Di dunia di mana komunikasi instan telah menjadi landasan dalam kehidupan kita sehari-hari, platform seperti WhatsApp telah mengubah cara kita terhubung dan berinteraksi. WhatsApp, aplikasi perpesanan yang banyak digunakan, terus berevolusi untuk menawarkan tidak hanya percakapan waktu nyata tetapi juga fitur-fitur yang meningkatkan pengalaman komunikasi kita. Faktanya, 64% orang mengatakan bahwa mereka lebih memilih berkirim pesan daripada menelepon atau email.
Mulai dari berbagi pesan teks hingga konten multimedia, melakukan panggilan suara dan video, dan bahkan mengatur respons otomatis, WhatsApp telah menjadi bagian tak terpisahkan dari komunikasi modern. Pengenalan ini membahas sifat WhatsApp yang memiliki banyak sisi dan perannya dalam membentuk cara kita tetap terhubung di era digital yang serba cepat saat ini.
"Ketika menggunakan fitur Autoresponder WhatsApp, pastikan pesan otomatis Anda di WhatsApp ringkas, sopan, dan informatif. Selalu memberi tahu kontak Anda tentang ketersediaan Anda akan menumbuhkan pemahaman dan menjaga kebiasaan komunikasi yang sehat. Namun, ingatlah untuk memeriksa pesan Anda secara berkala untuk menangani hal-hal mendesak yang mungkin memerlukan perhatian Anda segera."
Apa yang dimaksud dengan Fitur Balasan Otomatis WhatsApp?
Fitur Balasan Otomatis di WhatsApp adalah fungsi yang memungkinkan pengguna untuk mengatur tanggapan otomatis terhadap pesan yang masuk. Ketika fitur ini diaktifkan, WhatsApp akan secara otomatis mengirim tanggapan yang telah ditentukan sebelumnya kepada orang-orang yang mengirim pesan kepada Anda tanpa mengharuskan Anda untuk mengetikkan balasan secara manual setiap kali. Hal ini sangat berguna untuk situasi ketika Anda tidak dapat segera merespons, seperti ketika Anda sedang sibuk, mengemudi, atau berlibur.
Balasan otomatis bisnis WhatsApp dapat disesuaikan untuk menyertakan pesan yang dipersonalisasi atau informasi tentang status Anda saat ini. Misalnya, jika Anda sedang berlibur, Balasan Otomatis Anda dapat memberi tahu kontak bahwa Anda sedang pergi dan mungkin tidak dapat merespons dengan segera. Hal ini membantu mengelola ekspektasi dan memastikan bahwa orang-orang mengetahui ketersediaan Anda.
Ketersediaan fitur seperti Balas Otomatis dapat bervariasi, tergantung pada versi WhatsApp yang Anda gunakan dan pembaruan apa pun yang telah diterima aplikasi. Selalu pastikan untuk memeriksa pengaturan dan fitur terbaru dalam aplikasi untuk memaksimalkan kemampuannya. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan kotak masuk WhatsApp bersama yang disediakan oleh ControlHippo untuk balasan otomatis dan fitur tambahan lainnya.
Bagaimana Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp di Akun WhatsApp Business Anda?
Di WhatsApp Business, Anda dapat membuat beberapa jenis pengaturan balasan otomatis untuk berinteraksi dengan pelanggan secara efektif. Jenis balasan otomatis meliputi:
1. Pesan Tandang
"Pesan Tidak Terjawab" WhatsApp Business memungkinkan Anda untuk mengatur respons otomatis ketika Anda tidak dapat segera merespons. Untuk memulainya, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka WhatsApp Business
- Ketuk tiga titik di sudut kanan atas untuk mengakses menu.
- Buka [Pengaturan] -> [Pengaturan bisnis] -> [Pesan jauh].
- Aktifkan sakelar [Kirim pesan].
- Sesuaikan pesan tandang Anda untuk memberi tahu pelanggan tentang ketidakhadiran Anda dan kapan Anda akan kembali.
