Mengelola email pelanggan sebagai sebuah tim seharusnya tidak terasa berantakan. Tetapi bagi banyak bisnis yang menggunakan Gmail, hal itu terjadi. Pesan-pesan terlewatkan. Pembaruan penting tidak terbaca. Dan ini terjadi ketika email dikelola dalam kotak masuk individual, bukannya dalam satu ruang bersama.
Di situlah kotak masuk bersama Gmail berperan. Kotak masuk bersama memberikan struktur dan kejelasan pada komunikasi tim dan memastikan orang yang tepat melihat email yang tepat dan mengambil tindakan dengan cepat. Dalam panduan ini, Anda akan mengetahui apa itu kotak masuk bersama Gmail dan mempelajari berbagai metode untuk membuatnya.
Sebelum menyiapkan kotak masuk bersama Gmail, tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab tim. Hal ini akan mencegah kebingungan, memastikan balasan yang tepat waktu, dan membantu menjaga akuntabilitas seiring dengan pertumbuhan tim Anda.
Kotak masuk bersama Gmail adalah kotak masuk yang dapat diakses dan dikelola bersama oleh beberapa anggota tim . Semua orang melihat pesan yang sama di satu tempat. Tidak perlu meneruskan email atau CC rekan tim.
Anda dapat mengatur kotak masuk bersama Gmail menggunakan pendelegasian, Grup Google (Kotak Masuk Kolaboratif), atau alat bantu pihak ketiga seperti ControlHippo.
Banyak tim yang bingung antara daftar distribusi vs kotak surat bersama, namun hanya kotak surat bersama yang memungkinkan kolaborasi dan pelacakan.
Alih-alih menggunakan akun Gmail pribadi untuk percakapan bisnis, kotak surat bersama Gmail memungkinkan tim Anda:
- Membaca pesan masuk secara bersamaan
- Menetapkan email ke anggota tim yang tepat
- Melacak balasan dan tindak lanjut
- Menyimpan catatan internal untuk konteks
Bisnis menggunakan kotak masuk bersama untuk dukungan, penjualan, dan operasi. Gmail tidak menawarkan kotak masuk bersama tradisional secara default, namun fitur Workspace seperti pendelegasian dan Google Groups dapat dikonfigurasi untuk ini.
Jika tim Anda berkembang atau menangani volume email yang tinggi, pengaturan kotak masuk bersama Gmail dasar mungkin tidak cukup. ControlHippo terintegrasi langsung dengan Gmail untuk menciptakan pengalaman kotak surat bersama yang terpadu. Yang membedakannya adalah lapisan otomatisasi dan alat pintar yang ada di dalamnya. Inilah cara menambahkan nilai:
- Kepemilikan yang jelas: Tetapkan email ke rekan tim tertentu sehingga semua orang tahu siapa yang menangani apa.
- Catatan Internal: Tinggalkan komentar pribadi pada email yang hanya dapat dilihat oleh tim Anda.
- Penandaan dan Filter Cerdas: Mengatur pesan berdasarkan topik, pelanggan, atau urgensi.
- Rangkuman Obrolan yang didukung AI: Dapatkan ringkasan singkat dari utas email yang panjang dan bantu agen untuk memahami masalah dengan lebih cepat.
- Balasan yang Disarankan: Siapkan balasanemail otomatis dengan asisten AI bawaan dan bantu agen membalas dengan lebih akurat.
- Saran berbasis pengetahuan: Sarankan artikel bermanfaat dari perpustakaan Anda untuk menyelesaikan masalah umum dengan lebih cepat.
- Skor Kepuasan Pelanggan (CSAT): Kumpulkan umpan balik melalui email untuk mengukur kepuasan pelanggan dan meningkatkan layanan.
- Otomatisasi Alur Kerja: Memicu tindak lanjut atau menetapkan tugas berdasarkan konten atau status pesan.
- Integrasi CRM: Sinkronkan percakapan dengan CRM Anda (melalui integrasi) untuk memberikan konteks pelanggan secara penuh kepada agen.
