Finanzteams verbringen den größten Teil ihrer Zeit mit Aufgaben wie Genehmigungen, Erstattungen und Berichten. Die meisten dieser Schritte fühlen sich repetitiv und langsam an. Hier macht die Automatisierung von Finanzabläufen den Unterschied. Sie nimmt die Routinearbeit ab und sorgt dafür, dass die Prozesse von selbst ablaufen.
Laut Forbes, können 80 % der Finanzaufgaben automatisiert werden. Das bedeutet, dass weniger Zeit für manuelle Aufgaben verschwendet wird und mehr Zeit für strategisches Denken zur Verfügung steht.
In diesem Blog erfahren Sie, was Finanz-Workflows sind, welche Vorteile sie bieten und welche Beispiele es gibt. Und wie ControlHippo Teams helfen kann, sie zu vereinfachen.
Beginnen Sie klein, wenn Sie Ihre Finanzprozesse automatisieren. Beginnen Sie mit der Automatisierung eines einzelnen, regelmäßigen Verfahrens, z. B. der Ausgabenverwaltung. Die Verwendung einer Workflow-Vorlage für die Buchhaltung kann diesen ersten Schritt vereinfachen. Wenn sich das Team daran gewöhnt hat, können Sie die Automatisierung auf andere Arbeitsabläufe ausdehnen.
Was sind Finanz-Workflows?
Ein Finanz-Workflow-Prozess ist ein methodisches Verfahren, das regelt, wie Finanzprozesse innerhalb der Finanzabteilung abgeschlossen werden. Er ist wie ein klarer Weg, der Ihre Aufgabe vom Anfang bis zum Ende führt.
Wenn eine Rechnung eingeht, legt ein Workflow fest, wer sie prüft und wer sie freigibt. Er legt auch fest, wann die Zahlung durch die Kreditorenbuchhaltung erfolgt. Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass alles verbucht wird. Außerdem werden die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt.
Finanzvorgänge hängen oft von E-Mails, manueller Dateneingabe und Hin- und Her-Kommunikation ab, wenn keine geeigneten Arbeitsabläufe vorhanden sind. Dies verlangsamt die Abläufe. Vor allem aber erhöht sich dadurch die Fehlerquote bei der Verarbeitung von Finanzdaten. Kurz gesagt: Finanz-Workflows helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Verantwortlichkeit für alle wichtigen Prozesse aufrechtzuerhalten.
Vorteile von Finanz-Workflows
Finanzielle Arbeitsabläufe sind mehr als nur die Organisation von Aufgaben. 75 % der Unternehmen geben an, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu mehr Gesprächen beiträgt. Werfen wir einen Blick auf einige Vorteile, die zeigen, warum sie für jede Finanzabteilung wichtig sind:
1. Bessere Genauigkeit
Manuelle Prozesse führen oft zu Fehlern. Ein Workflow standardisiert die Schritte, damit Finanzdaten in der richtigen Reihenfolge eingegeben, geprüft und genehmigt werden. Dadurch werden Fehler reduziert und sichergestellt, dass die Finanzdaten übersichtlich und zuverlässig bleiben, da die manuelle Dateneingabe entfällt.
2. Zeitersparnis
Sich wiederholende Aufgaben und Nachfassaktionen nehmen Stunden in Anspruch. Automatisierte Prozesse beseitigen dies, indem sie die Abläufe rationalisieren. Auf diese Weise jagen die Teams den Aufgaben nicht hinterher. Sie erhalten mehr Zeit, um sich auf strategische Entscheidungen und Analysen zu konzentrieren.
3. Stärkere Einhaltung der Vorschriften
Die Finanzautomatisierung hält fest, wer was wann getan hat. Das macht Prüfungen reibungsloser. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Aktivitäten den Unternehmensrichtlinien und den rechtlichen Standards für die Einhaltung von Steuervorschriften entsprechen.
4. Klare Rechenschaftspflicht
Jeder Schritt wird der richtigen Person zugewiesen. So werden Verwirrung und Verzögerungen vermieden. Außerdem wird dadurch das Verantwortungsbewusstsein gestärkt. Denn die Mitarbeiter sind sich über ihre Rolle im Genehmigungsprozess im Klaren.