- Anda juga dapat menjadwalkan kapan Anda ingin pesan tandang ini dikirim secara otomatis.
- Selalu Kirim: Pesan akan dikirim setiap saat.
- Jadwal khusus: Pilih ini apabila Anda ingin mengirim pesan tandang otomatis hanya selama jangka waktu tertentu.
- Di luar jam kerja: Pesan akan dikirim di luar jam kerja.
[Catatan: Untuk memilih opsi ini, pertama-tama, Anda harus mengatur jam kerja di profil bisnis WhatsApp Anda.]
- Terakhir, pilih penerima yang akan dikirimi balasan otomatis.
- Simpan perubahan Anda.
Selesai, Anda telah berhasil mengatur pesan untuk WhatsApp bisnis.
: Bagaimana Cara Mengirim Pesan WhatsApp Tanpa Menyimpan Nomor?2. Pesan Ucapan Selamat Datang
Di WhatsApp Business, Anda dapat membuat pesan ucapan yang memberikan pesan perkenalan kepada pelanggan ketika mereka pertama kali menghubungi Anda. Untuk membuat pesan salam, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka WhatsApp Business
- Ketuk tiga titik di sudut kanan atas untuk membuka menu.
- Pilih Pengaturan bisnis, di sana Anda akan menemukan opsi yang disebut [Pesan ucapan]. Ketuk opsi ini.
- Hidupkan sakelar sakelar untuk mengaktifkan pesan salam.
- Selanjutnya Klik pada Pesan Ucapan dan Anda akan melihat kotak teks di mana Anda dapat memasukkan pesan ucapan yang ingin Anda gunakan. Pesan ini akan secara otomatis dikirim ke pelanggan yang mengirim pesan kepada Anda untuk pertama kalinya atau setelah periode tidak aktif selama 14 hari.
- Anda dapat menyesuaikan pesan ucapan untuk menyambut pelanggan, memberikan informasi tentang bisnis Anda, dan memberikan gambaran tentang bagaimana Anda dapat membantu mereka. Buatlah pesan yang ringkas dan informatif.
- Setelah membuat pesan ucapan, pastikan untuk menyimpan perubahan Anda.
Selesai, Anda telah berhasil mengatur pesan Salam untuk WhatsApp bisnis.
3. Balasan Cepat
Fitur Balasan Cepat WhatsApp Business dapat membantu Anda menghemat waktu dengan membuat jawaban yang telah ditulis sebelumnya untuk pertanyaan yang sering diajukan. Untuk menyiapkan balasan cepat, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka WhatsApp Business
- Ketuk tiga titik di sudut kanan atas.
- Kemudian, pilih[Pengaturan bisnis]. Cari dan pilih opsi [Balasan cepat].
- Anda dapat memilih untuk memulai balasan cepat baru. Untuk memulai, gunakan tombol(+) atau(Tambah).
- Masukkan kata atau frasa singkat yang akan Anda gunakan untuk memulai balasan cepat di bidang [Pintasan]. Misalnya, Anda dapat menggunakan pintasan [/alamat] untuk menyiapkan balasan cepat untuk alamat perusahaan Anda.
- Masukkan tanggapan lengkap yang ingin Anda gunakan untuk balasan cepat di kotak [Pesan]. Hal ini dapat mencakup respons yang efektif untuk pertanyaan yang sering diajukan, detail kontak Anda, atau detail lain yang sering Anda bagikan dengan klien.
- Sekarang, cukup masukkan pintasan di kotak input pesan [misalnya, (/alamat)] untuk menggunakan balasan cepat saat berbicara dengan pelanggan. Balasan cepat akan segera disarankan oleh WhatsApp, dan Anda dapat mengekliknya untuk mengirim pesan yang telah ditulis sebelumnya.
- Untuk mengelola, memperbarui, atau menghapus balasan cepat, Anda selalu dapat kembali ke bagian[Balasan cepat] pada pengaturan Bisnis. Hal ini membantu agar balasan cepat Anda tetap relevan dan diperbarui.
