Sind Sie es leid, sich durch Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang bei der Arbeit zu wühlen, um wichtige Informationen zu finden? Bewährte Verfahren zur E-Mail-Verwaltung können helfen.
Ein Ein durchschnittlicher Berufstätiger erhält etwa 304 E-Mails pro Woche. In einem solchen Fall ist es eine Herausforderung, den Posteingang so zu organisieren, dass die Daten leicht abgerufen werden können, ohne die Konzentration auf wichtige Aufgaben zu stören.
Daher sind unsere bewährten Methoden zur E-Mail-Verwaltung bei der Arbeit, um all die Unordnung und das Chaos in Ihrem Posteingang zu beseitigen. Lassen Sie uns erkunden!
Erwägen Sie die Investition in E-Mail-Verwaltungslösungen, die KI-gesteuerte E-Mail-Sortierung und Automatisierungen bieten und Ihnen so viel Zeit ersparen. Denken Sie daran, klare Best Practices für die E-Mail-Verwaltung am Arbeitsplatz festzulegen, damit die Mitarbeiter nicht versuchen, jedes Mal sofort zu antworten oder mehr Zeit als nötig mit E-Mails zu verbringen.
Was ist E-Mail-Management?
E-Mail-Management bezieht sich auf die Verwaltung eingehender Nachrichten, die Unternehmen bei der Archivierung, Erfassung und Aufbewahrung der von Mitarbeitern erstellten und empfangenen E-Mails unterstützen. Dieser Prozess umfasst die Qualität und Quantität der geschäftlichen E-Mail-Bearbeitung, die den Unternehmen dabei hilft, den Überblick zu behalten, die Produktivität zu steigern und die Abläufe zu optimieren.
22 Beste Praktiken und Tipps für das E-Mail-Management in Unternehmen
Eine gute E-Mail-Verwaltung gewährleistet, dass Sie sich auf wichtige Geschäftsaufgaben konzentrieren können, ohne durch eingehende E-Mails abgelenkt zu werden, und ermöglicht es Ihnen Ihren Google Mail-Posteingang organisieren. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir 22 Tipps für die Verwaltung von geschäftlichen E-Mails bei der Arbeit aufgelistet -
1. Zeit für E-Mails einplanen
Es ist nicht verhandelbar, dass Sie sich Zeit für Ihre E-Mails nehmen, denn unbeaufsichtigte E-Mails verursachen Stress, weil Sie wichtige Nachrichten verpassen. Um dies zu vermeiden, könnten Sie den ganzen Tag mit dem Überprüfen von E-Mails verbringen und den Fokus auf wichtige Aufgaben verlieren.
Vermeiden Sie dies, indem Sie Zeitblöcke für E-Mails einrichten. Vermeiden Sie während dieser Zeit Multitasking, um E-Mails schnell zu prüfen, und schalten Sie Telefonbenachrichtigungen aus, um Ablenkungen zu vermeiden.
Wenn Sie durch Ihren Posteingang blättern, finden Sie vielleicht alte, ungelesene E-Mails, auf die es keinen Sinn macht, zu antworten. In der Tat 59 % der Amerikaner geben an, dass die meisten der E-Mails die sie erhalten, nicht nützlich sind. Sie fressen nur Platz, und es ist besser, sie zu löschen. Sie müssen alles löschen, was Sie nicht brauchen oder nie beantworten werden.
3. Organisieren Sie mit Etiketten, Ordnern und Kategorien
Erstellen von Gmail-Etiketten, Ordner und Kategorien können Ihnen helfen, E-Mails einfach zu verwalten. Öffnen Sie dazu die linke Seitenleiste in Ihrem Google Mail-Posteingang, suchen Sie die Kategorien Option und tippen Sie auf Neues Label erstellen unter der Option Label verwalten Schaltfläche. Weisen Sie Ihren Etiketten suchfreundliche Namen und Farben zu, um die gewünschte E-Mail mit wenigen Klicks zu finden.
4. Berühren Sie es einmal
Das Prinzip des einmaligen Anfassens bezieht sich auf die Idee, eine E-Mail zu öffnen, sofort zu handeln und mit einer anderen E-Mail fortzufahren. Das erspart Ihnen stundenlanges Wiederholen derselben E-Mails. Wenn Sie nicht in der Lage sind, sofort zu antworten, markieren Sie sie und bearbeiten Sie sie später.
5. Befolgen Sie die 1-Minuten-Regel
Die Ein-Minuten-Regel besagt, dass man eine E-Mail, die man in einer Minute beantworten kann, sofort beantworten muss. Dies hilft Ihnen, Ihre E-Mails und Ihre Zeit effizient zu verwalten und zu kontrollieren, indem Sie verhindern, dass Sie stundenlang an einer E-Mail sitzen, ohne etwas zu unternehmen. Auf diese Weise wird auch Ihr Posteingang schnell geleert.
