Otomatisasi WhatsApp: Panduan Langkah demi Langkah

Penulis Senior: Paras Kela

Waktu membaca: 9 Menit

Diterbitkan : 24 Juli 2023

WhatsApp tetap menjadi platform yang paling disukai oleh para pelaku bisnis untuk berkomunikasi secara instan dengan para pelanggan. Dengan lebih dari 2 miliar pengguna WhatsAppWhatsApp tetap menjadi salah satu aplikasi perpesanan terkemuka yang digunakan oleh orang-orang di seluruh dunia. Peluncuran platform WhatsApp Business merupakan sebuah terobosan karena fitur dan fungsinya menghilangkan semua hambatan dalam komunikasi antara bisnis dan pelanggan.

Otomatisasi WhatsApp adalah fitur penting dari WhatsApp Business API, dan menghubungkannya ke CRM atau perangkat lunak pemasaran WhatsApp membantu mengotomatiskan tugas dan proses yang berulang dalam komunikasi pelanggan.

Blog ini telah merangkum semua detail penting tentang otomatisasi WhatsApp. Kami juga menyediakan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda mengotomatiskan penjualan pelanggan dan percakapan dukungan menggunakan Aplikasi Whatsapp Business dan API WhatsApp.

Saran Ahli

"Ketika Anda membandingkan WhatsApp dengan saluran pemasaran lainnya, RoI-nya sangat tinggi dan tetap menjadi yang paling disukai di kalangan bisnis. Otomatisasi WhatsApp membantu bisnis menghemat lebih banyak biaya dan meningkatkan efisiensi operasional mereka. Anda harus mengidentifikasi perangkat lunak pemasaran WhatsApp yang tangguh dan memanfaatkan fitur-fiturnya untuk mengotomatiskan percakapan penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan."

Apa Itu Otomatisasi WhatsApp?

Otomatisasi WhatsApp mengacu pada penggunaan alat bantu API atau AI untuk mengotomatiskan dukungan pelanggan dan percakapan penjualan yang dilakukan bisnis melalui WhatsApp.

Alat ini dapat diprogram untuk mengirim pesan dan balasan WhatsApp tanpa campur tangan manusia. Alat ini juga dapat dikonfigurasikan untuk merespons FAQ secara otomatis dan menaikkan tiket untuk pertanyaan yang memerlukan intervensi agen.

Bisnis menggunakan WhatsApp untuk mengirim hal-hal berikut ini:

• Pesan promosi, 
• Informasi transaksional, 
• Peringatan, dan pengingat, 
• Sorotan produk,
• Pemberitahuan instan,
• Dukungan pelanggan,
• Pembaruan produk, 
• Pesan Broadcast WhatsApp(mengirim pesan WhatsApp massal),
• Mengumpulkan umpan balik pelanggan.

Otomatisasi bisnis WhatsApp membantu mengotomatiskan tugas-tugas berulang yang terlibat dalam proses di atas. Dengan demikian, hal ini membantu menghemat waktu dan biaya untuk bisnis dan tim dukungan pelanggan, yang dapat mereka investasikan untuk melakukan operasi bisnis penting lainnya.

Selain itu, otomatisasi WhatsApp juga meningkatkan kualitas dukungan pelanggan dan mengurangi waktu respons pelanggan, yang pada akhirnya mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Anda dapat mengatur otomatisasi WhatsApp menggunakan WhastApp Business App atau WhatsApp Business API. 

Otomatisasi WhatsApp: Bagaimana hal ini dapat menguntungkan bisnis Anda?

WhatsApp tetap menjadi cara termurah bagi bisnis untuk menjangkau pelanggan mereka. Ketika Anda memanfaatkan fitur dan fungsi otomatisasi bisnis WhatsApp, Anda berada dalam posisi yang menguntungkan di industri ini. Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika Anda memanfaatkan fitur-fitur otomatisasi bisnis WhatsApp secara penuh.  

