Bayangkan menerima jawaban instan untuk semua pertanyaan pelanggan-tanpa penundaan dan tanpa rasa frustrasi! Balasan yang dihasilkan oleh AI mengubah komunikasi bisnis dengan memberikan jawaban yang cepat dan mirip manusia di berbagai saluran. Menurut penelitian, 70% pemimpin pengalaman pelanggan setuju bahwa chatbot berevolusi menjadi ahli dalam menciptakan interaksi pelanggan yang sangat personal.
Itulah mengapa AI meningkatkan pengalaman pelanggan di berbagai sektor, seperti ritel, perjalanan, perawatan kesehatan, dan real estat. AI mengurangi waktu penyelesaian dan memungkinkan skalabilitas yang mudah. Namun, bagaimana AI melakukan hal ini? Mengapa ini sangat efektif?
Berikut ini adalah bagaimana respons yang dihasilkan AI dapat mengubah bisnis ketika berhadapan dengan pelanggan.
Apa Itu Respons yang Dihasilkan AI?
Respons AI adalah respons yang dihasilkan komputer yang dibuat dengan menggunakan kecerdasan buatan untuk menjawab pertanyaan pelanggan, memberikan informasi, dan membantu komunikasi. Tanggapan ini menggunakan Pemrosesan Bahasa Alami (NLP) dan Pembelajaran Mesin untuk memungkinkan AI memahami dan menghasilkan teks yang mirip dengan manusia.
Pikirkan tentang cara Anda mengobrol dengan layanan pelanggan secara online. Jika Anda pernah mengajukan pertanyaan kepada sebuah merek dan menerima balasan instan, kemungkinan besar Anda telah berinteraksi dengan respons yang dihasilkan oleh AI. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI ini lebih dari sekadar pernyataan yang sudah ditulis sebelumnya. Bahkan, mereka dapat beradaptasi untuk memberikan tanggapan yang dipersonalisasi berdasarkan interaksi pelanggan.
Misalnya, jika seorang pelanggan bertanya, "Bagaimana kebijakan pengembalian barang Anda?" Tanggapan teks yang dihasilkan AI akan memindai basis data kebijakan untuk menyusun jawabannya secara akurat. AI tidak hanya memilih dari sekumpulan respons yang telah ditentukan sebelumnya.
Sebaliknya, sistem ini mengembangkan pemahaman terhadap pertanyaan dan menawarkan jawaban yang dipersonalisasi. Bisnis sekarang dengan cepat mengadopsi respons yang dihasilkan AI karena memungkinkan perusahaan menangani ribuan pertanyaan secara bersamaan dengan akurat.
Bagaimana Cara Kerja Respons yang Dihasilkan AI dalam Komunikasi Bisnis?
Setiap hari, bisnis menangani jutaan pertanyaan pelanggan melalui berbagai format, seperti email, media sosial, live chat, atau WhatsApp. Mereka juga menghadapi tekanan tambahan untuk merespons pelanggan dengan cepat dengan tanggapan yang berarti.
Tanggapan yang dihasilkan AI mengotomatiskan proses ini dengan menggunakan kombinasi:
- Pemrosesan Bahasa Alami (NLP): AI memahami apa yang dibicarakan oleh pelanggan, bahkan jika kata-katanya disusun secara berbeda.
- Data Pelatihan Perusahaan: AI belajar dari dokumen bisnis, FAQ, dan interaksi pelanggan historis untuk merumuskan balasan yang cukup akurat.
- Pembelajaran Mesin: AI meningkat dengan pengalaman dengan menganalisis percakapan sebelumnya dan belajar untuk memodulasi responsnya.
Berikut adalah contoh bagaimana respons yang dihasilkan AI bekerja dalam komunikasi bisnis yang sesungguhnya:
Seorang pelanggan mengirim pesan ke sebuah merek pakaian di Instagram dan bertanya, "Apakah Anda memiliki jaket ini dalam ukuran sedang?"
AI mengenali pertanyaan tersebut, mencari inventaris yang tersimpan di database perusahaan, dan merespons, "Ya! Jaket ukuran sedang tersedia. Apakah Anda ingin kami memesankan satu untuk Anda?"
Otomatisasi yang kuat seperti itu menghemat waktu dan semakin memperkaya pengalaman pelanggan dengan jawaban yang instan dan berharga.
