Die Verwaltung von Kunden-E-Mails im Team sollte sich nicht chaotisch anfühlen. Aber für viele Unternehmen, die Google Mail verwenden, ist das der Fall. Nachrichten werden übersehen. Wichtige Aktualisierungen bleiben ungelesen. Und das passiert, wenn E-Mails in einzelnen Postfächern verwaltet werden, anstatt in einem gemeinsamen Bereich.
Hier kommt der gemeinsame Posteingang von Google Mail ins Spiel. Es bringt Struktur und Klarheit in die Teamkommunikation und stellt sicher, dass die richtigen Personen die richtigen E-Mails sehen und schnell Maßnahmen ergreifen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein gemeinsamer Posteingang in Google Mail ist und lernen verschiedene Methoden kennen, um einen solchen zu erstellen.
Bevor Sie einen gemeinsamen Posteingang für Google Mail einrichten, sollten Sie die Rollen und Zuständigkeiten des Teams klar definieren. Dies verhindert Verwirrung, sorgt für rechtzeitige Antworten und trägt dazu bei, die Verantwortlichkeit zu wahren, wenn Ihr Team wächst.
Ein gemeinsamer Posteingang in Google Mail ist ein Postfach, auf das mehrere Teammitglieder gemeinsam zugreifen und es verwalten können. Alle sehen die gleichen Nachrichten an einem Ort. Sie müssen keine E-Mails weiterleiten oder Teamkollegen mit CC versehen.
Sie können einen gemeinsamen Posteingang für Google Mail mithilfe von Delegierung, einer Google-Gruppe (gemeinsamer Posteingang) oder einem Drittanbieter-Tool wie ControlHippo einrichten.
Viele Teams verwechseln eine Verteilerliste mit einem gemeinsamen Postfach, aber nur gemeinsame Postfächer ermöglichen Zusammenarbeit und Nachverfolgung.
Anstatt persönliche Gmail-Konten für geschäftliche Konversationen zu verwenden, kann Ihr Team ein gemeinsames Gmail-Postfach nutzen:
- Eingehende Nachrichten gleichzeitig lesen
- Zuweisung von E-Mails an die richtigen Teammitglieder
- Antworten und Folgemaßnahmen verfolgen
- Interne Notizen für den Kontext aufbewahren
Unternehmen verwenden gemeinsame Posteingänge für Support, Vertrieb und Betrieb. Google Mail bietet standardmäßig keinen traditionellen gemeinsamen Posteingang, aber Arbeitsbereichsfunktionen wie Delegation und Google Groups können dafür konfiguriert werden.
Wenn Ihr Team wächst oder ein hohes E-Mail-Aufkommen zu bewältigen hat, können einfache Gmail-Einrichtungen für gemeinsame Postfächer zu kurz greifen. ControlHippo lässt sich direkt in Gmail integrieren, um eine einheitliche gemeinsame Mailbox zu schaffen. Das Besondere an dieser Lösung sind die Automatisierungsebene und die intelligenten Tools, die in die Lösung integriert sind. So schafft es Mehrwert:
- Klare Zuständigkeiten: Weisen Sie E-Mails bestimmten Teammitgliedern zu, damit jeder weiß, wer was zu tun hat.
- Interne Notizen: Hinterlassen Sie private Kommentare zu E-Mails, die nur Ihr Team sehen kann.
- Smart Tagging und Filter: Organisieren Sie Nachrichten nach Themen, Kunden oder Dringlichkeit.
- KI-unterstützte Chat-Zusammenfassungen: Erhalten Sie eine schnelle Zusammenfassung von langen E-Mail-Threads und helfen Sie den Agenten, das Problem schneller zu verstehen.
- Vorgeschlagene Antworten: Richten Sie automatische E-Mail-Antworten mit einem integrierten KI-Assistentenein und helfen Sie den Agenten, präziser zu antworten.
