Ist Ihr Google Mail-Posteingang so überfüllt, dass es schwierig ist, wichtige Nachrichten zu finden? Da sind Sie nicht allein.
Jeder dritte Gmail-Nutzer auf der Welt kämpft mit E-Mail-Überlastung und verschwendet seine wertvolle Zeit mit dem Durchsuchen irrelevanter Nachrichten.
Bei einem überquellenden Posteingang ist es nicht einfach, wichtige Nachrichten, Termine und Gelegenheiten auszusortieren.
In diesem Leitfaden finden Sie 13 umsetzbare Tipps, wie Sie den Google Mail-Posteingang organisieren und die Kontrolle über Ihre E-Mails zurückgewinnen können.
Verwenden Sie Google Mail-Etiketten und -Filter, um eingehende E-Mails automatisch in relevante Kategorien zu sortieren. Schalten Sie den Posteingang mit Priorität ein, um wichtige Nachrichten hervorzuheben, und verwenden Sie Sterne für den schnellen Zugriff auf wichtige E-Mails. Archivieren oder löschen Sie regelmäßig nicht benötigte E-Mails, um einen übersichtlichen Posteingang zu erhalten.
13 Tipps zum Organisieren des Google Mail-Posteingangs
Die meisten Posteingänge sind in der Regel voll von ungesehenen E-Mails. Diese E-Mails zu filtern, Prioritäten festzulegen und sie zu beantworten, kann eine entmutigende Aufgabe sein.
Google Mail verfügt jedoch über integrierte Funktionen, die die Verwaltung des Google Mail-Posteingangs für Sie vereinfachen. Hier sind 13 wichtige Tipps, wie Sie E-Mails im Google Mail-Posteingang organisieren können:
1. Organisieren Sie Ihren Google Mail-Posteingang, um relevante E-Mails zu priorisieren
Einer der wichtigsten Tipps für die Organisation Ihres Google Mail-Posteingangs besteht darin, die wichtigsten E-Mails zu priorisieren. Sie können dies mit der in Google Mail integrierten Funktion "Prioritätseingang" erreichen.
Google Mail bietet Ihnen 5 Optionen zur Organisation Ihres E-Mail-Posteingangs:
- Standard: Zeigt die E-Mails in der Reihenfolge an, in der sie empfangen werden - das Layout, das wir jeden Tag sehen.
- Wichtiges zuerst: Gmail priorisiert E-Mails, die für Sie wichtig sind, indem es die Vorhersage nutzt, um zu entscheiden, welche E-Mails in Ihrem Posteingang ganz oben stehen sollen.
- Ungelesenes zuerst: Alle ungelesenen Nachrichten werden im Posteingang über den letzten E-Mails angezeigt.
- Erstmals mit Sternchen: Dies ist für Benutzer, die ihre Posteingangsprioritäten mit Sternen festlegen. Alles andere erscheint nach den mit Sternen versehenen Nachrichten.
- Vorrangiger Posteingang: Google Mail erkennt, mit welcher Art von E-Mails Sie am meisten interagieren, und platziert diese ganz oben in Ihrem Posteingang. Dies ist nützlich für diejenigen, die täglich viele E-Mails bearbeiten.
: 10 der besten Tools zur Kundenkommunikation für Unternehmen2. Entfernen Sie selten genutzte Registerkarten
Die Google Mail-Oberfläche mit Registerkarten kategorisiert Ihre E-Mails automatisch in die Kategorien Primär, Soziales, Werbung, Updates und Foren. Dies kann zwar nützlich sein, aber einige Registerkarten sind für Sie möglicherweise nicht relevant.
Sie können die Registerkarten, die Sie nicht oft verwenden, entfernen. Die Registerkarte "Primär" ist jedoch die einzige, die nicht entfernt werden kann. Hier erfahren Sie, wie Sie alle anderen Registerkarten, die Sie nicht benötigen, entfernen können:
- Gehen Sie zu den Einstellungen in der oberen rechten Ecke
- Klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Posteingang.
