Apakah Anda yakin pemasaran email tidak berfungsi lagi? Pikirkan lagi!
Pemasaran email menghasilkan pendapatan sebesar 9,7 miliar USD di seluruh dunia. Oleh karena itu, tim saat ini membutuhkan kotak masuk bersama untuk memfasilitasi komunikasi dan memastikan tidak ada pesan yang tidak terjawab.
Meskipun kotak masuk umum diterima secara luas, ada tiga cara untuk mengelola kotak masuk: daftar distribusi, kotak surat bersama, dan kotak masuk bersama. Ketiganya meningkatkan komunikasi tim namun beroperasi dengan mekanisme yang berbeda. Memahami perbedaan di antara ketiganya penting untuk membuat keputusan yang tepat.
Panduan ini akan menjelaskan semua hal tentang kotak surat bersama vs daftar distribusi vs kotak masuk bersama. Mari kita pelajari lebih dalam!
Apa itu Daftar Distribusi
Daftar distribusi email adalah kumpulan alamat email yang ditetapkan ke satu ID email umum. Setiap email yang diarahkan ke alamat daftar ini secara otomatis diteruskan ke semua alamat email yang ada di dalam daftar tersebut.
Hal ini sangat menyederhanakan komunikasi dengan banyak orang sekaligus. Anggota dapat ditambahkan atau dihapus kapan saja.
Sebagai contoh, jika perusahaan memiliki pengumuman penjualan, perusahaan dapat membuat grup distribusi email dengan semua akun email pelanggan. Mengirim email ke daftar distribusi ini akan mengirim email ke beberapa pengguna sekaligus, alih-alih mengirim email ke semua orang secara manual.
Kapan Sebaiknya Anda Menggunakan Daftar Distribusi?
Daftar distribusi bekerja paling baik ketika Anda tidak memerlukan (atau menginginkan) percakapan. Ini mungkin cocok untuk memberitahukan tentang gangguan layanan dan menulis buletin. Anda juga dapat menghubungi orang-orang yang ingin mendapatkan informasi secara teratur tentang merek Anda. Pembaruan internal perusahaan atau notulen rapat komite juga cocok untuk kategori ini.
Meskipun Anda bisa membuat daftar distribusi di penyedia email pribadi seperti Gmail atau Outlook, alat bantu pemasaran bisa menyegmentasikan daftar dan membuatnya lebih kuat.
Perangkat Lunak Kotak Masuk Bersama Terbaik Untuk Mengelola Email TimKeuntungan Dari Daftar Distribusi
Daftar distribusi menyediakan cara mudah untuk terhubung dengan cepat, yang ideal untuk organisasi yang tertarik dengan distribusi informasi yang cepat dan luas. Daftar ini juga cocok untuk tim yang menginginkan cara mudah untuk menyebarkan informasi tanpa perlu banyak kolaborasi.
Berikut ini beberapa keuntungan dari daftar distribusi:
1. Pengaturan Sederhana
Daftar distribusi email sederhana dan cepat dibuat. Anda dapat menambah atau menghapus anggota tanpa pengalaman teknologi yang luas. Metode ini bekerja paling baik untuk organisasi kecil atau pengaturan grup, di mana informasi harus mengalir dengan lancar untuk pembaruan yang cepat.
Bisnis dapat dengan mudah menyiapkan daftar distribusi pelanggan dan mengirimkannya untuk pengumuman apa pun. Hal ini memastikan berita terbaru sampai ke setiap orang tua pada waktu yang sama.
2. Penyiaran Cepat
Daftar distribusi memungkinkan Anda untuk mengirim email secara bersamaan ke beberapa orang, yang cukup efisien untuk mengumumkan informasi umum atau buletin. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat menggunakannya untuk mengirim email ke semua orang yang mengumumkan rapat dan perubahan kebijakan,
3. Tidak Ada Izin Tambahan
Setiap anggota dari daftar distribusi mendapatkan email tanpa akses khusus. Organisasi juga dapat mengirim pesan atau pembaruan rutin kepada pelanggan atau karyawannya, dan tidak ada yang perlu masuk ke akun khusus.
Sederhanakan Manajemen Email Anda dengan ControlHippo!
Bandingkan daftar distribusi dan kotak surat bersama untuk menemukan solusi yang tepat bagi tim Anda.