• Ketika Anda mengirim pesan WhatsApp otomatis, Anda menyelesaikan pertanyaan pelanggan lebih cepat daripada bisnis lain. Dengan demikian, Anda berada di depan rekan-rekan Anda di industri ini.
• Mengotomatiskan pesan dan balasan WhatsApp membantu bisnis menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas mereka. Mereka dapat menginvestasikan penghematan tersebut ke area bisnis lain, sehingga meningkatkan pendapatan dan keuntungan mereka.
• Melalui pesan WhatsApp otomatis, Anda dapat menghemat banyak waktu bagi agen, yang dapat mereka investasikan untuk melakukan operasi bisnis penting dan tugas-tugas yang menantang.
• Dengan menggunakan analisis dan data yang dikumpulkan melalui WhatsApp business API, Anda dapat menargetkan pelanggan dan merancang kampanye pemasaran yang disesuaikan.
• Dengan menggunakan API WhatsApp Business, Anda dapat mengonfigurasi bot untuk memandu pelanggan menyusuri saluran penjualan. Dengan demikian, bot dapat membantu mengidentifikasi prospek berkualitas dan meningkatkan peluang konversi.
• Ketika Anda mengotomatiskan balasan kepada pelanggan menggunakan WhatsApp Business App atau API, Anda dapat menawarkan balasan 24/7 kepada pelanggan Anda sehingga Anda dapat merespons pertanyaan pelanggan di luar jam kerja standar.
• Anda bisa mengintegrasikan rangkaian otomatisasi bisnis WhatsApp dengan alat CRM lainnya dan merampingkan komunikasi pelanggan dan manajemen hubungan secara menyeluruh.

Dengan adanya manfaat di atas, mari kita lanjutkan dengan memahami cara membuat dan mengirim pesan otomatis menggunakan WhatsApp Business App dan WhatsApp Business API.

Bacaan yang Disarankan : Mengotomatiskan Percakapan Pelanggan di Seluruh Platform

Bagaimana Cara Mengatur Otomatisasi WhatsApp Dengan Aplikasi Bisnis?

Aplikasi WhatsApp Business memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pesan salam dan pesan tandang.

1. Mengotomatiskan Pesan Ucapan Selamat

Pesan salam WhatsApp adalah pesan pertama yang dibagikan oleh bisnis kepada pelanggan setelah mereka memilih untuk menggunakan WhatsApp atau memulai percakapan dari kampanye pemasaran dan iklan. Dengan Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat menyesuaikan seluruh pesan ucapan. Bisnis menggunakan pesan ucapan ketika pelanggan melakukan hal berikut.

• Pelanggan melakukan pembelian dan memilih untuk menerima komunikasi lebih lanjut dari bisnis Anda
• Pelanggan mencoba menghubungi Anda setelah melihat kampanye promosi atau iklan bisnis Anda
• Pelanggan memindai kode QR yang dilampirkan pada bisnis Anda
• Pelanggan memilih untuk menerima buletin dan informasi produk lainnya dari bisnis Anda
• Pelanggan mengklik tautan WhatsApp dari akun bisnis Anda di seluruh saluran media sosial dan platform perpesanan

Ide keseluruhannya adalah untuk membuat pelanggan merasa hangat dan terhubung dengan bisnis Anda ketika mereka mendekati Anda untuk pertama kalinya. Pesan sapaan Anda harus mencakup detail penawaran produk dan layanan Anda. Ketika pelanggan mengirim pesan kepada Anda untuk pertama kalinya atau setelah 14 hari tidak berhubungan dengan Anda, aplikasi akan secara otomatis mengirimkan pesan ucapan. 

2. Mengotomatiskan Pesan Tandang

Dengan Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengirim pesan di luar kantor atau di luar jam kerja ketika pelanggan menghampiri Anda di luar jam kerja. Hal ini merupakan tanda bahwa Anda telah menerima pesan dari pelanggan dan akan membalasnya ketika Anda kembali.

Dengan cara ini, pelanggan akan merasa didengar dan diperhatikan secara langsung. Anda dapat mengatur jam kerja di Aplikasi WhatsApp Business, dan aplikasi akan mengirimkan pesan otomatis ketika pelanggan memulai percakapan di luar jam kerja yang telah Anda tetapkan.

