Ваш почтовый ящик Gmail переполнен письмами, что затрудняет поиск важных сообщений? Вы не одиноки.
Каждый третий пользователь Gmail в мире борется с перегрузкой электронной почты, тратя свое драгоценное время на просмотр неактуальных сообщений.
При переполненном почтовом ящике нелегко отсортировать важные сообщения, сроки и возможности.
В этом руководстве вы найдете 13 действенных советов о том, как организовать почтовый ящик Gmail и вернуть себе контроль над электронной почтой.
Используйте ярлыки и фильтры Gmail, чтобы автоматически сортировать входящую почту по соответствующим категориям. Включите функцию "Приоритет входящих", чтобы выделять важные сообщения, и используйте звездочки для быстрого доступа к важным письмам. Регулярно архивируйте или удаляйте ненужные письма, чтобы не загромождать папку "Входящие".
13 советов о том, как организовать папку "Входящие" Gmail
Большинство почтовых ящиков переполнены невидимыми письмами. Отфильтровать эти письма, определить приоритеты и ответить на них может оказаться непростой задачей.
Однако в Gmail есть встроенные функции, которые упрощают управление почтовым ящиком. Вот 13 важных советов о том, как организовать электронную почту в ящике Gmail:
1. Упорядочите папку "Входящие" Gmail, чтобы расставить приоритеты между нужными письмами
Один из важнейших советов по организации почтового ящика Gmail - расставлять приоритеты для наиболее важных писем. Этого можно добиться с помощью встроенной в Gmail функции "Приоритетные входящие".
Gmail предлагает вам 5 вариантов организации почтового ящика:
- По умолчанию: Отображает электронные письма в том порядке, в котором они были получены, - так, как мы видим их каждый день.
- Первый важный: Gmail определяет приоритеты важных для вас писем, используя прогнозирование, чтобы выбрать, какие из них должны быть в верхней части папки "Входящие".
- Непрочитанный первый: Все непрочитанные сообщения отображаются выше последних писем в папке "Входящие".
- Первая звезда: Для пользователей, которые устанавливают приоритет входящих сообщений с помощью звезд. Все остальное появляется после сообщений со звездочками.
- Приоритетная папка "Входящие: Gmail поймет, с какими письмами вы взаимодействуете чаще всего, и поместит их в верхнюю часть папки "Входящие". Это полезно для тех, кто ежедневно работает с большим количеством писем.
: 10 лучших инструментов общения с клиентами для бизнеса2. Удалите редко используемые вкладки
Интерфейс Gmail с вкладками автоматически распределяет ваши письма по категориям: "Основные", "Социальные", "Акции", "Обновления" и "Форумы". Это может быть полезно, но некоторые вкладки могут оказаться для вас неактуальными.
Вы можете удалить те вкладки, которые не используются часто. Однако вкладка "Основные" - единственная, которую нельзя удалить. Вот как удалить любую другую ненужную вкладку:
- Перейдите к настройкам в правом верхнем углу
- Нажмите на кнопку Посмотреть все настройки.
- Перейдите на вкладку "Входящие".
- Нажмите Настроить входящие в раскрывающемся меню.
Обратите внимание: При отключении любой вкладки новые письма будут автоматически появляться на основной вкладке.
3. Используйте ярлыки для аккуратной классификации писем
В отличие от папок, ярлыки в Gmail позволяют присваивать несколько ярлыков одному письму. Такая гибкость позволяет упорядочить письма по проектам, клиентам или любым другим категориям.
Чтобы создать почтовую этикетку, нажмите "Еще" на боковой панели, а затем "Создать новую этикетку".
Gmail также предлагает возможность автоматически накладывать ярлыки на письма по мере их поступления. Например, вы можете классифицировать все письма от врачей как "Документы". Все, что вам нужно сделать, - это создать фильтр.
: Как создать бизнес-ярлыки WhatsApp с помощью ControlHippo?4. Автоматизируйте назначение заданий по электронной почте для вашей команды
Если вы получаете много писем, вам необходимо поручить их обработку кому-то другому из вашей команды. Gmail позволяет делегировать письма членам команды, не пересылая их.