Mengelola komunikasi bisnis melalui akun Gmail pribadi pada awalnya berjalan lancar. Namun seiring dengan pertumbuhan tim Anda, banyak hal yang menjadi sulit untuk dilacak. Kotak surat bersama Gmail membantu mengatasi hal ini dengan menciptakan satu tempat di mana semua orang dapat bekerja bersama. Inilah alasan mengapa hal ini penting:
1. Manajemen Email Terpusat
Ketika email dari pelanggan, vendor, atau mitra mendarat di satu tempat, tim Anda memiliki visibilitas penuh. Dengan manajemen terpusat:
- Semua orang melihat informasi yang sama
- Email lebih mudah diatur dan dicari
- Tanggapan dapat dilacak dan ditindaklanjuti
- Anggota tim dapat berkolaborasi dan membantu saat dibutuhkan
2. Kolaborasi Tim yang Ditingkatkan
Kotak masuk bersama membantu tim mengerjakan email bersama di satu tempat. Anggota tim bisa:
- Menetapkan email ke orang yang tepat
- Tinggalkan catatan internal untuk konteks
- Bagikan pembaruan dan keputusan dalam utas yang sama
3. Peningkatan Komunikasi dan Konsistensi Internal
Ketika seluruh tim Anda bekerja dari satu ruang bersama, Anda mengurangi risiko pengiriman pesan berulang. Hal ini membuat nada, informasi, dan layanan Anda tetap konsisten. Sebagai contoh;
- Tim penjualan dapat melihat utas lengkap sebelum merespons.
- Tim dukungan dapat melanjutkan percakapan tanpa harus memulai dari awal.
- Manajer dapat melacak kinerja dan tindak lanjut secara real time.
Jika tim Anda masih menggunakan akun Gmail individual untuk mengelola komunikasi, Anda mungkin menghadapi beberapa masalah umum:
1. 1. Kurangnya Organisasi
Email penting dapat dengan mudah terkubur di bawah utas pribadi, buletin, atau tugas yang tidak terkait. Tanpa visibilitas bersama, sulit untuk mengetahuinya:
- Apa yang mendesak
- Apa yang sudah ditangani
- Apa yang masih perlu diperhatikan
2. Miskomunikasi dan Duplikasi Upaya
Tanpa sistem bersama, anggota tim bisa saja membalas email yang sama dua kali atau bahkan tidak sama sekali. Anda kehilangan jejak:
- Siapa yang bertanggung jawab
- Apa yang dijanjikan
- Tindakan apa yang diambil
Dengan kotak surat bersama Gmail, Anda bisa mengatasi semua masalah ini dengan memberikan tim Anda satu ruang terkoordinasi untuk mengelola email.
Gmail mendominasi pasar Amerika Serikat, dengan 75% pengguna mengandalkannya, jauh di atas Yahoo dan Outlook.
Pada bulan Maret 2024, Google mengumumkan bahwa Gemini AI akan memindai kotak masuk Gmail untuk memprioritaskan email.
Hal ini menimbulkan kekhawatiran besar, karena pengguna khawatir email pribadi mereka dapat digunakan untuk melatih model AI.
Sumber: Statista
Tidak ada fitur bawaan yang disebut kotak masuk bersama. Namun Anda masih bisa membuatnya dengan menggunakan alat dan pengaturan yang tepat. Di bawah ini adalah empat cara bisnis menyiapkan kotak masuk bersama di Gmail. Setiap metode memiliki kasus penggunaan, kelebihan, dan tantangannya sendiri-sendiri.
Mari kita mulai dengan opsi yang paling dahsyat dan fleksibel.
1. Gunakan Kotak Masuk Bersama ControlHippo
ControlHippo adalah platform kotak masuk bersama yang terhubung langsung dengan akun Gmail Anda. Daripada berpindah banyak tab atau meneruskan email, Anda bisa mengelola semua komunikasi bisnis dari satu tempat.
Tim Anda juga bisa:
- Melihat email masuk di ruang kerja bersama
- Tetapkan kepemilikan untuk menghindari duplikasi
- Menambahkan catatan internal untuk konteks
- Melacak status dan riwayat pesan
- Mengotomatiskan penandaan, perutean, dan tindak lanjut
Gambaran Umum Solusi Kotak Masuk Bersama Bertenaga AI dari ControlHippo
ControlHippo menambahkan kecerdasan ke kotak masuk Gmail Anda:
- Balasan yang Disarankan: Permintaan cerdas membantu tim Anda merespons dengan lebih cepat dan akurat.