- Klicken Sie auf Posteingang konfigurieren aus dem Dropdown-Menü.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine der Registerkarten deaktivieren, werden die neuen E-Mails automatisch unter der primären Registerkarte angezeigt.
3. Verwenden Sie Etiketten, um E-Mails sauber zu kategorisieren
Im Gegensatz zu Ordnern können Sie in Google Mail einer einzelnen E-Mail mehrere Labels zuweisen. Dank dieser Flexibilität können Sie E-Mails nach Projekt, Kunde oder einer anderen relevanten Kategorie organisieren.
Um ein E-Mail-Etikett zu erstellen, klicken Sie in der Seitenleiste auf "Mehr" und dann auf "Neues Etikett erstellen".
Google Mail bietet auch die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu kennzeichnen, sobald sie eingehen. So können Sie zum Beispiel alle E-Mails von Ihren Ärzten als Dokumente klassifizieren. Alles, was Sie tun müssen, ist einen Filter zu erstellen.
: Wie erstellt man WhatsApp Business Labels mit ControlHippo?4. Automatisieren Sie E-Mail-Zuweisungen für Ihr Team
Wenn Sie viele E-Mails erhalten, müssen Sie jemand anderen in Ihrem Team mit der Bearbeitung beauftragen. Mit Google Mail können Sie E-Mails an Teammitglieder delegieren, ohne sie weiterzuleiten.
Verwenden Sie die E-Mail-Delegierungsfunktion von Google Mail, indem Sie zu Einstellungen > Konten und Importieren > Zugriff gewähren auf Ihr Konto. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, in denen die E-Mails von mehreren Personen verwaltet werden müssen.
5. Verwenden Sie Filter, um alltägliche Aufgaben zu rationalisieren
Filter sind leistungsstarke Werkzeuge für die automatische Verwaltung von E-Mails. Richten Sie Filter auf der Grundlage von Absender, Empfänger, Schlüsselwörtern oder Etiketten ein. Darüber hinaus können Sie E-Mails auf der Grundlage dieser Kriterien automatisch archivieren, kennzeichnen oder löschen.
Um einen Filter zu erstellen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Suchleiste, geben Ihre Kriterien ein und klicken auf "Filter erstellen."
Entrümpeln Sie Ihr Gmail-Postfach mit ControlHippo!
Lernen Sie intelligente Strategien, um Ihren Posteingang zu organisieren und Ihre Produktivität mühelos zu steigern.
6. Mehrere Google Mail-Konten verwenden
Wenn Sie mehrere Rollen oder Unternehmen haben, kann die Verwaltung separater Google Mail-Konten dabei helfen, Ihre Posteingänge zu organisieren. Mit Google Mail können Sie mehrere Konten hinzufügen und problemlos zwischen ihnen wechseln. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Weiteres Konto hinzufügen".
Verwenden Sie separate E-Mail-Konten wie z. B.;
- Persönliche E-Mail: Verwenden Sie ein Konto für persönliche Korrespondenz, Newsletter und Abonnements.
- Professionelle E-Mail: Führen Sie ein separates Konto für berufsbezogene E-Mails, um Ihr Privat- und Berufsleben zu trennen.
7. Desktop-Benachrichtigungen für neue E-Mails einrichten
Die Einrichtung von Desktop-Benachrichtigungen ist sehr empfehlenswert, wenn Sie mit Ihren Kunden in Echtzeit interagieren möchten. Immer wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, wird die Nachricht in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms angezeigt.
So aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen;
- Zu den Einstellungen gehen
- Navigieren Sie zum allgemeinen Menü und scrollen Sie nach unten zu 'Desktop-Benachrichtigungen.'
