Bagaimana Cara Mengatur DM Balasan Otomatis di Instagram?

Penulis Senior: Paras Kela

Waktu membaca: 7 Menit

Diterbitkan : 21 Juni 2024

Platform media sosial seperti Instagram telah menjadi moda utama komunikasi bisnis belakangan ini. Ini berarti bahwa Anda perlu mempertahankan kehadiran Anda di sana 24/7. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan dalam banyak situasi. Di sinilah fitur balasan otomatis Instagram berperan.

Dalam blog ini, kita akan mengeksplorasi cara mengatur pesan otomatis Instagram menggunakan aplikasi dan Meta Business Suite. Selain itu, kami akan mengeksplorasi mengapa ControlHippo menawarkan solusi yang lebih unggul dibandingkan dengan kedua platform ini.

Pro-Tip

Untuk menyiapkan DM balasan otomatis, pastikan pesan Anda jelas, dipersonalisasi, dan mencerminkan suara merek Anda. Gunakan alat bantu seperti Balasan Cepat Instagram atau Meta Business Suite untuk manajemen yang efisien, dan pertimbangkan untuk mengintegrasikan platform tingkat lanjut seperti ControlHippo.

Mulai Uji Coba Gratis Anda

Cara Mengatur Balasan Otomatis Instagram: Melalui Aplikasi

Menyiapkan pesan otomatis Instagram melalui aplikasi adalah cara yang mudah untuk mengelola komunikasi Anda. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk melakukannya:

Langkah 1: Buka Aplikasi Instagram

Mulailah dengan membuka aplikasi Instagram pada ponsel cerdas Anda.

Langkah 2: Mengakses Pesan Langsung (DM)

Ketuk ikon kirim atau messenger yang terletak di sudut kanan atas feed Instagram Anda. Ini akan membawa Anda ke pesan langsung (DM) Anda.

Langkah 3: Buka Tindakan Lainnya

Di sudut kanan atas, Anda akan melihat tiga garis horizontal atau titik (lebih banyak tindakan). Ketuk ikon ini. Dari menu yang muncul, ketuk Alat.

Langkah 4: Aktifkan Pertanyaan yang Sering Diajukan

Di bawah bagian Alat, Anda akan menemukan opsi yang disebut Pertanyaan yang Sering Diajukan. Ketuk opsi tersebut. Geser sakelar di samping Tampilkan Pertanyaan untuk mengaktifkan respons otomatis.

Langkah 5: Tambahkan Pertanyaan dan Tanggapan Otomatis

• Ketuk Tambah Pertanyaan.
• Anda akan diminta untuk memasukkan pertanyaan umum yang sering Anda terima dari pengikut Anda. Sebagai contoh, Anda mungkin mengetik, "Apa jam kerja Anda?"
• Di bawah pertanyaan, Anda dapat memasukkan contoh pesan balasan otomatis Instagram Anda. Misalnya, "Jam kerja kami adalah pukul 09.00-17.00, Senin hingga Jumat."
• Setelah memasukkan pertanyaan dan respons, ketuk Simpan.

Bonus : 7 Alat Otomatisasi Instagram Terbaik untuk Bisnis

Langkah 6: Ulangi untuk Pertanyaan Tambahan

Anda dapat menambahkan hingga empat pertanyaan yang sering diajukan. Masing-masing dapat memiliki pesan otomatis Instagram sendiri. Misalnya, pertanyaan lain bisa berupa, "Apakah Anda menawarkan pengiriman internasional?" dengan respons seperti, "Ya, kami mengirim ke seluruh dunia. Waktu pengiriman bervariasi menurut lokasi."

Langkah 7: Mengedit atau Menghapus Pertanyaan

Jika Anda perlu melakukan perubahan, sentuh pertanyaan spesifik yang ingin Anda edit atau hapus. Sesuaikan pertanyaan dan respons otomatis Instagram sesuai kebutuhan, lalu ketuk Simpan untuk menyimpan perubahan Anda.

Dengan menggunakan langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa siapa pun yang mengirim pesan ke akun Anda akan menerima tanggapan yang cepat dan bermanfaat.

Secara keseluruhan, fitur ini membantu menjaga komunikasi yang baik dengan audiens Anda dengan memberikan jawaban instan untuk pertanyaan umum, bahkan ketika Anda tidak dapat merespons dengan segera.

Baca Juga : Bagaimana Cara Menggunakan ControlHippo Untuk Mengelola Obrolan Bisnis Instagram Anda?

Cara Mengatur Balasan Otomatis Instagram: Melalui Meta Business Suite

Sama seperti Instagram, Anda dapat mengatur balasan otomatis Instagram melalui Meta Business Suite juga. Kami akan memandu Anda melalui prosesnya secara detail.

Langkah 1: Akses Kotak Masuk Anda

• Masuk ke Meta Business Suite: Buka browser Anda dan buka situs web Meta Business Suite. Masuk menggunakan kredensial Facebook yang ditautkan ke akun bisnis Anda.
• Arahkan ke Kotak Masuk: Setelah masuk, buka Kotak Masuk Anda. Di sinilah Anda dapat mengelola pesan dari Kotak Masuk Facebook Messenger dan Kotak Masuk Instagram.