Otomatisasi Bertenaga AI Untuk Dukungan Multi-Saluran
Saat ini, orang-orang ingin berhubungan dengan bisnis melalui berbagai saluran. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI memastikan bahwa di mana pun pelanggan menghubungi - baik melalui WhatsApp, Instagram, Telegram, atau obrolan langsung - mereka akan mendapatkan balasan instan. 90% pelanggan menganggap menerima tanggapan instan sangat penting atau sangat penting ketika mencari dukungan pelanggan.
Bagaimana AI Mendukung Komunikasi Multi-Saluran?
- WhatsApp Bisnis: AI dapat menjawab pertanyaan pelanggan, mengirim pembaruan pesanan, dan menawarkan dukungan otomatis.
- Bot Telegram: Balasan yang dihasilkan oleh AI dapat menjawab pertanyaan yang sering diajukan dan membantu pelanggan dalam memecahkan berbagai masalah.
- Pesan & Komentar Langsung Instagram: AI dapat menangani pesan dan komentar langsung, mempertahankan garis daya tarik antara merek dan pelanggan mereka.
- Obrolan Langsung & Email: Teks yang dihasilkan AI dapat membalas email pelanggan dan mengobrol dengan pelanggan selama 24/7.
Sebagai contoh, sebuah maskapai penerbangan dapat menggunakan respons yang dihasilkan oleh AI di WhatsApp untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti status penerbangan, kebijakan bagasi, dan pengingat check-in. Hal ini menghemat waktu bagi pelanggan, yang jika tidak, mereka harus menunggu lama untuk mendapatkan informasi ini.
Peran Data Perusahaan yang Telah Dilatih Sebelumnya dalam Balasan yang Dihasilkan AI
Tanggapan yang dihasilkan AI didasarkan pada data perusahaan yang dipelajari dalam pra-pelatihan untuk memberikan informasi yang akurat dan relevan. Untuk menghindari pemberian respons yang umum, AI dapat dilatih secara langsung dengan dokumen spesifik industri, spesifikasi produk, dan pedoman layanan pelanggan.
Berikut ini adalah bagaimana respons yang dihasilkan AI dapat digunakan secara efektif oleh berbagai industri:
1. Industri Asuransi
Perusahaan asuransi berurusan dengan polis, klaim, dan detail pertanggungan yang rumit yang sering kali membingungkan pelanggan. Tanggapan yang dihasilkan AI membantu dengan menarik informasi secara instan dari dokumen polis, membuat penjelasan menjadi lebih jelas dan cepat. Menurut SurveyMonkey, 29% orang akan mengandalkan AI untuk pengambilan keputusan investasi.
Bagaimana cara kerjanya:
- Perusahaan mengunggah dokumen polis, prosedur klaim, dan FAQ.
- AI memindai dan belajar dari data ini untuk memberikan respons yang terperinci.
- Pelanggan mendapatkan jawaban yang instan dan akurat tanpa harus menunggu agen.
Contoh Skenario:
Hal ini memastikan nasabah mendapatkan informasi yang akurat tanpa perlu repot menelepon atau mencari-cari di antara dokumen-dokumen polis yang padat.
2. Industri Perjalanan
Bisnis perjalanan sering kali menerima banyak pertanyaan dari pelanggan mengenai pemesanan penerbangan, reservasi hotel, dan detail rencana perjalanan. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI menyederhanakan proses ini dengan memberikan rekomendasi yang instan dan personal.
Bagaimana cara kerjanya:
- AI dilatih tentang rencana perjalanan, detail hotel, dan kebijakan maskapai penerbangan.
- Layanan ini dapat menjawab pertanyaan mengenai pemesanan, pembatalan, dan atraksi lokal.
- Tanggapan teks yang dihasilkan oleh AI membantu wisatawan mengambil keputusan dengan cepat.
Contoh Skenario:
Hal ini membuat perencanaan perjalanan menjadi lebih mudah sekaligus memberikan pengalaman yang sangat personal.
3. Industri Real Estat
Calon pembeli dan investor sering kali memiliki pertanyaan yang mendetail tentang properti, lingkungan sekitar, dan tren pasar. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI memastikan mereka mendapatkan jawaban yang tepat secara real time.