- Ringkasan Percakapan: Utas email yang panjang akan dikompres menjadi ringkasan singkat untuk pemahaman yang cepat.
- Penandaan dan Penyaringan Cerdas: Mengatur pesan berdasarkan topik, urgensi, atau segmen pelanggan secara otomatis.
- Pelacakan Kinerja: Melacak waktu respons dan tingkat resolusi untuk meningkatkan kualitas layanan.
- Sinkronisasi CRM: Tautkan setiap email dengan CRM Anda, sehingga tim Anda selalu memiliki konteks yang lengkap.
Integrasi Dengan Gmail Untuk Fungsionalitas Yang Lebih Baik
ControlHippo terhubung dengan aman melalui API Gmail dan mengimpor percakapan ke dalam ruang kerja bersama setelah izin diberikan. Setelah terhubung:
- Email dari akun Gmail Anda muncul di dasbor bersama.
- Tim Anda bisa membalas, memberikan tugas, dan berkomentar dari dalam ControlHippo.
- Kotak masuk Gmail yang asli tetap dapat diakses dan tidak berubah.
- ControlHippo bekerja bersama pengaturan Gmail Anda yang sudah ada tanpa memodifikasi filter atau label.
Penyiapan Langkah-demi-Langkah untuk Kotak Masuk Bersama ControlHippo
Berikut ini cara untuk memulai:
Langkah 1: Mendaftar dan Menghubungkan Gmail
Mulailah dengan membuat akun ControlHippo. Setelah Anda masuk, hubungkan akun Gmail Anda untuk membawa semua percakapan email Anda ke dalam satu ruang bersama.
Langkah 2: Siapkan Tim Anda
Undang anggota tim Anda dan beri mereka akses ke kotak masuk bersama. Anda dapat menetapkan peran dan mengelola siapa yang dapat melihat, merespons, dan mengatur percakapan.
Langkah 3: Konfigurasikan Pengaturan Kotak Masuk Bersama
Sesuaikan cara tim Anda menangani email. Buat label, terapkan filter, dan gunakan catatan internal untuk merampingkan komunikasi dan mempermudah kolaborasi.
Langkah 4: Manfaatkan Fitur AI Untuk Manajemen yang Lebih Baik
Gunakan kemampuan AI ControlHippo untuk mempercepat alur kerja, memberikan saran tanggapan, dan melacak kepuasan pelanggan. Alat-alat ini membantu tim Anda tetap konsisten dan efisien di setiap percakapan.
Fitur Utama Kotak Masuk Bersama ControlHippo
ControlHippo mengubah cara tim menangani email bersama dengan menggabungkan struktur, visibilitas, dan otomatisasi di satu tempat. Fitur-fitur ini membantu bisnis Anda mengelola percakapan dalam skala besar tanpa kehilangan konteks atau akuntabilitas.
- Tampilan Kotak Masuk Terpadu: Semua email masuk dari alamat bersama dapat dilihat oleh tim Anda di dasbor pusat.
- Penugasan Email Berbasis Peran: Menugaskan email ke masing-masing anggota tim berdasarkan keahlian atau ketersediaannya.
- Alat Kolaborasi Internal: Tinggalkan catatan pribadi di dalam utas email untuk anggota tim lainnya.
- Penandaan dan Filter Otomatis: Siapkan aturan untuk menandai dan mengkategorikan email secara otomatis berdasarkan jenis masalah, urgensi, atau departemen.
- Pelacakan Status Untuk Percakapan: Melacak status setiap pesan: terbuka, tertunda, atau terselesaikan.
Kapan Menggunakan Kotak Masuk Bersama ControlHippo?
ControlHippo cocok untuk tim yang mengandalkan kotak masuk bersama untuk menangani komunikasi eksternal dengan volume tinggi. Ini sangat berguna ketika bisnis Anda:
- Menerima pertanyaan melalui alamat pusat seperti support@, help@, atau billing@
- Kebutuhan untuk melacak kepemilikan email di seluruh shift atau departemen
- Ingin mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh beberapa orang yang membalas thread yang sama
- Pelacakan kinerja yang dibutuhkan di seluruh agen, termasuk waktu respons dan resolusi
- Ingin mengotomatiskan tindakan berulang seperti menandai, menugaskan, atau meminta umpan balik.