Kerugian Dari Daftar Distribusi
Meskipun daftar distribusi sangat bagus untuk komunikasi siaran, namun daftar ini kurang dalam hal kolaborasi dan pengaturan. Meskipun daftar ini sangat bagus untuk menyiarkan informasi, daftar ini sangat kurang dalam hal kolaborasi dan menjaga agar percakapan tetap teratur. Keterbatasan ini paling terlihat ketika koordinasi tim atau diskusi yang rumit dan multi-langkah ikut berperan.
Berikut ini adalah beberapa kelemahan daftar distribusi:
1. Tidak Ada Penyimpanan Terpusat
Email yang dikirim melalui daftar distribusi dikirim ke semua alamat penerima individual. Hal ini membuat sangat sulit untuk melacak tanggapan dan mengelola percakapan secara kolektif. Sebagai contoh, seorang manajer proyek dapat mengirim pembaruan kepada tim melalui daftar distribusi. Namun, jika seorang anggota tim membalas, pesan tersebut akan masuk ke kotak masuk manajer proyek dan bukan ke seluruh tim. Situasi seperti ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan hilangnya konteks.
2. Email Tidak Dapat Dikirim Sebagai Daftar
Anggota tidak dapat mengirim email dari alamat daftar distribusi itu sendiri; balasan akan dikirim dari alamat email pribadi masing-masing. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan komunikasi yang terpecah-pecah.
Kotak surat bersama memungkinkan beberapa orang untuk mengirim dan menerima email dari satu alamat. Hal ini berguna bagi organisasi yang perlu berbagi beban dalam menjawab pertanyaan pelanggan, misalnya.
Pada daftar distribusi, Anda akan mengirimkan informasi melalui email ke masing-masing anggota tim dan tidak dapat mengklarifikasi masalah di antara beberapa orang. Pengguna individu dapat membalas email dengan kotak surat bersama, sehingga memungkinkan beberapa anggota tim dengan akses penuh ke kotak surat bersama untuk melihat tanggapan tersebut.
Ada beberapa metode untuk membuat kotak surat bersama. Beberapa organisasi menggunakan satu sistem akun email melalui Google atau Outlook, di mana semua orang bisa masuk dengan satu nama pengguna dan kata sandi. Namun, cara ini sangat tidak aman dan dapat mengekspos seluruh perusahaan Anda pada kebocoran dan peretasan data yang tidak diinginkan. Menyiapkan kotak surat bersama yang benar di Google atau Outlook lebih baik.
Alamat email terkait untuk kotak surat bersama tidak dialokasikan ke akun pengguna mana pun. Sebaliknya, alamat ini ditautkan ke akun pengguna yang telah diberi akses. Pengguna masuk ke akun email mereka, dan admin memberi mereka akses ke kotak surat bersama untuk mengirim atau menerima pesan.
Kapan Sebaiknya Anda Menggunakan Kotak Surat Bersama?
Kotak surat bersama sangat bagus untuk tim yang berbicara dengan banyak orang di luar organisasi. Meskipun penggunaan kotak surat bersama memiliki lebih sedikit pelaporan dibandingkan strategi lain, ada banyak keuntungan yang terkait dengannya:
- Kotak surat bersama sangat bagus untuk tim dengan anggaran kecil.
- Fitur kalender bersama memudahkan Anda mengatur acara grup dan memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan tentang tim.
- Tidak ada akun terkait yang perlu dikelola, diamankan, atau dilisensikan.
Kotak surat bersama sangat baik untuk tim dengan biaya terbatas. Kotak surat ini sangat berguna untuk tim TI, penjualan, atau kelompok dukungan yang lebih kecil yang membutuhkan wawasan tentang percakapan yang masuk.
Kotak surat bersama memungkinkan satu anggota tim untuk melanjutkan pekerjaan yang ditinggalkan anggota tim lainnya, yang sangat berguna bagi tim lintas zona waktu. Untuk meja bantuan kecil, kotak surat bersama bisa menjadi hal yang Anda butuhkan untuk meningkatkan strategi layanan pelanggan Anda.
Anda dapat menyederhanakan manajemen email Anda dengan Kotak Surat Bersama.
Keuntungan Kotak Surat Bersama
Kotak surat bersama memecahkan masalah komunikasi dan meningkatkan koordinasi tim. Kotak surat bersama sangat cocok untuk kantor atau departemen yang berorientasi pada pelanggan yang menangani pertanyaan dan komunikasi pelanggan secara rutin. Berikut ini adalah keuntungan dari kotak surat bersama.
1. Komunikasi Terpusat
Kotak surat bersama memusatkan email dan memungkinkan anggota tim Anda mengelola komunikasi dari satu akun. Hal ini membantu memudahkan koordinasi dan memastikan tidak ada pesan yang terlewatkan.
