Saat ini, bisnis terus mencari cara-cara inovatif untuk meningkatkan layanan pelanggan dan strategi komunikasi mereka. WhatsApp Quick Reply adalah salah satu fitur yang telah mendapatkan popularitas di kalangan bisnis yang menggunakan Aplikasi WhatsApp Business. sekitar 39% pengguna lebih memilih saluran WhatsApp untuk layanan pelanggan, oleh karena itu menjadi penting untuk mengaktifkan balasan cepat untuk pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Fitur ini menyederhanakan komunikasi, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi. Dalam blog ini, kami akan membahas apa itu Balasan Cepat WhatsApp dan memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menyiapkannya di Aplikasi WhatsApp Business.
"Manfaatkan balasan cepat untuk menyederhanakan interaksi pelanggan dan meningkatkan waktu respons. Susun pesan yang ringkas dan informatif, dan perbarui pustaka balasan cepat Anda secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan pelanggan. Selalu pertahankan sentuhan pribadi bila perlu untuk memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi sambil menggunakan balasan cepat sebagai alat bantu yang menghemat waktu."
Apa itu Balasan Cepat WhatsApp?
Balasan Cepat WhatsApp adalah fitur yang dirancang untuk membantu bisnis merespons pertanyaan dan pesan pelanggan dengan lebih efisien. Pesan balasan cepat untuk bisnis memungkinkan Anda untuk membuat dan menggunakan pesan yang telah ditulis sebelumnya dan dapat disesuaikan yang dapat dikirim hanya dengan beberapa ketukan. Balasan cepat ini dapat digunakan untuk pertanyaan yang sering diajukan atau untuk memberikan jawaban cepat atas pertanyaan pelanggan.
Balasan Cepat sangat berharga bagi bisnis dengan volume pesan yang tinggi, karena mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengetik tanggapan yang sama berulang kali. Ini adalah solusi hemat waktu yang membantu meningkatkan waktu respons dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Anda mungkin juga membaca : Bagaimana Cara Memulai Akun API WhatsApp Business?
Bagaimana Cara Membuat Pesan Balasan Cepat WhatsApp di Aplikasi Bisnis?
Di bawah ini adalah langkah-langkah utama untuk menyiapkan balasan cepat WhatsApp agar tim Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas penting.
Langkah 1: Instal Aplikasi WhatsApp Business
Jika Anda belum melakukannya, unduh dan instal aplikasi WhatsApp Business dari App Store (iOS) atau Google Play Store (Android). Pastikan untuk menyiapkan akun WhatsApp Business dengan nomor telepon bisnis Anda.
Langkah 2: Akses Pengaturan Bisnis
Setelah menginstal aplikasi dan memverifikasi nomor telepon Anda, buka WhatsApp Business dan ketuk tiga titik di sudut kanan atas untuk mengakses menu. Dari sana, pilih "Alat bisnis."
Langkah 3: Mengatur Balasan Cepat WhatsApp
Pada bagian "Alat bantu bisnis", Anda akan menemukan opsi "Balasan cepat". Sentuh opsi tersebut untuk membuat dan mengelola balasan cepat Anda.
Langkah 4: Buat Balasan Cepat WhatsApp Baru
Untuk membuat balasan cepat baru, sentuh "Tambahkan balasan cepat." Sekarang Anda dapat mengatur balasan cepat sebagai berikut:
- Pintasan: Ini adalah kata kunci atau pintasan yang akan Anda ketik untuk memicu balasan cepat. Misalnya, jika Anda menyiapkan balasan cepat untuk alamat bisnis Anda, Anda dapat menggunakan "alamat" sebagai pintasan.
- Pesan: Masukkan pesan lengkap yang ingin Anda gunakan sebagai balasan cepat. Sebagai contoh, ketik alamat bisnis Anda.
- Simpan: Setelah memasukkan pintasan dan pesan, ketuk "Simpan" untuk menyimpan balasan cepat Anda.
