Jika Anda menjalankan bisnis saat ini, apa pun ukurannya, terhubung dengan pelanggan Anda pada platform yang sudah mereka gunakan sangatlah penting. Bagi banyak orang, WhatsApp adalah saluran yang paling disukai. Namun, ketika Anda memiliki beberapa anggota tim yang membutuhkan akses untuk mengobrol dengan pelanggan, pertanyaan umum muncul:
Dapatkah beberapa pengguna menggunakan WhatsApp Business secara bersamaan? Ya, tetapi jawabannya tergantung pada cara Anda menggunakannya.
Dalam blog ini, kami akan menguraikan berbagai cara untuk menggunakan WhatsApp Business dengan beberapa pengguna, melalui Kotak Masuk Bersama WhatsApp, dan banyak lagi. Mari kita bahas.
Ikhtisar Beberapa Pengguna WhatsApp
Mengelola WhatsApp Business dengan banyak pengguna tergantung pada apakah Anda menggunakan Aplikasi standar, WhatsApp Business Premium, atau API dengan platform pihak ketiga.
Untuk Tim Kecil:
Versi Aplikasi dan Premium mendukung 5 hingga 10 perangkat, ideal untuk penanganan obrolan dasar dengan alat bantu seperti balasan cepat dan label. Namun, mereka tidak memiliki fitur-fitur canggih seperti penugasan obrolan, peran, dan pelaporan.
Untuk Tim yang Lebih Besar:
API WhatsApp Business, yang terintegrasi melalui platform seperti ControlHippo, menawarkan kotak masuk bersama, pengguna tak terbatas, perutean otomatis, integrasi CRM, dan analisis terperinci. Sangat cocok untuk mengelola volume pesan yang tinggi dan alur kerja yang kompleks.
Sekilas: Opsi WhatsApp Business
Solusi terbaik tergantung pada ukuran tim Anda, volume pelanggan, dan kebutuhan alur kerja:
| Solusi | Terbaik untuk | Perangkat Max | Fitur Utama | Keterbatasan |
|---|---|---|---|---|
| Aplikasi WhatsApp Business (Gratis) | Pengguna tunggal, bisnis mikro | 5 (1 telepon + 4 terhubung) | Otomatisasi dasar, akses multi-perangkat | Tidak ada penugasan obrolan, tidak ada peran, tidak ada analitik |
| WhatsApp Business Premium | Usaha kecil | 10 perangkat | Penugasan obrolan, tautan yang disempurnakan | Tidak ada CRM, hanya 1 telepon, peluncuran terbatas |
| API WhatsApp Business (dengan platform seperti ControlHippo) | UKM, usaha menengah & perusahaan | Tidak terbatas | Integrasi CRM, otomatisasi, perutean obrolan, analitik | Membutuhkan penyiapan melalui pihak ketiga, bukan plug-and-play |
WhatsApp Business Banyak Pengguna untuk Bisnis Mikro & Kecil via Aplikasi
Jika Anda adalah bisnis mikro atau kecil, Anda telah menggunakan beberapa akun WhatsApp Business. Ini adalah alat yang berguna untuk bisnis kecil. Anda bisa merespons pelanggan tanpa kerumitan sistem yang rumit. Dan, aplikasi ini memungkinkan akses dari lebih dari satu perangkat.
Dengan menggunakan Aplikasi WhatsApp Business standar, Anda bisa memilikinya:
- 1 ponsel sebagai perangkat utama Anda
- login multi-pengguna hingga empat perangkat, seperti desktop atau tablet
Itu adalah total 5 perangkat yang dapat Anda gunakan untuk menggunakan WhatsApp Business secara bersamaan sebagai fungsionalitas multi-perangkat.
Jika Anda ingin meningkatkan ke WhatsApp Business Premium, menautkan beberapa perangkat hingga 10 perangkat menjadi mudah. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada tim Anda karena Anda tidak perlu beralih ke versi API.
Jadi, untuk bisnis kecil yang ingin mendukung aplikasi WhatsApp Business gratis untuk beberapa pengguna, aplikasi ini merupakan titik awal yang baik, terutama jika Anda memiliki jumlah pelanggan yang dapat diterima.
Keterbatasan Aplikasi WhatsApp Business
Terlepas dari berbagai manfaat yang diberikannya, terdapat beberapa keterbatasan pada Aplikasi WhatsApp Business, termasuk:
- Dukungan Perangkat Terbatas: 5 perangkat dengan versi gratis, 10 dengan WhatsApp Business Premium menggunakan nomor telepon yang sama, namun masih belum cukup untuk tim yang lebih besar.
