Cara Menulis Tanggapan Email Otomatis: Tips & Contoh

Penulis Senior: Priya Naha

Waktu membaca: 6 Menit

Diterbitkan : 4 Juli 2024

Hubungan yang baik dengan klien, pelanggan, dan rekan kerja semuanya bergantung pada komunikasi yang efektif. 77% pembeli B2B lebih memilih email untuk kontak.

Apabila Anda tidak dapat langsung merespons, tanggapan email otomatis akan menyatakan bahwa Anda telah menerima pesan dan memberikan detail penting. Ketika Anda sedang dalam perjalanan, bepergian untuk bekerja, atau sedang sibuk, tanggapan ini akan sangat berguna.

Namun, balasan otomatis yang ditulis dengan buruk dapat terlihat kasar atau seperti robot. Artikel ini akan membantu Anda menulis solusi balasan email otomatis yang dibuat dengan baik dengan memberikan contoh dan saran untuk berbagai skenario. 

Pro-Tip

Saat menyiapkan tanggapan email otomatis, sesuaikan pesan untuk mencerminkan nada dan nilai merek Anda. Pastikan kejelasan dengan memberikan detail penting seperti tanggal pengembalian dan kontak alternatif untuk hal-hal yang mendesak.

Mulai Uji Coba Gratis Anda

Apa yang Dimaksud dengan Tanggapan Email Otomatis?

Tanggapan email otomatis, biasanya disebut sebagai pesan di luar kantor, adalah tanggapan yang telah ditulis sebelumnya yang memberi tahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda.

Pesan balasan otomatis dapat berupa hal yang mendasar seperti memberi tahu seseorang tentang ketidakhadiran yang akan datang atau yang lebih luas seperti menyediakan protokol darurat atau kontak lainnya. Pesan ini merupakan tanggapan otomatis terhadap email yang dikirim melalui formulir web atau alamat dukungan perusahaan. Ini mencakup informasi tentang jam kerja tim dan waktu respons yang diharapkan. 

Sementara beberapa bisnis menggunakan templat email balasan otomatis yang komprehensif dengan banyak informasi, bisnis lainnya menggunakan tanggapan singkat.

Balasan Email Otomatis: Mengapa dan Kapan Kita Membutuhkannya?

Cepat tanggap terhadap pesan yang masuk menunjukkan ketulusan, terutama ketika Anda mencoba untuk mengesankan klien. Namun, sering kali, tanggung jawab pribadi atau kewajiban lain menghalangi Anda untuk segera merespons. Membuat email di luar kantor yang pengertian dan ringkas sangat penting dalam situasi seperti ini.

Mempelajari tentang contoh respons email otomatis sangat penting untuk mengelola penundaan respons. Untuk mengurangi rasa frustrasi, mereka menetapkan ekspektasi, memberi tahu pengirim tentang ketersediaan mereka, dan mengonfirmasi penerimaan pesan.

Ada beberapa skenario umum di mana pengguna dapat menggunakan email balasan otomatis. Ini termasuk:

• Perjalanan Bisnis: Informasikan kepada penerima mengenai konferensi, rapat, atau liburan bisnis yang akan datang. Jika diperlukan, berikan kontak cadangan.
• Beban Kerja yang Luar Biasa: Saat Anda sibuk, berikan tanda pada email dan beri tahu mereka kapan Anda bisa merespons.
• Liburan/cuti: Beri tahu orang-orang bahwa Anda tidak akan tersedia dan kapan mereka dapat mengantisipasi tanggapan.
• Perubahan Alamat Email: Gunakan balasan otomatis pada alamat lama Anda untuk memberi tahu kontak tentang alamat baru Anda.
• Keadaan Darurat/Ketidakhadiran Tak Terduga: Beritahukan pengirim mengenai ketidakhadiran darurat atau tak terduga, bersama dengan proyeksi tanggal kepulangan Anda dan kontak lainnya.
• Pengujian/Pemeliharaan: Menginformasikan kepada pengguna ketika akan ada pengujian atau pemeliharaan sistem dan kapan layanan reguler harus dilanjutkan.
• Pengurangan Jam Kerja: Untuk menetapkan ekspektasi waktu respons, beri tahu orang-orang ketika Anda memeriksa email.