Bagaimana cara kerjanya:
- Perusahaan mengunggah daftar properti, brosur, dan laporan pasar.
- AI menganalisis dokumen-dokumen ini untuk menghasilkan wawasan properti yang terperinci.
- Nasabah mendapatkan saran investasi dan perbandingan lingkungan secara instan.
Contoh Skenario:
Dengan memberikan wawasan berbasis data, AI membantu pelanggan membuat keputusan yang tepat dengan cepat.
4. Industri Pendidikan
Institusi pendidikan menerima pertanyaan setiap hari mengenai penerimaan mahasiswa baru, program studi, dan persyaratan akademik. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI memastikan bahwa siswa dan orang tua menerima jawaban yang cepat dan jelas.
Bagaimana cara kerjanya:
- AI dilatih mengenai materi kuliah, kebijakan universitas, dan pedoman penerimaan.
- Ini menjawab pertanyaan umum siswa tentang pendaftaran, biaya, dan jadwal.
- Aplikasi ini menyediakan panduan belajar yang dipersonalisasi berdasarkan data kurikulum yang diunggah.
Contoh Skenario:
Hal ini memungkinkan universitas untuk menangani pertanyaan dalam jumlah besar sekaligus meningkatkan efisiensi respons.
5. Industri Kesehatan
Sektor perawatan kesehatan membutuhkan informasi yang cepat dan akurat tentang prosedur medis, pedoman perawatan, dan protokol perawatan pasien. Respons yang dihasilkan oleh AI membantu pasien dan profesional mengakses informasi penting secara instan. Menurut SurveyMonkey, 28% orang akan merasa nyaman mengandalkan AI untuk mendapatkan saran medis.
Bagaimana cara kerjanya:
- Rumah sakit mengunggah panduan medis, protokol perawatan pasien, dan informasi obat.
- Respons yang dihasilkan oleh AI memberikan akses instan ke detail perawatan.
- Pasien dapat memperoleh jawaban tentang janji temu, resep, dan gejala.
Contoh Skenario:
Dengan menyediakan informasi medis yang cepat dan dapat diandalkan, AI meningkatkan keterlibatan pasien dan aksesibilitas perawatan kesehatan.
6. Industri Ritel
Bisnis ritel menangani sejumlah besar pertanyaan pelanggan tentang ketersediaan produk, pelacakan pesanan, dan kebijakan pengembalian. Tanggapan yang dihasilkan oleh AI meningkatkan dukungan pelanggan dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat. Hampir 59% pelanggan terbuka untuk menggunakan AI untuk memproses pengembalian barang.
Bagaimana cara kerjanya:
- AI dilatih untuk katalog produk, data inventaris, dan kebijakan layanan pelanggan.
- Ini menjawab pertanyaan pelanggan tentang harga, ketersediaan, dan waktu pengiriman.
- Respons yang dihasilkan AI terhadap pertanyaan membantu menyederhanakan proses pengembalian dan penukaran.
Contoh Skenario:
Dengan mengotomatiskan respons, peritel dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mendorong lebih banyak penjualan.
Percakapan yang Lebih Cerdas dengan ControlHippo
Tingkatkan waktu respons, kurangi beban kerja, dan jaga agar pelanggan tetap terlibat dengan balasan yang digerakkan oleh AI.
Bagaimana ControlHippo Menggunakan Respons yang Dihasilkan AI?
ControlHippo memudahkan bisnis untuk mengintegrasikan respons yang dihasilkan AI ke dalam komunikasi pelanggan mereka. Platform ini dirancang untuk mengotomatiskan respons sekaligus memungkinkan agen manusia untuk meninjau dan mempersonalisasi interaksi saat dibutuhkan.
Berikut ini adalah rincian langkah demi langkah tentang bagaimana bisnis dapat mengatur respons yang dihasilkan AI menggunakan ControlHippo:
Langkah 1: Masuk ke Akun ControlHippo Anda
Untuk memulai, pengguna harus masuk ke dasbor ControlHippo mereka. Jika mereka belum memiliki akun, mereka bisa mendaftar dan mengatur profil bisnis mereka.