Langkah 2: Buka Respons Otomatis

Di bagian Kotak Masuk, Anda akan menemukan opsi untuk Tanggapan Otomatis di menu sebelah kiri. Klik di atasnya untuk melanjutkan.

Langkah 3: Tinjau dan Perluas Opsi Respons

Anda akan melihat berbagai opsi respons otomatis. Klik pada menu tarik-turun untuk memperluas dan meninjau opsi-opsi ini. Meta Business Suite menawarkan beberapa jenis pesan otomatis yang dapat Anda atur, termasuk kata kunci khusus dan preset yang disarankan.

Langkah 4: Buat Tanggapan Otomatis Anda Sendiri

• Pilih Kata Kunci Khusus: Klik pada opsi Kata Kunci Khusus. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat tanggapan otomatis yang dipersonalisasi berdasarkan kata kunci atau frasa tertentu.
• Sebutkan Tanggapan Anda: Masukkan nama untuk respons otomatis Anda. Ini membantu Anda mengidentifikasinya nanti.
• Pilih Platform: Tentukan apakah Anda ingin balasan otomatis dikirim di Messenger, Instagram, atau keduanya. Untuk balasan otomatis Instagram, pilih Instagram.
• Tambahkan Kata Kunci atau Frasa: Tambahkan hingga lima kata kunci atau frasa yang akan memicu respons otomatis. Misalnya, jika pelanggan mengirim pesan yang mengandung kata "jam," mereka akan menerima pesan otomatis tentang jam kerja Anda.
• Mengatur Waktu: Pilih waktu kapan pesan otomatis harus dikirim. Ini adalah penundaan setelah pesan pemicu diterima. Misalnya, Anda dapat mengaturnya untuk segera dikirim atau setelah beberapa menit.
• Sesuaikan Pesan Anda: Masukkan teks untuk pesan otomatis Anda. Anda juga dapat menambahkan foto, video, tombol, dan personalisasi untuk membuat respons lebih menarik.

Sebagai contoh, contoh pesan balasan otomatis Instagram untuk jam kerja adalah: "Terima kasih atas pesan Anda! Jam kerja kami adalah pukul 9 pagi - 5 sore, Senin hingga Jumat."

• Pratinjau Pesan: Di sisi kanan layar, Anda akan melihat pratinjau tampilan pesan ketika dikirim. Pastikan tampilannya sesuai dengan yang Anda inginkan.
• Menyimpan Pengaturan Anda: Setelah Anda puas dengan pesan Anda, klik Simpan untuk menyelesaikan pengaturan.

Langkah 5: Gunakan Preset yang Disarankan

Jika Anda memilih untuk tidak membuat respons khusus, Anda dapat menggunakan salah satu preset yang disarankan yang disediakan oleh Meta Business Suite.

• Memilih Preset: Klik salah satu tanggapan otomatis yang telah ditetapkan. Ini adalah templat yang telah dirancang sebelumnya untuk situasi umum seperti salam, pesan tandang, atau tindak lanjut.
• Ikuti Petunjuk Penyiapan: Ikuti petunjuk pada layar untuk mengatur preset yang dipilih. Anda mungkin perlu menyesuaikan bagian tertentu dari pesan agar lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
• Pratinjau Tanggapan: Seperti halnya pesan khusus, Anda akan dapat melihat pratinjau bagaimana pesan yang telah ditetapkan akan terlihat di sisi kanan layar.
• Menyimpan Preset: Klik Simpan untuk mengaktifkan respons otomatis yang telah ditetapkan.

Langkah 6: Kelola Tanggapan Otomatis Anda

• Menghidupkan/Mematikan Respons Otomatis: Setelah diatur, tanggapan otomatis Anda akan mulai dikirim segera setelah dipicu. Jika Anda perlu menonaktifkan respons, buka Pengaturan yang Disarankan, temukan jenis respons yang ingin Anda nonaktifkan, dan klik tombol sakelar di bagian atas.
• Edit Tanggapan Otomatis: Untuk melakukan perubahan, klik pada tanggapan otomatis dari menu. Anda dapat mengedit konten pesan, mengubah kata kunci, menyesuaikan waktu, atau menambahkan elemen multimedia. Setelah melakukan perubahan, klik Simpan untuk memperbarui tanggapan.

Pentingnya Balasan Otomatis dalam Layanan Pelanggan

Sebuah Balasan otomatis Instagram menjamin tanggapan langsung, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Bisnis menangani banyak pesan setiap hari, dan sebuah Tanggapan otomatis Instagram membantu mereka mengelolanya secara efisien.

Otomatisasi Instagram mengakui pertanyaan, memberikan detail penting, dan memastikan keterlibatan 24/7. Hal ini mempersingkat waktu respons dan meningkatkan kepuasan pengguna. Hal ini juga membuat bisnis tetap responsif di luar jam kerja, sehingga meningkatkan kredibilitas. Dengan pengaturan yang tepat, merek dapat mempersonalisasi pesan, menjawab FAQ, dan menyederhanakan komunikasi, meningkatkan dukungan pelanggan secara keseluruhan.