Selesai, Anda telah berhasil mengatur balasan cepat untuk WhatsApp bisnis.
: Bagaimana Cara Menjadwalkan Pesan WhatsApp di Perangkat Android dan iOS?Manfaat Balasan Otomatis WhatsApp untuk Bisnis
Seperti yang telah dipelajari pada bagian sebelumnya, balasan otomatis WhatsApp adalah praktik yang ampuh untuk bisnis yang ingin meningkatkan komunikasi dan efisiensi pelanggan. Mari pelajari manfaat utama dari balasan otomatis WhatsApp secara singkat.
1. Peningkatan Keterlibatan Pelanggan
Salah satu keunggulan utama WhatsApp Auto Reply untuk bisnis adalah kemampuannya untuk menjaga komunikasi yang berkelanjutan dengan pelanggan.
Baik itu pertanyaan tentang produk, permintaan layanan, atau pertanyaan umum, balasan otomatis memastikan bahwa setiap pesan mendapat tanggapan yang cepat. Keterlibatan langsung ini membantu bisnis terlihat lebih responsif dan memperhatikan kebutuhan pelanggan, sehingga menumbuhkan kepercayaan dan loyalitas.
2. Efisiensi Waktu dan Penghematan Biaya
Mengotomatiskan balasan melalui WhatsApp juga menghemat waktu dan sumber daya bisnis yang berharga. Alih-alih merespons setiap pesan secara manual, balasan otomatis WhatsApp menangani pertanyaan rutin secara instan. Efisiensi ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih kompleks yang membutuhkan campur tangan manusia, seperti menyelesaikan masalah yang meningkat.
Selain itu, mengurangi beban kerja pada tim layanan pelanggan pada akhirnya akan menghasilkan penghematan biaya. Bisnis dapat mengoptimalkan tenaga kerja mereka dengan merealokasi sumber daya ke area yang secara langsung berkontribusi pada pertumbuhan dan inovasi. Pendekatan yang terorganisir ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
3. Ketersediaan 24/7
Pelanggan mengharapkan tanggapan yang cepat tanpa memandang waktu, dan balasan otomatis WhatsApp memenuhi harapan ini dengan memberikan pengakuan instan dan informasi yang relevan. Dengan kata lain, balasan otomatis WhatsApp juga memungkinkan bisnis untuk mempertahankan ketersediaan sepanjang waktu, bahkan di luar jam kerja reguler.
Aksesibilitas ini melayani audiens global di berbagai zona waktu yang berbeda, mengakomodasi jadwal pelanggan yang beragam.
4. Pengalaman Pelanggan yang Dipersonalisasi
Manfaat keempat dari balasan otomatis WhatsApp adalah pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi. Meskipun bersifat otomatis, Balasan Otomatis WhatsApp memungkinkan bisnis untuk memberikan pengalaman yang dipersonalisasi kepada pelanggan.
Dengan menyesuaikan pesan berdasarkan pemicu atau kata kunci tertentu, bisnis dapat menyesuaikan respons agar sesuai dengan kebutuhan individu. Sentuhan pribadi ini meningkatkan kepuasan pelanggan.
Keterbatasan Balasan Otomatis untuk WhatsApp Business
Fitur balasan otomatis di WhatsApp Business tidak dapat disangkal berguna untuk mengelola interaksi pelanggan secara efisien. Namun, fitur ini memiliki beberapa batasan yang harus Anda ketahui.
1. Opsi Kustomisasi Terbatas
Meskipun fitur balasan otomatis WhatsApp memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan yang sudah ditentukan sebelumnya, opsi kustomisasi sering kali dibatasi. Bisnis dapat mengatur tanggapan dasar untuk pertanyaan umum, seperti jam operasional atau informasi kontak.
Namun, membuat pesan yang sangat dipersonalisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan atau pertanyaan pelanggan tertentu mungkin tidak dapat dilakukan dengan balasan otomatis saja.