Tim dukungan pelanggan, misalnya, dapat membaca kotak surat bersama dan menanggapi pertanyaan pengguna lain. Kotak bersama ini memastikan bahwa semua pesan pelanggan dilacak dan ditangani, sehingga meningkatkan waktu dan kualitas respons secara keseluruhan.
2. Mengirim Email dari Alamat Umum
Tim dapat mengirim email dengan komunikasi terpadu dan branding standar menggunakan alamat kotak surat.
Beberapa anggota tim yang berkolaborasi untuk menjawab pertanyaan atau permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien bisa menjadi keuntungan nyata bagi hampir semua bisnis. Sebagai contoh, tim penjualan dapat menggunakan alamat yang digunakan bersama untuk mengirim proposal dan penawaran kepada klien. Alamat bersama atau alamat kotak surat ini memberikan identitas visual yang terstandardisasi untuk klien dan meningkatkan profesionalisme.
3. Kolaborasi yang Lebih Baik
Kotak surat bersama dilengkapi dengan alat kolaborasi yang membantu pelacakan balasan, menugaskan email, dan melihat riwayat email. Alat-alat ini membantu tim bekerja secara efektif tanpa duplikasi.
Sebagai contoh, akun email bersama membantu pengacara melacak email yang berhubungan dengan kasus di lokasi terpusat di dalam firma hukum. Mereka bisa mengambil tindakan atas email-email ini dan memastikan semua komunikasi dicatat secara terpusat. Lokasi terpusat ini memungkinkan upaya lintas sektoral dan file dikelola dengan cara yang efisien.
4. Manajemen Perizinan
Dimungkinkan untuk berbagi akses terkontrol ke kotak surat bersama. Hal ini memastikan bahwa anggota hanya mengetahui komunikasi yang seharusnya mereka tangani.
Departemen TI hanya bisa mengizinkan akses ke kotak surat bersama kepada anggota yang bersangkutan. Dengan cara ini, informasi sensitif diamankan, dan hanya personel yang berkualifikasi yang memiliki akses.
Kekurangan Kotak Surat Bersama
Meskipun kotak surat bersama memiliki kekuatan sebagai alat kolaboratif, mereka juga memiliki banyak tantangan. Keterbatasan ini lebih banyak mempengaruhi tim kecil atau organisasi yang kurang memiliki dukungan TI. Mari kita telusuri hal ini secara lebih rinci.
1. 1. Melibatkan Pengaturan Izin
Penyiapan kotak surat bersama membutuhkan akses izin untuk anggota tim, yang mungkin sulit dan membutuhkan keahlian teknis.
Misalnya, departemen SDM dengan kotak surat bersama untuk perekrutan mungkin harus mengelola siapa yang memiliki akses dan dapat mengedit kotak surat dengan hati-hati. Ada juga beberapa langkah dan pertimbangan untuk mengatur kotak surat dengan benar.
2. Kemungkinan Tumpang Tindih
Beberapa anggota tim dapat memproses email yang sama tanpa pengelolaan yang cermat, sehingga menimbulkan kebingungan dan ketidakefisienan. Prosedur yang jelas diperlukan untuk menghindari tanggapan ganda.
Hal ini biasa terjadi pada grup layanan pelanggan bervolume tinggi, di mana beberapa perwakilan dapat menjawab pertanyaan pelanggan yang sama. Hal ini akan menimbulkan potensi kebingungan dan pengalaman pelanggan yang terpecah.
3. Sumber daya yang intensif
Administrasi dan pemeliharaan kotak surat bersama bisa membutuhkan lebih banyak sumber daya TI daripada daftar distribusi, sehingga berpotensi lebih mahal dan intensif sumber daya.
Tim yang lebih kecil mungkin merasa pengaturan dan pemeliharaan kotak surat bersama lebih menantang daripada sekadar mengirim pembaruan dengan daftar distribusi. Mereka akan membutuhkan dukungan dan sumber daya TI tambahan.
Kotak masuk bersama adalah sistem manajemen email bersama di mana beberapa pengguna dapat mengakses satu kotak masuk terpadu. Para anggota dapat melihat, membalas, dan memprioritaskan pesan email yang masuk bersama-sama. Sangat mudah untuk melihat siapa yang menangani apa dan bekerja bersama menggunakan catatan internal.
Kotak masuk bersama penuh dengan fitur dan membantu Anda menangani berbagai saluran komunikasi.
