Gute Beziehungen zu Klienten, Kunden und Mitarbeitern hängen von einer effektiven Kommunikation ab. 77% der B2B-Käufer bevorzugen E-Mail für den Kontakt.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, sofort zu antworten, bestätigt eine automatische E-Mail-Antwort den Empfang einer Nachricht und enthält wichtige Details. Wenn Sie auf einer Reise sind, beruflich unterwegs oder anderweitig beschäftigt sind, sind diese Antworten sehr praktisch.
Schlecht geschriebene automatische Antworten können jedoch hart oder roboterhaft wirken. Dieser Artikel hilft Ihnen, gut formulierte automatische E-Mail-Antworten zu verfassen, indem er Beispiele und Ratschläge für eine Reihe von Szenarien liefert.
Wenn Sie automatische E-Mail-Antworten einrichten, sollten Sie die Nachrichten so gestalten, dass sie den Ton und die Werte Ihrer Marke widerspiegeln. Sorgen Sie für Klarheit, indem Sie wichtige Details wie Ihr Rückgabedatum und alternative Kontakte für dringende Angelegenheiten angeben.
Was ist eine automatisierte E-Mail-Antwort?
Eine automatische E-Mail-Antwort, die auch als Abwesenheitsnachricht bezeichnet wird, ist eine vorformulierte Antwort, die den Absender über Ihre Abwesenheit informiert.
Automatische Antwortnachrichten können so einfach sein wie die Benachrichtigung über eine bevorstehende Abwesenheit oder so umfangreich wie die Bereitstellung von Notfallprotokollen oder anderen Kontakten. Es handelt sich um automatische Antworten auf E-Mails, die über ein Webformular oder die Supportadresse des Unternehmens gesendet werden. Sie enthalten Informationen über die Arbeitszeiten des Teams und die erwarteten Antwortzeiten.
Während einige Unternehmen umfassende E-Mail-Vorlagen für automatische Antworten mit vielen Informationen verwenden, nutzen andere kurze Antworten.
Automatische E-Mail-Antworten: Warum und wann brauchen wir sie?
Eine schnelle Antwort auf eingehende Nachrichten zeugt von Aufrichtigkeit, vor allem, wenn Sie versuchen, Kunden zu beeindrucken. Oft verhindern jedoch private oder andere Verpflichtungen, dass Sie sofort antworten können. In solchen Situationen ist es wichtig, eine verständliche und prägnante E-Mail zu verfassen.
Die Kenntnis von Beispielen für automatisierte E-Mail-Antworten ist wichtig, um Verzögerungen bei der Beantwortung zu vermeiden. Um Frustration zu vermeiden, legen sie Erwartungen fest, benachrichtigen Absender über ihre Erreichbarkeit und bestätigen den Empfang von Nachrichten.
Es gibt einige häufige Szenarien, in denen Benutzer automatische Antwort-E-Mails verwenden können. Dazu gehören:
- Geschäftsreisen: Informieren Sie die Empfänger über bevorstehende Konferenzen, Sitzungen oder Geschäftsreisen. Geben Sie bei Bedarf einen Ersatzkontakt an.
- Überwältigende Arbeitsbelastung: Wenn Sie viel zu tun haben, bestätigen Sie E-Mails und lassen Sie sie wissen, wann Sie antworten können.
- Urlaub/Freizeit: Teilen Sie Ihren Gesprächspartnern mit, dass Sie nicht verfügbar sind und wann sie mit einer Antwort rechnen können.
- E-Mail Adresse Änderungen: Verwenden Sie automatische Antworten auf Ihre alte Adresse, um Ihre Kontakte über Ihre neue Adresse zu informieren.
- Notfall/unerwartete Abwesenheit: Benachrichtigen Sie die Absender über einen Notfall oder eine unerwartete Abwesenheit, zusammen mit Ihrem voraussichtlichen Rückkehrdatum und anderen Kontakten.
- Prüfung/Wartung: Informieren Sie die Benutzer, wenn das System getestet oder gewartet wird und wann der reguläre Betrieb wieder aufgenommen werden soll.
- Reduzierte Arbeitszeiten: Um die Erwartungen an die Antwortzeiten festzulegen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter wissen lassen, wann Sie Ihre E-Mails abrufen.
Eine Autoresponder-E-Mail-Nachricht sollte einmal gesendet werden, wenn ein Kunde zum ersten Mal mit Ihrem Team Kontakt aufnimmt, aber nicht für jede weitere Antwort, es sei denn, es gab eine erhebliche Verzögerung. Wenn Sie sich nicht immer auf automatische Antworten verlassen können, sollten Sie darüber nachdenken, diese zu nutzen, um die Erwartungen der Kunden in Zeiten zu steuern, in denen die Antwortzeiten schwanken können, z. B. an Feiertagen.