Langkah 2: Hubungkan Saluran Komunikasi
Tanggapan yang dihasilkan oleh AI dapat digunakan di berbagai saluran komunikasi pelanggan. ControlHippo mendukung integrasi yang mudah dengan:
- WhatsApp - Otomatiskan balasan ke pertanyaan pelanggan secara langsung di WhatsApp Business.
- Email - Biarkan AI membantu menyusun tanggapan email yang profesional dan personal.
- Obrolan Langsung - Berikan dukungan instan di situs web Anda dengan chatbot bertenaga AI.
- SPesan Media Sosial - Tanggapi secara instan di platform seperti Instagram, Facebook Messenger, dan Telegram.
Bisnis dapat memilih saluran mana yang akan dihubungkan berdasarkan tempat mereka paling banyak berinteraksi dengan pelanggan.
Setelah saluran komunikasi disiapkan, buka AI Hub dari dasbor ControlHippo. Ini adalah pusat pusat di mana bisnis dapat mengelola respons yang dihasilkan AI, memperbarui basis pengetahuan, dan melatih AI dengan data perusahaan yang relevan.
Langkah 4: Perbarui Basis Pengetahuan dengan Mengimpor Data Perusahaan
Respons yang dihasilkan oleh AI membutuhkan basis pengetahuan yang kuat untuk memberikan jawaban yang akurat. Bisnis dapat memperbarui AI mereka dengan:
- Mengklik "Impor Situs Web" untuk menambahkan sumber daya berbasis web.
- Mengunggah dokumen kebijakan, FAQ, manual produk, dan panduan layanan.
Langkah 5: Pelatihan AI - Memproses Data yang Diunggah
Setelah mengunggah dokumen yang diperlukan, proses pelatihan AI dimulai. Sistem menganalisis dan memproses informasi, memastikan bahwa sistem memahami konteks dan struktur data. Setelah pelatihan selesai, sistem akan memberi tahu pengguna, dan AI siap membantu menjawab pertanyaan pelanggan.
Langkah 6: Asisten Obrolan AI Beraksi
Dengan pelatihan AI, bisnis dapat mulai menggunakan Asisten Obrolan AI, yang memberikan tanggapan berdasarkan pertanyaan pelanggan secara real-time. Tanggapan ini dihasilkan secara instan, sehingga memastikan pelanggan mendapatkan informasi yang cepat dan akurat.
Respons yang Dihasilkan AI vs Chatbot Tradisional
Banyak bisnis yang menganggap respons yang dihasilkan AI dan chatbot tradisional adalah sama, tetapi fungsinya sangat berbeda.
| Fitur | Tanggapan yang Dihasilkan AI | Chatbots Tradisional |
|---|---|---|
| Kualitas Respons | Belajar dari data perusahaan, memberikan balasan yang cerdas | Bergantung pada skrip yang telah ditentukan sebelumnya, sering kali memberikan jawaban umum |
| Kemampuan beradaptasi | Memahami berbagai cara pelanggan mengajukan pertanyaan | Hanya dapat merespons kata kunci tertentu |
| Kemampuan Belajar | Terus menerus meningkatkan berdasarkan interaksi | Tidak ada kemampuan belajar |
| Dukungan Multi-Saluran | Dapat digunakan di WhatsApp, Instagram, email, dll. | Biasanya terbatas pada obrolan situs web |
Tidak seperti chatbot tradisional yang mengikuti skrip yang kaku, respons yang dihasilkan AI bersifat dinamis, sehingga jauh lebih efektif dalam menangani pertanyaan pelanggan di dunia nyata.
Kesimpulan
Respons yang dipandu oleh AI justru mengubah komunikasi bisnis karena membuat interaksi menjadi lebih cepat, cerdas, dan sangat efisien. Mulai dari menjawab pertanyaan umum yang sederhana hingga memberikan rekomendasi produk yang mendalam, AI memastikan bisnis memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.
ControlHippo memberi Anda AI terintegrasi dengan mudah - mereka memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan balasannya sekaligus menjaganya tetap akurat dan personal. Jika Anda ingin meningkatkan tingkat tanggapan dan mengurangi biaya sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan, tanggapan AI adalah pilihan yang sangat baik.
Mulailah menggunakan balasan yang dihasilkan oleh AI dari ControlHippo hari ini dan sadari perbedaannya dalam interaksi pelanggan Anda!
Diperbarui : 16 April 2025
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.