- Wissensbasierte Vorschläge: Schlagen Sie hilfreiche Artikel aus Ihrer Bibliothek vor, um häufige Probleme schneller zu lösen.
- Kundenzufriedenheitsanalyse (CSAT): Sammeln Sie Feedback per E-Mail, um die Kundenzufriedenheit zu messen und den Service zu verbessern.
- Automatisierung des Arbeitsablaufs: Lösen Sie Wiedervorlagen aus oder weisen Sie Aufgaben basierend auf dem Inhalt oder Status der Nachricht zu.
- CRM-Integration: Synchronisieren Sie Unterhaltungen mit Ihrem CRM (über die Integration), um den Agenten einen vollständigen Kundenkontext zu bieten.
Die Verwaltung der Unternehmenskommunikation über persönliche Google Mail-Konten funktioniert am Anfang. Aber wenn Ihr Team wächst, wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Ein gemeinsames Google Mail-Postfach schafft hier Abhilfe, indem es einen einzigen Ort schafft, an dem alle zusammenarbeiten können. Warum das wichtig ist, erfahren Sie hier:
1. Zentrales E-Mail-Management
Wenn E-Mails von Kunden, Anbietern oder Partnern an einem Ort landen, hat Ihr Team den vollen Überblick. Mit zentraler Verwaltung:
- Jeder sieht die gleichen Informationen
- E-Mails sind leichter zu organisieren und zu durchsuchen
- Antworten können nachverfolgt und weiterverfolgt werden
- Teammitglieder können zusammenarbeiten und bei Bedarf helfen
2. Verbesserte Teamzusammenarbeit
Ein gemeinsamer Posteingang hilft Teams bei der gemeinsamen Bearbeitung von E-Mails an einem Ort. Teammitglieder können:
- Zuweisung von E-Mails an die richtige Person
- Interne Notizen für den Kontext hinterlassen
- Austausch von Aktualisierungen und Entscheidungen im selben Thread
3. Verbesserte interne Kommunikation und Konsistenz
Wenn Ihr gesamtes Team von einem gemeinsamen Bereich aus arbeitet, verringern Sie das Risiko, dass sich Nachrichten wiederholen. So bleiben Ihr Ton, Ihre Informationen und Ihr Service einheitlich. Ein Beispiel;
- Die Verkaufsteams können das gesamte Thema sehen, bevor sie antworten.
- Die Support-Teams können Gespräche wieder aufnehmen, ohne neu beginnen zu müssen.
- Manager können Leistung und Folgemaßnahmen in Echtzeit verfolgen.
Wenn Ihr Team immer noch einzelne Google Mail-Konten zur Verwaltung der Kommunikation verwendet, stehen Sie wahrscheinlich vor einigen allgemeinen Problemen:
1. Mangelnde Organisation
Wichtige E-Mails können leicht unter persönlichen Threads, Newslettern oder unzusammenhängenden Aufgaben verschüttet werden. Ohne gemeinsame Sichtbarkeit ist das schwer zu erkennen:
- Was dringend ist
- Was bereits erledigt ist
- Was noch zu beachten ist
2. Falsche Kommunikation und doppelte Arbeit
Ohne ein gemeinsames System kann es passieren, dass Teammitglieder dieselbe E-Mail zweimal oder gar nicht beantworten. Sie verlieren den Überblick:
- Wer ist verantwortlich?
- Was versprochen wurde
- Welche Maßnahmen wurden ergriffen?
Mit einem gemeinsam genutzten Google Mail-Postfach können Sie all diese Probleme lösen, indem Sie Ihrem Team einen einzigen, koordinierten Bereich zur Verwaltung von E-Mails zur Verfügung stellen.
Gmail dominiert den US-Markt mit 75 % der Nutzer und liegt damit weit vor Yahoo und Outlook.
Im März 2024 kündigte Google an, dass Gemini AI den Posteingang von Google Mail scannen wird, um E-Mails zu priorisieren.
