WhatsApp, sebagai salah satu platform komunikasi terpopuler di dunia, telah mengubah cara bisnis berinteraksi dengan pelanggannya. Namun, mengelola volume interaksi pelanggan yang tinggi bukanlah hal yang mudah, terutama bagi tim yang sedang berkembang.
Di sinilah bisnis membutuhkan WhatsApp Multi Agent, solusi yang memungkinkan beberapa agen mengelola percakapan WhatsApp secara efisien di bawah satu akun.
Dalam blog ini, kita akan membahas konsep WhatsApp Multi Agent, cara kerjanya, manfaatnya, dan penerapannya di berbagai bisnis dengan berbagai ukuran.
Untuk mengelola obrolan WhatsApp secara efisien dengan beberapa agen, mulailah dengan mengintegrasikan alat terpusat seperti ControlHippo. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk menyederhanakan komunikasi, mengotomatiskan respons untuk pertanyaan umum, dan menugaskan obrolan ke agen yang tepat.
Apa yang dimaksud dengan WhatsApp Multi Agent?
WhatsApp Multi Agent mengacu pada kemampuan menangani beberapa obrolan secara bersamaan oleh agen yang berbeda dalam satu akun WhatsApp Business. Pengaturan ini memastikan komunikasi yang lancar, menghilangkan penundaan respons, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Menggunakan sistem WhatsApp multi-agen memungkinkan bisnis untuk meningkatkan tim dukungan pelanggan mereka sambil mempertahankan platform komunikasi terpadu. Setiap agen dapat menangani pertanyaan spesifik, memastikan resolusi yang lebih cepat dan layanan pelanggan yang dipersonalisasi.
Mengatur Rekening Bersama untuk Beberapa Agen
Menyiapkan WhatsApp untuk mendukung beberapa agen sangat mudah namun memerlukan alat bantu khusus. Berikut adalah cara Anda dapat memulai:
1. Tingkatkan ke API WhatsApp Business
API WhatsApp Business sangat penting untuk mengaktifkan fungsionalitas multi-agen. Tidak seperti aplikasi WhatsApp Business standar, API memungkinkan beberapa pengguna untuk mengakses akun secara bersamaan.
2. Mengintegrasikan CRM atau Dasbor Pihak Ketiga
Alat-alat seperti Zendesk, Twilio, atau WATI dapat membantu mengelola beberapa interaksi obrolan WhatsApp dengan lancar. Platform-platform ini memungkinkan fitur perutean obrolan, analisis, dan manajemen tim.
3. Menetapkan Agen dan Peran
Setelah terintegrasi, tetapkan peran untuk agen Anda. Gunakan tag atau filter untuk mengarahkan pesan ke anggota tim yang tepat berdasarkan keahlian atau ketersediaan.
4. Aktifkan Riwayat dan Pelacakan Obrolan
Pastikan alat yang Anda pilih mendukung pelacakan dan riwayat obrolan sehingga agen dapat memberikan tanggapan yang tepat tanpa mengajukan pertanyaan yang berlebihan.
5. Menguji Penyiapan
Sebelum ditayangkan, uji pengaturan Anda untuk memastikan pengalaman yang lancar bagi tim dan pelanggan Anda.
: RCS Vs WhatsApp - Mana yang Terbaik untuk Perpesanan Bisnis?WhatsApp Multi Agen untuk Berbagai Ukuran Bisnis
Fleksibilitas dari WhatsApp multi-agen membuatnya cocok untuk bisnis dengan berbagai skala. Berikut ini adalah penerapannya di berbagai skala:
1. Usaha Kecil
Untuk bisnis kecil, fitur WhatsApp Business Multi Agent dapat menjembatani kesenjangan antara sumber daya yang terbatas dan permintaan pelanggan yang terus meningkat. Bahkan tim yang terdiri dari 2-5 agen dapat memberikan layanan yang luar biasa dengan berbagi tanggung jawab.
2. Perusahaan Menengah
Perusahaan skala menengah sering kali menghadapi volume pertanyaan yang lebih besar. Sistem WhatsApp multi-agen memastikan bahwa pertanyaan pelanggan dialihkan ke departemen yang tepat, sehingga mengurangi waktu penyelesaian.
3. Perusahaan Besar
Perusahaan yang mengelola ribuan pertanyaan setiap hari membutuhkan solusi yang kuat. Sistem WhatsApp Multiagent dapat berintegrasi dengan CRM yang canggih untuk menangani interaksi bervolume tinggi sekaligus menyediakan analisis untuk meningkatkan strategi layanan.
Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Business dengan Beberapa Agen Sekaligus?
Memanfaatkan WhatsApp Business Multiple Agents membutuhkan perencanaan strategis dan alat yang tepat. Berikut adalah panduan singkatnya:
1. Pilih Mitra Integrasi yang Tepat
Carilah penyedia yang menawarkan kemampuan multi-agen yang kuat dan selaras dengan tujuan bisnis Anda. Fitur-fitur utama yang perlu diprioritaskan termasuk otomatisasi pesan, yang memastikan respons cepat terhadap pertanyaan umum; perutean obrolan, yang memberikan pesan ke agen yang paling sesuai; dan alat analisis untuk melacak kinerja dan perilaku pelanggan.
Mitra yang tepat akan menyediakan antarmuka yang mudah digunakan, integrasi tanpa batas dengan sistem yang ada, dan dukungan berkelanjutan untuk memastikan kelancaran operasional.
2. Memusatkan Manajemen Obrolan
Menggunakan dasbor terpusat sangat penting untuk mengelola beberapa interaksi obrolan WhatsApp secara efektif. Sistem yang terpusat memungkinkan semua agen untuk mengakses dan memantau percakapan secara real time, sehingga memastikan semua orang mendapatkan informasi yang sama. Hal ini tidak hanya mencegah upaya duplikasi tetapi juga memungkinkan agen untuk melihat riwayat interaksi pelanggan secara lengkap, sehingga mereka dapat memberikan tanggapan yang tepat dan personal.
3. Menerapkan Otomatisasi Obrolan
Otomatisasi obrolan adalah pengubah permainan untuk bisnis yang berurusan dengan interaksi pelanggan dalam jumlah besar. Dengan mengotomatiskan respons terhadap pertanyaan yang sering diajukan, bisnis dapat memastikan jawaban cepat untuk pertanyaan umum, seperti jam kerja, harga, atau pelacakan pesanan.
Hal ini memungkinkan agen untuk fokus pada interaksi yang lebih kompleks dan personal, meningkatkan efisiensi dan mengurangi beban kerja. Alat bantu otomatisasi obrolan modern juga dapat memberikan respons proaktif, seperti tindak lanjut atau pembaruan, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan.
4. Memantau Metrik Kinerja
Melacak metrik kinerja sangat penting untuk mengoptimalkan sistem WhatsApp multi-agen Anda. Alat bantu analisis dapat memberikan wawasan yang berharga tentang kinerja agen, waktu respons, tingkat resolusi, dan tingkat kepuasan pelanggan. Dengan meninjau data ini secara teratur, bisnis dapat mengidentifikasi kekuatan dan mengatasi kelemahan dalam proses dukungan mereka. Misalnya, jika waktu respons lambat, pelatihan tambahan atau penyesuaian staf mungkin diperlukan.
: Bagaimana cara membuat jajak pendapat di WhatsApp?Bagaimana Cara Mengelola Obrolan WhatsApp dengan ControlHippo?
Mengelola obrolan WhatsApp dengan ControlHippo adalah proses yang sederhana dan efisien yang membantu tim penjualan memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi dan menutup lebih banyak transaksi. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk memanfaatkan platform ini secara maksimal:
1. Integrasikan WhatsApp dengan ControlHippo
Mulailah dengan menghubungkan akun WhatsApp Business Anda menggunakan fitur integrasi omnichannel ControlHippo. Cukup ikuti petunjuk penyiapan untuk mengautentikasi dan menyinkronkan akun Anda dengan dasbor ControlHippo. Setelah terintegrasi, tim penjualan Anda dapat mengelola semua interaksi pelanggan dari satu tempat.
2. Kotak Masuk Terpusat untuk Semua Percakapan
Akses setiap pertanyaan pelanggan dalam kotak masuk terpadu. ControlHippo memungkinkan Anda untuk memfilter dan mengatur obrolan WhatsApp berdasarkan prioritas, tag, atau tahapan penjualan. Hal ini memastikan tim Anda tetap terorganisir dan dapat fokus pada hal yang paling penting: mengubah prospek menjadi pelanggan.
3. Kolaborasi Tim Tanpa Batas
Tetapkan obrolan ke anggota tim tertentu untuk tindak lanjut yang dipersonalisasi. Perlu berbagi konteks? Tambahkan catatan internal ke percakapan, sehingga tim Anda dapat bekerja sama dengan mudah. Kolaborasi yang efisien ini membuat komunikasi tetap konsisten dan profesional.