Ubah Gmail menjadi sistem dukungan yang terstruktur dan siap digunakan oleh tim dengan ControlHippo.
Tingkatkan Pengalaman Kotak Masuk Bersama Anda!
Ubah Gmail menjadi sistem dukungan yang terstruktur dan siap digunakan oleh tim dengan ControlHippo.
2. Kredensial Masuk Bersama
Ini adalah cara paling dasar yang digunakan tim untuk berbagi akses ke kotak masuk Gmail. Satu alamat email dibuat, dan informasi masuk dibagi di antara beberapa anggota tim. Setiap orang masuk ke akun Gmail yang sama menggunakan kata sandi yang sama. Mereka membaca dan merespons email seolah-olah mereka adalah pengguna tunggal.
Meskipun metode ini kelihatannya sederhana, namun sering kali menciptakan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya. Sekarang kita akan melihat beberapa pro dan kontra dari kredensial log masuk bersama:
Kelebihan
- Ini cepat disiapkan dan tidak memerlukan konfigurasi teknis atau alat bantu pihak ketiga.
- Aplikasi ini gratis untuk digunakan dengan akun Gmail atau Google Workspace standar.
- Metode ini dapat berguna untuk tim yang sangat kecil dengan lalu lintas email yang minimal dan proses yang tidak formal.
Kekurangan
- Tidak ada cara untuk menetapkan email ke rekan tim tertentu, yang sering kali menimbulkan kebingungan.
- Sulit untuk melacak siapa yang merespons email yang mana atau tindakan apa yang telah diambil.
- Gmail tidak menyediakan log aktivitas untuk menunjukkan pengguna mana yang melakukan tindakan apa, sehingga akuntabilitasnya hilang.
Tantangan: Risiko Keamanan dan Masalah Akuntabilitas
- Kredensial login bersama menimbulkan risiko serius terhadap keamanan data dan pengawasan tim.
- Jika akun dibobol, semua data kotak masuk akan dapat diakses oleh pengguna yang tidak berwenang.
- Tidak ada cara untuk memverifikasi siapa yang mengirim atau menghapus email tertentu, yang membuat jejak audit menjadi tidak mungkin.
Kapan Menggunakan Kredensial Login Bersama
- Metode ini hanya cocok untuk tim yang terdiri dari satu atau dua orang yang membutuhkan akses cepat tanpa proses formal.
- Ini mungkin berhasil jika kolaborasi internal minimal dan akses penuh untuk semua orang dapat diterima.
- Ini tidak cocok jika tim Anda menangani data sensitif atau data yang diatur yang memerlukan penelusuran.
- Bagi sebagian besar tim, terutama yang berencana untuk berkembang, pendekatan ini tidak berkelanjutan dalam jangka panjang.
3. Mendelegasikan Akun Gmail
Gmail memungkinkan Anda mendelegasikan akses ke kotak masuk ke orang lain tanpa memberikan kata sandi kepada mereka. Fitur ini tersedia di akun Google Workspace.
Saat Anda mendelegasikan akses:
- Pengguna lain dapat membaca dan membalas email atas nama Anda
- Mereka tidak memerlukan kata sandi Anda untuk masuk
- Tindakan mereka dicatat, dan nama mereka muncul di bidang "Dari"
- Anda memegang kendali penuh atas siapa saja yang memiliki akses dan dapat menghapusnya kapan saja.
Pelajari lebih lanjut tentang Pengaturan delegasi Gmail di Pusat Bantuan Google Workspace.
Pengaturan Langkah-demi-Langkah untuk Delegasi Gmail
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengatur akun Gmail yang didelegasikan:
Langkah 1: Masuk ke Akun Gmail Utama
Gunakan akun yang akan memberikan akses kepada orang lain.