Langkah 5: Gunakan Balasan Cepat
Setelah Anda membuat balasan cepat, Anda dapat menggunakannya dalam percakapan dengan pelanggan. Kapan pun Anda ingin mengirim pesan yang disimpan, cukup ketik pintasan yang Anda tetapkan (misalnya, "alamat") ke dalam obrolan. WhatsApp akan menawarkan opsi untuk memilih pesan balasan cepat yang Anda buat, sehingga mudah dikirim.
Langkah 6: Mengedit atau Menghapus Balasan Cepat
Jika Anda perlu mengedit atau menghapus balasan cepat, kembali ke bagian "Balasan cepat" di "Alat bantu bisnis". Cari balasan cepat yang ingin Anda ubah atau hapus, lalu sentuh balasan tersebut. Anda kemudian dapat mengedit pintasan atau pesan, atau menghapus balasan cepat sesuai kebutuhan.
Langkah 7: Mengelola Balasan Cepat
Seiring dengan perkembangan bisnis Anda, Anda mungkin perlu membuat balasan cepat tambahan untuk menjawab pertanyaan pelanggan yang umum. Anda dapat mengelola semua balasan cepat di bagian "Balasan cepat", sehingga mudah untuk menjaganya agar tetap teratur dan terbaru.
Bagaimana Cara Mengatur Pesan Balasan Cepat WhatsApp dengan ControlHippo?
Ingin meningkatkan pengalaman pelanggan? Manfaatkan fitur Templat dari Kotak Masuk Bersama WhatsApp ControlHippo - siapkan dengan langkah-langkah mudah ini -
Langkah 1: Daftar dan Masuk ke ControlHippo
Untuk memulai dengan ControlHippo, ikuti langkah-langkah berikut:https://controlhippo.com/whatsapp-shared-inbox/
- Kunjungi situs web ControlHippo.
- Daftar dan masuk dengan email Anda.
Langkah 2: Hubungkan Akun WhatsApp Anda
- Setelah masuk ke ControlHippo, Anda akan melihat layar selamat datang di komputer Anda.
- Autentikasi akun Anda dengan memindai kode QR yang ditampilkan di layar komputer menggunakan aplikasi seluler WhatsApp.
Langkah 3: Membuat Pesan Balasan Cepat WhatsApp
Sekarang setelah akun WhatsApp Anda terhubung ke ControlHippo, saatnya untuk membuat pesan balasan cepat. Di ControlHippo, buka bagian "Templates" dan ketuk "Create template", lalu ikuti langkah-langkah berikut:
- Kategori template: Pilih satu kategori (utilitas, pemasaran, atau autentikasi) dari menu tarik-turun..
- Nama Template: Ini adalah nama atau pintasan yang akan Anda ketik untuk memicu balasan cepat. Misalnya, jika Anda menyiapkan balasan cepat untuk alamat bisnis Anda, Anda dapat menggunakan "alamat" sebagai nama templat.
- Format Template: Masukkan pesan lengkap yang ingin Anda gunakan sebagai balasan cepat. Sebagai contoh, ketik alamat bisnis Anda.
- Kirim: Setelah memasukkan nama dan pesan, ketuk "Kirim untuk menyimpan balasan cepat Anda.
Langkah 4: Gunakan Balasan Cepat WhatsApp
Anda dapat menggunakan balasan singkat Anda dalam obrolan klien Anda sekarang setelah Anda mengembangkannya. Cukup masukkan nama template yang Anda tetapkan dengan garis miring (/) (misalnya, "/address") ke dalam jendela obrolan kapan pun Anda ingin mengirim pesan yang disimpan. Pengiriman menjadi mudah dengan ControlHippo, yang akan memungkinkan Anda untuk memilih pesan balasan cepat yang Anda tulis.
Langkah 5: Mengedit atau Menghapus Balasan Cepat
Untuk membuat perubahan atau menghapus balasan cepat, kembali ke "Dasbor ControlHippo" dan pilih opsi "Templat". Cari balasan cepat yang ingin Anda edit atau hapus, lalu tekan di atasnya. Balasan singkat kemudian dapat dihapus jika perlu, dan nama Template serta pesannya dapat diubah.