Используйте функцию делегирования электронной почты в Gmail, перейдя в раздел Настройки > Аккаунты и Импорт > Предоставить доступ к вашей учетной записи. Это особенно полезно для предприятий, где электронной почтой должны управлять несколько человек.
5. Используйте фильтры для оптимизации повседневных задач
Фильтры - это мощный инструмент для автоматического управления электронной почтой. Настройте фильтры на основе отправителя, получателя, ключевых слов или меток. Кроме того, вы можете автоматически архивировать, помечать или удалять электронные письма на основе этих критериев.
Чтобы создать фильтр, нажмите стрелку вниз в строке поиска, введите свои критерии и нажмите кнопку "Создать фильтр."
Наведите порядок в почтовом ящике Gmail с помощью ControlHippo!
Узнайте умные стратегии, которые помогут вам упорядочить входящие сообщения и повысить продуктивность без особых усилий.
6. Использование нескольких учетных записей Gmail
Если у вас несколько ролей или бизнесов, управление отдельными учетными записями Gmail может помочь сохранить порядок в ваших почтовых ящиках. Gmail позволяет добавлять несколько аккаунтов и легко переключаться между ними. Нажмите на изображение своего профиля в правом верхнем углу и выберите "Добавить другой аккаунт".
Используйте отдельные учетные записи электронной почты, например;
- Личная электронная почта: Используйте одну учетную запись для личной переписки, рассылок и подписки.
- Профессиональная электронная почта: Заведите отдельный аккаунт для писем, связанных с работой, чтобы не отделять личную жизнь от профессиональной.
7. Настройка уведомлений о новых сообщениях электронной почты на рабочем столе
Если вы хотите взаимодействовать со своими клиентами в режиме реального времени, настоятельно рекомендуется настроить уведомления на рабочем столе. При получении нового письма оно будет появляться в правом верхнем углу экрана.
Чтобы включить уведомления на рабочем столе;
- Перейдите к настройкам
- Перейдите в общее меню и прокрутите вниз до 'Уведомления рабочего стола.'
Советы: Чтобы избежать постоянных нежелательных уведомлений по электронной почте, включите уведомления только для тех писем, которые относятся к категории "Важные".
8. Включить подталкивания
Учитывая, что ежедневно на Gmail отправляется более 160 миллиардов писем со спамом.то не исключено, что вы можете пропустить важное письмо на Gmail. Nudges в Gmail - это алгоритм, который напоминает вам о необходимости проследить за письмами или ответить на них.
Это отличная функция, если вам нужно регулярно напоминать о необходимости ответить на важные письма или проследить за их выполнением. Чтобы включить функцию Nudges, перейдите в раздел Настройки > Общие > Nudges. Эта функция поможет вам оставаться в курсе важных разговоров, не отслеживая каждый из них вручную.
9. Звезда Важные сообщения
Пометка писем звездочками - простой, но эффективный способ выделить важные сообщения. Маркеры важности используются для целых потоков писем в Gmail, а звезды - для отдельных сообщений в одном потоке.
Добавление звезд и маркеров важности в расширенный поиск Gmail стоит того, чтобы сделать его более эффективным и упорядочить почтовый ящик.
Щелкните значок звезды рядом с электронным письмом, чтобы отметить его. Вы можете настроить звезды, перейдя в раздел Настройки > Общие > Звездыгде можно выбрать различные цвета и символы.
: Самые популярные приложения для обмена сообщениями в 2024 году10. Отключить звук разговоров
Иногда вы можете застрять в разговоре между клиентами и сотрудниками, которые не имеют к вам никакого отношения.
Если вы участвуете в таком потоке писем, который больше не имеет к вам отношения, воспользуйтесь функцией отключения звука, чтобы не видеть ответы в своем почтовом ящике.
Выберите беседу, щелкните меню с тремя точками и выберите "Отключить звук". Это превратит беседу в архивные сообщения, доступные в любой момент.
11. Используйте опции "Умный ответ" и "Умное сочинение" в Gmail
Функции Gmail Smart Reply и Smart Compose используют искусственный интеллект, чтобы предлагать быстрые ответы и завершать предложения по мере ввода текста. Включить их можно в Настройки > Общие.