Langkah-langkah Membuat Otomatisasi WhatsApp: Aplikasi Bisnis  

Lakukan hal berikut untuk membuat dan mengirim pesan WhatsApp otomatis menggunakan Aplikasi WhatsApp Business.

1. Buka Aplikasi WhatsApp Business.
2. Setelah membuka aplikasi, ketuk pada tiga titik di sudut kanan di bagian atas Aplikasi.
3. Klik alat bantu bisnis dan kemudian pesan ucapan selamat tinggal.
4. Aktifkan opsi untuk mengirim pesan ucapan selamat tinggal/pulang.
5. Apabila Anda mengaktifkan opsi ini, maka akan muncul pesan salam atau pesan keluar default. Anda dapat mengubah pesan sesuai kebutuhan Anda.
6. Saat mengatur salam dan pesan tandang, Anda dapat memilih apakah Anda ingin berbagi pesan dengan
   • Semua orang yang mengirim pesan kepada Anda,
   • Setiap orang yang mendekati Anda dan tidak ada dalam daftar kontak yang ada,
   • Semua orang kecuali kumpulan kontak yang dipilih,
   • Pelanggan terpilih.
7. Saat menyimpan pesan menggunakan Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat memilih opsi menjadwalkan opsi pesan dan tetapkan salah satu dari yang berikut ini.
   • Selalu kirimkan pesan WhatsApp tandang,
   • Kirim pesan tandang hanya selama periode yang ditentukan,
   • Kirim pesan tandang ketika pelanggan mendekati di luar jam kerja standar dan hari libur. Untuk mengatur ini, Anda harus menentukan jam kerja di profil Anda.

Meskipun Aplikasi WhatsApp Business memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan salam dan pesan tandang, perlu dicatat bahwa Anda tidak dapat mengotomatiskan fungsi-fungsi lainnya. Jadi, tidak tepat untuk mengotomatiskan percakapan WhatsApp untuk bisnis berskala besar.

Periksa : Bagaimana Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp Business?

Bagaimana Cara Mengatur Otomatisasi WhatsApp Dengan API Bisnis?

Aplikasi WhatsApp Business memiliki fitur otomatisasi dasar dan hanya dapat mengirim salam dan pesan tandang. WhatsApp Business API memiliki lebih banyak fitur dan keunggulan jika dibandingkan dengan WhatsApp Business App. 

Dengan menggunakan API WhatsApp Business, Anda dapat mengotomatiskan salam dan pesan tandang, menjawab pertanyaan yang sering diajukan, mengatur obrolan langsung dan pengingat pembayaran, mengirim pembaruan pengiriman, diskon, penawaran, mengumpulkan umpan balik, dll. 

1. Mengotomatiskan Pesan Ucapan Selamat

Dengan berlangganan Kotak Masuk Tim WhatsApp yang andal, Anda dapat secara otomatis mengirim pesan sapaan ketika pelanggan mendekati bisnis Anda untuk pertama kalinya.

Dengan menggunakan API WhatsApp, Anda dapat menambahkan variabel dinamis seperti nama depan pelanggan ke dalam pesan ucapan. Hal ini akan membantu membangun rasa keterikatan dan kepercayaan di benak pelanggan.

2. Mengotomatiskan Balasan ke Pertanyaan Umum

Pelanggan mencari jawaban cepat atas pertanyaan mereka dan menyelesaikan masalah mereka dengan cepat. Dengan menggunakan API WhatsApp Business, Anda dapat mengatur balasan cepat untuk pertanyaan yang sering ditanyakan pelanggan. Dengan melakukan hal ini, agen dapat menghemat waktu dan tenaga yang harus mereka investasikan untuk menjawab pertanyaan yang berulang-ulang. Anda dapat membuat tanggapan dan mengeditnya kapan pun Anda mau, dengan menggunakan WhatsApp Business API.

