Обновлено 30 июля 2025 г.

Jainy Patel

Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.