Pesan email penjawab otomatis harus dikirim satu kali saat pelanggan pertama kali menghubungi tim Anda, tetapi tidak untuk setiap tanggapan berikutnya kecuali jika ada penundaan yang signifikan. Jika Anda tidak dapat selalu mengandalkan balasan otomatis, pikirkan untuk menggunakannya untuk mengelola ekspektasi konsumen pada saat waktu respons dapat berfluktuasi, seperti pada hari libur.

Akan sangat membantu jika Anda memiliki balasan otomatis yang cepat, kecuali jika Anda memiliki waktu respons yang hampir seketika. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, mengakui penerimaan permintaan, dan menawarkan detail yang berguna.

Anda juga dapat membaca: : Bagaimana Cara Mengatur Balasan Otomatis Facebook Messenger? Panduan Cepat

Apa yang Harus Disertakan dalam Email Balasan Otomatis Anda?

Email di luar kantor (OOO) yang dibuat dengan baik haruslah informatif namun ringkas, sehingga pengirim merasa diakui dan diberi informasi sampai Anda kembali. Berikut ini adalah elemen-elemen kunci yang perlu disertakan dalam pesan balasan otomatis Anda:

1. Alasan Ketidakhadiran: Meskipun Anda tidak perlu mengungkapkan alasan yang mendetail, menyebutkan secara singkat mengapa Anda tidak dapat hadir dapat menambahkan sentuhan pribadi. Menunjukkan apakah Anda sedang berlibur, sakit, atau sedang melakukan perjalanan dinas akan membantu menetapkan ekspektasi atas ketersediaan Anda.

2. Durasi Ketidakhadiran: Nyatakan dengan jelas tanggal Anda akan pergi dan kapan Anda akan kembali. Hal ini akan mencegah tindak lanjut yang berulang-ulang dan membantu kontak untuk mengetahui kapan mereka akan mendapatkan tanggapan.

3. Titik Kontak: Untuk hal-hal yang mendesak, berikan rincian kontak rekan kerja yang dapat membantu saat Anda tidak ada. Pastikan untuk memberi tahu orang tersebut dan lengkapi mereka dengan informasi yang diperlukan.

4. Nomor Telepon: Jika Anda bersedia menanggapi pertanyaan mendesak selama Anda pergi, pertimbangkan untuk membagikan nomor telepon Anda untuk keadaan darurat.

Tips Yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan pada Email Balasan Otomatis

Mungkin diperlukan beberapa kali percobaan untuk membuat pesan di luar kantor yang ideal, tetapi mengikuti aturan tertentu dapat meningkatkan nilai dan kinerjanya secara signifikan. Mari kita lihat. 

Hal yang Harus Dilakukan dalam Menjawab Email Otomatis

1. Tetapkan Ekspektasi yang Jelas

Ketika mengonfigurasi tanggapan email otomatis, pastikan untuk menentukan ketidaktersediaan Anda bersama dengan waktu yang diharapkan untuk pengembalian dan tanggapan Anda. Hal ini akan mengurangi rasa frustrasi dan membantu dalam mengelola ekspektasi pelanggan.

2. Berikan Kontak Alternatif

Berikan detail kontak lain untuk keadaan darurat. Hal ini menjamin bahwa masalah penting dapat diselesaikan sesegera mungkin bahkan ketika Anda tidak berada di tempat, sehingga meningkatkan kesenangan klien atau rekan kerja.

3. Tindak Lanjut Tepat Waktu

Secepatnya setelah Anda kembali, berikan prioritas untuk menanggapi email yang Anda lewatkan. Hal ini menunjukkan keandalan dan menjamin bahwa setiap masalah yang belum terselesaikan dengan cepat, sehingga mencegah masalah tersebut menjadi lebih buruk.

4. Menguji Otomatisasi

Pastikan bahwa balasan otomatis Anda akurat dan efektif sebelum mengaktifkannya. Hal ini membantu mencegah kesalahan yang dapat menyebabkan kebingungan atau komunikasi yang terlewat, termasuk menggunakan tanggal atau informasi kontak yang salah.