5. Verbesserte Zusammenarbeit
Teams, z. B. aus dem Finanz- und dem Personalwesen, können mit Hilfe von Workflows synchron bleiben. Auch die Kommunikation verbessert sich, da die Aufgaben in einem einzigen System verfolgt werden. Die Teams sind nicht mehr auf langwierige E-Mail-Ketten angewiesen und arbeiten über Geschäftsprozesse hinweg effizient zusammen.
Verschiedene Beispiele für Finanz-Workflows
Finanzielle Prozesse gibt es in vielen Formen. Jeder von ihnen hilft den Teams, eine bestimmte Finanzaufgabe auf einfache und einheitliche Weise zu erledigen. Werfen wir einen Blick auf einige der gängigsten Arbeitsabläufe:
| Arbeitsablauf | Beispiel in Aktion |
|---|---|
| Workflow der Rechnungsbearbeitung | Eine Lieferantenrechnung wird zur Prüfung an die Kreditorenbuchhaltung und anschließend zur Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet. |
| Workflow für Ausgabenberichte | Ein Mitarbeiter reicht Reiseanträge ein. Der Vorgesetzte genehmigt sie, und die Finanzabteilung erstattet sie. |
| Arbeitsablauf für Kaufanträge und Genehmigungen | Ein Team beantragt eine neue Software. Der Manager prüft die Budgetgenehmigung, und die Finanzabteilung bearbeitet die Bestellung. |
| Workflow der Lohn- und Gehaltsabrechnung | Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden erfasst, Abzüge vorgenommen und die Gehälter pünktlich freigegeben. |
| Arbeitsablauf der Budgetierung und Finanzberichterstattung | Die Finanzabteilung stellt vierteljährlich einen Haushaltsplan auf, überprüft Ausgabentrends und aktualisiert Prognosen. |
| Audit- und Compliance-Workflow | Genehmigungen, Quittungen und Zahlungen werden protokolliert und im Rahmen eines internen Audits überprüft. |
1. Workflow der Rechnungsbearbeitung
Dieser Workflow beginnt, wenn eine Lieferantenrechnung im System eingeht. Anstatt sich in E-Mail-Ketten zu verlieren oder tagelang im Posteingang eines Mitarbeiters zu verweilen, leiten Automatisierungswerkzeuge die Rechnung direkt an die richtige Person zur Validierung weiter. Die Rechnungsdaten werden automatisch erfasst. Dadurch wird der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert.
Was wirklich einen Unterschied macht, ist die Vermeidung von unangenehmen Situationen, in denen Lieferanten anrufen und nach überfälligen Zahlungen fragen. Alles bleibt in der Spur. Außerdem bleiben die Beziehungen zu Ihren Lieferanten stabil.
2. Ausgabenmanagement-Workflow
Wir alle kennen das: Wir reichen Spesenabrechnungen ein und warten dann wochenlang auf die Erstattung. Dieser Arbeitsablauf ändert die gesamte Erfahrung. Die Mitarbeiter reichen Anträge für Reisen, Mahlzeiten oder andere Geschäftsausgaben ein. Das System leitet sie dann automatisch durch den entsprechenden Genehmigungsprozess.
Das Gute an diesem Ansatz ist, dass die mühsame Suche nach Quittungen oder die Frage, wohin Ihre Forderung verschwunden ist, entfällt. Die meisten Finanzteams, mit denen ich zusammengearbeitet habe, sagen, dass diese einzige Änderung der Arbeitsabläufe im Kundenservice die Mitarbeiterzufriedenheit dramatisch verbessert. Außerdem bleibt die Ausgabenverwaltung so unter Kontrolle.
3. Workflow für Kaufanträge und Budgetgenehmigung
Hier wird es für die betriebliche Effizienz interessant. Wenn jemand etwas für seine Abteilung kaufen muss, waren früher mehrere E-Mails und Telefonanrufe erforderlich, und man musste hoffen, dass jemand daran dachte, das Budget zu überprüfen.
Dieser Arbeitsablauf ist besonders leistungsfähig, weil er kostspielige Fehler verhindert, bei denen Abteilungen zu viel ausgeben oder doppelte Artikel kaufen. Alles bleibt sichtbar und kontrolliert.