Langkah Langkah 2: Navigasikan ke Pengaturan Akses Akun
- Klik ikon roda gigi di Gmail
- Buka Pengaturan > Akun dan Impor
- Gulir ke Berikan akses ke akun Anda
Langkah 3: Tambahkan Delegasi dan Kirim Undangan
- Klik, Tambahkan akun lain
- Masukkan alamat email orang yang ingin Anda delegasikan
- Gmail mengirimkan permintaan akses kepada mereka
- Setelah diterima, mereka akan dapat mengelola kotak masuk Anda
Bagaimana Cara Mengelola Email sebagai Delegasi?
- Delegasi dapat membuka kotak masuk dari akun Gmail mereka sendiri.
- Mereka dapat membaca, membalas, dan mengarsipkan email.
- Balasan mereka akan ditampilkan: "Dikirim oleh [delegasi] atas nama [pengguna utama]"
- Mereka tidak dapat mengubah pengaturan akun atau mengakses obrolan
Izin untuk Akun Gmail yang Didelegasikan
Berikut ini yang perlu Anda ketahui tentang izin untuk akun Gmail yang didelegasikan:
Batas maksimum pendelegasian
- Gmail memungkinkan pengguna untuk mendelegasikan akses hingga 10 orang untuk akun Gmail standar.
- Untuk akun Google Workspace, batasnya meningkat menjadi 25 delegasi per kotak masuk.
- Delegasi dapat membaca, membalas, dan menghapus email, tetapi tidak dapat mengakses pengaturan obrolan atau akun.
Bagaimana cara menghapus akses delegasi?
- Buka Pengaturan Gmail > Akun dan Impor > Berikan akses ke akun Anda.
- Klik hapus di samping email delegasi untuk mencabut akses.
- Delegasi akan segera kehilangan akses.
Kapan harus digunakan?
Akun Gmail yang didelegasikan adalah yang terbaik ketika:
- Satu atau dua orang mengelola email atas nama akun bersama.
- Anda harus merahasiakan kredensial login.
- Tim Anda menangani volume email dalam jumlah sedang.
4. Kotak Masuk Kolaboratif Google Groups
Kotak masuk kolaboratif Google Groups memungkinkan tim Anda mengelola email grup seperti support@ atau info@ dari ruang bersama. Tidak seperti akun Gmail biasa, pengaturan fitur kolaboratif ini memberikan Anda alat bantu untuk menetapkan, melacak, dan menandai email yang telah selesai dari dalam Google Groups.
Ini adalah fitur Google Workspace bawaan yang membantu tim berkolaborasi tanpa menggunakan alat bantu pihak ketiga.
Pelajari lebih lanjut tentang Kotak Masuk Kolaboratif di Pusat Bantuan Google Workspace.
Langkah demi Langkah Menyiapkan Kotak Masuk Kolaboratif Google Groups
Di bawah ini adalah langkah-langkah untuk membuat kotak masuk kolaboratif Google Groups:\
Langkah 1: Buat Grup Google
- Buka Grup Google
- Klik Buat Grup
- Beri nama kelompok Anda
- Menetapkan alamat email
Langkah 2: Konfigurasikan Pengaturan Grup Dasar
- Pilih "Kotak Masuk Kolaboratif" sebagai jenis grup.
- Tentukan siapa yang dapat memposting, menugaskan, dan membalas pesan.
- Mengaktifkan fitur pelacakan percakapan.
Langkah 3: Pilih Pengaturan Privasi
- Tentukan apakah grup tersebut bersifat publik dalam domain Anda.
- Mengontrol siapa yang dapat melihat, memposting, dan memoderasi percakapan.
Langkah 4: Tambahkan Anggota dan Aktifkan Fitur Kotak Masuk Kolaboratif
- Tambahkan anggota tim yang memerlukan akses ke kotak masuk.
- Beri mereka peran (Anggota, Manajer, Pemilik).
- Aktifkan fitur Kotak Masuk Kolaboratif untuk mengaktifkan alat bantu penugasan, penandaan, dan resolusi.
Izin untuk Kotak Masuk Kolaboratif
Anda dapat mengatur izin yang berbeda untuk anggota grup:
- Melihat percakapan
- Menetapkan percakapan
- Tandai sebagai lengkap atau duplikat
- Membalas atas nama grup
Mengelola Peran Dan Tanggung Jawab Dalam Grup
Tetapkan peran yang jelas:
- Pemilik: Kontrol penuh atas pengaturan dan akses
- Manajer: Dapat memoderasi, menugaskan, dan membalas
- Anggota Dapat melihat dan menanggapi pesan
Kapan harus digunakan?