5. Personalisasi Kapan pun Memungkinkan

Jika sistem email Anda mengizinkannya, gunakan nama penerima dan informasi lain, seperti permintaan atau pertanyaan mereka, untuk membuat tanggapan otomatis Anda lebih individual. Sentuhan manusiawi dapat meningkatkan respons dan keterlibatan.

6. Perbarui Sesuai Kebutuhan

Terus periksa dan perbarui tanggapan otomatis Anda untuk mencerminkan perubahan apa pun pada detail kontak, jam kerja, atau ketersediaan Anda. Menjaga data ini tetap mutakhir akan menjamin penerima mendapatkan data yang relevan dan akurat.

Bacaan yang disarankan: : Bagaimana Cara Mengatur DM Balasan Otomatis di Instagram?

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan dalam Menjawab Email Otomatis

1. Berlebihan Dengan Detail

Hindari memberikan informasi yang tidak perlu. Pastikan pesan tersebut jelas dan ringkas, dan fokuslah untuk menyertakan detail yang penting saja, seperti tanggal ketidakhadiran Anda dan kontak alternatif.

2. Mengabaikan Tindak Lanjut Tepat Waktu

Anda berisiko kehilangan peluang atau menerima tanggapan yang tidak memuaskan jika Anda tidak segera menindaklanjuti email yang diterima saat Anda pergi. Jadikan prioritas untuk menyelesaikan urusan yang belum terselesaikan segera setelah Anda kembali untuk memastikan komunikasi yang efektif.

3. Lupa Menonaktifkan Balasan Otomatis

Ingatlah untuk mematikan tanggapan otomatis Anda segera setelah Anda kembali dan dapat menjawab secara langsung. Jika tidak dilakukan, hal ini dapat menyebabkan kebingungan penerima dan mengakibatkan pengiriman tanggapan otomatis yang tidak berguna.

4. Gunakan Bahasa yang Kompleks

Sediakan teks yang jelas dan ringkas dalam pesan otomatis Anda. Hindari penggunaan jargon atau istilah yang sangat teknis yang dapat membingungkan pembaca untuk memastikan pesan Anda dipahami dengan jelas.

5. Menggunakan Bahasa Spam

Hindari menggunakan kata-kata atau strategi yang dapat memicu filter spam. Jangan menggunakan banyak tanda baca atau membuat pernyataan yang berlebihan dalam tanggapan otomatis Anda; sebaliknya, buatlah tanggapan otomatis yang profesional dan informatif.

Bacaan yang Disarankan: : Contoh Balasan Otomatis WhatsApp: Bagaimana cara mengaturnya?

5 Contoh Tanggapan Email Otomatis

Nada dan substansi dari contoh-contoh tanggapan email otomatis ini sangat berbeda. Meskipun tidak semua mengikuti aturan yang dijelaskan sebelumnya dengan tepat, ada cukup banyak variasi di antara mereka, sehingga Anda dapat memilih contoh yang sesuai dengan nada dan strategi yang ingin Anda gunakan untuk bisnis Anda.

Contoh 1: Email di Luar Kantor

Contoh 2: Email Pertanyaan

Contoh 3: Lamaran Pekerjaan

Contoh 4: Email Peringatan/Pengingat

Contoh 5: Waktu Henti Terjadwal

Kirim Email Tanggapan Otomatis Menggunakan ControlHippo

Membuat tanggapan email otomatis adalah keterampilan komunikasi yang penting. Dengan tips dan contoh yang disediakan untuk layanan pelanggan tanggapan email otomatis, Anda dapat membuat penjawab otomatis yang secara efisien mengetahui email masuk dan menetapkan harapan yang jelas dengan tim internal dan kontak eksternal. 

Dengan menggunakan ControlHippo untuk tanggapan email otomatis, bisnis dapat dengan mudah mengelola banyak akun email dengan kotak masuk bersama. ControlHippo menjamin komunikasi yang cepat dan dapat diandalkan melalui berbagai saluran email dengan mengotomatiskan tanggapan. Selain menghemat waktu untuk tim layanan pelanggan, ini meningkatkan produktivitas dalam menjawab pertanyaan dari pelanggan dan menyelesaikan masalah dengan cepat.

Bonus : Praktik dan Kiat Manajemen Email Terbaik

Diperbaharui: 17 Maret 2025

Priya Naha

Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.