С помощью этого инструмента вы можете нажать на несколько фраз, предложенных для ответа, и отправить его как есть, либо изменить ответ перед отправкой. Smart Compose основан на идее Smart Reply, но помогает составлять полноценные ответы на письма, а не просто короткие предложения.
12. Быстрее отвечайте на запросы с помощью консервированных ответов
Функция "Запланированные ответы" особенно полезна для отправки рутинных писем. Так, они позволяют сохранять и повторно использовать шаблоны писем для будущих разговоров.
Чтобы включить функцию консервированных ответов, перейдите в раздел Настройки > Дополнительно > Консервированные ответы. Создайте новое письмо, составьте шаблон и сохраните его для дальнейшего использования.
13. Отложить письма для последующего отслеживания
Если вы не можете ответить на письмо сразу, но не хотите забывать о нем, воспользуйтесь функцией "отложить". Когда вы откладываете письмо, вы можете сосредоточиться на важных и важных сообщениях.
Например, вы можете настроить напоминания о счетах по электронной почте так, чтобы они приходили позже, когда вы будете готовы их оплатить.
Нажмите на значок значок часов на письме и выберите время, когда оно должно появиться в папке "Входящие". Таким образом, вы сохраните папку "Входящие" чистой и сможете отвечать на письма в удобное время.
: Советы по оптимизации работы с электронной почтой в бизнесе
5 лучших инструментов для организации почтового ящика Gmail
В дополнение к встроенным функциям Gmail, несколько сторонних инструментов помогают организовать почтовый ящик Gmail для различных компаний. Вот некоторые из них:
- ControlHippo: Этот инструмент автоматизирует категоризацию электронной почты и расставляет приоритеты в соответствии с вашими предпочтениями.
- Mailstrom: Эта платформа управляет вашим почтовым ящиком, объединяя похожие письма, позволяя архивировать или удалять их в массовом порядке.
- Any.do: Этот инструмент интегрируется с Gmail и превращает письма в задачи, которые можно выполнить в списке дел.
- Unroll.Me: Этот инструмент позволяет одним щелчком мыши отписаться от нежелательных рассылок и рекламных писем.
- Hiver: Идеально подходит для команд; Hiver упрощает совместную работу с электронной почтой благодаря общим ящикам, делегированию задач и функциям внутренней коммуникации.
Нижняя линия
Применяя эти советы по организации Gmail и изучая, как управлять почтовым ящиком Gmail с помощью этих 14 советов, вы сможете превратить свой переполненный ящик Gmail в хорошо организованную систему.
Помните, что свободный от беспорядка почтовый ящик не только повышает продуктивность, но и снижает стресс, а также гарантирует, что вы больше никогда не пропустите важное письмо. Возьмите под контроль свой почтовый ящик и верните себе свое время!
Часто задаваемые вопросы
Наведение порядка в почтовом ящике Gmail:
- Отказ от рассылки нежелательных сообщений электронной почты и информационных бюллетеней.
- Используйте функцию поиска, чтобы найти и удалить старые, неактуальные письма.
- Создавайте папки или ярлыки для упорядочивания писем по категориям.
- Включите такие категории входящих сообщений, как [Основные], [Социальные] и [Акции], чтобы разделить разные типы писем.
- Регулярно архивируйте или удаляйте письма, которые вам больше не нужны.
Чтобы распределить письма по категориям в Gmail:
- Перейдите в Настройки -- Входящие -- Категории и включите нужные вам вкладки (Основные, Социальные, Промоакции и т. д.).
- Письма будут автоматически отсортированы по выбранным вкладкам.
- Вы также можете создавать пользовательские ярлыки и применять их к письмам вручную или с помощью фильтров.
Чтобы автоматически отправлять сообщения электронной почты в определенные папки Gmail, создайте фильтры. Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail, задайте критерии (например, отправитель, тема), а затем нажмите [Создать фильтр]. Выберите [Применить метку] и выберите или создайте метку (папку). Это позволит направить соответствующие сообщения электронной почты в указанную папку.
Обновлено: 18 марта 2025 г.
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.