Glauben Sie, dass E-Mail-Marketing nicht mehr funktioniert? Denken Sie anders!
E-Mail-Marketing generiert weltweit einen Umsatz von 9,7 Milliarden USD. Deshalb brauchen Teams heute einen gemeinsamen Posteingang, um die Kommunikation zu erleichtern und sicherzustellen, dass keine Nachricht unbeantwortet bleibt.
Während der gemeinsame Posteingang weithin akzeptiert ist, gibt es drei Möglichkeiten, Posteingänge zu verwalten: die Verteilerliste, die gemeinsame Mailbox und der gemeinsame Posteingang. Alle drei verbessern die Kommunikation im Team, funktionieren aber nach unterschiedlichen Mechanismen. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es wichtig, den Unterschied zwischen den drei Möglichkeiten zu kennen.
In diesem Leitfaden wird alles über das gemeinsame Postfach, die Verteilerliste und den gemeinsamen Posteingang erklärt. Lassen Sie uns tiefer eintauchen!
Was sind Verteilerlisten?
Eine E-Mail-Verteilerliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen, die einer gemeinsamen E-Mail-ID zugeordnet sind. Jede an die Adresse dieser Liste gerichtete E-Mail wird automatisch an alle in dieser Liste enthaltenen E-Mail-Adressen weitergeleitet.
Dies vereinfacht die Kommunikation mit mehreren Personen auf einmal erheblich. Mitglieder können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Verkauf ankündigt, kann es eine E-Mail-Verteilergruppe mit allen E-Mail-Konten der Kunden erstellen. Wenn eine E-Mail an diese Verteilerliste gesendet wird, erhalten mehrere Benutzer gleichzeitig eine E-Mail, anstatt alle manuell mit einer Kopie zu versehen.
Wann sollten Sie eine Verteilerliste verwenden?
Verteilerlisten eignen sich am besten, wenn Sie keine Konversation benötigen (oder wünschen). Sie eignen sich z. B. für die Benachrichtigung über Serviceausfälle und die Erstellung von Newslettern. Sie können auch Personen kontaktieren, die regelmäßig über Ihre Marke informiert werden möchten. Unternehmensinterne Aktualisierungen oder Protokolle von Ausschusssitzungen würden ebenfalls gut in diese Kategorie passen.
Sie können zwar Verteilerlisten in persönlichen E-Mail-Anbietern wie Google Mail oder Outlook erstellen, aber ein Marketing-Tool kann die Listen segmentieren und sie noch leistungsfähiger machen.
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Verteilerlisten bieten eine einfache Möglichkeit, sich schnell zu vernetzen, was ideal für Organisationen ist, die an einer schnellen und umfassenden Informationsverbreitung interessiert sind. Sie eignen sich auch am besten für Teams, die auf einfache Weise Informationen verbreiten möchten, ohne viel Zusammenarbeit zu benötigen.
Hier sind einige Vorteile von Verteilerlisten:
1. Einfaches Einrichten
E-Mail-Verteilerlisten sind einfach und schnell zu erstellen. Sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen, ohne dass Sie über umfangreiche technische Kenntnisse verfügen. Diese Methode eignet sich am besten für kleine Organisationen oder Gruppen, in denen der Informationsfluss für schnelle Aktualisierungen reibungslos funktionieren muss.
Unternehmen können auf einfache Weise einen Kundenverteiler erstellen und diesen bei jeder Ankündigung versenden. So wird sichergestellt, dass die neuesten Nachrichten alle Eltern gleichzeitig erreichen.
2. Schnelles Übertragen
Mit Verteilerlisten können Sie E-Mails gleichzeitig an mehrere Personen senden, was für die Ankündigung von allgemeinen Informationen oder Newslettern sehr effizient ist. Ein Unternehmen kann damit zum Beispiel eine E-Mail an alle senden, um Meetings und Richtlinienänderungen anzukündigen,
3. Keine zusätzlichen Genehmigungen
Jedes Mitglied der Verteilerliste erhält E-Mails ohne besonderen Zugang. Eine Organisation kann auch Nachrichten oder regelmäßige Updates an ihre Kunden oder Mitarbeiter senden, ohne dass sich jemand in ein spezielles Konto einloggen muss.
