Mengelola interaksi dengan pelanggan dapat menjadi tantangan bagi bisnis, yang menyebabkan respon yang lambat dan pelanggan frustrasi. Faktanya, 90% pelanggan mengharapkan tanggapan dalam waktu 10 menit ketika mereka meminta bantuan. WhatsApp Flows membantu mengatasi masalah ini dengan mengotomatiskan tugas-tugas dan membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Dengan WhatsApp flows, bisnis dapat mengotomatiskan hal-hal seperti penjadwalan, menjawab pertanyaan, atau memproses pesanan secara langsung melalui WhatsApp. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan tetapi juga membantu perusahaan menghemat waktu.
Dalam blog ini, saya akan memandu Anda tentang cara membuat alur WhatsApp, manfaatnya, dan bagaimana alur tersebut dapat mengubah keterlibatan pelanggan untuk bisnis.
Saat membuat alur WhatsApp, jaga agar pesan Anda tetap singkat dan jelas. Hindari membebani pelanggan Anda dengan terlalu banyak pilihan atau teks yang panjang. Alur yang sederhana dan mudah diikuti akan membuat pengalaman mereka lebih lancar dan meningkatkan keterlibatan. Uji alur Anda secara teratur untuk memastikan alur tersebut berfungsi seperti yang diharapkan dan perbaiki alur tersebut berdasarkan umpan balik.
Apa Itu Aliran WhatsApp?
WhatsApp Flows adalah fitur dari WhatsApp Business Platform yang memungkinkan bisnis untuk membuat alur kerja yang interaktif dan berorientasi pada tugas di dalam antarmuka obrolan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merancang dan menerapkan pengalaman yang disesuaikan secara langsung di WhatsApp, seperti penjadwalan janji temu, pembuatan prospek, dan pengumpulan umpan balik pelanggan. Dengan memanfaatkan komponen seperti kolom teks, tombol, dan formulir, perusahaan dapat menyederhanakan interaksi, sehingga mengurangi kebutuhan untuk mengirim pesan bolak-balik.
Pendekatan ini meningkatkan keterlibatan pengguna dan menyederhanakan proses komunikasi, sehingga memudahkan pelanggan menyelesaikan tugas tanpa meninggalkan obrolan.
Manfaat Menggunakan WhatsApp Flows untuk Bisnis
WhatsApp Flows adalah alur kerja terstruktur dan otomatis di dalam WhatsApp yang memandu pengguna melalui serangkaian langkah, sehingga interaksi menjadi lebih lancar dan efisien. Berikut ini adalah cara menggunakan WhatsApp Flows yang dapat memberikan manfaat bagi bisnis dengan cara yang praktis:
1. Menjaga Pelanggan Tetap Terlibat dengan Pengalaman Interaktif
WhatsApp Flows memungkinkan bisnis untuk menciptakan interaksi langkah demi langkah yang terasa personal dan intuitif. Sebagai contoh, sebuah restoran dapat menggunakan alur di WhatsApp untuk membantu pelanggan melihat-lihat menu, melakukan pemesanan, dan membayar semuanya dalam satu obrolan. Alur kerja interaktif ini membuat pengguna tetap terlibat dan membuat proses menjadi lebih mudah diikuti.
2. Menghemat Waktu dengan Otomatisasi
Salah satu bagian terbaik dari WhatsApp Business API adalah dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang menggunakan fitur yang disebut WhatsApp flows. Baik itu mengirim konfirmasi pesanan, melacak pembaruan, atau pengingat janji temu, otomatisasi alur kerja memastikan bahwa pelanggan mendapatkan apa yang mereka butuhkan tanpa menunggu campur tangan manusia. Hal ini membebaskan tim Anda untuk fokus pada kebutuhan pelanggan yang lebih kompleks atau mendesak.
- Gunakan otomatisasi untuk tugas-tugas seperti FAQ dan pembaruan pesanan untuk merespons secara instan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Uji alur Anda secara teratur untuk memastikan interaksi yang lancar dan menghindari kesenjangan dalam pengalaman pengguna.