- Tidak ada Akses Berbasis Peran: Semua orang yang masuk ke akun melihat hal yang sama. Tidak ada kontrol Admin atau pemisahan agen.
- Tidak ada Kolaborasi Internal: Anda tidak dapat menetapkan obrolan, meninggalkan catatan, atau melihat siapa yang membalas.
- Otomatisasi Terbatas: Anda tidak akan dapat menetapkan obrolan secara otomatis, menentukan aturan perutean, atau menggunakan chatbot.
- Tidak ada Laporan atau Analisis: Anda tidak dapat melacak berapa banyak pesan yang ditangani oleh setiap agen, waktu respons mereka, atau data kinerja.
Jika Anda berkembang pesat atau benar-benar ingin mengelola layanan pelanggan Anda secara profesional, ini mungkin bukan pilihan terbaik untuk Anda.
Rampingkan Dukungan WhatsApp dengan Kotak Masuk Multi-Agen ControlHippo!
Berdayakan tim Anda untuk mengelola percakapan pelanggan secara efisien dari satu akun WhatsApp Business.
Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi WhatsApp Business Untuk Banyak Pengguna?
Meskipun begitu, jika Anda menggunakan aplikasi ini dan ingin menggunakannya untuk beberapa anggota tim, berikut ini cara melakukannya:
Langkah 1: Di ponsel Anda, buka WhatsApp Business dan buka pengaturan WhatsApp
Langkah 2: Pilih menu 3-titik ? Perangkat yang Ditautkan
Langkah 3: Pindai kode QR ponsel pendamping Apple/Android dengan ponsel utama Anda.
- Ponsel utama Android: Ketuk Perangkat yang ditautkan, lalu klik Tautkan perangkat.
- Telepon utama iPhone: Buka Pengaturan WhatsApp, lalu buka Perangkat yang Ditautkan, lalu klik Tautkan Perangkat
Kiat Cepat
- Melatih Staf Anda tentang Etiket
Gunakan label untuk menyortir obrolan, menyematkan percakapan yang penting, dan menjaga agar nada balasan tetap konsisten.
- Gunakan Balasan Cepat dan Salam
Atur balasan umum dan salam otomatis untuk efisiensi. Metode ini bekerja dengan baik jika Anda memiliki tim yang kecil dan terfokus. Cara ini tidak sempurna, namun dapat menyelesaikan pekerjaan untuk bisnis yang baru saja dimulai.
Premium memungkinkan Anda untuk menggunakan hingga 10 perangkat dan menawarkan fitur-fitur seperti penugasan obrolan dan alat yang lebih baik untuk web.
Namun masih terbatas:
- Hanya satu ponsel per akun.
- Tidak ada integrasi CRM.
- Belum tersedia secara luas.
WhatsApp Business Banyak Pengguna untuk UKM, Usaha Menengah & Perusahaan melalui API
Jika organisasi Anda memiliki lebih dari 5-10 anggota tim, melayani ratusan pelanggan setiap hari, atau Anda menginginkan identitas yang lebih korporat, inilah saatnya bagi tim pemasaran dan penjualan Anda untuk mulai menggunakan API WhatsApp Business.
API dirancang untuk menskalakan operasi Anda, tidak seperti aplikasi. Menurut Dokumentasi API WhatsApp Business resmi MetaAPI ini mendukung fitur-fitur canggih seperti otomatisasi, integrasi CRM, dan akses multi-pengguna.
Dengan API, Anda bisa:
- Memiliki jumlah pengguna WhatsApp Business yang tidak terbatas
- Tambahkan agen dari semua departemen ke organisasi Anda
- Mengintegrasikannya dengan CRM dan teknologi helpdesk
- Mengatur balasan otomatis & chatbot, dan aturan perutean
- Melihat statistik kinerja dan log percakapan historis
Tata letak ini optimal untuk perusahaan menengah dan besar yang ingin memiliki akses ke beberapa pengguna dengan WhatsApp Business sekaligus mengelola semuanya secara efisien dan terukur.
WhatsApp Multi Agen: Semua yang Perlu Anda KetahuiAPI WhatsApp Business: Untuk Tim & Perusahaan yang sedang berkembang
API WhatsApp Business adalah opsi yang paling terukur jika Anda adalah perusahaan berukuran UKM atau korporat. API ini menawarkan pengguna tak terbatas dan kemampuan tak terbatas, tetapi membutuhkan platform pihak ketiga tepercaya seperti ControlHippo untuk mengelolanya.