10 Contoh Pesan Balasan Otomatis Instagram

Jadi sekarang Anda sudah tahu cara mengatur pesan otomatis Instagram, sekarang mari kita lihat 10 contoh pesan balasan otomatis Instagram.

1. Pesan Ucapan Selamat Datang

Pesan ucapan adalah respons otomatis Instagram yang penting untuk menyambut pengikut baru atau calon pelanggan yang menghubungi Anda.

Contoh:

Pesan ini menetapkan nada yang ramah dan mendorong pengguna untuk terlibat lebih jauh.

2. Jam Kerja

Menginformasikan kepada pelanggan tentang jam kerja Anda dapat membantu mengelola ekspektasi mereka terkait waktu respons.

Contoh:

Contoh pesan balasan otomatis Instagram ini membantu pelanggan mengetahui kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan.

3. Pesan Tandang

Pesan tandang berguna ketika Anda berada di luar jam kerja atau sedang berlibur.

Contoh:

Menyiapkan pesan tandang Instagram memastikan pelanggan tahu bahwa Anda akan meresponsnya nanti.

4. Konfirmasi Pesanan

Ketika pelanggan melakukan pemesanan, pesan konfirmasi otomatis dapat memberikan kepastian dan detail yang diperlukan.

Contoh:

Tanggapan otomatis Instagram ini memberikan konfirmasi langsung dan langkah selanjutnya bagi pelanggan.

5. Informasi Pengiriman

Memberikan informasi kepada pelanggan tentang detail pengiriman sangat penting untuk mengelola ekspektasi.

Contoh:

Pesan ini menyertakan tautan langsung untuk pelacakan, sehingga memudahkan pelanggan untuk mengikuti pesanan mereka.

6. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Menjawab pertanyaan yang sering diajukan secara otomatis dapat menghemat waktu bagi Anda dan pelanggan.

Contoh:

Pesan otomatis Instagram ini mengarahkan pelanggan ke halaman FAQ, sehingga mengurangi pertanyaan yang berulang-ulang.

7. Informasi Produk

Menyediakan informasi produk yang terperinci dapat membantu pelanggan membuat keputusan pembelian yang tepat.

Contoh:

Pesan ini menyediakan tautan langsung ke informasi produk, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan.

8. Permintaan Umpan Balik

Meminta umpan balik menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat pelanggan dan ingin meningkatkan layanan Anda.

Contoh:

Balasan otomatis Instagram ini mendorong keterlibatan pelanggan dan membantu mengumpulkan umpan balik yang berharga.

9. Pengingat Acara

Jika bisnis Anda menyelenggarakan acara, mengirimkan pengingat otomatis dapat memastikan kehadiran yang lebih baik.

Contoh:

Pesan otomatis ini berfungsi sebagai pengingat dan menyertakan tautan untuk detail acara lebih lanjut.

10. Pesan Tindak Lanjut

Menindaklanjuti setelah interaksi menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda peduli dengan pengalaman dan kepuasan mereka.

Contoh:

Respons otomatis Instagram ini dapat membantu melibatkan kembali pelanggan yang mungkin melewatkan pesan Anda sebelumnya.

Jadi, ini adalah contoh pesan otomatis Instagram yang paling umum. Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda agar lebih efektif.

Temukan Lebih Lanjut : Apa itu Instagram Messenger dan Bagaimana Cara Menggunakannya untuk Mengembangkan Bisnis Anda?

Kirim Balasan Otomatis Instagram Menggunakan ControlHippo

Jika Anda menggunakan beberapa saluran media sosial untuk komunikasi dengan klien, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengatur dan mengirimkan balasan otomatis yang sama di semua saluran untuk menghindari ketidakcocokan informasi. Hal ini dapat dipastikan melalui alat komunikasi modern seperti Kotak Masuk Omnichannel dari ControlHippo.

Solusi komunikasi omnichannel ControlHippo memungkinkan Anda untuk menambahkan sebanyak mungkin saluran dan akun media sosial yang Anda inginkan. Selain itu, Anda bisa mengatur balasan otomatis yang mirip dengan yang ada di Instagram atau Meta.

Namun, fitur ControlHippo untuk balasan otomatis lebih canggih daripada Instagram. Dikenal sebagai "Templat," fitur ini memungkinkan Anda mengatur balasan cepat di Instagram untuk kata kunci tertentu. Sebagai contoh, untuk mengotomatiskan alur kerja, Anda bisa mengatur tanggapan untuk frasa seperti 'jam kerja' atau 'pertanyaan produk' untuk memberikan informasi instan pada pelanggan Anda di semua platform media sosial Anda.

Bagian terbaik dari ControlHippo adalah, tidak seperti Instagram atau Facebook, ini membantu Anda menyesuaikan fitur balasan otomatis sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang spesifik.

Diperbaharui: 2 September 2025

Paras Kela

Paras Kela is a seasoned content writer with deep expertise in business communication solutions. Specializing in omnichannel communication, Paras excels at translating complex ideas into clear, engaging content. His writing helps businesses understand and implement effective communication strategies, making him a valuable asset in the field.