3. Menawarkan Dukungan Pelanggan 24/7
Dengan alur pesan otomatis di WhatsApp, bisnis dapat selalu tersedia bagi pelanggan mereka sepanjang waktu. Sebagai contoh, sebuah toko e-commerce dapat menggunakan WhatsApp Flows untuk menjawab pertanyaan umum tentang kebijakan pengembalian barang atau detail pengiriman bahkan di tengah malam. Ketersediaan yang konstan ini membantu membangun kepercayaan dan membuat pelanggan puas.
4. Berbagi Informasi yang Akurat dan Konsisten
Dengan alur WhatsApp, bisnis dapat mengirimkan informasi akurat yang sama kepada setiap pelanggan. Baik itu harga, kebijakan, atau detail produk, alur ini memastikan tidak ada ketidakkonsistenan. Hal ini membangun kepercayaan dengan pelanggan, karena mereka tahu bahwa mereka menerima informasi yang dapat diandalkan kapan pun mereka menghubunginya.
5. Mengurangi Biaya dengan Menggunakan Sumber Daya Secara Bijak
Dengan mengotomatiskan respons dan menyederhanakan proses, alur WhatsApp mengurangi kebutuhan akan tim layanan pelanggan yang besar. Bisnis dapat menghemat biaya untuk staf sambil menangani lebih banyak pertanyaan pelanggan secara efektif. Ini adalah solusi yang saling menguntungkan di mana sumber daya dioptimalkan tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Seperti yang bisa kita lihat, mulai dari meningkatkan keterlibatan hingga memangkas biaya, alur pesan yang tepat di WhatsApp dapat mengubah cara bisnis beroperasi dan berkomunikasi. Untuk memahami lebih lanjut tentang alur kerja CRM, lihatlah blog kami di Alur Kerja CRM.
Kasus Penggunaan Aliran WhatsApp di Berbagai Industri
Mulai dari penjadwalan janji temu hingga pemrosesan pesanan, alur API WhatsApp menawarkan cara yang mudah digunakan untuk mengelola komunikasi. Mari jelajahi lima industri di mana alur WhatsApp membuat perbedaan nyata, dengan manfaat unik yang disesuaikan untuk setiap sektor.
1. Industri Ritel
WhatsApp flows dapat mentransformasi industri ritel dengan membantu bisnis mengelola pesanan pelanggan, melacak pembelian, dan mengirimkan rekomendasi yang dipersonalisasi langsung di WhatsApp.
- Pembaruan dan Pelacakan Pesanan: Dengan alur WhatsApp, pelanggan mendapatkan informasi terbaru secara instan tentang pesanan mereka, mulai dari pengiriman hingga pengantaran, sehingga mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan kepuasan.
- Belanja yang dipersonalisasi: Dengan menggunakan aliran API WhatsApp, pengecer dapat mengirimkan saran produk yang disesuaikan berdasarkan pembelian sebelumnya, sehingga meningkatkan peluang penjualan berulang.
- Pengingat Keranjang yang Ditinggalkan: Jika pelanggan meninggalkan barang di keranjang belanja mereka, WhatsApp mengalir dapat mengirimkan pengingat, mendorong mereka untuk menyelesaikan pembelian mereka tanpa usaha tambahan.
2. Industri Kesehatan
Dalam layanan kesehatan, alur WhatsApp membantu menghubungkan pasien dengan penyedia layanan, menjadwalkan janji temu, dan mengirimkan pengingat kesehatan-semuanya dengan tetap efisien dan sederhana.
- Penjadwalan Janji Temu: Dengan Flow WhatsApp, pasien dapat memesan, membatalkan, atau menjadwalkan ulang janji temu langsung di WhatsApp, sehingga menghemat waktu bagi kedua belah pihak.
- Pembaruan dan Pengingat Kesehatan: Penyedia layanan kesehatan dapat mengirimkan pengingat untuk janji temu, pengobatan, atau pemeriksaan lanjutan menggunakan alur pesan WhatsApp, sehingga memastikan perawatan pasien yang lebih baik.
- Pemantauan Gejala: Alur API WhatsApp memungkinkan para profesional kesehatan untuk menilai gejala melalui obrolan otomatis, mengarahkan pasien ke perawatan yang tepat jika diperlukan.
: 8 Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Terbaik3. Perjalanan dan Perhotelan
Alur WhatsApp dalam industri perjalanan memungkinkan bisnis untuk menangani pemesanan, menawarkan paket perjalanan yang dipersonalisasi, dan memberikan tips yang bermanfaat, semuanya dalam satu aplikasi perpesanan.