Dies löste große Bedenken aus, da die Nutzer befürchteten, dass ihre persönlichen E-Mails zum Trainieren von KI-Modellen verwendet werden könnten.
Quelle: Statista
Es gibt keine integrierte Funktion namens gemeinsamer Posteingang. Mit den richtigen Tools und Einstellungen können Sie aber dennoch einen erstellen. Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie Unternehmen einen gemeinsamen Posteingang in Google Mail einrichten können. Jede Methode hat ihre eigenen Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen.
Beginnen wir mit der leistungsstärksten und flexibelsten Option.
1. Verwenden Sie ControlHippo Shared Inbox
ControlHippo ist eine Plattform für den gemeinsamen Posteingang, die direkt mit Ihrem Google Mail-Konto verbunden ist. Anstatt mehrere Registerkarten zu wechseln oder E-Mails weiterzuleiten, können Sie Ihre gesamte Geschäftskommunikation von einem Ort aus verwalten.
Ihr Team kann:
- Anzeigen eingehender E-Mails in einem gemeinsamen Arbeitsbereich
- Eigentum zuweisen, um Doppelarbeit zu vermeiden
- Interne Notizen für den Kontext hinzufügen
- Nachrichtenstatus und -verlauf verfolgen
- Automatisieren Sie Kennzeichnung, Weiterleitung und Wiedervorlagen
Überblick über ControlHippos AI-gesteuerte Shared Inbox-Lösung
ControlHippo bringt Intelligenz in Ihren Google Mail-Posteingang:
- Vorgeschlagene Antworten: Intelligente Eingabeaufforderungen helfen Ihrem Team, schneller und präziser zu antworten.
- Zusammenfassungen von Konversationen: Lange E-Mail-Threads werden zum schnellen Verständnis in kurze Zusammenfassungen komprimiert.
- Tagging und Smart-Filter: Organisieren Sie Nachrichten automatisch nach Thema, Dringlichkeit oder Kundensegment.
- Leistungsverfolgung: Verfolgen Sie Reaktionszeiten und Lösungsraten, um die Servicequalität zu verbessern.
- CRM-Synchronisierung: Verknüpfen Sie jede E-Mail mit Ihrem CRM, damit Ihr Team immer den vollen Kontext hat.
Integration mit Google Mail für erweiterte Funktionalität
ControlHippo verbindet sich sicher über die API von Google Mail und importiert Konversationen in einen gemeinsamen Arbeitsbereich, sobald die Erlaubnis erteilt wurde. Einmal verbunden:
- E-Mails von Ihrem Google Mail-Konto werden in einem gemeinsamen Dashboard angezeigt.
- Ihr Team kann von ControlHippo aus antworten, zuweisen und kommentieren.
- Der ursprüngliche Google Mail-Posteingang bleibt zugänglich und unverändert.
- ControlHippo funktioniert neben Ihrer bestehenden Gmail-Einrichtung, ohne dass Sie Ihre Filter oder Labels ändern müssen.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung für ControlHippo Shared Inbox
So fangen Sie an:
Schritt 1: Anmelden und mit Google Mail verbinden
Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres ControlHippo-Kontos. Sobald Sie eingeloggt sind, verbinden Sie Ihr Gmail-Konto, um alle Ihre E-Mail-Konversationen in einen gemeinsamen Bereich zu bringen.
Schritt 2: Stellen Sie Ihr Team zusammen
Laden Sie Ihre Teammitglieder ein und geben Sie ihnen Zugriff auf Ihren gemeinsamen Posteingang. Sie können Rollen zuweisen und verwalten, wer Konversationen anzeigen, beantworten und organisieren darf.
Schritt 3: Einstellungen für den gemeinsamen Posteingang konfigurieren
Passen Sie an, wie Ihr Team E-Mails handhabt. Erstellen Sie Etiketten, wenden Sie Filter an und verwenden Sie interne Notizen, um die Kommunikation zu optimieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Schritt 4: Nutzung von KI-Funktionen für ein verbessertes Management
Nutzen Sie die KI-Funktionen von ControlHippo, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen, Antworten vorzuschlagen und die Kundenzufriedenheit zu verfolgen. Diese Tools helfen Ihrem Team, bei jedem Gespräch konsistent und effizient zu bleiben.