4. Mengotomatiskan Respons Umum
Hemat waktu dengan menyiapkan balasan otomatis untuk pertanyaan yang sering diajukan menggunakan templat WhatsApp. Selain itu, otomatisasi alur kerja ControlHippo bisa menangani tindak lanjut, mengirim pembaruan produk, atau menjadwalkan pengingat janji temu-semuanya tanpa upaya manual.
5. Melacak Keterlibatan Pelanggan
Pahami pelanggan Anda dengan lebih baik dengan riwayat percakapan yang terperinci. ControlHippo melacak waktu respons dan metrik kepuasan, membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memberikan pengalaman layanan terbaik.
6. Gunakan Wawasan Berbasis Data
Manfaatkan analitik ControlHippo untuk mengukur efektivitas kampanye penjualan WhatsApp Anda. Temukan tren, tentukan strategi yang berhasil, dan sesuaikan pendekatan Anda untuk meningkatkan tingkat konversi prospek.
7. Penjangkauan Pelanggan yang Dipersonalisasi
Buat pesan yang disesuaikan untuk prospek dan pelanggan yang sudah ada berdasarkan interaksi sebelumnya. ControlHippo juga mendukung pesan multimedia, memungkinkan Anda untuk berbagi gambar, video, dan dokumen untuk membuat percakapan menjadi lebih menarik.
Dengan menggabungkan jangkauan WhatsApp dengan alat ControlHippo, tim penjualan Anda dapat menyederhanakan komunikasi, memperkuat hubungan dengan pelanggan, dan memaksimalkan hasil penjualan. Dengan segala sesuatu yang dikelola di satu tempat, Anda dapat tetap terorganisir dan memberikan layanan yang luar biasa dengan mudah.
: Alternatif WhatsApp Business TerbaikMengelola Obrolan WhatsApp dengan ControlHippo: Solusi Omnichannel Terbaik
ControlHippo berfungsi sebagai platform komunikasi omnichannel yang komprehensif, memungkinkan tim layanan pelanggan untuk mengintegrasikan dan mengelola beberapa nomor WhatsApp dengan lancar. Dengan fitur-fiturnya yang tangguh, tim dapat secara efisien menangani obrolan pelanggan dalam satu antarmuka terpusat.
Fitur-fitur Utama untuk Manajemen Obrolan WhatsApp:
- Platform Terpadu: ControlHippo mengkonsolidasikan semua interaksi WhatsApp, memungkinkan tim untuk mengelola percakapan dari berbagai nomor dalam satu dasbor.
- Tanggapan Otomatis: Memanfaatkan fungsionalitas balasan otomatis untuk menjawab pertanyaan umum secara instan, memastikan keterlibatan pelanggan yang cepat.
- Penugasan Obrolan: Menetapkan obrolan berdasarkan urgensi atau jenis pertanyaan, memastikan resolusi yang diprioritaskan dan efisien.
- Akses Riwayat Obrolan: Pertahankan konteks dengan melihat riwayat obrolan lengkap untuk tanggapan yang dipersonalisasi dan efektif.
Dukungan yang Ditingkatkan
Chatbot AI ControlHippo membawa layanan pelanggan ke tingkat berikutnya. Dengan menambahkan informasi perusahaan Anda ke basis pengetahuan chatbot, AI dapat menyarankan respons yang disesuaikan untuk agen layanan pelanggan. Hal ini meminimalkan waktu respons dan menyederhanakan interaksi yang rumit, sehingga pekerjaan tim menjadi lebih mudah dikelola dan efektif.
ControlHippo memberdayakan tim layanan pelanggan untuk memberikan dukungan yang luar biasa melalui integrasi tanpa batas, otomatisasi cerdas, dan wawasan berbasis AI, untuk memastikan pengalaman pelanggan yang unggul.
Kesimpulan
ControlHippo adalah platform komunikasi omnichannel yang kuat yang menyederhanakan manajemen obrolan WhatsApp untuk tim layanan pelanggan. Dengan memusatkan beberapa nomor WhatsApp, mengotomatiskan tanggapan, memprioritaskan obrolan, dan menyediakan akses riwayat obrolan, aplikasi ini memastikan alur kerja yang efisien dan efisien.
Dengan ControlHippo, bisnis dapat membuat layanan pelanggan mereka lebih efisien, meningkatkan produktivitas tim, dan membina hubungan pelanggan yang lebih kuat, menjadikannya alat yang penting untuk manajemen komunikasi modern.
Diperbarui : 16 Desember 2024
Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.