- Konfirmasi dan Pembaruan Pemesanan: Wisatawan menerima konfirmasi cepat atas pemesanan dan pembaruan perjalanan apa pun melalui alur pesan WhatsApp, sehingga mengurangi kebingungan dan frustrasi.
- Penawaran Perjalanan yang Disesuaikan: Dengan menggunakan alur WhatsApp, perusahaan perjalanan dapat mengirimkan paket liburan yang dipersonalisasi atau penawaran khusus berdasarkan preferensi pelanggan, sehingga meningkatkan keterlibatan.
- Rekomendasi Lokal: Aliran WhatsApp dapat memberikan tips bermanfaat, seperti saran restoran atau atraksi lokal yang populer, sehingga membantu pelancong memaksimalkan perjalanan mereka.
4. Manajemen Acara
Perencana acara menggunakan alur WhatsApp untuk mengelola pendaftaran, membagikan detail acara, dan mengumpulkan umpan balik, sehingga seluruh proses menjadi lebih terorganisir dan mudah diakses.
- Pendaftaran yang mudah: Peserta dapat mendaftar acara dengan mudah melalui WhatsApp, menerima konfirmasi dan pengingat langsung menggunakan alur API WhatsApp.
- Pembaruan Instan: Jadwal acara, perubahan lokasi, atau pembaruan pembicara dikirim dengan cepat kepada peserta melalui alur pesan WhatsApp, sehingga semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru.
- Pengumpulan Umpan Balik: Setelah acara, penyelenggara dapat mengumpulkan umpan balik melalui alur WhatsApp, sehingga membantu mereka meningkatkan acara di masa mendatang berdasarkan tanggapan peserta.
5. Industri Restoran
Restoran dapat menggunakan alur WhatsApp untuk menangani reservasi, pertanyaan menu, dan pengumpulan umpan balik, sehingga pengalaman bersantap menjadi lancar bagi pelanggan dan staf.
- Pemesanan Meja: Alur WhatsApp memungkinkan pelanggan memesan meja secara langsung, dengan konfirmasi instan, sehingga mengurangi kebutuhan akan panggilan telepon dan waktu tunggu yang lama.
- Bantuan Menu dan Pesanan: Pelanggan dapat mengajukan pertanyaan tentang menu dan bahkan melakukan pemesanan melalui alur WhatsApp, sehingga meningkatkan kenyamanan bagi pengunjung dan staf.
- Mengumpulkan Umpan Balik: Setelah bersantap, restoran dapat secara otomatis mengirimkan permintaan umpan balik melalui alur API WhatsApp, sehingga mendapatkan wawasan untuk meningkatkan layanan mereka.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang API WhatsApp Business dan dampaknya terhadap dukungan pelanggan, lihat artikel kami tentang API WhatsApp Business untuk Dukungan Pelanggan.
Praktik Terbaik untuk Mengoptimalkan Alur WhatsApp
Dengan mengatur alur API WhatsApp dengan benar, Anda dapat menciptakan pengalaman yang lebih baik, mengurangi rasa frustrasi, dan menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Berikut ini enam praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan alur WhatsApp Anda.
1. Jaga Alur Tetap Sederhana dan Fokus
Ketika mendesain alur WhatsApp, penting untuk menjaganya agar tetap sederhana dan langsung pada intinya. Alur pesan di WhatsApp harus membantu pengguna mencapai tujuan mereka dengan cepat. Hindari mengacaukan layar dengan terlalu banyak informasi atau terlalu banyak pilihan. Sebaliknya, bagi tugas-tugas yang kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mudah dicerna agar prosesnya lebih jelas dan lebih cepat bagi pengguna.
2. Gunakan Ajakan Bertindak yang Jelas
Setiap pesan dalam alur WhatsApp Anda harus memandu pengguna tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. CTA (ajakan bertindak) yang baik harus jelas, sederhana, dan tidak menyisakan ruang untuk kebingungan. Misalnya, alih-alih opsi yang tidak jelas seperti "Lanjutkan," katakan sesuatu seperti "Konfirmasi Pemesanan" atau "Lihat Detail." Hal ini memastikan pengguna tahu persis apa yang akan terjadi selanjutnya dalam alur WhatsApp.
