Tim keuangan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk tugas-tugas seperti persetujuan, penggantian biaya, dan laporan. Sebagian besar langkah ini terasa berulang dan lambat. Di sinilah otomatisasi alur kerja keuangan membuat perbedaan. Ini menghilangkan pekerjaan rutin dan membuat proses berjalan dengan sendirinya.
Menurut Forbes, 80% tugas keuangan dapat diotomatisasi. Ini berarti lebih sedikit waktu yang terbuang untuk tugas-tugas manual, dan lebih banyak waktu yang bisa dihabiskan untuk berpikir strategis.
Blog ini akan membahas apa itu alur kerja keuangan, beserta manfaat dan contohnya. Ditambah lagi, bagaimana ControlHippo dapat membantu tim menyederhanakannya.
Mulailah dari yang kecil saat Anda mengotomatiskan proses keuangan Anda. Mulailah dengan mengotomatiskan satu prosedur rutin, seperti manajemen pengeluaran. Menggunakan templat alur kerja akuntansi untuk langkah pertama ini dapat menyederhanakan prosesnya. Perluas ke alur kerja lain setelah tim terbiasa.
Apa Itu Alur Kerja Keuangan?
Proses alur kerja keuangan adalah prosedur metodis yang mengarahkan bagaimana proses keuangan diselesaikan di dalam departemen keuangan. Ini seperti jalur yang jelas yang membawa tugas Anda dari awal hingga akhir.
Ketika faktur masuk, alur kerja mendefinisikan siapa yang memeriksanya dan siapa yang menyetujuinya. Alur kerja ini juga menentukan kapan pembayaran dilakukan melalui utang usaha. Langkah-langkah ini memastikan bahwa semuanya diperhitungkan. Selain itu, tugas-tugas yang dilakukan berada dalam urutan yang benar.
Operasi keuangan sering kali bergantung pada email, entri data manual, dan komunikasi bolak-balik jika alur kerja yang tepat tidak tersedia. Hal ini memperlambat banyak hal. Namun yang paling penting, hal ini meningkatkan kesalahan dalam penanganan data keuangan. Singkatnya, alur kerja keuangan membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan menjaga akuntabilitas di seluruh proses utama.
Manfaat Alur Kerja Keuangan
Alur kerja keuangan lebih dari sekadar mengatur tugas. 75% bisnis mengatakan bahwa otomatisasi alur kerja membantu meningkatkan percakapan. Mari kita lihat beberapa manfaat yang menunjukkan mengapa hal tersebut penting bagi setiap departemen keuangan:
1. Akurasi yang lebih baik
Proses manual sering kali menyebabkan kesalahan. Alur kerja menstandarkan langkah-langkah sehingga data keuangan dimasukkan, diperiksa, dan disetujui dalam urutan yang benar. Hal ini mengurangi kesalahan dan memastikan catatan keuangan tetap jelas dan dapat diandalkan, sehingga menghilangkan masalah entri data manual.
2. Penghematan Waktu
Tugas dan tindak lanjut yang berulang-ulang membutuhkan waktu berjam-jam. Proses otomatis menghilangkan hal ini dengan merampingkan operasi. Dengan cara ini, tim tidak mengejar tugas. Mereka mendapatkan lebih banyak waktu untuk fokus pada pengambilan keputusan dan analisis strategis.
3. Kepatuhan yang Lebih Kuat
Otomatisasi keuangan menyimpan catatan tentang siapa yang melakukan apa dan kapan. Hal ini membuat audit menjadi lebih lancar. Selain itu, sistem ini juga memastikan bahwa semua aktivitas memenuhi kebijakan perusahaan dan standar hukum untuk kepatuhan pajak.
4. Akuntabilitas yang jelas
Setiap langkah ditugaskan kepada orang yang tepat. Hal ini untuk menghindari kebingungan dan penundaan. Selain itu, hal ini juga membangun rasa tanggung jawab. Hal ini karena orang-orang menjadi lebih jelas tentang peran mereka dalam proses persetujuan.