Hauptmerkmale von ControlHippo Shared Inbox
ControlHippo verändert die Art und Weise, wie Teams gemeinsame E-Mails bearbeiten, indem es Struktur, Transparenz und Automatisierung an einem Ort vereint. Diese Funktionen helfen Ihrem Unternehmen, Konversationen in großem Umfang zu verwalten, ohne den Kontext oder die Verantwortlichkeit zu verlieren.
- Einheitliche Posteingangsansicht: Alle eingehenden E-Mails von gemeinsam genutzten Adressen sind für Ihr Team in einem zentralen Dashboard sichtbar.
- Rollenbasierte E-Mail-Zuweisung: Weisen Sie E-Mails einzelnen Teammitgliedern auf der Grundlage von Fachwissen oder Verfügbarkeit zu.
- Interne Tools für die Zusammenarbeit: Hinterlassen Sie in E-Mail-Threads private Notizen für andere Teammitglieder.
- Automatisierte Kennzeichnung und Filter: Richten Sie Regeln ein, um E-Mails automatisch zu kennzeichnen und nach Problemtyp, Dringlichkeit oder Abteilung zu kategorisieren.
- Statusverfolgung für Konversationen: Verfolgen Sie den Status jeder Nachricht: offen, anstehend oder gelöst.
Wann sollte man ControlHippo Shared Inbox verwenden?
ControlHippo eignet sich für Teams, die auf gemeinsame Posteingänge angewiesen sind, um ein hohes Volumen an externer Kommunikation zu bewältigen. Es ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen:
- Empfängt Anfragen über eine zentrale Adresse wie support@, help@ oder billing@
- Erforderlich ist eine schicht- oder abteilungsübergreifende Verfolgung der Zuständigkeit für E-Mails
- Möchte Fehler reduzieren, die durch mehrere Personen verursacht werden, die auf dasselbe Thema antworten
- Benötigt eine Leistungsverfolgung für alle Agenten, einschließlich Reaktions- und Lösungszeiten
- Möchte sich wiederholende Aktionen wie das Markieren, Zuweisen oder Anfordern von Feedback automatisieren.
Verwandeln Sie Google Mail mit ControlHippo in ein strukturiertes, teamfähiges Supportsystem.
Verbessern Sie Ihre Shared Inbox Experience!
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2. Gemeinsame Anmeldedaten
Dies ist die einfachste Art und Weise, wie Teams versuchen, den Zugriff auf ein Google Mail-Postfach gemeinsam zu nutzen. Es wird eine E-Mail-Adresse erstellt, und die Anmeldedaten werden von mehreren Teammitgliedern gemeinsam genutzt. Jeder meldet sich mit demselben Kennwort bei demselben Google Mail-Konto an. Sie lesen und beantworten E-Mails, als wären sie ein einziger Benutzer.
Diese Methode scheint zwar einfach zu sein, schafft aber oft mehr Probleme als sie löst. Wir werfen nun einen Blick auf die Vor- und Nachteile von gemeinsam genutzten Anmeldedaten:
Profis
- Es lässt sich schnell einrichten und erfordert keine technische Konfiguration oder Tools von Drittanbietern.
- Es kann kostenlos mit jedem Standard-Gmail- oder Google Workspace-Konto verwendet werden.
- Diese Methode kann für sehr kleine Teams mit minimalem E-Mail-Verkehr und informellen Prozessen nützlich sein.
Nachteile
- Es gibt keine Möglichkeit, E-Mails bestimmten Teammitgliedern zuzuordnen, was oft zu Verwirrung führt.
- Es ist schwierig nachzuvollziehen, wer auf welche E-Mail geantwortet hat oder welche Maßnahmen ergriffen wurden.