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Nachteile von Verteilerlisten
Verteilerlisten eignen sich zwar hervorragend für die Verbreitung von Informationen, doch fehlt es ihnen an Zusammenarbeit und Organisation. Diese Listen eignen sich zwar hervorragend für die Verbreitung von Informationen, aber es mangelt ihnen an Zusammenarbeit und Organisation der Gespräche. Diese Einschränkungen werden am deutlichsten, wenn es um Teamkoordination oder komplizierte, mehrstufige Diskussionen geht.
Im Folgenden werden einige Nachteile von Verteilerlisten genannt:
1. Keine zentralisierte Speicherung
E-Mails, die über eine Verteilerliste verschickt werden, werden an alle Adressen der einzelnen Empfänger gesendet. Dies macht es sehr schwierig, Antworten zu verfolgen und Unterhaltungen kollektiv zu verwalten. Ein Projektleiter kann zum Beispiel über eine Verteilerliste Aktualisierungen an das Team senden. Wenn jedoch ein Teammitglied antwortet, geht die Antwort an den Posteingang des Projektleiters und nicht an das gesamte Team. Eine solche Situation kann zu Missverständnissen und zum Verlust des Kontextes führen.
2. E-Mails können nicht als Liste versendet werden
Die Mitglieder können keine E-Mails von der Adresse der Verteilerliste selbst senden; die Antworten werden von ihren persönlichen E-Mail-Adressen verschickt. Dies kann zu Verwirrung und fragmentierter Kommunikation führen.
Eine gemeinsame Mailbox ermöglicht es mehreren Personen, E-Mails von einer einzigen Adresse aus zu senden und zu empfangen. Dies ist z. B. für Unternehmen nützlich, die sich die Beantwortung von Kundenanfragen teilen müssen.
Bei einer Verteilerliste würden Sie Informationen per E-Mail an einzelne Teammitglieder senden und könnten keine Fragen zwischen mehreren Personen klären. Einzelne Benutzer könnten auf eine E-Mail mit einem gemeinsamen Postfach antworten, so dass mehrere Teammitglieder mit vollem Zugriff auf das gemeinsame Postfach diese Antworten sehen können.
Es gibt verschiedene Methoden zur Einrichtung eines gemeinsamen Postfachs. Einige Unternehmen verwenden ein Mailing-Kontosystem über Google oder Outlook, bei dem sich jeder mit einem einzigen Benutzernamen und Passwort anmelden kann. Dies ist jedoch höchst unsicher und könnte Ihr gesamtes Unternehmen unerwünschten Datenlecks und Hackerangriffen aussetzen. Besser ist es, ein richtiges gemeinsames Postfach in Google oder Outlook einzurichten.
Die zugehörige E-Mail-Adresse für ein gemeinsames Postfach ist keinem Benutzerkonto zugeordnet. Vielmehr ist sie mit den Benutzerkonten verknüpft, denen der Zugriff zugewiesen wurde. Die Benutzer melden sich bei ihren E-Mail-Konten an, und die Administratoren gewähren ihnen Zugriff auf das gemeinsame Postfach, um Nachrichten zu senden oder zu empfangen.
Wann sollten Sie einen gemeinsam genutzten Briefkasten verwenden?
Gemeinsam genutzte Postfächer eignen sich hervorragend für Teams, die mit mehreren Personen außerhalb des Unternehmens kommunizieren. Auch wenn die Verwendung von gemeinsamen Postfächern weniger Berichtspflichten mit sich bringt als andere Strategien, hat sie doch eine Menge Vorteile:
- Ein gemeinsames Postfach ist ideal für Teams mit einem kleinen Budget.
- Die Funktion des gemeinsamen Kalenders erleichtert die Organisation von Gruppenveranstaltungen und ermöglicht es Ihnen, Einblicke in Teams zu gewinnen.
