Pesan Teks Balasan Otomatis: Contoh Terbaik & Cara Mengaturnya

Penulis Senior: Jainy Patel

Waktu membaca: 5 Menit

Diterbitkan : 28 Februari 2025

Cara tercepat untuk kehilangan pelanggan Anda? Komunikasi yang buruk. 

Tidak ada yang menyukai balasan yang lambat, terutama pelanggan yang mengharapkan tanggapan segera dari bisnis. Faktanya, a satu menit waktu respons dapat meningkatkan konversi sebesar 391%.

Pesan teks balasan otomatis adalah cara yang sangat baik untuk memberikan informasi yang cepat dan sesuai permintaan kepada pelanggan Anda. Hal ini memastikan mereka merasa diperhatikan, bahkan ketika Anda tidak dapat membalas dengan segera. 

Balasan otomatis pesan teks adalah titik kontak awal Anda (dan kesan pertama). Hal ini dapat membantu menghasilkan prospek, meningkatkan keterlibatan pelanggan melalui pemasaran teks, dan banyak lagi.

Kami akan memberi Anda gambaran singkat tentang teks-teks ini, contoh-contoh terbaik, dan panduan langkah demi langkah tentang cara mengirim tanggapan teks otomatis. 

Apa yang dimaksud dengan Pesan Teks Balasan Otomatis?

Balasan otomatis pesan teks adalah yang telah diprogram sebelumnya pesan otomatis yang telah diprogram sebelumnya, biasanya dikirim sebagai respons terhadap pemicu tertentu, seperti pertanyaan dukungan. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan intervensi atau tindakan manual. Pesan teks ini memungkinkan Anda untuk mengirim kembali teks otomatis instan yang dipicu oleh kata kunci tertentu dalam pertanyaan pelanggan.

Sebagai contoh, jika pelanggan mengirim pesan kepada Anda untuk menanyakan tentang jam buka Anda, Anda dapat mengirim pesan teks otomatis. Pesan ini akan berisi semua informasi yang relevan tanpa Anda harus melihat ponsel Anda. 

Platform Anda akan mengirimkan respons otomatis untuk setiap pertanyaan berdasarkan beberapa kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jelajahi Lebih Lanjut : 10 Layanan Pesan Teks Terbaik Untuk Bisnis

Alasan Menggunakan Pesan Teks Balasan Otomatis

Mengirimkan teks masuk dengan balasan otomatis atau balasan sms otomatis dapat bermanfaat bagi pelanggan dan bisnis Anda. Dengan balasan teks otomatis, Anda dapat membantu operasi layanan pelanggan Anda dengan cara berikut:

1. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Lebih dari dua pertiga pelanggan mengharapkan tanggapan dalam waktu 10 menit dari pertanyaan mereka. Jadi, penting untuk bertindak cepat sejak kontak awal. Balasan otomatis pesan teks membantu Anda merespons pelanggan dengan segera.

2. Informasi yang Berguna Bagi Pelanggan

Terkadang, pelanggan menginginkan beberapa informasi perusahaan. Balasan teks otomatis dapat memberi mereka jam kerja perusahaan, alamat informasi kontak alternatif, dan informasi lain yang diminta.

3. Peningkatan Interaksi Merek

Pesan teks balasan otomatis yang cepat dan bermanfaat meningkatkan citra merek Anda. Pesan ini menunjukkan profesionalisme dan membuat pelanggan tetap terlibat dengan bisnis Anda. 

4. Peningkatan Efisiensi

Tanggapan teks otomatis memungkinkan Anda berbicara dengan pelanggan tanpa harus membalas satu per satu. Hal ini menghemat waktu dan membantu tim layanan pelanggan Anda meningkatkan efisiensi mereka.

Contoh Pesan Teks Balasan Otomatis Terbaik

Contoh pesan balasan otomatis untuk bisnis di bawah ini akan berbicara kepada audiens Anda sekaligus menghemat waktu dalam interaksi dengan pelanggan.