Jaga agar CTA Anda dapat ditindaklanjuti dan berpusat pada pengguna untuk mendorong keterlibatan secara efektif. Hindari frasa yang terlalu umum, karena petunjuk yang spesifik membantu pengguna menavigasi dengan lancar sekaligus mengurangi kebingungan.
3. Menambahkan Elemen Interaktif
WhatsApp memungkinkan elemen interaktif seperti balasan cepat dan tombol, dan ini dapat membuat perbedaan besar dalam cara pengguna berinteraksi dengan alur Anda. Saat merancang alur API WhatsApp, pertimbangkan untuk menambahkan fitur-fitur ini untuk memandu pengguna dengan lancar dalam prosesnya. Tombol, misalnya, memungkinkan pengguna memilih opsi dengan satu ketukan, sehingga alur menjadi lebih cepat dan menarik.
4. Menangani Kesalahan Secara Efektif
Tidak ada sistem yang sempurna, dan kesalahan akan terjadi. Saat terjadi, sangat penting untuk menanganinya dengan benar. Daripada hanya mengatakan "Kesalahan," berikan penjelasan yang jelas kepada pengguna tentang apa yang salah dan bagaimana mereka dapat memperbaikinya. Jika pemesanan gagal atau tindakan tidak tersedia, arahkan pengguna ke layar sebelumnya atau tawarkan solusi alternatif untuk menjaga alur tetap berjalan dengan lancar.
5. Pertahankan Bahasa dan Format yang Konsisten
Konsistensi adalah kunci untuk membangun kepercayaan dan menghindari kebingungan. Pastikan bahasa yang digunakan dalam alur WhatsApp Anda konsisten dalam hal nada, gaya, dan format. Entah itu cara Anda menampilkan harga atau memformat tanggal, menjaga keseragaman di seluruh alur pesan Anda di WhatsApp akan membantu pengguna merasa lebih nyaman dan percaya diri dengan sistem.
6. Optimalkan untuk Kecepatan dan Performa
Performa adalah bagian penting dari alur WhatsApp. Respons yang lambat atau waktu pemuatan yang lama dapat membuat pengguna frustrasi dan menyebabkan mereka meninggalkan proses tersebut. Saat membuat alur API WhatsApp, pastikan permintaan Anda cepat dan efisien. Cobalah untuk mengurangi panggilan yang tidak perlu dan muat hanya apa yang diperlukan untuk menjaga alur tetap lancar.
Bagaimana Cara Membuat Alur WhatsApp Menggunakan ControlHippo?
ControlHippo adalah platform yang membantu bisnis mengotomatiskan komunikasi mereka melalui alat seperti alur WhatsApp. Alur WhatsApp ini memungkinkan Anda membuat urutan pesan yang efisien dan otomatis untuk melibatkan pelanggan dan mengelola interaksi.
Untuk membuat alur WhatsApp menggunakan ControlHippo, ikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Masuk ke ControlHippo: Mulailah dengan masuk ke akun ControlHippo Anda. Navigasikan ke Flow Builder, yang merupakan tempat Anda akan mendesain alur WhatsApp Anda.
Langkah 2: Buat Alur Baru: Klik pada "Buat Alur." Pilih nama untuk alur Anda dan pilih nomor WhatsApp yang ingin Anda gunakan.
Langkah 3: Pilih Templat: ControlHippo menawarkan berbagai macam templat alur, seperti untuk dukungan pelanggan atau pemasaran. Pilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 4: Rancang Alur: Tambahkan langkah-langkah ke alur WhatsApp Anda. Anda dapat menyertakan tindakan seperti mengirim pesan, mengajukan pertanyaan, atau mengirim media seperti gambar atau dokumen. Di sinilah Anda mengatur alur pesan di WhatsApp.
Langkah 5: Integrasikan Alur API WhatsApp: Dengan ControlHippo, Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan alur API WhatsApp, memungkinkan sistem mengirim pesan secara otomatis berdasarkan pemicu yang Anda tentukan.
Langkah 6: Menguji Alur: Sebelum ditayangkan, gunakan alat pengujian untuk memastikan semuanya bekerja dengan lancar. Langkah ini memastikan aliran pesan Anda di WhatsApp berfungsi seperti yang diharapkan.
Langkah 7: Aktifkan Aliran: Setelah Anda puas dengan alurnya, aktifkan. Interaksi WhatsApp otomatis Anda sekarang sudah aktif dan siap untuk berinteraksi dengan pelanggan.