Beratung: Um ständige unerwünschte E-Mail-Benachrichtigungen zu vermeiden, schalten Sie Benachrichtigungen nur für E-Mails ein, die als "wichtig" eingestuft sind. wichtig' eingestuft sind.
8. Stupsen einschalten
Bei über 160 Milliarden Spam-E-Mails, die täglich verschickt werdenist es ziemlich einfach, eine wichtige E-Mail in Google Mail zu verpassen. Nudges in Google Mail ist ein Algorithmus, der Sie daran erinnert, E-Mails nachzuverfolgen oder zu beantworten.
Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie regelmäßig daran erinnert werden möchten, wichtige E-Mails zu beantworten oder zu bearbeiten. Um Nudges zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Nudges. Diese Funktion hilft Ihnen, den Überblick über wichtige Unterhaltungen zu behalten, ohne jede einzelne manuell verfolgen zu müssen.
9. Stern Wichtige Meldungen
Das Markieren von E-Mails mit Sternen ist eine einfache, aber effektive Methode, um wichtige Nachrichten hervorzuheben. Wichtigkeitsmarkierungen werden für ganze E-Mail-Threads in Google Mail verwendet, während Sterne für einzelne Nachrichten innerhalb eines Threads verwendet werden.
Das Hinzufügen von Sternen und Wichtigkeitsmarkierungen zu Ihrer erweiterten Google Mail-Suche lohnt sich auf jeden Fall und wird den E-Mail-Posteingang effizienter organisieren.
Klicken Sie auf das Sternsymbol neben einer E-Mail, um sie zu markieren. Sie können die Sterne anpassen, indem Sie zu Einstellungen > Allgemein > Sternewo Sie verschiedene Farben und Symbole auswählen können.
: Beliebteste Messaging-Apps im Jahr 202410. Stummschalten von Gesprächen
Manchmal kann es vorkommen, dass Sie in Gesprächen zwischen Kunden und Mitarbeitern stecken bleiben, die nichts mit Ihnen zu tun haben.
Wenn Sie an einem solchen E-Mail-Thread beteiligt sind, der für Sie nicht mehr relevant ist, verwenden Sie die Stummschaltfunktion, um keine Antworten mehr in Ihrem Posteingang zu sehen.
Wählen Sie die Unterhaltung aus, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie "Stumm". Dadurch wird die Unterhaltung in archivierte Nachrichten umgewandelt, auf die Sie bei Bedarf zugreifen können.
11. Nutzen Sie die Optionen Smart Reply und Smart Compose von Google Mail
Die Funktionen Smart Reply und Smart Compose von Google Mail nutzen KI, um schnelle Antworten vorzuschlagen und Ihre Sätze zu vervollständigen, während Sie tippen. Sie können sie aktivieren unter Einstellungen > Allgemein.
Mit diesem Tool können Sie auf die wenigen Sätze klicken, die für Ihre Antwort vorgeschlagen werden, und sie so senden, wie sie ist, oder die Antwort vor dem Senden ändern. Smart Compose baut auf der Idee von Smart Reply auf, hilft Ihnen aber, vollständige Antworten auf Ihre E-Mails zu verfassen, anstatt nur kurze Sätze.
12. Schneller antworten mit Antwortvorlagen
Vorgefertigte Antworten sind besonders nützlich für den Versand von Routine-E-Mails. So können Sie E-Mail-Vorlagen für zukünftige Konversationen speichern und wiederverwenden.
Um Antwortvorgaben zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Erweitert > Antwortvorgaben. Erstellen Sie eine neue E-Mail, verfassen Sie Ihre Vorlage und speichern Sie sie zur späteren Verwendung.
13. Snooze-E-Mails für spätere Wiedervorlage
Wenn Sie auf eine E-Mail nicht sofort antworten können, sie aber nicht vergessen wollen, verwenden Sie die Schlummerfunktion. Wenn Sie eine E-Mail in den Schlummermodus versetzen, können Sie sich besser auf wichtige und mehrere Nachrichten konzentrieren.