Eine schnelle automatische Antwort ist hilfreich, es sei denn, Sie haben eine fast sofortige Antwortzeit. Sie steigert die Kundenzufriedenheit, bestätigt den Eingang von Anfragen und bietet nützliche Details.
: Wie richtet man die automatische Antwort im Facebook Messenger ein? KurzanleitungWas sollte in Ihrer automatischen Antwort-E-Mail enthalten sein?
Eine gut formulierte Abwesenheitsnachricht (OOO) sollte informativ und dennoch prägnant sein, damit sich der Absender bis zu Ihrer Rückkehr anerkannt und informiert fühlt. Hier sind die wichtigsten Elemente, die Sie in Ihre automatische Antwortnachricht aufnehmen sollten:
1. Grund für die Abwesenheit: Sie müssen zwar keine detaillierten Gründe angeben, aber eine kurze Erwähnung des Grundes Ihrer Abwesenheit kann eine persönliche Note verleihen. Wenn Sie angeben, ob Sie im Urlaub, krank oder an einem Feiertag sind, können Sie Erwartungen an Ihre Verfügbarkeit wecken.
2. Dauer der Abwesenheit: Geben Sie klar an, wann Sie abwesend sein werden und wann Sie voraussichtlich zurückkehren. Dadurch werden wiederholte Nachfragen vermieden und die Ansprechpartner wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.
3. Kontaktperson: Geben Sie für dringende Angelegenheiten die Kontaktdaten eines Kollegen an, der in Ihrer Abwesenheit helfen kann. Informieren Sie diese Person unbedingt und versorgen Sie sie mit allen notwendigen Informationen.
4. Telefonnummer: Wenn Sie bereit sind, während Ihrer Abwesenheit auf dringende Anfragen zu reagieren, sollten Sie Ihre Telefonnummer für Notfälle weitergeben.
Steigern Sie Ihre Effizienz mit ControlHippo's automatisierter E-Mail-Antwort!
Sparen Sie Zeit, verbessern Sie den Kundensupport, und sorgen Sie für rechtzeitige Antworten mit intelligenter E-Mail-Automatisierung.
Tipps: Do's und Don'ts der automatischen E-Mail-Antwort
Es kann einige Versuche erfordern, um die ideale Abwesenheitsnachricht zu erstellen, aber die Einhaltung bestimmter Regeln kann ihren Wert und ihre Leistung erheblich steigern. Schauen wir mal.
Do's der automatisierten E-Mail-Antworten
1. Klare Erwartungen stellen
Wenn Sie eine automatische E-Mail-Antwort konfigurieren, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Abwesenheit zusammen mit der voraussichtlichen Zeit Ihrer Rückkehr und Antwort angeben. Das verringert die Frustration und hilft bei der Steuerung der Kundenerwartungen.
2. Angabe von Ersatzkontakten
Geben Sie weitere Kontaktinformationen für Notfälle an. So ist gewährleistet, dass wichtige Angelegenheiten so schnell wie möglich geklärt werden können, auch wenn Sie nicht anwesend sind, was zur Freude der Kunden oder Mitarbeiter beiträgt.
3. Rechtzeitiges Follow-up
Beantworten Sie E-Mails, die Sie verpasst haben, vorrangig, sobald Sie zurück sind. Das zeugt von Zuverlässigkeit und garantiert, dass alle offenen Probleme schnell gelöst werden, damit sie nicht noch schlimmer werden.
4. Testen Sie die Automatisierung
Vergewissern Sie sich, dass Ihre automatische Antwort korrekt und effektiv ist, bevor Sie sie einschalten. So lassen sich Fehler vermeiden, die zu Verwirrung oder verpassten Mitteilungen führen könnten, z. B. die Verwendung eines falschen Datums oder falscher Kontaktinformationen.
5. Personalisieren Sie, wann immer es möglich ist
Wenn Ihr E-Mail-System es zulässt, können Sie den Namen des Empfängers und andere Informationen, wie z. B. seine Anfrage oder Frage, verwenden, um Ihre automatischen Antworten individueller zu gestalten. Diese menschliche Note kann die Reaktion und das Engagement verbessern.