: Verteilerliste vs. Gemeinsame Mailbox: Was ist das Beste für Ihr Unternehmen?6. Lesen von oben nach unten, Schreiben von unten nach oben
Hier geht es darum, Ihre E-Mails in umgekehrter chronologischer Reihenfolge zu lesen und sie in chronologischer Reihenfolge zu beantworten. Das Konzept dahinter ist, dass die obersten E-Mails die neuesten sind. Wenn Sie sofort antworten, kann es sein, dass der Absender gerade erreichbar ist, was zu einem langen Gespräch führen kann. Dadurch wird die Stunde, die Sie für E-Mails vorgesehen haben, aufgezehrt.
Group email accounts like info@<companyname[dot]com> are a hassle to manage. Why? Because such group accounts receive a huge influx of emails that may not be relevant to every group member.
Vermeiden Sie dies, indem Sie die Gruppen-E-Mails mit dem gemeinsamen Posteingang von Google Mail rationalisieren. Damit können Sie freigegebene Postfächer von Ihrem Google Mail-Posteingang aus verwalten und E-Mails als Aufgaben an Teammitglieder zuweisen, ohne Weiterleitungen zu verwenden.
8. Priorisierung von E-Mails mit Flaggen oder SLAs
Es gibt E-Mails, die Sie nicht sofort beantworten können, weil sie eine ausführliche und detaillierte Antwort erfordern. Sie müssen sie mit ganz oben erscheinen oder ungelesen markieren markieren, damit sie nicht inmitten der neuesten E-Mails verloren gehen und Sie leicht darauf zurückkommen können, wenn Sie bereit sind.
Im Rahmen von SLA können Sie eingehenden E-Mails auf der Grundlage vorgegebener Regeln Prioritäten zuweisen. Legen Sie z. B. einen Auslöser fest, um E-Mails von wichtigen Kunden oder Klienten automatisch zu identifizieren und zu kennzeichnen, damit Sie sie umgehend beantworten können.
9. Standardantworten einrichten
Kunden stellen häufig Fragen, z. B. zur Preisgestaltung von Dienstleistungen oder zur Verwendung eines Tools, und das Eintippen der immer gleichen Antworten ist zeitaufwändig. Befreien Sie sich von diesem Problem, indem Sie Standardantworten einrichten. Erstellen Sie breite Kategorien von Standardantworten, die Sie normalerweise senden. Passen Sie die Standardantworten bei Bedarf mit Namen oder Informationen an und versenden Sie sie.
10. Verwenden Sie Filter zur Weiterleitung von E-Mails
Durch das Einrichten von Filtern zum Lenken von E-Mails können Sie E-Mails automatisch entsprechend Ihren Anforderungen behandeln - in einen bestimmten Ordner oder in den Papierkorb senden. Nutzen Sie diese Funktion, indem Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang auf den Abwärtspfeil neben dem Suchfeld tippen.
Geben Sie nun einfach Ihre benutzerdefinierten Suchkriterien ein und tippen Sie auf Filter erstellen in der unteren rechten Ecke. Wählen Sie schließlich die Aktion, die Sie mit den gefilterten E-Mails durchführen möchten.
: Wie man eine automatisierte E-Mail-Antwort schreibt: Tipps und Beispiele11. Nutzen Sie mehrere Posteingänge
Mehrere Posteingänge sind Unterpostfächer unter dem Haupteingang, die Sie nach E-Mail-Typen, Themen und Kunden erstellen können. Um dies zu nutzen, tippen Sie auf die obere rechte Ecke des Haupteingangs und wählen Sie die Option Einstellungen. Wählen Sie dann die Option Posteingang, suchen Sie nach mehreren Posteingängen und setzen Sie die gewünschten Filter, um mehrere Posteingänge zu erstellen.
12. Eingehende E-Mails anhalten
Manchmal ist die Bewältigung einer großen Anzahl von E-Mails so überwältigend, dass man sie nicht sofort bearbeiten möchte. In solchen Fällen können Sie die Kontrolle darüber übernehmen, wann Sie E-Mails erhalten, indem Sie eingehende E-Mails aus den ausgewählten Quellen über E-Mail-Verwaltungssysteme pausieren.
Die beste E-Mail-Verwaltungssoftware lässt bestimmte E-Mails aus Ihrem Posteingang verschwinden, bis Sie sie benötigen.
13. Abbestellen oder "Massenabbestellung"
Oft stimmt man bei der Anmeldung zu einer Plattform ungewollt dem Erhalt von Werbe-E-Mails zu, was das Chaos im Posteingang noch vergrößert. Am besten melden Sie sich von allen E-Mails ab, die Sie häufig archivieren oder löschen und nicht mehr erhalten möchten.