- Es gibt keine zugehörigen Konten, die verwaltet, gesichert oder lizenziert werden müssen.
Gemeinsame Postfächer eignen sich hervorragend für Teams mit begrenzten Kosten. Sie sind besonders nützlich für IT-Teams, den Vertrieb oder kleinere Support-Gruppen, die Einblicke in eingehende Konversationen benötigen.
Mit einer gemeinsamen Mailbox kann ein Teammitglied dort weitermachen, wo ein anderes aufgehört hat, was besonders für Teams in verschiedenen Zeitzonen nützlich ist. Für einen kleinen Helpdesk kann eine gemeinsame Mailbox genau das Richtige sein, um Ihre Kundenservice-Strategie zu verbessern.
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Vorteile einer gemeinsamen Mailbox
Ein gemeinsamer Briefkasten löst Kommunikationsprobleme und verbessert die Koordination im Team. Sie sind ideal für kundenorientierte Büros oder Abteilungen, die regelmäßig Kundenanfragen und -mitteilungen bearbeiten. Im Folgenden werden die Vorteile eines gemeinsamen Postfachs erläutert.
1. Zentralisierte Kommunikation
Ein gemeinsames Postfach zentralisiert E-Mails und ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, die Kommunikation über ein einziges Konto zu verwalten. Dies erleichtert die Koordination und sorgt dafür, dass keine Nachrichten verloren gehen.
Ein Kundensupportteam kann beispielsweise ein gemeinsames Postfach lesen und auf die Fragen anderer Benutzer antworten. Dieses gemeinsame Postfach stellt sicher, dass alle Kundennachrichten nachverfolgt und bearbeitet werden, was die Antwortzeiten und die Qualität insgesamt verbessert.
2. Senden von E-Mails von einer gemeinsamen Adresse
Teams können E-Mails mit einheitlicher Kommunikation und Standard-Branding über die Mailbox-Adresse versenden.
Die Zusammenarbeit mehrerer Teammitglieder bei der schnellen und effizienten Beantwortung von Kundenfragen oder -wünschen kann für fast jedes Unternehmen ein echter Vorteil sein. Das Vertriebsteam könnte zum Beispiel eine gemeinsame Adresse verwenden, um Angebote und Kostenvoranschläge an Kunden zu senden. Diese gemeinsame Adresse oder Mailboxadresse bietet dem Kunden eine einheitliche visuelle Identität und erhöht die Professionalität.
3. Bessere Zusammenarbeit
Ein gemeinsam genutztes Postfach verfügt über Tools für die Zusammenarbeit, die bei der Verfolgung von Antworten, der Zuweisung von E-Mails und der Anzeige des E-Mail-Verlaufs helfen. Mit diesen Tools können Teams effektiv und ohne Doppelarbeit arbeiten.
Gemeinsame E-Mail-Konten helfen Anwälten beispielsweise dabei, fallbezogene E-Mails an einem zentralen Ort innerhalb einer Kanzlei zu verfolgen. Sie können auf diese E-Mails reagieren und sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation zentral protokolliert wird. Diese zentrale Stelle ermöglicht eine rationelle Verwaltung von fallübergreifenden Arbeiten und Akten.
4. Verwaltung von Berechtigungen
Es ist möglich, kontrollierten Zugang zu gemeinsamen Postfächern zu gewähren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder nur in die Kommunikation eingeweiht sind, für die sie zuständig sind.
Die IT-Abteilung kann den Zugriff auf ein gemeinsames Postfach nur für die betreffenden Mitglieder zulassen. Auf diese Weise werden sensible Informationen geschützt, und nur qualifiziertes Personal hat Zugang.
Nachteile eines gemeinsam genutzten Postfachs
Gemeinsame Postfächer haben zwar ihre Stärken als Hilfsmittel für die Zusammenarbeit, aber sie haben auch viele Probleme. Diese Einschränkungen betreffen vor allem kleine Teams oder Organisationen, die keine IT-Unterstützung haben. Lassen Sie uns dies genauer untersuchen.