Catatan: Meskipun WhatsApp hanya menyediakan balasan cepat untuk nomor bisnis WhatsApp, dengan ControlHippo, Anda dapat menggunakan balasan cepat untuk nomor pribadi dan nomor bisnis.
Anda mungkin juga membaca : Mengotomatiskan Percakapan Pelanggan di Seluruh Platform
13 Templat Pesan Balasan Cepat WhatsApp
Pesan balasan cepat adalah alat yang ampuh untuk menyediakan layanan pelanggan yang efisien dan efektif di WhatsApp. Pesan ini memungkinkan Anda untuk merespons pertanyaan umum dengan cepat, menghemat waktu, dan memastikan komunikasi yang konsisten. Di bawah ini, kami telah menyediakan 13 templat balasan cepat WhatsApp yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan layanan pelanggan Anda.
1. Pesan Ucapan Selamat Datang
- "Halo! Terima kasih telah menghubungi kami. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
- "Hai! Kami senang melihat Anda di sini. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
- "Selamat datang! Pertanyaan dan kekhawatiran Anda penting bagi kami. Apa yang dapat kami bantu?"
2. Jam Kerja
- "Tim kami siap membantu Anda selama jam kerja kami, yaitu Senin hingga Jumat, pukul 09.00 hingga 18.00."
- "Jam kerja kami adalah dari Senin hingga Jumat, pukul 09.00 hingga 18.00. Jangan ragu untuk menghubungi kami pada jam-jam tersebut."
- "Kami siap membantu Anda pada hari kerja dari pukul 9 pagi hingga 6 sore. Silakan hubungi kami selama jam kerja kami."
3. Status Pesanan
- "Pesanan Anda dengan referensi #[Nomor Pesanan] saat ini sedang dalam perjalanan menuju Anda. Anda dapat melacak perkembangannya dengan menggunakan tautan ini [Tautan Pelacakan Pesanan]."
- "Kabar baik! Pesanan Anda #[Nomor Pesanan] sedang dalam perjalanan. Untuk informasi pelacakan, gunakan tautan ini [Tautan Pelacakan Pesanan]."
- "Pesanan Anda #[Nomor Pesanan] sedang dalam perjalanan! Untuk melacaknya, silakan ikuti tautan ini [Tautan Pelacakan Pesanan]."
4. Informasi Produk
- "The [Nama Produk] tersedia dalam tiga ukuran: Kecil, Sedang, dan Besar. Anda tertarik dengan ukuran yang mana?"
- "The [Nama Produk] hadir dalam berbagai ukuran, termasuk Kecil, Sedang, dan Besar. Beri tahu kami preferensi Anda."
- "[Nama Produk] kami serbaguna, dengan pilihan ukuran seperti Kecil, Sedang, dan Besar. Ukuran mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda?"
5. Informasi Harga
- "Harga kami tergantung pada produk dan kuantitas. Untuk memberikan penawaran harga yang akurat, silakan tentukan produk dan jumlah yang Anda inginkan."
- "Untuk detail harga, kami perlu mengetahui produk dan jumlah spesifik yang Anda cari. Bisakah Anda memberikan detail tersebut?"
- "Untuk memberikan harga yang akurat, kami membutuhkan informasi tentang produk dan jumlah yang Anda butuhkan. Tolong sampaikan detail tersebut."
6. Kebijakan Pengembalian dan Pengembalian Dana
- "Kebijakan pengembalian dan pengembalian dana kami mengizinkan pengembalian dalam waktu 30 hari setelah pembelian. Untuk melanjutkan, mohon berikan nomor pesanan Anda untuk diproses."
- "Anda dapat mengajukan pengembalian dalam waktu 30 hari setelah pembelian sesuai dengan kebijakan pengembalian kami. Mohon berikan nomor pesanan Anda untuk memulai prosesnya."
- "Kami menerima pengembalian dalam waktu 30 hari sejak tanggal pembelian. Jika Anda ingin mengembalikan barang, mohon informasikan nomor pesanan Anda kepada kami."