Wenn die Anzahl solcher E-Mails hoch ist, entscheiden Sie sich für Massenabmeldungen mit E-Mail-Verwaltungstools wie Unroll[dot]me oder Saubere E-Mail. Diese E-Mail-Verwaltungssoftware zeigt eine Liste aller Ihrer Abonnements an, die Sie sofort abbestellen können.
E-Mails über Social-Media-Benachrichtigungen sind extrem ablenkend und erfordern nicht sofort Ihre Aufmerksamkeit. Sie tragen nur dazu bei, den Haufen ungelesener E-Mails zu vergrößern und lenken vom Arbeitsplatz ab. In der Tat verlieren amerikanische verlieren amerikanische Unternehmen satte 650 Milliarden Dollar pro Jahr aufgrund von Ablenkungen am Arbeitsplatz.
Es ist also besser, die Posteingangsbenachrichtigungen von Google Mail oder Outlook für alle Ihre Konten in sozialen Medien zu deaktivieren. So bleibt Ihr Posteingang auch sauberer und übersichtlicher.
15. Gruppen-E-Mails sofort bearbeiten
Die sofortige Bearbeitung von Gruppen-E-Mails bedeutet, dass Sie Filter einrichten müssen, um E-Mails den entsprechenden Ordnern zuzuordnen, die Sie später durchgehen können. Dadurch wird auch verhindert, dass sich unwichtige E-Mails oder Benachrichtigungen über Geburtstage von Kollegen in Ihrem Posteingang stapeln. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und Sie verschwenden keine Zeit mit dem Sortieren von E-Mails.
16. Regelmäßige Bereinigung des Posteingangs planen
Ihr Posteingang füllt sich im Laufe der Tage und Wochen mit E-Mails, was dazu führen kann, dass Sie wichtige E-Mails verpassen. Nehmen Sie sich täglich ein paar Minuten Zeit, um Ihren Posteingang aufzuräumen, damit er nicht überfüllt ist. Wenn Sie dies unter den anderen Aufgaben nicht vergessen können, richten Sie eine Kalendererinnerung dafür ein.
17. Tastaturkürzel verwenden
Google Mail-Tastaturkurzbefehle helfen Ihnen, die gewünschte Aufgabe schnell auszuführen, und tragen so zu Ihrer Gesamtproduktivität bei. Nutzen Sie diese Tastenkombinationen, indem Sie auf die Option "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke tippen und die Tastaturkürzel auf der Registerkarte "Allgemein" aktivieren. Einige der gängigen Tastenkombinationen sind Strg+C für ein neues Erstellungsfenster und Strg+S, um eine E-Mail zu starten.
: Omnichannel-Messaging-Posteingangsplattform18. Verwalten Sie mehrere E-Mail-Konten
Wenn Sie nur ein E-Mail-Konto besitzen, erhalten Sie zwangsläufig private und berufliche E-Mails im selben Posteingang. Dadurch wird Ihr Posteingang unweigerlich unübersichtlich und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wichtige Arbeits-E-Mails verpassen, steigt. Deshalb empfehlen wir Ihnen, je nach Nutzung mehrere E-Mail-Konten zu verwalten.
Zum Beispiel eine für Anmeldungen, eine andere für E-Mail-Marketing-Kampagnen (Marketing-E-Mails) und eine weitere für den Kundensupport.
19. E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren
E-Mail-Benachrichtigungen sind eine der Hauptursachen für Produktivitätsverluste, da wir dazu neigen, E-Mails zu prüfen, sobald wir eine Benachrichtigung erhalten, und dabei die laufende Aufgabe beiseite zu legen. Deshalb müssen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle darüber, wann Sie Ihre E-Mails abrufen wollen, und Sie tun es nur, wenn es nötig ist.
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20. Wenden Sie die 80/20-Regel an, um E-Mails effektiv zu verwalten
Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bezeichnet, ist ein hervorragender Ansatz für eine effektivere Verwaltung Ihrer E-Mails. Hier erfahren Sie, wie Sie es anwenden können:
Priorisieren Sie die 20%, die wichtig sind
Priorisieren Sie E-Mails von Top-Kunden, wichtige Projekt-Updates oder wichtige Geschäftsmöglichkeiten. Indem Sie sich auf diese E-Mails konzentrieren, können Sie die Produktivität steigern, schnellere Entscheidungen treffen und bahnbrechende Möglichkeiten schaffen. Dieser Ansatz trägt letztendlich zu Wachstum und Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Die verbleibenden 80 % der Zeit sinnvoll nutzen
Nachdem Sie die wichtigen E-Mails bearbeitet haben, nutzen Sie die restliche Zeit, um sie zu beantworten oder weiterzuverfolgen, und stellen Sie sicher, dass Sie den Überblick über alle Nachrichten behalten, ohne sich überfordert zu fühlen.