So können Sie z. B. festlegen, dass Ihre E-Mail-Erinnerungen für Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden, wenn Sie bereit sind, sie zu bezahlen.
Klicken Sie auf das Uhrensymbol auf der E-Mail und wählen Sie aus, wann sie wieder in Ihrem Posteingang erscheinen soll. So bleibt Ihr Posteingang frei und Sie können E-Mails zu einem günstigen Zeitpunkt bearbeiten.
: Tipps zur Rationalisierung der geschäftlichen E-Mail-Bearbeitung
Die 5 besten Tools zum Organisieren Ihres Google Mail-Posteingangs
Zusätzlich zu den integrierten Funktionen von Google Mail helfen mehrere Tools von Drittanbietern bei der Organisation des Google Mail-Posteingangs für verschiedene Unternehmen. Einige von ihnen sind:
- ControlHippo: Dieses Tool automatisiert die E-Mail-Kategorisierung und setzt Prioritäten auf der Grundlage Ihrer Präferenzen.
- Mailstrom: Diese Plattform verwaltet Ihren Posteingang, indem sie ähnliche E-Mails bündelt und es Ihnen ermöglicht, diese in großen Mengen zu archivieren oder zu löschen.
- Any.do: Dieses Tool lässt sich in Google Mail integrieren, um E-Mails in umsetzbare Aufgaben in Ihrer To-Do-Liste zu verwandeln.
- Unroll.Me: Dieses Tool meldet Ihre E-Mail von unerwünschten Newslettern und Werbe-E-Mails mit einem einzigen Klick ab.
- Hiver: Ideal für Teams: Hiver optimiert die E-Mail-Zusammenarbeit mit gemeinsamen Posteingängen, Aufgabendelegation und internen Kommunikationsfunktionen.
Unterm Strich
Wenn Sie diese Tipps zur Organisation von Google Mail umsetzen und herausfinden, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang mit diesen 14 Tipps verwalten, können Sie Ihren überquellenden Google Mail-Posteingang in ein gut organisiertes System verwandeln.
Denken Sie daran: Ein aufgeräumter Posteingang steigert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch den Stress und sorgt dafür, dass Sie nie wieder eine wichtige E-Mail verpassen. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang und gewinnen Sie Ihre Zeit zurück!
Häufig gestellte Fragen
Entrümpeln eines Gmail-Posteingangs:
- Melden Sie sich von unerwünschten E-Mails und Newslettern ab.
- Verwenden Sie die Suchfunktion, um alte, irrelevante E-Mails zu finden und zu löschen.
- Erstellen Sie Ordner oder Etiketten, um E-Mails nach Kategorien zu organisieren.
- Aktivieren Sie Posteingangskategorien wie [Primary], [Social] und [Promotions], um verschiedene Arten von E-Mails zu trennen.
- Archivieren oder löschen Sie regelmäßig E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen.
So kategorisieren Sie E-Mails in Google Mail:
- Gehen Sie zu Einstellungen -- Posteingang -- Kategorien und aktivieren Sie die gewünschten Registerkarten (Primär, Sozial, Werbung usw.).
- Die E-Mails werden automatisch in die ausgewählten Registerkarten einsortiert.
- Sie können auch benutzerdefinierte Etiketten erstellen und sie manuell oder über Filter auf E-Mails anwenden.
Um E-Mails automatisch direkt an bestimmte Google Mail-Ordner zu senden, erstellen Sie Filter. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der Google Mail-Suchleiste, legen Sie Kriterien fest (z. B. Absender, Betreff) und klicken Sie dann auf [Filter erstellen]. Wählen Sie [Kennzeichnung anwenden] und wählen oder erstellen Sie eine Kennzeichnung (Ordner). Dadurch werden übereinstimmende E-Mails in den angegebenen Ordner geleitet.
Aktualisiert : 18. März 2025
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.