6. Aktualisierung nach Bedarf
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre automatischen Antworten ständig, um Änderungen Ihrer Kontaktdaten, Arbeitszeiten oder Verfügbarkeit zu berücksichtigen. Wenn Sie diese Daten auf dem neuesten Stand halten, ist gewährleistet, dass die Empfänger relevante und genaue Daten erhalten.
: Wie richtet man automatische Antwort-DMs auf Instagram ein?Tipps und Tricks für automatisierte E-Mail-Antworten
1. Überlastung mit Details
Vermeiden Sie unnötige Informationen. Achten Sie darauf, dass die Nachricht klar und prägnant ist, und konzentrieren Sie sich darauf, nur die wichtigsten Angaben zu machen, z. B. die Daten Ihrer Abwesenheit und alternative Kontakte.
2. Vernachlässigung rechtzeitiger Folgemaßnahmen
Sie riskieren, Gelegenheiten zu verpassen oder unzureichende Antworten zu erhalten, wenn Sie E-Mails, die während Ihrer Abwesenheit eingegangen sind, nicht rasch bearbeiten. Kümmern Sie sich vorrangig um ungelöste Angelegenheiten, sobald Sie zurück sind, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
3. Vergessen, automatische Antworten zu deaktivieren
Vergessen Sie nicht, Ihre automatische Antwort abzuschalten, sobald Sie zurück sind und direkt antworten können. Andernfalls könnten die Empfänger verwirrt sein und sinnlose automatische Antworten erhalten.
4. Komplexe Sprache verwenden
Verfassen Sie klare, prägnante Texte in Ihren automatischen Nachrichten. Verzichten Sie auf Jargon oder extrem technische Begriffe, die die Leser verwirren könnten, damit Ihre Nachricht klar und deutlich verstanden wird.
5. Spammige Sprache verwenden
Verwenden Sie keine Wörter oder Strategien, die Spam-Filter auslösen könnten. Verwenden Sie in Ihren automatischen Antworten nicht viel Interpunktion und machen Sie keine großartigen Aussagen, sondern halten Sie sie professionell und informativ.
: WhatsApp Auto Reply Beispiele: Wie man es einrichtet?5 Beispiele für automatisierte E-Mail-Antworten
Ton und Inhalt dieser Beispiele für automatische E-Mail-Antworten sind sehr unterschiedlich. Auch wenn sich nicht alle genau an die zuvor beschriebenen Regeln halten, gibt es doch genug Abwechslung unter ihnen, so dass Sie ein Beispiel auswählen können, das zu dem Ton und der Strategie passt, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden möchten.
Beispiel 1: E-Mail außerhalb des Büros
Thema: Nicht im Amt
Hallo,
Ich bin heute, [Datum], wegen einer dringenden Angelegenheit, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert, nicht verfügbar und kann nicht auf meine E-Mail zugreifen. Ich werde mich morgen wieder melden und bedauere jegliche Unannehmlichkeiten, die dadurch entstehen könnten.
In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name und Kontaktdaten des Kollegen], der Ihnen umgehend weiterhelfen kann.
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel 2: E-Mail-Anfrage
Betreff: Anfrage für [Produkt/Dienstleistung/Thema]
Hallo [Name des Kunden],
Wir freuen uns, dass Sie sich an uns wenden. Ihre Anfrage ist bei uns eingegangen und wird derzeit von unserem engagierten Team geprüft.
Bitte geben Sie uns [geschätzte Antwortzeit, z. B. 24 bis 48 Stunden] Zeit, um sicherzustellen, dass wir Ihr Anliegen lösen können. Bitte antworten Sie auf diese E-Mail mit allen zusätzlichen Details, die uns helfen können, Ihr Anliegen besser zu verstehen.
Wir sind dankbar, dass Sie [Name Ihres Unternehmens] als Ihren Lieferanten für [Produkt/Dienstleistung/Thema] gewählt haben.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]
[Ihre Position]
[Name Ihres Unternehmens]
Beispiel 3: Stellenbewerbungen
Betreff: Empfangsbestätigung für Ihre Stellenbewerbung
Vielen Dank für Ihr Interesse an [Name des Unternehmens]. Diese Nachricht ist eine automatische Bestätigung, dass wir Ihre Bewerbung für die Stelle [Stellenbezeichnung] erhalten haben.
Wir danken Ihnen für die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Unser Einstellungsteam wird Ihre Bewerbung prüfen. Wenn Ihre Zeugnisse unseren Anforderungen entsprechen, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit dem Einstellungsprozess fortzufahren.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aufgrund der hohen Anzahl der eingehenden Bewerbungen nicht immer individuell auf Sie eingehen können. Seien Sie jedoch versichert, dass Ihre Bewerbung geschätzt wird und wir sie sorgfältig prüfen werden.