5. Kolaborasi yang Lebih Baik
Tim, seperti keuangan dan SDM, dapat tetap sinkron dengan bantuan alur kerja. Komunikasi juga meningkat karena tugas-tugas dilacak dalam satu sistem. Tim tidak lagi bergantung pada rantai email yang panjang dan bekerja bersama secara efisien di seluruh proses bisnis.
Berbagai Contoh Alur Kerja Keuangan
Proses keuangan tersedia dalam berbagai bentuk. Masing-masing membantu tim menangani tugas keuangan tertentu dengan cara yang sederhana dan konsisten. Mari kita lihat beberapa alur kerja yang paling umum:
| Alur kerja | Contoh dalam Tindakan |
|---|---|
| Alur Kerja Pemrosesan Faktur | Faktur vendor dialihkan ke bagian utang usaha untuk ditinjau, kemudian dikirim ke bagian keuangan untuk pembayaran. |
| Alur Kerja Laporan Pengeluaran | Seorang karyawan mengajukan permintaan perjalanan. Manajer menyetujui, dan bagian keuangan mengganti biaya perjalanan tersebut. |
| Alur Kerja Permintaan dan Persetujuan Pembelian | Sebuah tim meminta perangkat lunak baru. Manajer memeriksa persetujuan anggaran, dan bagian keuangan memproses pesanan pembelian. |
| Alur Kerja Pemrosesan Penggajian | Jam kerja karyawan dilacak, pemotongan diterapkan, dan gaji dikeluarkan tepat waktu. |
| Alur Kerja Penganggaran dan Pelaporan Keuangan | Bagian Keuangan menetapkan anggaran triwulanan, meninjau tren pengeluaran, dan memperbarui perkiraan. |
| Alur Kerja Audit dan Kepatuhan | Persetujuan, penerimaan, dan pembayaran dicatat dan ditinjau selama audit internal. |
1. Alur Kerja Pemrosesan Faktur
Alur kerja ini dimulai ketika faktur vendor masuk ke sistem. Daripada tersesat dalam rantai email atau tersimpan di kotak masuk seseorang selama berhari-hari, alat bantu otomatisasi mengarahkannya langsung ke orang yang tepat untuk validasi. Data faktur ditangkap secara otomatis. Hal ini mengurangi kebutuhan akan intervensi manual.
Yang benar-benar membuat perbedaan di sini adalah bagaimana hal ini mencegah situasi canggung di mana vendor menelepon untuk menanyakan tentang pembayaran yang tertunda. Semuanya tetap berada di jalur yang benar. Bersamaan dengan itu, hubungan dengan vendor Anda tetap kuat.
2. Alur Kerja Manajemen Pengeluaran
Kita semua pernah mengalaminya - mengirimkan laporan pengeluaran dan kemudian menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan penggantian. Alur kerja ini mengubah seluruh pengalaman tersebut. Karyawan mengajukan klaim untuk permintaan perjalanan, makanan, atau pengeluaran bisnis lainnya. Sistem kemudian secara otomatis merutekannya melalui proses persetujuan yang tepat.
Hal yang baik dari pendekatan ini adalah menghilangkan proses yang membosankan dalam mengejar tanda terima atau bertanya-tanya ke mana klaim Anda menghilang. Sebagian besar tim keuangan yang pernah bekerja sama dengan saya mengatakan bahwa perubahan alur kerja layanan pelanggan ini secara dramatis meningkatkan kepuasan karyawan. Selain itu, hal ini membuat manajemen pengeluaran tetap terkendali.
3. Alur Kerja Permintaan Pembelian dan Persetujuan Anggaran
Di sinilah hal yang menarik untuk efisiensi operasional. Ketika seseorang perlu membeli sesuatu untuk departemen mereka, cara lama melibatkan beberapa email, panggilan telepon, dan berharap seseorang ingat untuk memeriksa anggaran.
Alur kerja ini sangat kuat karena mencegah kesalahan yang merugikan di mana departemen mengeluarkan biaya berlebihan atau membeli barang ganda. Semuanya tetap terlihat dan terkontrol.
4. Alur Kerja Pemrosesan Penggajian
Penggajian bukan hanya tentang memotong cek lagi. Alur kerja penggajian modern terintegrasi dengan berbagai sistem untuk melacak jam kerja, menerapkan potongan, dan menangani manajemen buku besar. Hal ini memastikan bahwa semuanya seimbang dengan sempurna.