Apa yang Anda dapatkan:
- Manajemen Tim: Tambahkan pengguna sebanyak yang Anda inginkan, tetapkan peran dan izin, dan buat tim.
- Kotak Masuk Bersama: Kotak masuk tunggal di mana semua agen dapat melihat dan merespons pesan pelanggan...
- Perutean Cerdas: Secara otomatis menetapkan pesan ke agen yang tepat.
- Otomatisasi: Chatbot, petunjuk AI, balasan cepat.
- Integrasi CRM: Sinkronkan kontak, lacak obrolan, dan kelola prospek.
- Analisis: Laporan tentang waktu respons, pertanyaan pelanggan, aktivitas agen, dan volume obrolan.
- Keamanan: Enkripsi end-to-end, peran pengguna, dan izin akses.
Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Business dengan Banyak Pengguna Menggunakan API?
Untuk memulai dengan API, Anda diharuskan menggunakan Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp. Salah satu antarmuka terbaik dan paling sederhana untuk dipertimbangkan adalah ControlHippo. Ini akan membuat prosesnya lancar dan lebih mudah, bahkan jika Anda memiliki kemampuan teknis yang baik.
Berikut ini cara mengintegrasikan API WhatsApp Business dengan ControlHippo:
Langkah 1: Masuk ke aplikasi web ControlHippo dan buka halaman Saluran. Klik Memulai di bawah WhatsApp Business API.
Langkah 2: Tinjau instruksi dan klik Hubungkan. Terima persyaratannya, lalu masuk dengan kredensial Facebook Business Manager Anda.
Langkah 3: Lengkapi detail bisnis Anda, pilih akun Meta, dan verifikasi nomor WhatsApp Business Anda menggunakan kode 6 digit yang dikirimkan ke ponsel Anda.
Berikut ini cara mengundang pengguna ke ControlHippo:
Langkah 1: Masuk ke Akun ControlHippo Anda.
Langkah 2: Klik pengaturan dari bilah menu samping, kemudian klik pengguna.
Langkah 3: Klik tombol Tambah Pengguna di sudut kanan atas.
Langkah 4: Pada halaman baru, masukkan alamat email pengguna yang ingin Anda undang.
Catatan: Jika akun Anda telah memiliki nomor yang ditambahkan, satu nomor akan secara otomatis ditetapkan ke pengguna baru.
Langkah 5: Anda dapat mengubah atau mengalokasikan nomor yang berbeda untuk pengguna baru sebelum mengklik Kirim.
Langkah 6: Setelah mengirim, Anda akan melihat pesan sukses, dan status pengguna baru akan ditampilkan di sistem.
Dengan cara ini, Anda dapat mengelola beberapa akun WhatsApp Business dan peran tim secara efisien tanpa kebingungan.
- Menggunakan aplikasi gratis untuk tim besar menyebabkan kekacauan obrolan
- Tidak melatih staf tentang nada dan etika pesan
- Lupa mencadangkan obrolan ketika berganti nomor atau perangkat
- Memilih alat bantu pihak ketiga tanpa memeriksa status kemitraan Meta
Kesimpulan
Ada beberapa cara untuk mengelola WhatsApp for Business dengan banyak pengguna, baik Anda adalah perusahaan yang dikelola satu orang atau bagian dari perusahaan besar dengan tim yang berdedikasi. Solusinya tergantung pada berapa banyak orang yang akan membutuhkan akses dan seberapa rumit ekosistem komunikasi Anda.
- Jika Anda adalah tim kecil: Aplikasi WhatsApp Business mudah digunakan, murah, dan memungkinkan hingga 5 perangkat (atau 10 perangkat dengan Langganan Premium).
- Jika Anda adalah tim yang sedang berkembang atau besarAPI WhatsApp Business, terutama dengan menggunakan alat bantu seperti ControlHippo, platform layanan pelanggan terkemuka, menawarkan kontrol, otomatisasi, dan skalabilitas maksimum.
Pada akhirnya, pelanggan Anda memiliki satu motivasi: menerima balasan yang cepat dan bermanfaat. Apakah Anda menggunakan aplikasi sederhana atau API yang kuat, pastikan bahwa implementasi Anda memungkinkan tim Anda untuk mendukung pelanggan Anda dengan cara terbaik.
Diperbaharui: 18 Mei 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.