Baca Lebih Lanjut : 30+ Pesan Selamat Datang, Kutipan, dan Templat

1. Teks Balasan Otomatis Umum

Teks balasan otomatis secara umum menyatakan bahwa pesan pelanggan telah diterima dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan segera menghubungi mereka. Ini adalah kontak pertama pelanggan Anda, jadi tambahkan nama bisnis Anda, jam kerja, nomor telepon, dan tautan situs web. Berikut ini sebuah contoh:

2. Teks Selamat Datang Pelanggan Baru

Setelah prospek menjadi pelanggan yang membayar, penting untuk terus membina hubungan dengan mereka. Karena tidak mungkin untuk segera membalas pelanggan, balasan otomatis adalah cara cepat untuk berterima kasih kepada mereka. Berikut ini adalah contohnya: 

3. Teks Penutupan Liburan

Memberitahukan kepada pelanggan saat Anda tutup untuk liburan dapat membantu mereka mengelola ekspektasi mereka. Berikut ini sebuah contoh:

4. Teks Dukungan Pelanggan

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada membutuhkan dukungan dan tidak mendapatkannya. Dengan tanggapan teks otomatis, Anda dapat meyakinkan pelanggan yang menghubungi Anda bahwa Anda akan segera merespons mereka. Di bawah ini adalah contohnya:

5. Balasan Otomatis Setelah Jam Kerja

Balasan teks otomatis memungkinkan Anda terhubung dengan pelanggan Anda bahkan di luar jam kerja. Pesan teks otomatis memberi tahu pengunjung tentang jam operasional Anda dan kapan mereka dapat mengharapkan balasan. Berikut ini sebuah contoh:

6. Balasan Otomatis di Luar Kantor.

Anda mungkin perlu meninggalkan kantor atau tempat bisnis selama jam kerja dan masih menerima pesan saat Anda tidak ada. Jika Anda membiarkan pesan dari pelanggan tidak dijawab terlalu lama, hal ini dapat mengganggu dan membuat mereka kesal. Saat Anda berada di luar kantor, pesan balasan otomatis dapat memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang tidak berada di tempat. Berikut ini sebuah contoh:

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Menyiapkan Balasan Otomatis di iPhone

Bagi pengguna iPhone, balasan otomatis sudah tersedia secara built-in dan tidak memerlukan aplikasi pihak ketiga tambahan. Namun demikian, fitur ini hanya tersedia untuk versi iOS 15 ke atas. 

Untuk mengatur balasan teks otomatis pada iPhone, lakukan hal berikut: 

1. Buka Pengaturan
2. Klik pada Fokus
   
3. Selanjutnya, klik pada Mengemudi.
4. Jika Anda tidak melihat opsi ini, klik tanda + di sudut kanan atas layar Anda, pilih Mengemudi, dan klik Sesuaikan Fokus.
5. Klik pada Balas Otomatis
6. Pilih kepada siapa Anda ingin mengirim pesan teks balasan otomatis: Tidak Ada, Terbaru, Favorit, atau Semua Kontak.
7. Ketik pesan Anda di bawah ini dalam kotak teks.

Untuk mengaktifkan ini:

1. Untuk mengakses Control Center, usap ke bawah dari sudut kanan atas layar Anda. Lalu ketuk pada Fokus.
2. Ketuk Mengemudi.

Bacaan yang disarankan : Bagaimana cara menjadwalkan pesan teks?

Menyiapkan Teks Balasan Otomatis pada Perangkat Android

Jika Anda menggunakan Android, ponsel Anda tidak memiliki fitur balasan otomatis pesan teks bawaan. Namun, Anda dapat menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengelola pesan teks dan peluang bisnis. 

Berikut ini sebagian keuntungannya:

1. Menghemat waktu dengan mengotomatiskan tanggapan.
2. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan balasan yang cepat. 
3. Balasan yang dapat disesuaikan untuk berbagai skenario.
4. Membantu mengelola peluang bisnis secara efisien.
5. Mengurangi upaya manual untuk tugas-tugas yang berulang. 