1. Beinhaltet die Einrichtung von Berechtigungen
Die Einrichtung von gemeinsamen Postfächern erfordert Zugriffsrechte für Teammitglieder, was schwierig sein kann und technische Kenntnisse erfordert.
So muss beispielsweise eine Personalabteilung, die ein gemeinsames Postfach für Einstellungen nutzt, sorgfältig verwalten, wer Zugriff hat und das Postfach bearbeiten kann. Es gibt auch mehrere Schritte und Überlegungen, um die Mailbox richtig einzurichten.
2. Möglichkeit der Überschneidung
Mehrere Teammitglieder könnten ohne sorgfältiges Management dieselbe E-Mail bearbeiten, was zu Verwirrung und Ineffizienz führt. Es sind klare Verfahren erforderlich, um doppelte Antworten zu vermeiden.
Dies ist in einer Gruppe mit hohem Kundenaufkommen üblich, wo mehrere Vertreter dieselbe Kundenfrage beantworten könnten. Dies würde zu Verwirrung führen und das Kundenerlebnis beeinträchtigen.
3. Ressourcenintensiv
Die Verwaltung und Pflege eines gemeinsam genutzten Postfachs kann mehr IT-Ressourcen in Anspruch nehmen als die von Verteilerlisten, so dass sie potenziell teurer und ressourcenintensiver ist.
Für kleinere Teams kann die Einrichtung und Pflege eines gemeinsamen Postfachs eine größere Herausforderung darstellen als das Versenden von Aktualisierungen über eine Verteilerliste. Sie werden zusätzliche IT-Unterstützung und Ressourcen benötigen.
Ein gemeinsamer Posteingang ist ein gemeinsames E-Mail-Verwaltungssystem in dem mehrere Benutzer auf einen einzigen, einheitlichen Posteingang zugreifen können. Die Mitglieder können eingehende E-Mail-Nachrichten gemeinsam einsehen, beantworten und nach Prioritäten ordnen. Es ist einfach zu sehen, wer was bearbeitet und mit internen Notizen zusammenzuarbeiten.
Ein gemeinsamer Posteingang bietet zahlreiche Funktionen und unterstützt Sie bei der Handhabung verschiedener Kommunikationskanäle.
Abgesehen von E-Mails können Sie die Interaktionen sehen, die durch...
- Live-Chat
- SMS
- Websites für soziale Medien
- Chatbots
Im Gegensatz zu einem gemeinsam genutzten Postfach können Sie mit einem gemeinsam genutzten Posteingang wertvolle Berichte einsehen, um die Leistung Ihres Teams aus der Vogelperspektive zu betrachten. Sie können es mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM- oder Projektmanagementsystemen integrieren.
Wann sollten Sie einen gemeinsam genutzten Posteingang verwenden?
Einer der größten Vorteile eines gemeinsam genutzten Posteingangs sind die erweiterten Berichtsfunktionen. Dies ist die einzige Option, wenn Ihr Team aus Sicherheits- oder Nachverfolgungsgründen individuelle Logins für den Zugriff auf die gemeinsame Mailboxadresse benötigt.
Gemeinsam genutzte Posteingänge sind ebenso wie gemeinsam genutzte Mailboxen ideal für Teams wie Helpdesk-Support, Vertrieb oder sogar Buchhaltung. Manager können Aufgaben und Konversationen auch einzelnen persönlichen Postfächern innerhalb des Tools zuweisen und von intelligenten, sortierbaren Ordnern zur Überwachung verschiedener Anfragen profitieren.
Ein gemeinsam genutzter Posteingang alarmiert sie, wenn zwei Benutzer gleichzeitig dieselbe E-Mail schreiben und beide mit der Eingabe beginnen. Keine doppelten Antworten und keine Zeitverschwendung mehr!
Wenn Sie ein großes Volumen zu verwalten haben, können gemeinsame Posteingänge und die damit verbundene Automatisierung sehr hilfreich sein. Ihr Team kann Zeit sparen, da es nicht mehr jede Konversation manuell zuordnen und beantworten muss, die es durchläuft.