Vielen Dank, dass Sie eine Karriere bei [Name des Unternehmens] in Betracht ziehen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Stellensuche.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name des Unternehmens]
Beispiel 4: Warn-/Erinnerungs-E-Mails
Betreff: Wichtiges Konto-Update - [Kurzbeschreibung]
Hallo [Name des Kunden],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie in guter Stimmung. Wir wenden uns an Sie, um Sie über eine wichtige Entwicklung in Bezug auf Ihr [Name Ihres Unternehmens] Konto zu informieren.
Details zur Kontoaktualisierung:
Beschreibung: [Kurze Beschreibung der Aktualisierung]
Datum des Inkrafttretens: [Der Tag, an dem die Aktualisierung wirksam wird]
Erforderliche Maßnahmen: [Falls zutreffend, führen Sie alle Aktivitäten auf, die der Kunde durchführen muss]
Für weitere Fragen oder zusätzliche Details wenden Sie sich bitte an unser erfahrenes Support-Team unter [Support-E-Mail oder Telefonnummer].
Wir wissen es zu schätzen, dass Sie [Name Ihres Unternehmens] als wertvollen Partner betrachten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Firmenname]
Beispiel 5: Geplante Ausfallzeit
Betreff: Benachrichtigung über planmäßige Systemwartung
Hallo [Name],
Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Wir schätzen Ihre Anfrage und bedauern die entstandenen Unannehmlichkeiten. Zurzeit führen wir planmäßige Wartungsarbeiten durch, um unsere Systeme zu verbessern.
Unsere Website und unsere Dienste werden vorübergehend nicht verfügbar sein. Die Wartungsarbeiten sind für den Zeitraum von [Startdatum und -zeit] bis [Enddatum und -zeit] geplant. Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesen Zeiten um ungefähre Angaben handelt und wir bestrebt sind, die Wartungsarbeiten zeitnah abzuschließen.
Bitte rufen Sie unser Support-Team unter [Notruf-Telefonnummer] oder [Notruf-E-Mail] an, wenn Sie sofortige Hilfe benötigen. Sie stehen Ihnen während dieser Zeit gerne zur Verfügung.
Wir bedauern die entstandenen Unannehmlichkeiten aufrichtig und schätzen Ihre Geduld, während wir daran arbeiten, unsere Dienste zu verbessern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]
[Ihre Rolle]
[Name des Unternehmens]
Automatisierte Antwort-E-Mails mit ControlHippo versenden
Das Verfassen automatisierter E-Mail-Antworten ist eine wichtige Kommunikationsfähigkeit. Mit den Tipps und Beispielen für automatisierte E-Mail-Antworten im Kundenservice können Sie automatische Antworten erstellen, die eingehende E-Mails effizient bestätigen und klare Erwartungen sowohl an interne Teams als auch an externe Kontakte stellen.
Mit ControlHippo für automatisierte E-Mail-Antworten können Unternehmen viele E-Mail-Konten mit gemeinsamem Posteingang einfach verwalten. ControlHippo garantiert eine schnelle und zuverlässige Kommunikation über eine Vielzahl von E-Mail-Kanälen durch die Automatisierung von Antworten. Das spart nicht nur Zeit für das Kundenservice-Team, sondern verbessert auch die Produktivität bei der Beantwortung von Kundenfragen und der schnellen Lösung von Problemen.
: Beste Praktiken und Tipps zur E-Mail-VerwaltungHäufig gestellte Fragen
Eine gute automatisierte E-Mail-Antwort ist klar, prägnant und zeitnah, bestätigt den Empfang, legt die Erwartungen für Folgemaßnahmen fest und bietet alternative Kontaktmöglichkeiten für dringende Angelegenheiten, was die Kundenerfahrung und Effizienz verbessert.
Beispiele für automatische Mailbox-Antworten sind: Wir haben Ihre E-Mail erhalten und werden Ihnen umgehend antworten. Wir haben Ihre Support-Anfrage zur Kenntnis genommen. Wir freuen uns über Ihr Feedback und werden Ihnen bald antworten.
Zu den gängigen automatisierten E-Mails gehören Begrüßungsnachrichten, Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, Zahlungsbestätigungen, Terminerinnerungen und Feedback-Anfragen. Diese E-Mails rationalisieren die Kommunikation und verbessern die Kundenerfahrung effizient.
Aktualisiert : 17. März 2025
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.