Selain email, Anda dapat melihat interaksi yang terjadi melalui-
- Obrolan langsung
- SMS
- Situs web media sosial
- Chatbots
Tidak seperti kotak surat bersama, kotak masuk bersama memungkinkan Anda untuk melihat laporan yang berharga untuk melihat kinerja tim Anda dari sudut pandang yang luas. Anda bisa mengintegrasikannya dengan aplikasi bisnis lain, seperti CRM atau sistem manajemen proyek.
Kapan Anda harus menggunakan kotak masuk bersama
Salah satu keuntungan terbesar dari kotak masuk bersama adalah peningkatan fitur pelaporan. Ini adalah satu-satunya pilihan Anda jika tim Anda memerlukan login individual untuk mengakses alamat kotak surat bersama untuk tujuan keamanan atau pelacakan.
Kotak masuk bersama, seperti kotak surat bersama, sangat cocok untuk tim seperti dukungan meja bantuan, penjualan, atau bahkan akuntansi. Manajer juga dapat menetapkan tugas dan percakapan ke kotak surat pribadi individu di dalam alat ini dan mendapatkan manfaat dari folder yang cerdas dan dapat disortir untuk memantau berbagai permintaan.
Kotak masuk bersama akan memberi tahu mereka jika dua pengguna mengetik email yang sama secara bersamaan dan keduanya mulai mengetik. Tidak ada lagi balasan ganda atau waktu yang terbuang!
Terakhir, jika Anda memiliki volume tinggi untuk dikelola, kotak masuk bersama dan otomatisasi yang diaktifkannya bisa sangat membantu. Tim Anda bisa menghemat waktu daripada secara manual menugaskan dan membalas setiap percakapan yang masuk.
Keuntungan Kotak Masuk Bersama
Kotak masuk bersama membantu Anda dalam menawarkan layanan pelanggan yang konsisten dan mudah dikelola sekaligus menjaga perusahaan Anda tetap teratur. Kotak masuk ini memiliki banyak keunggulan dibandingkan daftar distribusi dan kotak surat bersama. Mari kita lihat beberapa manfaatnya:
1. Manajemen Terpusat: Fitur utama dari semua solusi kotak masuk bersama adalah kemampuan untuk mengelola beberapa alamat email dengan mudah, seperti [email protected] dan [email protected]. Anda bisa mengakses semua kotak masuk bersama di satu tempat tanpa harus masuk ke akun lain atau berpindah-pindah layar. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk membalas lebih cepat dan menghindari email yang terlewat.
2. Kepemilikan yang jelas: Mendelegasikan email baru ke anggota tim tertentu akan menginformasikan setiap individu tentang apa yang sedang mereka kerjakan. Hal ini dapat mencegah tanggapan ganda dan email yang hilang.
3. Otomatisasi: Alat bantu kotak masuk bersama tertentu memungkinkan tim Anda mengirim jawaban lebih cepat melalui otomatisasi, yang menghemat waktu dan memungkinkan lebih banyak fokus pada pelanggan. Penugasan otomatis memungkinkan Anda mendelegasikan beban kerja. Tanggapan otomatis secara otomatis membalas email baru yang masuk, sehingga pelanggan tahu bahwa Anda sedang menangani masalah mereka. Fitur ini juga menyimpan tanggapan untuk menjaga konsistensi tim Anda.
4. Kolaborasi yang lebih baik: Sebagian besar program perangkat lunak kotak masuk bersama memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan anggota tim lain melalui komentar internal. Ini berarti Anda bisa mengomentari pesan asli daripada meneruskan atau membalas semua email.
5. Tidak Ada Tabrakan: Tabrakan adalah momen canggung saat Anda menyadari bahwa dua anggota tim merespons pelanggan yang sama dua kali dan memberikan informasi yang sama, atau lebih buruk lagi, informasi yang saling bertentangan. Dengan kotak masuk bersama, Anda bisa menghindari hal ini dengan merutekan pesan masuk dan pertanyaan pelanggan ke anggota tim tertentu.
6. Privasi: Data pelanggan tertentu bisa jadi sensitif, dan hanya anggota tim tertentu yang dapat mengaksesnya. Platform kotak masuk bersama yang canggih menyediakan fitur untuk melindungi percakapan sensitif dan membuatnya hanya dapat dilihat oleh anggota tim yang sesuai.
Kekurangan Kotak Masuk Bersama
Kotak masuk bersama adalah alat organisasi yang efektif untuk meningkatkan kolaborasi tim dan manajemen email. Kotak masuk bersama merupakan solusi yang lebih interaktif daripada kotak surat bersama dan daftar distribusi. Berikut ini beberapa kekurangannya:
1. Biaya Penyiapan: Menerapkan kotak masuk bersama sering kali membutuhkan pelatihan awal untuk memastikan anggota tim memahami fitur-fitur alat ini. Proses konfigurasi dan penyiapan juga dapat menuntut waktu dan sumber daya untuk menyelaraskan dengan alur kerja.