Saya telah menyaksikan perusahaan mengubah penggajian mereka dari sesuatu yang memusingkan setiap bulan menjadi sesuatu yang berjalan dengan sendirinya. Karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu, setiap saat.
5. Alur Kerja Penganggaran dan Pelaporan Keuangan
Di sinilah otomatisasi keuangan benar-benar menunjukkan nilai strategisnya. Alih-alih menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk mengumpulkan data dari sistem lama dan membuat laporan secara manual, alur kerja yang cerdas menarik informasi secara otomatis dan menghasilkan wawasan.
Peningkatan proses di sini sering kali mengejutkan orang-orang dengan berapa banyak waktu berpikir strategis yang tiba-tiba mereka miliki.
6. Alur Kerja Audit dan Kepatuhan
Tidak ada yang menikmati musim audit. Namun proses otomatis membuatnya tidak terlalu menyakitkan. Alur kerja ini secara terus menerus mengumpulkan semua persetujuan, tanda terima, dan data sensitif di satu lokasi yang aman dengan kontrol akses berbasis peran yang tepat.
Kemampuan integrasi yang cerdas memastikan bahwa data mengalir di antara sistem ERP dengan lancar, sehingga tidak ada yang hilang atau terlupakan selama tinjauan kepatuhan yang penting.
Ambil Langkah Selanjutnya dengan ControlHippo
Jangan biarkan pekerjaan manual memperlambat tim keuangan Anda. Mulailah mengotomatiskan alur kerja Anda dengan ControlHippo dan lihat perbedaannya.
Bagaimana ControlHippo Membantu Mengotomatiskan Alur Kerja Keuangan
Tim keuangan yang sesungguhnya membutuhkan alat bantu praktis yang benar-benar dapat menyelesaikan tantangan harian mereka. Setelah melihat implementasi yang tak terhitung jumlahnya berhasil dan gagal, saya dapat memberitahu Anda bahwa perbedaannya biasanya terletak pada seberapa baik alat bantu otomatisasi terintegrasi dengan operasi bisnis yang ada.
ControlHippo mengatasi masalah-masalah nyata yang membuat departemen keuangan terjebak dalam proses yang tidak efisien. Izinkan saya menunjukkan kepada Anda bagaimana cara kerjanya dalam praktik:
1. Pemberitahuan Multi-Saluran untuk Persetujuan
Berikut ini adalah skenario yang umum terjadi: Sebuah faktur penting menunggu persetujuan karena manajer melewatkan notifikasi email. Mereka sedang rapat seharian, bepergian, atau hanya kewalahan dengan kotak masuk mereka.
ControlHippo memecahkan masalah ini dengan mengirimkan peringatan ke berbagai saluran - email, aplikasi obrolan, SMS, apa pun yang paling sesuai untuk setiap orang. Proses persetujuan terus berjalan karena pengambil keputusan benar-benar melihat permintaan ketika mereka membutuhkannya.
Saya telah melihat fitur tunggal ini menghilangkan penundaan berminggu-minggu dari operasi keuangan. Ketika persetujuan terjadi dengan cepat, semua hal lainnya berjalan dengan lebih baik.
2. Pengingat Otomatis untuk Pembayaran dan Tenggat Waktu
Tenggat waktu yang terlewat tidak hanya menimbulkan biaya keterlambatan. Hal ini benar-benar merusak hubungan dan menciptakan stres di seluruh fungsi keuangan. Solusinya bukanlah meminta orang untuk mengingat lebih banyak hal; melainkan membangun sistem cerdas yang mengingat untuk mereka.
Pengingat otomatis ini tiba pada waktu yang tepat. Hal ini memberikan pemberitahuan yang cukup bagi orang-orang untuk bertindak tanpa mengganggu. Sistem ini melacak persyaratan kontrak, jadwal pembayaran, dan tenggat waktu kepatuhan sehingga tim Anda tidak perlu melakukannya.