Vorteile des geteilten Posteingangs
Gemeinsame Postfächer helfen Ihnen, einen konsistenten und überschaubaren Kundenservice zu bieten und Ihr Unternehmen zu organisieren. Diese Posteingänge haben viele Vorteile gegenüber Verteilerlisten und gemeinsamen Postfächern. Werfen wir einen Blick auf einige Vorteile:
1. Zentralisierte Verwaltung: Ein Hauptmerkmal aller Lösungen für gemeinsam genutzte Postfächer ist die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Adressen einfach zu verwalten, z. B. [email protected] und [email protected]. Sie können auf alle Ihre gemeinsam genutzten Postfächer an einem Ort zugreifen, ohne sich bei anderen Konten anmelden oder den Bildschirm wechseln zu müssen. So kann Ihr Team schneller antworten und verpasste E-Mails vermeiden.
2. Klare Zuständigkeiten: Wenn Sie neue E-Mails an bestimmte Teammitglieder delegieren, können Sie jedem Einzelnen mitteilen, woran er arbeitet. Dies kann doppelte Antworten und verlorene E-Mails verhindern.
3. Automatisierung: Bestimmte Tools für den gemeinsamen Posteingang ermöglichen es Ihrem Team, Antworten durch Automatisierung schneller zu versenden, was Zeit spart und eine stärkere Konzentration auf die Kunden ermöglicht. Mit der automatischen Zuweisung können Sie die Arbeitslast delegieren. Auto-Respond antwortet automatisch auf eine neu eingehende E-Mail und teilt dem Kunden mit, dass Sie an seinem Problem arbeiten. Außerdem werden die Antworten gespeichert, um die Konsistenz Ihres Teams zu gewährleisten.
4. Verbesserte Zusammenarbeit: Die meisten Programme für den gemeinsamen Posteingang ermöglichen es Ihnen, mit anderen Teammitgliedern über interne Kommentare zu kommunizieren. Das bedeutet, dass Sie die ursprüngliche Nachricht kommentieren können, anstatt sie weiterzuleiten oder auf alle E-Mails zu antworten.
5. Keine Kollisionen: Eine Kollision ist der unangenehme Moment, in dem Sie feststellen, dass zwei Teammitglieder zweimal auf denselben Kunden geantwortet und ihm die gleichen oder sogar widersprüchliche Informationen gegeben haben. Mit einem gemeinsamen Posteingang können Sie dies vermeiden, indem Sie eingehende Nachrichten und Kundenanfragen an bestimmte Teammitglieder weiterleiten.
6. Datenschutz: Bestimmte Kundendaten können sensibel sein, und nur bestimmte Teammitglieder haben Zugang zu ihnen. Fortschrittliche Plattformen für den gemeinsamen Posteingang bieten die Möglichkeit, vertrauliche Konversationen zu schützen und sie nur für die entsprechenden Teammitglieder sichtbar zu machen.
Nachteile des geteilten Posteingangs
Gemeinsame Postfächer sind ein effektives Organisationsmittel zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und der E-Mail-Verwaltung. Sie sind eine interaktivere Lösung als gemeinsame Postfächer und Verteilerlisten. Hier sind einige Nachteile:
1. Einführungskosten: Die Implementierung gemeinsamer Postfächer erfordert häufig eine anfängliche Schulung, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder die Funktionen des Tools verstehen. Konfigurations- und Einrichtungsprozesse können ebenfalls Zeit und Ressourcen erfordern, um mit den Arbeitsabläufen übereinzustimmen.
2. Kostenfaktoren: Die Abonnementgebühren für gemeinsam genutzte Posteingangslösungen variieren je nach Anbieter, was zu höheren Ausgaben als erwartet führen kann. Zusätzliche Kosten können durch die Skalierung des Benutzerzugangs oder die Integration erweiterter Funktionen entstehen, was eine gründliche Überprüfung des Budgets erforderlich macht.