Kotak Masuk Kolaboratif Google Groups adalah pilihan yang baik ketika:
- Anda sudah menggunakan Google Workspace.
- Anda menginginkan kotak masuk bersama tanpa alat bantu pihak ketiga.
- Anda memerlukan peran dan pelacakan tugas yang jelas.
- Tim Anda tidak memerlukan otomatisasi tingkat lanjut atau catatan internal.
Akun Gmail yang Didelegasikan vs Kotak Masuk Kolaboratif Google: Mana yang Harus Anda Pilih?
Di bawah ini, saya telah membuat perbedaan yang jelas antara akun Gmail yang didelegasikan dan kotak masuk kolaboratif Google untuk membantu bisnis memutuskan mana yang cocok untuk mereka:
| Fitur | Akun Email yang Didelegasikan | Kotak Masuk Kolaborasi Google |
|---|---|---|
| Kompleksitas Pengaturan | Sederhana | Sedang |
| Ukuran Tim yang Ideal | 1-2 pengguna | 3+ pengguna |
| Metode Akses | Akses melalui antarmuka Gmail pribadi | Akses melalui antarmuka Google Groups |
| Penugasan Email | Tidak tersedia | Tersedia |
| Pelacakan Aktivitas | Sangat terbatas | Dasar |
| Kontrol Keamanan & Akses | Lebih aman daripada login bersama, tetapi tidak ada izin tingkat pengguna | Akses berbasis peran dengan kontrol yang lebih jelas |
| Visibilitas Email | Kotak masuk lengkap yang dibagikan dengan para delegasi | Anggota melihat semua email yang dikirim ke grup |
| Jejak Audit | Tidak tersedia | Terbatas: menampilkan beberapa tindakan pengguna, tetapi tidak memiliki kemampuan audit penuh |
| Alat Kolaborasi Internal | Tidak ada | Dasar |
Pro dan Kontra Akun Gmail yang Didelegasikan
Mari kita lihat pro dan kontra dari akun Gmail yang didelegasikan:
Kelebihan
- Mudah diatur melalui pengaturan Gmail.
- Tidak perlu aplikasi pihak ketiga.
- Ideal untuk pengguna tunggal atau asisten yang mengelola kotak masuk individu.
Kekurangan
- Tidak dapat menetapkan email ke anggota tim.
- Tidak ada kolaborasi atau alat komentar internal.
- Tidak ada visibilitas tentang siapa yang mengambil tindakan pada sebuah email.
Pro dan Kontra Kotak Masuk Kolaboratif Google
Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari Google Collaborative Inbox:
Kelebihan
- Mendukung penugasan, kategorisasi, dan pelacakan email.
- Akses berbasis peran meningkatkan keamanan dan akuntabilitas.
- Didesain untuk alur kerja kelompok seperti dukungan, SDM, atau TI.
Kekurangan
- Membutuhkan lebih banyak langkah untuk menyiapkan dan mengonfigurasi.
- Antarmuka ini terpisah dari Gmail biasa, yang mungkin membutuhkan waktu untuk membiasakan diri.
- Tidak memiliki pelaporan atau otomatisasi tingkat lanjut yang ditemukan pada alat bantu kotak masuk bersama khusus.
Mana yang Harus Dipilih Berdasarkan Kebutuhan Tim Anda?
- Pilih Akun Gmail yang Didelegasikan jika Anda adalah pengguna tunggal atau tim kecil dengan volume email terbatas dan tidak memerlukan penugasan atau visibilitas tim. Ini berguna untuk asisten eksekutif atau tim dukungan kecil yang mengelola satu kotak masuk.
- Pilih Google Collaborative Inbox jika tim Anda membutuhkan alur kerja terstruktur, banyak pengguna, akses berbasis peran, dan fitur penugasan dasar. Ini lebih cocok untuk tim lintas fungsi yang mengelola komunikasi bersama dalam skala besar.
Untuk tim yang sedang berkembang yang membutuhkan kolaborasi, pelaporan, atau otomatisasi yang lebih dalam, alat bantu seperti ControlHippo menawarkan solusi kotak masuk bersama yang dibuat khusus yang terintegrasi dengan mudah dengan Gmail.