21.Unverzüglich handeln
Die beste Methode zur Bewältigung Ihres Posteingangs ist es, auf E-Mails zu reagieren, sobald sie eintreffen. Ob Sie nun antworten oder E-Mails weiterleiten - wenn Sie schnell reagieren, bleibt Ihre Arbeitsbelastung überschaubar.
Schnell entscheiden
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, entscheiden Sie schnell, was zu tun ist, antworten Sie, leiten Sie sie weiter oder speichern Sie sie für später. So verhindern Sie, dass Ihr Posteingang zu einem Stapel unerledigter Aufgaben wird.
Schnelles Handeln führt zu schnellen Ergebnissen
Je schneller Sie handeln, desto eher können Sie Aufgaben erledigen und Ihren E-Mail-Rückstand abbauen. So bleibt Ihr Arbeitsablauf reibungslos und unnötige Verzögerungen werden vermieden.
Wenn Ihr Posteingang voller unnötiger Newsletter oder Aktualisierungen ist, wird es schwieriger, sich auf wichtige E-Mails zu konzentrieren. Um Ihren Posteingang sauber zu halten, melden Sie sich von allen E-Mail-Gruppen oder Newslettern ab, die nicht mehr Ihren Anforderungen entsprechen. Das verringert die Unordnung und hilft Ihnen, sich auf relevante Informationen zu konzentrieren.
Verwalten Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Postfächer mit ControlHippo
In einem Unternehmen arbeiten oft mehrere Benutzer an derselben E-Mail. Das führt nur zu noch mehr Chaos, verpassten E-Mails, doppelten Antworten, mangelnder Verantwortlichkeit und Fehlkommunikation. Doch damit ist jetzt Schluss! Wir haben eine Lösung - einen gemeinsamen geschäftlichen E-Mail-Posteingang mit einer robusten E-Mail-Management-Lösung wie ControlHippo.
Hier erfahren Sie, wie das beste E-Mail-Verwaltungstool, der gemeinsame E-Mail-Posteingang von ControlHippo, zu einer besseren Verwaltung beiträgt -
- Teilen Sie E-Mails mit Kollegen, indem Sie sie zuweisen, ohne dass E-Mails weitergeleitet werden und der Posteingang unübersichtlich wird.
- Bietet einen vollständigen Verlauf von E-Mail-Themen, um verpasste oder doppelte Antworten auf E-Mails zu vermeiden.
- Fügen Sie den Status von E-Mails hinzu, z. B. "offen", "geschlossen" und "ausstehend", damit jeder über den Fortschritt der E-Mail informiert ist. Sie müssen nicht mehr jede einzelne E-Mail durchgehen, um auf dem Laufenden zu bleiben, was Zeit spart.
- Sie können die E-Mails Ihres Unternehmens von Ihrem Posteingang aus verwalten, so dass Sie keine Zeit mehr für die Durchsicht von E-Mails aufwenden müssen, die nicht zu Ihnen gehören.
Häufig gestellte Fragen
Unter E-Mail-Management versteht man den Prozess der Organisation, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, um die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Es umfasst bewährte Verfahren für die Verwaltung des E-Mail-Posteingangs, die Verwaltung eingehender E-Mails zum einfachen Abruf und die schnelle Beantwortung von E-Mails.
Einige der besten Methoden zur Verwaltung von E-Mails sind die Festlegung von Zeiten für die Beantwortung von E-Mails, die Verwendung eines E-Mail-Verwaltungstools zur Automatisierung lästiger Aufgaben, die Anwendung der 4-D-Methode (Löschen, Delegieren, Erledigen, Aufschieben), die Anwendung von E-Mail-Verwaltungsstrategien und die Aktivierung von Filtern zur automatischen Sortierung eingehender E-Mails.
Die 4 Ds der E-Mail-Verwaltung sind: Löschen (unwichtige E-Mails sofort), Delegieren (E-Mails an die zuständige Person über die richtige E-Mail-Verwaltungssoftware), Erledigen (kritische E-Mails sofort beantworten) und Aufschieben (E-Mails, die mehr Zeit zur Bearbeitung benötigen).
E-Mail-Verwaltung ist wichtig, denn sie sorgt für Ordnung in Ihrem Posteingang und verhindert, dass Sie stundenlang mit E-Mails beschäftigt sind, was Ihre Produktivität beeinträchtigt. Dies lässt sich am besten mit einem E-Mail-Management-System bewerkstelligen.
Aktualisiert : 25. März 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.