- Google Mail stellt keine Aktivitätsprotokolle zur Verfügung, aus denen hervorgeht, welcher Nutzer welche Aktion durchgeführt hat, so dass die Verantwortlichkeit verloren geht.
Herausforderungen: Sicherheitsrisiken und Fragen der Rechenschaftspflicht
- Gemeinsam genutzte Anmeldedaten stellen ein ernsthaftes Risiko für die Datensicherheit und die Kontrolle des Teams dar.
- Wenn das Konto kompromittiert wird, werden alle Daten im Posteingang für unbefugte Benutzer zugänglich.
- Es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, wer bestimmte E-Mails verschickt oder gelöscht hat, so dass keine Prüfprotokolle erstellt werden können.
Wann Sie gemeinsame Anmeldeinformationen verwenden sollten
- Diese Methode ist nur für Teams von ein oder zwei Personen geeignet, die einen schnellen Zugriff ohne formale Verfahren benötigen.
- Es kann funktionieren, wenn die interne Zusammenarbeit minimal ist und der volle Zugang für alle akzeptabel ist.
- Es ist nicht geeignet, wenn Ihr Team sensible oder regulierte Daten bearbeitet, die eine Rückverfolgbarkeit erfordern.
- Für die meisten Teams, insbesondere für solche, die wachsen wollen, ist dieser Ansatz langfristig nicht tragbar.
3. Delegierte Gmail-Konten
Mit Google Mail können Sie den Zugriff auf Ihren Posteingang an andere Personen delegieren, ohne ihnen Ihr Passwort zu geben. Diese Funktion ist in Google Workspace-Konten verfügbar.
Wenn Sie den Zugriff delegieren:
- Andere Benutzer können E-Mails in Ihrem Namen lesen und beantworten
- Sie brauchen Ihr Passwort nicht, um sich anzumelden
- Ihre Aktionen werden protokolliert, und ihr Name erscheint im Feld "Von".
- Sie behalten die volle Kontrolle darüber, wer Zugang hat, und können diese Personen jederzeit entfernen.
Erfahren Sie mehr über Einrichtung der Google Mail-Delegation im Google Workspace Help Center.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung der Google Mail-Delegation
Sehen wir uns an, wie Sie delegierte Google Mail-Konten einrichten können:
Schritt 1: Melden Sie sich beim primären Google Mail-Konto an.
Verwenden Sie das Konto, das anderen Zugang gewährt.
Schritt 2: Navigieren Sie zu den Kontozugangseinstellungen
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in Google Mail
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konten und Import
- Blättern Sie zu Zugriff auf Ihr Konto gewähren
Schritt 3: Delegierte hinzufügen und Einladungen versenden
- Klicken Sie auf "Weiteres Konto hinzufügen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie delegieren möchten
- Gmail sendet ihnen eine Zugriffsanfrage
- Sobald sie akzeptiert sind, können sie Ihren Posteingang verwalten.
Wie verwaltet man E-Mails als Delegierter?
- Der Delegierte kann den Posteingang über sein eigenes Google Mail-Konto öffnen.
- Sie können E-Mails lesen, beantworten und archivieren.
- Ihre Antworten werden angezeigt: "Gesendet von [Delegierter] im Namen von [Hauptnutzer]".
- Sie können keine Kontoeinstellungen ändern oder auf den Chat zugreifen.
Berechtigungen für delegierte Gmail-Konten
Hier erfahren Sie, was Sie über Berechtigungen für delegierte Google Mail-Konten wissen müssen:
Höchstgrenzen für die Delegation
- Bei Google Mail kann ein Nutzer den Zugriff auf Standard-Gmail-Konten an bis zu 10 Personen delegieren.
- Für Google Workspace-Konten erhöht sich das Limit auf 25 Delegierte pro Posteingang.
- Die Delegierten können E-Mails lesen, beantworten und löschen, haben aber keinen Zugriff auf den Chat oder die Kontoeinstellungen.