4. Workflow der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bei der Gehaltsabrechnung geht es nicht mehr nur darum, Schecks auszustellen. Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Workflows sind mit mehreren Systemen integriert, um Stunden zu erfassen, Abzüge vorzunehmen und das Hauptbuch zu verwalten. So wird sichergestellt, dass alles perfekt ausbalanciert ist.
Ich habe beobachtet, wie Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung von einem monatlichen Kopfzerbrechen in etwas verwandelt haben, das praktisch von selbst läuft. Die Mitarbeiter werden genau und pünktlich bezahlt, jedes Mal.
5. Arbeitsablauf der Budgetierung und Finanzberichterstattung
Hier zeigt sich der strategische Wert der Finanzautomatisierung. Anstatt Wochen damit zu verbringen, Daten aus Altsystemen zu sammeln und Berichte manuell zu erstellen, ziehen intelligente Workflows Informationen automatisch ab und generieren Erkenntnisse.
Die Prozessverbesserungen in diesem Bereich überraschen die Menschen oft damit, wie viel Zeit sie plötzlich für strategisches Denken zur Verfügung haben.
6. Audit- und Compliance-Workflow
Niemand genießt die Prüfungssaison. Aber automatisierte Prozesse machen sie deutlich weniger schmerzhaft. Dieser Workflow sammelt kontinuierlich alle Genehmigungen, Quittungen und sensiblen Daten an einem sicheren Ort mit rollenbasierten Zugriffskontrollen.
Intelligente Integrationsfunktionen stellen sicher, dass die Daten zwischen den ERP-Systemen nahtlos fließen, so dass bei kritischen Compliance-Prüfungen nichts verloren geht oder vergessen wird.
Machen Sie den nächsten Schritt mit ControlHippo
Lassen Sie nicht zu, dass manuelle Arbeit Ihr Finanzteam ausbremst. Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit ControlHippo und sehen Sie den Unterschied.
Wie ControlHippo hilft, Finanzabläufe zu automatisieren
Echte Finanzteams brauchen praktische Werkzeuge, die ihre täglichen Herausforderungen tatsächlich lösen. Nachdem ich unzählige erfolgreiche und gescheiterte Implementierungen beobachtet habe, kann ich Ihnen sagen, dass der Unterschied in der Regel darin besteht, wie gut sich die Automatisierungswerkzeuge in die bestehenden Geschäftsabläufe integrieren lassen.
ControlHippo setzt an den wirklichen Schmerzpunkten an, die Finanzabteilungen in ineffizienten Prozessen festhalten. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie es in der Praxis funktioniert:
1. Mehrkanalige Benachrichtigungen für Genehmigungen
Hier ist ein häufiges Szenario: Eine wichtige Rechnung wartet auf ihre Genehmigung, weil der Manager die E-Mail-Benachrichtigung übersehen hat. Sie waren den ganzen Tag in Besprechungen, auf Reisen oder einfach nur von ihrem Posteingang überwältigt.
ControlHippo löst dieses Problem, indem es Warnmeldungen über mehrere Kanäle sendet - E-Mail, Chat-Apps, SMS, was auch immer für jede Person am besten geeignet ist. Der Genehmigungsprozess bleibt in Bewegung, weil die Entscheidungsträger die Anfragen tatsächlich sehen, wenn sie sie brauchen.
Ich habe erlebt, dass diese einzige Funktion wochenlange Verzögerungen bei Finanzvorgängen verhindert hat. Wenn Genehmigungen schnell erfolgen, läuft alles andere besser.
2. Automatische Zahlungserinnerungen und Fristen
Versäumte Fristen verursachen mehr als nur Verzugszinsen. Sie schaden auch den Beziehungen und verursachen Stress in der gesamten Finanzabteilung. Die Lösung besteht nicht darin, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie sich mehr Dinge merken, sondern darin, intelligente Systeme zu entwickeln, die sich für sie erinnern.
Diese automatischen Erinnerungen kommen genau zum richtigen Zeitpunkt. So haben die Mitarbeiter genug Zeit, um zu handeln, ohne zu nerven. Das System überwacht Vertragsbedingungen, Zahlungspläne und Einhaltungsfristen, sodass Ihr Team sich nicht darum kümmern muss.
3. Automatisierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
Überlegen Sie, wie viel Zeit Ihr Team mit der Beantwortung derselben Fragen verbringt: "Wie ist der Status meiner Rechnung?" "Wann werde ich bezahlt?" "Ist meine Bestellung genehmigt worden?"