3. Mengotomatiskan Notifikasi WhatsApp

Anda dapat mengirimkan notifikasi mengenai janji temu, pembayaran iuran, permintaan layanan, informasi faktur, status pengiriman, dan pembaruan status terkait pesanan menggunakan API WhatsApp Business. Dengan demikian, hal ini dapat membantu bisnis untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Studi menunjukkan bahwa pelanggan cenderung membuka dan membaca pesan WhatsApp lebih cepat dibandingkan dengan email. Jadi, mengirimkan pembaruan status melalui WhatsApp akan membantu mereka untuk tetap mendapatkan informasi terbaru.

Mengotomatiskan proses pemberitahuan dan peringatan mengurangi pertanyaan pelanggan tentang pesanan dan pembaruan status. Dengan demikian, hal ini akan meringankan beban agen layanan pelanggan. Mengirimkan notifikasi proaktif juga meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan. 

4. Obrolan Langsung Menggunakan Chatbot

Obrolan langsung memberikan kepuasan pelanggan tertinggi (73%) dibandingkan dengan email dan saluran lainnya. Penyedia solusi bisnis yang kuat membantu Anda membangun chatbot yang dapat digunakan untuk mengotomatiskan tanggapan langsung seperti manusia terhadap pertanyaan penjualan dan pelanggan. Dengan menggunakan chatbot, Anda dapat menawarkan dukungan pelanggan 24/7/365, sepanjang waktu.

Anda dapat menggunakan chatbot untuk menjawab pertanyaan pelanggan, mengumpulkan umpan balik, mengirimkan rekomendasi produk yang dipersonalisasi, pertanyaan penjualan, dll. Di satu sisi, menggunakan chatbot meningkatkan kepuasan pelanggan, dan di sisi lain, meningkatkan produktivitas agen.

5. Mengotomatiskan Pesan Promosi

Anda dapat membagikan diskon, penawaran, dan pesan promosi lainnya dengan mudah menggunakan API WhatsApp Business. Dengan demikian, Anda dapat terus memberikan informasi terbaru kepada pelanggan dan dengan mudah mengulang informasi kepada pelanggan aktif dan tidak aktif.

6. Mengotomatiskan Proses Penjualan

Dengan API WhatsApp, Anda dapat membuat bot dan mengotomatiskan seluruh proses dan alur penjualan. Anda dapat menampilkan katalog produk, membantu pelanggan dalam memilih produk yang dibutuhkan, dan menyediakan pembayaran cepat.  

7. Mengatur Pesan

Serupa dengan Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat menggunakan API WhatsApp Business untuk menyimpan pesan ketika pelanggan mendekati bisnis Anda di luar jam kerja resmi. Anda dapat menyesuaikan pesan untuk menyertakan variabel dinamis seperti nama dan memberi tahu pelanggan tentang kapan Anda akan tersedia untuk menanggapi pertanyaan mereka. 

Anda juga dapat membaca : Bagaimana Cara Mengirim 1000 Pesan WhatsApp Sekaligus?

5 Kasus Penggunaan Teratas dari Otomatisasi WhatsApp

Otomatisasi WhatsApp memiliki beberapa kasus penggunaan, termasuk menangkap prospek melalui percakapan masuk, meningkatkan efisiensi penjualan dan kualifikasi prospek, meningkatkan dukungan pelanggan, menyederhanakan proses penerimaan pelanggan, dan rekomendasi produk yang dipersonalisasi. Mari kita pelajari setiap kasus penggunaan secara lebih rinci.

1. Pemasaran Masuk

Otomatisasi WhatsApp memberdayakan perusahaan untuk menarik prospek secara efisien melalui percakapan yang dinamis. Chatbot yang cerdas dan pesan otomatis berinteraksi dengan calon pelanggan setiap saat, menjawab pertanyaan mereka dan memandu mereka melalui perjalanan penjualan. Hal ini tidak hanya mengumpulkan informasi prospek dan menilai prospek, tetapi juga menanamkan kepercayaan diri dalam keefektifan proses penangkapan prospek.