Wie wird der Zugriff von Delegierten entfernt?
- Gehen Sie zu Google Mail-Einstellungen > Konten und Import > Zugriff auf Ihr Konto gewähren.
- Klicken Sie auf Löschen neben der E-Mail des Delegierten, um den Zugriff zu widerrufen.
- Der Delegierte verliert sofort den Zugang.
Wann ist sie zu verwenden?
Delegierte Google Mail-Konten sind am besten geeignet, wenn:
- Eine oder zwei Personen verwalten E-Mails im Namen eines gemeinsamen Kontos.
- Sie müssen Ihre Anmeldedaten geheim halten.
- Ihr Team bearbeitet ein moderates E-Mail-Aufkommen.
4. Gemeinsamer Posteingang von Google Groups
Mit einem Posteingang für die Zusammenarbeit in Google Groups kann Ihr Team Gruppen-E-Mails wie support@ oder info@ in einem gemeinsamen Bereich verwalten. Im Gegensatz zu regulären Google Mail-Konten bietet Ihnen diese Einrichtung von Funktionen für die Zusammenarbeit Tools zum Zuweisen, Verfolgen und Markieren von E-Mails als abgeschlossen innerhalb von Google Groups.
Dabei handelt es sich um eine integrierte Funktion von Google Workspace, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt, ohne dass ein Drittanbieter-Tool verwendet werden muss.
Weitere Informationen zu gemeinsamen Postfächern finden Sie im Google Workspace Help Center.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung des gemeinsamen Posteingangs von Google Groups
Im Folgenden sind die Schritte zum Erstellen eines gemeinsamen Posteingangs in Google Groups aufgeführt:\
Schritt 1: Erstellen einer Google-Gruppe
- Zu Google Groups gehen
- Klicken Sie auf Gruppe erstellen
- Benennen Sie Ihre Gruppe
- Zuweisen einer E-Mail-Adresse
Schritt 2: Konfigurieren der grundlegenden Gruppeneinstellungen
- Wählen Sie als Gruppentyp "Gemeinsamer Posteingang".
- Legen Sie fest, wer Nachrichten veröffentlichen, zuweisen und beantworten darf.
- Aktivieren Sie die Funktionen zur Gesprächsverfolgung.
Schritt 3: Wählen Sie Datenschutzeinstellungen
- Entscheiden Sie, ob die Gruppe innerhalb Ihrer Domäne öffentlich ist.
- Kontrollieren Sie, wer Unterhaltungen anzeigen, veröffentlichen und moderieren darf.
Schritt 4: Mitglieder hinzufügen und Funktionen für den gemeinsamen Posteingang aktivieren
- Fügen Sie Teammitglieder hinzu, die Zugriff auf den Posteingang benötigen.
- Geben Sie ihnen Rollen (Mitglied, Manager, Eigentümer).
- Aktivieren Sie die Funktion "Gemeinsamer Posteingang", um die Zuweisungs-, Markierungs- und Lösungswerkzeuge zu aktivieren.
Berechtigungen für kollaborative Posteingänge
Sie können unterschiedliche Berechtigungen für Gruppenmitglieder festlegen:
- Konversationen ansehen
- Unterhaltungen zuordnen
- Als vollständig oder dupliziert markieren
- Antwort im Namen der Gruppe
Management von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Gruppe
Weisen Sie klare Rollen zu:
- Eigentümer: Volle Kontrolle über Einstellungen und Zugriff
- Manager: Kann moderieren, zuweisen und antworten
- Mitglied: Kann Nachrichten ansehen und beantworten
Wann ist sie zu verwenden?
Google Groups Collaborative Inbox ist eine gute Option, wenn:
- Sie verwenden bereits Google Workspace.
- Sie möchten einen gemeinsamen Posteingang ohne Tools von Drittanbietern.
- Sie brauchen klare Rollen und eine klare Aufgabenverteilung.
- Ihr Team braucht keine fortgeschrittene Automatisierung oder interne Notizen.