Diese können durch Chatbot-Workflows verwaltet werden. Aber ControlHippo geht noch einen Schritt weiter. Es sendet automatisch Updates über den Status der Rechnungsbearbeitung, Zahlungsbestätigungen und andere Routinekommunikation. Das spart definitiv Zeit. Aber es geht mehr darum, Vertrauen zu den Menschen aufzubauen, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.
Eine klare, zeitnahe Kommunikation stärkt die Beziehungen zu den Anbietern und sorgt für zufriedene Kunden, ohne dass Ihr Team ständig manuell eingreifen muss.
4. Workflow Builder für Finanzteams
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, und Standardlösungen sind für Finanz-Workflows selten gut geeignet. Deshalb enthält ControlHippo einen Workflow-Builder, mit dem Teams Prozesse entwerfen können, die tatsächlich ihrer Arbeitsweise entsprechen.
Sie können Regeln für verschiedene Arten von Genehmigungen festlegen, benutzerdefinierte Erinnerungszeitpläne erstellen und Kommunikationsflüsse aufbauen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie Ihr Team nicht dazu zwingen, sich an die Vorstellungen anderer von der Arbeitsweise im Finanzwesen anzupassen.
Eine erfolgreiche Implementierung ist dann gegeben, wenn sich die Technologie an Ihre Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt.
Kurz gefasst
- Warnungen erreichen Manager über alle Kanäle hinweg, so dass Genehmigungen nicht verzögert werden.
- Automatische Mahnungen verhindern verpasste Fristen und Verzugsgebühren.
- Lieferanten und Kunden erhalten zeitnahe Aktualisierungen ohne manuellen Aufwand.
- Finanzteams entwickeln Arbeitsabläufe, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Schlussfolgerung
Finanzteams müssen nicht unter sich wiederholenden Prozessen begraben bleiben. Mit den richtigen intelligenten Workflows und Automatisierungstools werden Routineschritte reibungslos, präzise und schneller. ControlHippo fügt die fehlende Ebene der Einfachheit und Prozesseffizienz hinzu, sodass sich Finanzteams auf strategische Chancen konzentrieren können, nicht auf Papierkram.
Das Ziel besteht nicht nur darin, die Finanzprozesse zu verbessern. Es geht auch darum, die Art und Weise zu verändern, wie Ihr gesamtes Unternehmen über Finanzvorgänge denkt.
Sind Sie bereit, Ihre Abläufe zu rationalisieren? ControlHippo unterstützt Sie dabei mit einer reibungslosen Implementierung und laufendem Support.
Ja, absolut. Kleine Unternehmen haben oft weniger Mitarbeiter, die viele finanzielle Aufgaben erledigen. Die Automatisierung von Prozessen durch Roboter hilft ihnen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und den Überblick über die Zahlungen zu behalten. Selbst einfache Arbeitsabläufe wie Debitorenbuchhaltung oder Spesenabrechnungen können einen großen Unterschied ausmachen.
Die Ergebnisse sind schnell sichtbar. Sobald automatisierte Prozesse eingerichtet sind, laufen Aufgaben wie Genehmigungen, Erinnerungen oder Systemaktualisierungen von selbst ab. Die Teams bemerken in der Regel schon innerhalb der ersten Wochen Prozessverbesserungen, vor allem in Bereichen, die zuvor einen erheblichen manuellen Aufwand erforderten.
Ja. Die meisten Finanzautomatisierungsplattformen verwenden sichere Systeme mit rollenbasiertem Zugriff, um sensible Daten zu schützen. Bei der Entwicklung von Integrationsfunktionen wird auf Sicherheit geachtet, so dass nur befugtes Personal Informationen einsehen oder genehmigen kann. Auf diese Weise bleiben die Finanzdaten sicher und zuverlässig, während sie gleichzeitig die von Ihnen benötigte betriebliche Effizienz ermöglichen.
Aktualisiert : Oktober 3, 2025
Bhavesh Vaghela is a technology leader with over 14+ years of professional experience in system architecture, automation, and technical process optimization. He specializes in helping businesses leverage technology to improve their operational efficiency and productivity. His expertise in workflow automation enables companies to streamline their technical processes and achieve better system performance.