Menyiapkan kotak masuk bersama Gmail hanyalah langkah pertama. Agar tim Anda tetap teratur, responsif, dan selaras, Anda memerlukan kebiasaan dan sistem yang tepat. Berikut ini adalah praktik terbaik yang telah terbukti untuk diikuti setelah kotak masuk bersama Anda aktif:
1. Membuat Protokol Penugasan dan Eskalasi yang Jelas
Setiap orang harus tahu siapa yang memiliki email dan apa yang harus dilakukan ketika ada sesuatu yang perlu dieskalasi.
Bagaimana cara melakukannya:
- Tetapkan setiap pesan yang masuk ke anggota tim segera setelah pesan tersebut tiba.
- Tetapkan aturan kapan dan bagaimana melakukan eskalasi.
- Hindari dua orang membalas email yang sama. Tetapkan kepemilikan dengan jelas.
2. Mengatur Kotak Masuk Anda dengan Label dan Filter
Bahkan dalam kotak masuk bersama, kekacauan akan menumpuk dengan cepat. Mengikuti praktik terbaik pengelolaan email akan membantu tim Anda mengurangi kekacauan dan meningkatkan waktu respons. Gunakan alat bantu bawaan Gmail untuk membuat keteraturan.
Tips:
- Terapkan label seperti "Mendesak", "Penagihan", "Tindak Lanjut", atau "Prospek Baru".
- Gunakan filter untuk melabeli email secara otomatis berdasarkan pengirim, subjek, atau kata kunci.
- Mengarsipkan percakapan yang telah diselesaikan agar kotak masuk tetap bersih.
Pelajari cara memanfaatkan label dan filter Gmail secara maksimal agar kotak masuk bersama tetap bersih.
3. Menetapkan Standar Komunikasi yang Konsisten
Pelanggan Anda harus selalu mendapatkan respons yang membantu dan profesional, siapa pun yang menjawab.
Praktik terbaik:
- Gunakan templat email untuk balasan umum
- Menyelaraskan nada, bahasa, dan format
- Menambahkan catatan internal saat meneruskan utas ke orang lain
Gunakan kiat-kiat berikut ini untuk komunikasi email yang efektif guna memastikan balasan Anda jelas, profesional, dan konsisten.
Meskipun Gmail menawarkan cara-cara dasar untuk berbagi akses kotak masuk, sebagian besar tim yang sedang berkembang membutuhkan lebih banyak struktur, visibilitas, dan otomatisasi. Di situlah alat kotak masuk bersama berperan.
Di bawah ini adalah beberapa opsi populer yang digunakan bisnis untuk mengelola email secara lebih efisien. Setiap alat terintegrasi dengan Gmail dan menawarkan fitur yang berbeda berdasarkan ukuran tim dan alur kerja.
1. ControlHippo
ControlHippo menghadirkan kotak masuk Gmail Anda ke dalam ruang kerja bersama yang cerdas. Fitur ini menambahkan otomatisasi, pelacakan percakapan, catatan internal, dan wawasan kinerja dalam satu platform.
Kekuatan Utama
- Kotak masuk yang bersih dan terpadu untuk kolaborasi tim.
- Perutean dan kepemilikan email yang cerdas.
- Alat bantu yang didukung AI seperti rangkuman dan saran balasan.
- Pelacakan CSAT untuk mengukur kepuasan pelanggan.
- Penyiapan yang mudah dengan integrasi Gmail dan CRM.
Terbaik untuk: Tim yang menginginkan kendali penuh atas alur kerja email dengan kecerdasan bawaan.
2. Bantu Pramuka
Help Scout mengubah kotak masuk bersama Anda menjadi pusat dukungan pelanggan. Fitur ini menggabungkan email, obrolan langsung, dan artikel bantuan dalam satu platform.
Kekuatan Utama
- Antarmuka yang sederhana dan mirip email
- Basis pengetahuan bawaan
- Aturan dan alur kerja otomatisasi
- Pelaporan dan analisis
Terbaik untuk: Tim dukungan pelanggan yang juga ingin menawarkan opsi layanan mandiri.