7. Pertanyaan yang Sering Diajukan
- "Kami telah mengumpulkan jawaban atas pertanyaan umum di bagian FAQ kami. Anda dapat menemukannya di sini [Tautan FAQ]."
- "Untuk jawaban cepat atas pertanyaan yang sering diajukan, silakan kunjungi halaman FAQ kami [Tautan FAQ]."
- "Halaman FAQ kami [Tautan FAQ] adalah sumber daya yang berharga untuk menemukan jawaban atas pertanyaan umum."
8. Informasi Kontak
- "Jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email di [Alamat Email] atau hubungi kami di [Nomor Telepon] untuk bantuan lebih lanjut."
- "Anda dapat menghubungi kami melalui email di [Alamat Email] atau melalui telepon di [Nomor Telepon] jika Anda membutuhkan bantuan."
- "Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan, Anda dapat menghubungi kami melalui email di [Alamat Email] atau hubungi kami di [Nomor Telepon]."
9. Dukungan Teknis
- "Tim dukungan teknis kami siap membantu. Jelaskan masalah yang Anda hadapi, dan kami akan membantu Anda menyelesaikannya."
- "Jika Anda mengalami kesulitan teknis, tim dukungan kami siap membantu. Mohon berikan rincian masalahnya, dan kami akan berusaha menyelesaikannya."
- "Kami memiliki tim dukungan teknis yang berdedikasi yang siap membantu Anda. Untuk mengatasi masalah teknis apa pun, jelaskan masalahnya, dan kami akan memberikan solusi."
10. Konfirmasi Janji Temu
- "Janji temu Anda untuk [Tanggal dan Waktu] telah dikonfirmasi. Kami berharap dapat membantu Anda pada waktu tersebut."
- "Berita bagus! Janji temu Anda pada [Tanggal dan Waktu] telah dikonfirmasi. Kami akan siap membantu Anda."
- "Kami telah berhasil menjadwalkan janji temu Anda untuk [Tanggal dan Waktu]. Kami ingin membantu Anda pada waktu yang Anda pilih."
11. Informasi Berlangganan
- "Untuk informasi terperinci tentang paket berlangganan kami, silakan kunjungi situs web kami [Tautan Berlangganan]."
- "Anda dapat menemukan informasi lengkap tentang paket berlangganan kami di situs web kami [Tautan Berlangganan]."
- "Tertarik dengan penawaran berlangganan kami? Anda dapat menjelajahi semua detail di situs web kami [Tautan Berlangganan]."
12. Permintaan Umpan Balik
- "Umpan balik Anda sangat berharga bagi kami. Mohon luangkan waktu sejenak untuk membagikan pemikiran Anda tentang layanan kami dengan mengeklik tautan ini [Tautan Umpan Balik]."
- "Kami sangat menghargai umpan balik Anda. Untuk memberikan pendapat Anda tentang layanan kami, klik tautan ini [Tautan Umpan Balik]."
- "Umpan balik Anda membantu kami untuk meningkatkan layanan kami. Silakan klik tautan ini [Tautan Umpan Balik] untuk membagikan pemikiran Anda tentang layanan kami."
13. Pesan Terima Kasih
- "Terima kasih telah memilih layanan kami. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk bertanya. Kami menghargai bisnis Anda!"
- "Kami menghargai bisnis Anda dan berterima kasih karena telah memilih kami. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk bertanya."
- "Dukungan Anda sangat berarti bagi kami. Jika Anda membutuhkan bantuan atau memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Terima kasih!"
Kesimpulan
Menyiapkan pesan balasan cepat WhatsApp dengan ControlHippo adalah langkah cerdas untuk bisnis yang ingin merampingkan interaksi pelanggan mereka dan memberikan respons yang efisien dan konsisten. Selain itu, Anda dapat menggunakan templat yang disebutkan di atas untuk pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Diperbarui : 17 Oktober 2024

Berlangganan buletin kami & jangan pernah melewatkan berita dan promosi terbaru kami.