3. Otomatisasi Komunikasi Pelanggan dan Vendor
Pikirkan berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menjawab pertanyaan yang sama: "Bagaimana status faktur saya?" "Kapan saya akan dibayar?" "Apakah pesanan pembelian saya sudah disetujui?"
Ini dapat dikelola oleh alur kerja chatbot. Tetapi ControlHippo melangkah lebih jauh. Secara otomatis mengirimkan pembaruan tentang status pemrosesan faktur, konfirmasi pembayaran, dan komunikasi rutin lainnya. Ini jelas menghemat waktu. Tetapi ini lebih tentang membangun kepercayaan dengan orang-orang yang bergantung pada bisnis Anda.
Komunikasi yang jelas dan tepat waktu memperkuat hubungan dengan vendor dan membuat pelanggan senang tanpa memerlukan upaya manual terus-menerus dari tim Anda.
4. Pembangun Alur Kerja untuk Tim Keuangan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik, dan solusi cookie-cutter jarang bekerja dengan baik untuk alur kerja keuangan. Itulah mengapa ControlHippo menyertakan pembangun alur kerja yang memungkinkan tim mendesain proses yang benar-benar sesuai dengan cara kerjanya.
Anda dapat menetapkan aturan untuk berbagai jenis persetujuan, membuat jadwal pengingat khusus, dan membangun alur komunikasi yang masuk akal bagi organisasi Anda. Fleksibilitas ini berarti Anda tidak memaksa tim Anda untuk beradaptasi dengan ide orang lain tentang bagaimana seharusnya keuangan bekerja.
Implementasi yang sukses terjadi ketika teknologi beradaptasi dengan kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.
Makanan Cepat Saji
- Peringatan menjangkau manajer di seluruh saluran, sehingga persetujuan tidak tertunda.
- Pengingat otomatis menghentikan tenggat waktu yang terlewat dan biaya keterlambatan.
- Vendor dan pelanggan mendapatkan pembaruan tepat waktu tanpa upaya manual.
- Tim keuangan merancang alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Kesimpulan
Tim keuangan tidak perlu terkubur dalam proses yang berulang-ulang. Dengan alur kerja cerdas dan alat otomatisasi yang tepat, langkah-langkah rutin menjadi lancar, akurat, dan lebih cepat. ControlHippo menambahkan lapisan kemudahan dan efisiensi proses yang hilang, sehingga tim keuangan dapat fokus pada peluang strategis, bukan dokumen.
Tujuannya bukan hanya untuk meningkatkan proses keuangan. Tujuannya juga untuk mengubah cara berpikir seluruh organisasi Anda tentang operasi keuangan.
Siap merampingkan operasi? ControlHippo bisa membantu Anda mencapainya dengan implementasi yang lancar dan dukungan berkelanjutan.
Ya, tentu saja. Bisnis kecil sering kali memiliki lebih sedikit orang yang menangani banyak tugas keuangan. Otomatisasi proses robotik membantu mereka menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan tetap berada di atas pembayaran. Bahkan alur kerja sederhana seperti piutang atau laporan pengeluaran dapat membuat perbedaan besar.
Hasilnya muncul dengan cepat. Setelah proses otomatis disiapkan, tugas-tugas seperti persetujuan, pengingat, atau pembaruan sistem berjalan dengan sendirinya. Tim biasanya melihat peningkatan proses dalam beberapa minggu pertama, terutama di area yang sebelumnya membutuhkan intervensi manual yang signifikan.
Ya. Sebagian besar platform otomasi keuangan menggunakan sistem yang aman dengan akses berbasis peran untuk melindungi data sensitif. Kemampuan integrasi dibangun dengan mempertimbangkan keamanan, sehingga hanya personel yang berwenang yang dapat melihat atau menyetujui informasi. Hal ini membuat data keuangan tetap aman dan dapat diandalkan sekaligus memungkinkan efisiensi operasional yang Anda butuhkan.
Diperbarui : 3 Oktober 2025
Bhavesh Vaghela is a technology leader with over 14+ years of professional experience in system architecture, automation, and technical process optimization. He specializes in helping businesses leverage technology to improve their operational efficiency and productivity. His expertise in workflow automation enables companies to streamline their technical processes and achieve better system performance.