3. Menjaga
Menyimpan pekerjaan langsung di dalam Gmail dan menambahkan fitur meja bantuan ke kotak masuk yang sudah ada. Ini membantu tim kecil mengelola email dukungan tanpa harus berganti alat atau mempelajari perangkat lunak baru.
Kekuatan Utama
- Tidak perlu meninggalkan Gmail
- Menetapkan dan melacak email sebagai tiket
- Templat bersama dan tanggapan kaleng
- Pelaporan sederhana
Paling cocok untuk: Tim kecil yang menginginkan perubahan minimal pada alur kerja Gmail yang sudah ada.
4. HiverHQ
Hiver dibangun di atas Gmail untuk membantu tim mengelola email dukungan, penjualan, dan keuangan. Tampilan dan rasanya seperti Gmail tetapi menambahkan alat kolaborasi.
Kekuatan Utama:
- Penugasan dan catatan email di dalam Gmail
- Pelacakan dan analisis SLA
- Peringatan tabrakan untuk menghindari balasan ganda
- Integrasi dengan alat bantu seperti Slack dan Asana
Terbaik untuk: Pengguna Google Workspace yang ingin tetap menggunakan antarmuka Gmail.
5. Missive
Missive menggabungkan email, obrolan tim, dan kolaborasi tugas dalam satu platform. Platform ini mendukung pengaturan multi-saluran melalui integrasi dan bekerja dengan baik untuk tim lintas fungsi.
Kekuatan Utama
- Obrolan tim di dalam utas email.
- Label bersama, balasan kaleng, dan penyusunan kolaboratif.
- Integrasi dengan email, SMS, dan beberapa platform sosial.
- Antarmuka yang fleksibel untuk mengelola banyak akun dan kasus penggunaan.
Paling cocok untuk: Tim yang menginginkan tempat terpadu untuk mengelola email dan berkolaborasi secara real-time di seluruh departemen.
Siap Membersihkan Kotak Masuk Anda?
Kelola kotak masuk bersama Gmail Anda dengan ControlHippo. Tetap terorganisir, tingkatkan visibilitas, dan bekerja dengan lebih baik!
Mengelola email tim seharusnya tidak perlu terasa terpencar-pencar. Baik Anda menggunakan login bersama, akses yang didelegasikan, atau Google Groups, setiap metode memiliki batasannya masing-masing. Seiring dengan pertumbuhan tim Anda, begitu pula dengan kebutuhan akan struktur, akuntabilitas, dan alur kerja yang lebih cerdas.
ControlHippo membawa pengalaman kotak masuk bersama Gmail ke tingkat berikutnya. Ini membantu tim Anda:
- Tetap terorganisir dengan kepemilikan dan penugasan yang jelas
- Menghemat waktu dengan menggunakan balasan cerdas dan ringkasan percakapan
- Berkomunikasi lebih baik dengan catatan dan tag internal
Dan Anda bisa melakukan semuanya tanpa meninggalkan lingkungan Gmail yang sudah ada.
Anda bisa membuatnya menggunakan delegasi Gmail, Google Groups Collaborative Inbox, atau menggunakan alat bantu seperti ControlHippo untuk kontrol yang lebih baik.
Ya, tetapi Gmail sendiri tidak memiliki penugasan, kolaborasi, dan pelacakan. Gunakan alat bantu delegasi, Grup, atau kotak masuk bersama untuk fungsionalitas penuh.
Delegasi memberikan akses kotak masuk ke orang lain, sementara kotak masuk bersama mendukung penugasan tim, visibilitas, dan kolaborasi dengan fitur pelacakan yang disertakan.
Secara teknis, ya, menggunakan login bersama, tetapi ini tidak aman dan tidak direkomendasikan. Anda bisa menggunakan alat bantu delegasi atau kotak masuk bersama.
Kotak Masuk Kolaboratif menggunakan peran Grup Google: Pemilik, Manajer, dan Anggota. Izin termasuk menetapkan percakapan, menandai status, dan memoderasi konten.
Gmail standar memungkinkan 10 delegasi per akun. Akun Google Workspace mengizinkan hingga 25 delegasi untuk setiap kotak masuk Gmail utama.
Diperbarui : 5 Agustus 2025
Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.