Alle drei Tools sind für Unternehmen und Kundenserviceteams sehr nützlich. Jedes von ihnen ist jedoch für bestimmte Zwecke besser geeignet. Manche Teams verwenden sogar alle drei Tools, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen. Hier ist eine Tabelle mit einigen wichtigen Unterschieden:
| Hauptunterschiede zwischen gemeinsamem Posteingang, gemeinsamer Mailbox und Verteilerliste | ||||
|---|---|---|---|---|
| Merkmal | Gemeinsamer Posteingang | Gemeinsamer Briefkasten | Verteilerliste | |
| Typ | Kommunikation in beide Richtungen | Kommunikation in beide Richtungen | Einseitige Kommunikation | |
| Benutzerzugang | Mehrere Benutzer können gemeinsam an E-Mails arbeiten. | Mehrere Benutzer können auf den Posteingang zugreifen | Eine einzige E-Mail-Adresse für Massen-E-Mails | |
| Zuweisung | Ja, E-Mails können Teammitgliedern zugewiesen werden. | Nein, alle Benutzer sehen eingehende E-Mails | Nein, Antworten gehen nur an den Absender | |
| Ideal für | Kundenbetreuung, Vertrieb, Projektteams | Kundenbetreuung, interne Kommunikation | Massenankündigungen, Marketingkampagnen | |
| Komplexität | Mäßig (kann eine Schulung erfordern) | Niedrig (leichter einzurichten) | Niedrig (leicht zu erstellen) | |
Eine Verteilerliste eignet sich hervorragend, wenn Sie keinen Zugriff auf Metriken benötigen und wenn die Mitglieder der Liste nicht miteinander kommunizieren müssen. Er ist eine gute Option für interne Nachrichten, Ausfälle oder andere Mitteilungen.
Gemeinsame Postfächer eignen sich hervorragend, wenn Sie möchten, dass Einzelpersonen im Team antworten und Konversationen gemeinsam kommentieren. Alle Personen haben Einblick in die eingehenden E-Mails, und mehrere Personen können gleichzeitig im selben Posteingang agieren. Dies ist eine großartige Option für kleinere Organisationen, Gruppen mit einem geringeren Volumen oder Unternehmen, die noch nicht an der Verfolgung von Zahlen interessiert sind.
Gemeinsame Postfächer sind am flexibelsten, aber auch am teuersten. Sie eignen sich am besten für Teams, die aus Metriken und Daten Nutzen ziehen können und die Automatisierung nutzen, um ihre Bearbeitungszeit zu verkürzen. Die zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, Vorlagen und Umfragen machen dieses Tool zu einem leistungsstarken Werkzeug für Teams.
Wenn Sie in einem Team arbeiten, das eine große Menge an E-Mails erhält und von einer schnellen Beantwortung profitieren kann, ist ein gemeinsamer Posteingang wahrscheinlich die beste Option.
Schlussfolgerung
Effizientes E-Mail-Management ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Das richtige Tool kann die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team erleichtern und die Produktivität steigern.
Ein gemeinsamer Posteingang ist eine bessere Option und ideal für Gruppen von Personen, die eng zusammenarbeiten und Aufgaben verteilen. Gemeinsame Postfächer hingegen eignen sich für die allgemeine Nutzung und den einfachen Zugriff auf mehrere Empfänger. Verteilerlisten eignen sich hervorragend für den Versand von E-Mails an eine große Gruppe von Personen.
Wenn Sie den Hauptunterschied zwischen einer Verteilerliste, einem gemeinsamen Postfach und einem gemeinsamen Posteingang kennen, können Sie die für Ihr Team am besten geeignete Variante auswählen.
Aktualisiert : 24. März 2025
Rohit Rajpal is an experienced content writer with a strong focus on business communication platforms. He creates content that helps companies optimize their communication strategies using omnichannel solutions. Known for his straightforward approach, Rohit breaks down complex concepts, making it easier for businesses to improve how they connect with customers.