2. Optimalisasi Penjualan

Otomatisasi WhatsApp sangat meningkatkan produktivitas penjualan dengan menyederhanakan proses kualifikasi prospek. Chatbot mengumpulkan detail penting dari prospek, seperti persyaratan, minat, dan pertimbangan keuangan mereka. Hal ini memberdayakan tim penjualan untuk memprioritaskan prospek yang berpotensi tinggi. Selain itu, otomatisasi menghilangkan tugas-tugas yang memakan waktu seperti mengatur pertemuan dan mengirim pesan tindak lanjut, sehingga meningkatkan efisiensi.

3. Peningkatan Dukungan Pelanggan

Otomatisasi WhatsApp mengubah dukungan pelanggan dengan memberikan bantuan yang cepat dan efektif. Chatbot pintar menjawab pertanyaan umum pelanggan, sehingga perwakilan dukungan dapat berkonsentrasi pada masalah yang lebih rumit. Pendekatan ini meminimalkan waktu respons, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan kualitas dukungan secara keseluruhan.

4. Penerimaan Pelanggan yang mulus

Otomatisasi WhatsApp menyederhanakan proses orientasi pelanggan, membuatnya lebih efisien dan ramah pengguna. Pesan otomatis membantu pelanggan baru dalam menavigasi proses penyiapan, menyampaikan informasi penting, dan menjawab pertanyaan yang sering diajukan. Hal ini mengurangi beban kerja tim dukungan pelanggan dan menjamin pengalaman orientasi yang lancar, yang berujung pada peningkatan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

5. Rekomendasi Produk yang Dipersonalisasi

Otomatisasi WhatsApp memungkinkan bisnis untuk memberikan rekomendasi produk yang dipersonalisasi berdasarkan preferensi dan perilaku setiap pelanggan. Chatbot memeriksa interaksi dan pembelian sebelumnya dan kemudian mengusulkan produk atau layanan yang sesuai untuk masing-masing pelanggan. Tingkat penyesuaian ini meningkatkan pengalaman pelanggan, meningkatkan keterlibatan, dan meningkatkan penjualan.

Langkah-langkah untuk Membuat Otomatisasi WhatsApp: API Bisnis

Untuk memulai API WhatsApp Business, lakukan hal berikut:

1. Anda dapat mendaftar ke API WhatsApp Business atau memilih penyedia solusi bisnis WhatsApp yang dapat melakukan proses tersebut atas nama Anda.
2. Menghubungkan API WhatsApp ke aplikasi solusi bisnis. 
3. Jika Anda membutuhkan fitur chatbot, pilih aplikasi untuk membangun Chatbot untuk bisnis Anda.
4. Mengonfigurasi balasan otomatis, pengaturan notifikasi, pengaturan pesan di luar kantor, dan pesan templat Whatsapp.  
5. Siapkan kampanye API WhatsApp untuk membuat dan mengirim notifikasi otomatis terkait pembayaran, status pengiriman, pembaruan produk, dll. 

Kesimpulan

Pesan-pesan WhatsApp memiliki tingkat keterbukaan sebesar 90 dibandingkan dengan email yang hanya 21,33%. WhatsApp adalah salah satu cara tercepat untuk menjangkau pelanggan yang sudah ada dan menghasilkan lebih banyak prospek. Otomatisasi bisnis WhatsApp membantu menghemat biaya bisnis, meningkatkan produktivitas agen, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kualitas dukungan pelanggan, dan menghasilkan prospek yang berkualitas.

Anda harus memilih perangkat lunak Perangkat lunak pemasaran WhatsApp yang andal untuk memanfaatkan manfaat sepenuhnya dari API WhatsApp Business dan tetap menjadi yang terdepan di antara para pesaing Anda di industri ini.

Diperbarui : 19 Februari 2025

Paras Kela

Paras Kela is a seasoned content writer with deep expertise in business communication solutions. Specializing in omnichannel communication, Paras excels at translating complex ideas into clear, engaging content. His writing helps businesses understand and implement effective communication strategies, making him a valuable asset in the field.

Mari Tetap Berhubungan

Berlangganan buletin kami & jangan pernah melewatkan berita dan promosi terbaru kami.

Alamat Email*

+21 ribu orang telah berlangganan