2. Faktor Biaya: Biaya berlangganan untuk solusi kotak masuk bersama bervariasi menurut penyedia, yang berpotensi menyebabkan biaya yang lebih tinggi dari yang diperkirakan. Biaya tambahan dapat muncul dari peningkatan akses pengguna atau integrasi fitur-fitur canggih, sehingga memerlukan tinjauan anggaran secara menyeluruh.
Ketiga alat ini sangat berguna untuk bisnis dan tim dukungan pelanggan. Namun, masing-masing alat ini bekerja lebih baik untuk penggunaan tertentu. Tim tertentu bahkan dapat menggunakan ketiganya untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda. Berikut ini adalah tabel dengan beberapa perbedaan utama:
| Perbedaan Utama Antara Kotak Masuk Bersama, Kotak Surat Bersama, dan Daftar Distribusi | ||||
|---|---|---|---|---|
| Fitur | Kotak Masuk Bersama | Kotak Surat Bersama | Daftar Distribusi | |
| Jenis | Komunikasi dua arah | Komunikasi dua arah | Komunikasi satu arah | |
| Akses Pengguna | Beberapa pengguna dapat berkolaborasi pada email. | Beberapa pengguna dapat mengakses kotak masuk | Alamat email tunggal untuk email massal | |
| Penugasan | Ya, email dapat ditugaskan ke anggota tim. | Tidak, semua pengguna melihat email masuk | Tidak, balasan hanya dikirimkan ke pengirim | |
| Ideal untuk | Dukungan pelanggan, penjualan, tim proyek | Dukungan pelanggan, komunikasi internal | Pengumuman massal, kampanye pemasaran | |
| Kompleksitas | Sedang (mungkin memerlukan pelatihan) | Rendah (lebih mudah diatur) | Rendah (mudah dibuat) | |
Daftar distribusi sangat bagus jika Anda tidak memerlukan akses ke metrik dan jika mereka yang ada dalam daftar tidak perlu berkomunikasi satu sama lain. Ini adalah pilihan yang baik untuk berita internal, pemadaman listrik, atau pemberitahuan lainnya.
Kotak surat bersama berfungsi dengan sempurna jika Anda mengharuskan setiap orang merespons sebagai sebuah tim dan mengomentari percakapan bersama-sama. Semua individu memiliki visibilitas ke email yang masuk, dan lebih dari satu orang dapat secara bersamaan bertindak di kotak masuk yang sama. Ini adalah pilihan yang bagus untuk organisasi yang lebih kecil, grup dengan volume yang lebih ringan, atau bisnis yang belum tertarik untuk melacak angka.
Kotak masuk bersama adalah yang paling fleksibel namun juga mahal. Paling cocok untuk tim yang bisa mendapatkan nilai dari metrik dan data serta memanfaatkan otomatisasi untuk mempercepat waktu penanganan. Tambahan fitur kolaboratif, templat, dan survei membuat alat ini sangat kuat untuk tim.
Jika Anda bekerja dalam sebuah tim yang menerima email dalam jumlah besar dan bisa mendapatkan keuntungan dengan cepat dalam merespons email tersebut, kotak masuk bersama mungkin merupakan pilihan terbaik Anda.
Kesimpulan
Manajemen email yang efisien penting untuk bisnis dari semua ukuran. Alat yang tepat dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim Anda serta meningkatkan produktivitas.
Kotak masuk bersama adalah pilihan yang lebih baik dan ideal untuk kelompok orang yang berkolaborasi secara erat dan mengalokasikan tugas. Di sisi lain, kotak surat bersama cocok untuk penggunaan umum dan akses mudah ke beberapa penerima. Daftar distribusi berfungsi dengan baik untuk mengirim email ke sekelompok besar individu.
Dengan mengetahui perbedaan utama antara daftar distribusi, kotak surat bersama, dan kotak masuk bersama, Anda dapat memilih yang paling sesuai untuk tim Anda.
Diperbaharui: 24 Maret 2025
Rohit Rajpal is an experienced content writer with a strong focus on business communication platforms. He creates content that helps companies optimize their communication strategies using omnichannel solutions. Known for his straightforward approach, Rohit breaks down complex concepts, making it easier for businesses to improve how they connect with customers.