Delegiertes Google Mail-Konto vs. Google Collaborative Inbox: Was sollten Sie wählen?
Im Folgenden habe ich eine klare Unterscheidung zwischen einem delegierten Google Mail-Konto und einem gemeinsamen Google-Posteingang getroffen, um Unternehmen die Entscheidung zu erleichtern, was für sie geeignet ist:
| Merkmal | Delegiertes E-Mail-Konto | Google Collaborative Inbox |
|---|---|---|
| Komplexität der Einrichtung | Einfach | Mäßig |
| Ideale Teamgröße | 1-2 Benutzer | 3+ Benutzer |
| Zugang Methode | Zugang über die persönliche Gmail-Schnittstelle | Zugang über die Google Groups-Schnittstelle |
| E-Mail-Zuweisung | Nicht verfügbar | Verfügbar |
| Verfolgung der Aktivität | Sehr begrenzt | Grundlegend |
| Sicherheit und Zugangskontrolle | Sicherer als gemeinsame Anmeldungen, aber keine Berechtigungen auf Benutzerebene | Rollenbasierter Zugriff mit klareren Kontrollen |
| E-Mail-Sichtbarkeit | Vollständiger Posteingang für die Delegierten | Mitglieder sehen alle E-Mails, die an die Gruppe gesendet werden |
| Prüfpfad | Nicht verfügbar | Eingeschränkt: Zeigt einige Benutzeraktionen, aber nicht alle Audit-Funktionen |
| Interne Tools für die Zusammenarbeit | Keine | Grundlegend |
Vor- und Nachteile von delegierten Gmail-Konten
Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von delegierten Google Mail-Konten:
Profis
- Einfach über die Einstellungen von Google Mail einzurichten.
- Anwendungen von Drittanbietern sind nicht erforderlich.
- Ideal für Einzelnutzer oder Assistenten, die den Posteingang einer Person verwalten.
Nachteile
- Sie können Teammitgliedern keine E-Mails zuweisen.
- Keine Tools für die Zusammenarbeit oder für interne Kommentare.
- Es ist nicht ersichtlich, wer auf eine E-Mail reagiert hat.
Vor- und Nachteile von Google Collaborative Inboxes
Hier sind einige Vor- und Nachteile von Google Collaborative Inboxes:
Profis
- Unterstützt die Zuordnung, Kategorisierung und Verfolgung von E-Mails.
- Der rollenbasierte Zugriff verbessert die Sicherheit und Verantwortlichkeit.
- Entwickelt für Gruppen-Workflows wie Support, HR oder IT.
Nachteile
- Erfordert mehr Schritte zum Einrichten und Konfigurieren.
- Die Oberfläche ist von der normalen Google Mail-Oberfläche getrennt, was etwas gewöhnungsbedürftig sein kann.
- Es fehlen erweiterte Berichte oder Automatisierungen, wie sie in speziellen Tools für den gemeinsamen Posteingang zu finden sind.
Welches ist für die Bedürfnisse Ihres Teams am besten geeignet?
- Wählen Sie delegierte Google Mail-Konten, wenn Sie ein Einzelnutzer oder ein kleines Team mit begrenztem E-Mail-Volumen sind und keinen Bedarf an Teamzuweisungen oder Sichtbarkeit haben. Es ist nützlich für Assistenten der Geschäftsführung oder kleine Support-Teams, die einen einzigen Posteingang verwalten.
- Wählen Sie Google Collaborative Inbox, wenn Ihr Team strukturierte Workflows, mehrere Nutzer, rollenbasierten Zugriff und grundlegende Zuweisungsfunktionen benötigt. Google Collaborative Inbox eignet sich besser für funktionsübergreifende Teams, die gemeinsame Kommunikation in großem Umfang verwalten.
Für wachsende Teams, die eine intensivere Zusammenarbeit, Berichterstattung oder Automatisierung benötigen, bieten Tools wie ControlHippo eine speziell entwickelte Lösung für den gemeinsamen Posteingang, die sich problemlos in Google Mail integrieren lässt.