2. Ketidakmampuan untuk Menangani Kueri yang Kompleks
Tidak diragukan lagi, balasan otomatis WhatsApp adalah cara terbaik untuk menangani pertanyaan umum atau memberikan informasi dasar. Balasan otomatis dirancang untuk merespons kata kunci atau frasa yang ditetapkan oleh bisnis. Namun, ketika pelanggan memiliki pertanyaan yang rumit atau membutuhkan tanggapan yang bernuansa, balasan otomatis mungkin gagal.
Keterbatasan ini dapat menyebabkan frustrasi di antara pelanggan yang mengharapkan jawaban terperinci atau bantuan yang dipersonalisasi di luar cakupan pesan yang telah ditentukan.
3. Kurangnya Interaksi Waktu Nyata
Kelemahan lain yang signifikan dari balasan otomatis adalah ketidakmampuannya untuk terlibat dalam percakapan waktu nyata. Mereka beroperasi berdasarkan pemicu seperti kata kunci atau pengaturan setelah jam kerja. Ini berarti bahwa tanggapannya otomatis dan tidak diperbarui secara dinamis berdasarkan percakapan yang sedang berlangsung.
Kurangnya interaksi waktu nyata ini dapat menghambat bisnis dalam menangani masalah pelanggan secara langsung atau mengadaptasi respons berdasarkan konteks yang berkembang selama percakapan.
Singkatnya, meskipun fitur balasan otomatis WhatsApp menyederhanakan komunikasi dan meningkatkan efisiensi, ada beberapa batasan yang harus dipertimbangkan oleh bisnis.
Praktik Terbaik untuk Pesan Balasan Otomatis WhatsApp Business
Balasan otomatis WhatsApp adalah fitur yang bagus untuk membuat pelanggan Anda puas dengan layanan Anda. Namun, untuk memastikan Anda mendapatkan manfaat penuhnya, Anda harus mengikuti beberapa praktik terbaik untuk balasan otomatis WhatsApp yang diuraikan di bawah ini.
1. Kejelasan dan Keringkasan
Pesan balasan otomatis WhatsApp Anda harus jelas dan ringkas. Pelanggan menghargai informasi yang lugas tanpa detail yang tidak perlu. Mulailah dengan salam, akui pesan tersebut, dan berikan tanggapan singkat. Sebagai contoh:
Contoh: Halo! Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini kami sedang tidak bisa dihubungi, namun akan segera merespons secepatnya. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi XXX-XXX-XXXX.
2. Tetapkan Harapan
Sangat penting untuk mengelola ekspektasi terkait waktu respons. Beri tahu pelanggan kapan mereka dapat mengharapkan balasan atau jangka waktu yang biasanya Anda tanggapi. Hal ini membantu menghindari frustrasi dan menetapkan standar untuk layanan pelanggan.
Contoh: Terima kasih telah menghubungi kami! Kami biasanya merespons dalam waktu 24 jam. Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi kami di XXX-XXX-XXXX untuk mendapatkan bantuan segera.
3. Memberikan Informasi yang Bermanfaat
Sertakan informasi yang relevan yang dapat menjawab pertanyaan umum. Hal ini akan mengurangi kebutuhan akan pesan tambahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sertakan tautan ke Pertanyaan Umum atau basis pengetahuan jika ada.
Contoh: Hai! Terima kasih telah menghubungi kami. Untuk jam buka dan lokasi toko kami, kunjungi [tautan situs web]. Untuk informasi produk, silakan telusuri katalog kami di [tautan katalog].
4. Personalisasi (jika memungkinkan)
Jika memungkinkan, sesuaikan pesan balasan otomatis WhatsApp Anda dengan menyertakan nama pelanggan atau referensi pertanyaan mereka. Hal ini akan menambahkan sentuhan pribadi dan membuat pelanggan merasa dihargai.
Contoh: Halo [Nama Pelanggan]! Terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera menghubungi Anda dengan informasi yang Anda butuhkan.