Catatan: Untuk petunjuk terperinci tentang cara membuat dan mengelola alur WhatsApp dengan ControlHippo, lihat halaman ini.
5 Kesalahan Umum Alur WhatsApp dan Cara Menghindarinya
Menyiapkan alur WhatsApp dapat secara signifikan meningkatkan interaksi pelanggan untuk bisnis, tetapi ada beberapa tantangan umum yang harus diperhatikan.
Di bawah ini, saya telah membahas lima tantangan utama yang dihadapi bisnis saat menerapkan alur WhatsApp, bersama dengan solusi praktis untuk mengatasinya.
1. Mengatasi Alur yang Terlalu Rumit
Kesalahan utama yang dilakukan oleh bisnis adalah membuat alur WhatsApp yang terlalu rumit. Alur pesan di WhatsApp dengan terlalu banyak opsi dapat membingungkan pelanggan, sehingga memperlambat interaksi.
- Solusi: Jaga agar alur Anda tetap sederhana dan fokus pada satu tugas pada satu waktu. Jika pelanggan perlu membuat janji temu, biarkan mereka melakukannya tanpa gangguan. Pisahkan tugas-tugas yang rumit menjadi langkah-langkah yang lebih kecil untuk memastikan kejelasannya.
2. Tidak Menguji Alur WhatsApp
Tanpa pengujian yang tepat, Anda mungkin akan menemukan masalah seperti tautan yang rusak, respons yang salah, atau kinerja yang tidak optimal.
- Solusi: Uji alur API WhatsApp Anda secara teratur untuk memastikan semuanya berfungsi dengan benar. Jalankan pengujian di berbagai perangkat dan skenario untuk menemukan potensi masalah sejak dini. Terus tingkatkan alur berdasarkan umpan balik dari pengguna.
3. Kurangnya Personalisasi
Respons otomatis sering kali terasa seperti robot dan tidak personal, yang dapat membuat pelanggan menjauh.
- Solusi: Personalisasikan alur WhatsApp Anda dengan menyapa pelanggan berdasarkan nama atau menyesuaikan respons berdasarkan masukan dari pengguna. Sentuhan yang dipersonalisasi dapat membuat interaksi terasa lebih manusiawi dan menarik, sehingga meningkatkan kepuasan.
4. Ajakan Bertindak (CTA) yang membingungkan
Pelanggan membutuhkan instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Jika CTA Anda tidak jelas, pengguna mungkin akan frustrasi atau meninggalkan alur tersebut.
- Solusi: Bersikaplah langsung dan spesifik dengan CTA Anda. Alih-alih istilah yang tidak jelas seperti "Lanjutkan," gunakan frasa yang digerakkan oleh tindakan seperti "Konfirmasikan Pesanan Anda" atau "Lihat Detail Janji Temu" untuk memandu pengguna melalui alur WhatsApp dengan lancar.
5. Waktu Respons yang Lambat
Jika aliran pesan di WhatsApp terlalu lambat, pelanggan mungkin akan meninggalkan interaksi tersebut.
- Solusi: Optimalkan alur API WhatsApp Anda untuk menangani permintaan dengan cepat. Kurangi penundaan yang tidak perlu dalam waktu respons dengan meminimalkan jumlah langkah atau tindakan yang diperlukan dalam alur. Pastikan sistem bereaksi dengan cepat untuk menjaga keterlibatan pengguna.
Kesimpulan
Alur WhatsApp adalah cara terbaik bagi bisnis untuk mengotomatiskan dan merampingkan interaksi pelanggan. Dengan alat bantu seperti ControlHippo, perusahaan dapat dengan mudah membuat alur pesan untuk menangani tugas-tugas seperti menjawab pertanyaan, membuat janji temu, atau memproses pesanan, semuanya di dalam WhatsApp. Alur kerja otomatis ini membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien, sehingga bisnis dapat menawarkan dukungan sepanjang waktu.
Diperbarui : 6 April 2025
Supriya is a proficient content developer with significant expertise in the domain of omnichannel communication solutions. She has a proven track record of delivering insights that empower organizations to optimize customer engagement. Passionate about the evolving landscape of business communication technology, Supriya stays at the forefront of trends in the field.