Menyiapkan Balasan Otomatis SMS dengan ControlHippo

ControlHippo menyediakan alat otomatisasi yang kuat yang memungkinkan Anda menjadwalkan atau memicu respons otomatis terhadap pesan yang masuk pada platform. Baik Anda menangani pertanyaan pelanggan, komunikasi tim, atau pesan pribadi, ControlHippo menyederhanakan proses Anda. Anda bisa membuat balasan otomatis dan mengelola semua tanggapan hanya dari satu kotak masuk, jadi tidak perlu berpindah-pindah aplikasi. 

Dengan ControlHippo Kotak Masuk Bersama SMSAnda bisa menjadwalkan balasan otomatis berdasarkan templat yang sudah diatur sebelumnya atau balasan khusus. Hal ini memastikan komunikasi yang tepat waktu dengan pelanggan Anda, bahkan ketika Anda tidak tersedia.

Berikut ini Cara Mengatur Fitur Otomatis:

Langkah 1: Masuk ke dasbor Dasbor Controlhippo

Langkah 2: Buka halaman Pengaturan di bilah menu samping.

Langkah 3: Klik pada Pengaturan Ruang Kerja. Anda kemudian akan melihat sakelar untuk tombol Balas Otomatis untuk opsi Balas Otomatis.

Langkah 4: Alihkan tombol Balas Otomatis mengaktifkan atau menonaktifkan fitur di sini.

Langkah 5: Jika Anda mengaktifkan balasan otomatis, klike Ikon Pensil untuk mengedit pesan yang ingin Anda kirimkan ke kontak Anda.

Langkah 6: Pilih Zona Waktu berdasarkan lokasi Anda.

Langkah 7: Tentukan jam di luar kantor Anda untuk membalas secara otomatis kepada pengirim ketika Anda tidak dapat dihubungi.

• Klik pada kolom waktu untuk memilih hari untuk jam yang tidak tersedia (misalnya, Sabtu, Minggu, dll.). 
• Contoh: Jika Anda tidak dapat dihubungi dari pukul 11.00 hingga 13.00 pada hari Senin, pilih hari Senin dan atur rentang waktu yang sesuai.
• Jika Anda perlu menambahkan lebih banyak slot waktu untuk hari tertentu, gunakan tombol +.
• Klik ikon hapus (tempat sampah) untuk menghapus slot waktu dari daftar.

Langkah 8: Jika Anda mengatur Selalu Aktifpesan balasan otomatis akan ditampilkan sepanjang hari, terlepas dari jam dalam slot waktu.

Langkah 9: Klik pada tombol Simpan untuk menyimpan.

Menggunakan Hub AI ControlHippo untuk Respons Teks Otomatis

AI Hub ControlHippo mengotomatiskan interaksi pelanggan dengan AI untuk meningkatkan efisiensi dan nilai informasi. Anda bisa menangani lebih banyak pertanyaan, membuat balasan otomatis, dan mengurangi kebutuhan staf. Berikut adalah beberapa dari sekian banyak keuntungan dari hub AI:

• Mengimpor konten web: Tautkan URL agar AI dapat membuat balasan yang relevan secara kontekstual.
• Sarankan balasan secara otomatis: AI menyarankan tanggapan untuk obrolan berdasarkan teks yang diimpor.
• Edit atau batalkan: Anda dapat mengedit saran AI atau mengetik balasan khusus sebelum mengirim.

Siap untuk menyederhanakan pengiriman pesan? Mulai uji coba gratis dengan ControlHippo hari ini dan otomatiskan balasan hanya dengan beberapa klik!

Kesimpulan

Balasan otomatis memastikan bahwa pelanggan merasa diperhatikan secara instan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan tingkat konversi. Dengan alat bantu seperti ControlHippo, menyiapkan pesan yang dipersonalisasi dan tanggapan otomatis AI menjadi lebih mudah. Di mana letak keunggulan kompetitifnya? Kecepatan, personalisasi, dan efisiensi! Mulailah mengotomatiskan interaksi pelanggan Anda dengan ControlHippo hari ini. Jadwalkan demo gratis di sini.

Diperbaharui: 20 Maret 2025

Jainy Patel

Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.