5. Hindari Penggunaan Jargon Teknis Secara Berlebihan
Jaga agar bahasa Anda tetap sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon teknis yang dapat membingungkan pelanggan. Tujuan Anda adalah untuk memastikan bahwa pesan tersebut mudah dipahami oleh semua penerima.
Contoh: Hai! Terima kasih atas pesan Anda. Kami akan merespons sesegera mungkin. Sementara itu, silakan kunjungi situs web kami untuk informasi lebih lanjut.
6. Pembaruan dan Tinjauan Rutin
Tinjau dan perbarui pesan balasan otomatis WhatsApp Anda secara berkala untuk mencerminkan perubahan jam kerja, informasi kontak, atau waktu respons. Hal ini memastikan bahwa pelanggan menerima informasi yang akurat dan menjaga kepercayaan terhadap layanan Anda.
Contoh: Halo! Kantor kami akan tutup pada tanggal [tanggal] untuk hari libur nasional. Kami akan membalas pesan Anda pada hari kerja berikutnya. Terima kasih atas pengertian Anda.
: Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Business dengan Banyak Pengguna?Pikiran Akhir
Fitur penjawab otomatis di WhatsApp menawarkan cara yang nyaman dan efisien untuk mengelola pesan Anda ketika Anda tidak dapat merespons dengan segera. Baik ketika Anda sedang sibuk bekerja, menikmati waktu pribadi, atau menghadapi situasi tertentu seperti mengemudi atau berlibur, Penjawab Otomatis membantu menjaga komunikasi yang efektif sekaligus menghormati ketersediaan dan batasan waktu Anda.
Dengan memanfaatkan Autoresponder, Anda dapat menetapkan ekspektasi yang jelas untuk kontak Anda, sehingga mereka tahu kapan mereka dapat mengantisipasi tanggapan Anda. Fitur ini serbaguna, melayani berbagai skenario, dari komitmen profesional hingga waktu istirahat pribadi. Kemampuannya untuk beradaptasi memastikan bahwa Anda dapat mencapai keseimbangan antara tetap terhubung dan memprioritaskan kesehatan Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ya, Anda dapat mengatur balasan otomatis di WhatsApp. Fitur ini, yang sering disebut sebagai [Penjawab Otomatis], memungkinkan Anda untuk membuat pesan yang telah ditentukan sebelumnya yang akan dikirim secara otomatis kepada orang yang mengirim pesan kepada Anda ketika Anda tidak tersedia. Fitur ini sangat berguna ketika Anda sedang sibuk, mengemudi, berlibur, atau melakukan aktivitas lain yang membuat Anda tidak dapat segera merespons.
Fitur Penjawab Otomatis bawaan WhatsApp tersedia secara gratis untuk semua pengguna. Anda dapat mengaksesnya melalui pengaturan WhatsApp. Namun, ada juga aplikasi dan layanan pihak ketiga yang menawarkan fungsi balasan otomatis yang lebih canggih, tetapi ini mungkin memiliki model harga dan fitur yang berbeda.
Untuk mengirim pesan otomatis di WhatsApp setiap hari, Anda dapat menggunakan fitur Penjawab Otomatis bawaan jika tersedia pada versi aplikasi Anda. Berikut caranya:
- Buka WhatsApp dan buka menu pengaturan.
- Cari bagian [Alat bisnis] atau [Pengaturan bisnis], tergantung versi aplikasi Anda.
- Cari opsi [Pesan jauh] atau [Balasan cepat].
- Buat pesan baru dan atur agar pesan dikirim secara otomatis.
- Jadwalkan pesan untuk diulang setiap hari dengan memilih pilihan yang sesuai.
Diperbaharui: 7 Maret 2025
Akshat Adani, a prolific content writer and author, delves into the intricate realms of technology. With a flair for simplifying complex tech topics, Akshat’s expertise shines through insightful articles. Unlock the world of innovation through his compelling narratives.
Berlangganan buletin kami & jangan pernah melewatkan berita dan promosi terbaru kami.
+21 ribu orang telah berlangganan