Das Einrichten eines gemeinsamen Posteingangs bei Google Mail ist nur der erste Schritt. Damit Ihr Team organisiert, reaktionsschnell und abgestimmt ist, müssen Sie die richtigen Gewohnheiten und Systeme einführen. Hier finden Sie bewährte Best Practices, die Sie befolgen sollten, sobald Ihr gemeinsamer Posteingang in Betrieb ist:
1. Klare Zuweisungs- und Eskalationsprotokolle erstellen
Jeder sollte wissen, wer für welche E-Mails zuständig ist und was zu tun ist, wenn etwas eskaliert werden muss.
Wie man es macht:
- Weisen Sie jede eingehende Nachricht einem Teammitglied zu, sobald sie eintrifft.
- Legen Sie Regeln fest, wann und wie Sie eskalieren.
- Vermeiden Sie, dass zwei Personen auf dieselbe E-Mail antworten. Weisen Sie die Verantwortlichkeit klar zu.
2. Organisieren Sie Ihren Posteingang mit Etiketten und Filtern
Selbst in einem gemeinsam genutzten Posteingang kommt es schnell zu einem Durcheinander. Wenn Sie die bewährten Verfahren zur E-Mail-Verwaltung befolgen, kann Ihr Team das Durcheinander reduzieren und die Reaktionszeit verbessern. Nutzen Sie die integrierten Tools von Google Mail, um Ordnung zu schaffen.
Tipps:
- Versehen Sie sie mit Bezeichnungen wie "Dringend", "Rechnungsstellung", "Wiedervorlage" oder "Neuer Lead".
- Verwenden Sie Filter, um E-Mails auf der Grundlage von Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern automatisch zu kennzeichnen.
- Archivieren Sie gelöste Konversationen, um den Posteingang sauber zu halten.
Erfahren Sie, wie Sie die Google Mail-Etiketten und -Filter optimal nutzen können, um Ihren gemeinsamen Posteingang sauber zu halten.
3. Konsistente Kommunikationsstandards festlegen
Ihre Kunden sollten immer eine hilfreiche, professionelle Antwort erhalten, unabhängig davon, wer antwortet.
Bewährte Praktiken:
- Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für allgemeine Antworten
- Angleichung an Ton, Sprache und Formatierung
- Interne Notizen hinzufügen, wenn ein Thema an eine andere Person übergeben wird
Nutzen Sie diese Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation, um sicherzustellen, dass Ihre Antworten klar, professionell und konsistent sind.
Google Mail bietet zwar einfache Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung des Posteingangs, doch die meisten wachsenden Teams benötigen mehr Struktur, Transparenz und Automatisierung. Hier kommen die Tools für den gemeinsamen Posteingang ins Spiel.
Im Folgenden finden Sie einige beliebte Optionen, mit denen Unternehmen ihre E-Mails effizienter verwalten können. Jedes Tool ist mit Google Mail integriert und bietet je nach Teamgröße und Arbeitsablauf unterschiedliche Funktionen.
1. SteuerungHippo
ControlHippo verwandelt Ihren Google Mail-Posteingang in einen intelligenten, gemeinsamen Arbeitsbereich. Es bietet Automatisierung, Gesprächsverfolgung, interne Notizen und Leistungseinblicke auf einer Plattform.
Zentrale Stärken
- Sauberer, einheitlicher Posteingang für die Zusammenarbeit im Team.
- Intelligente E-Mail-Weiterleitung und -Verwaltung.
- KI-gestützte Tools wie Zusammenfassungen und Antwortvorschläge.
- CSAT-Tracking zur Messung der Kundenzufriedenheit.
- Einfache Einrichtung mit Google Mail- und CRM-Integration.
Am besten geeignet für: Teams, die eine vollständige Kontrolle über E-Mail-Workflows mit integrierter Intelligenz wünschen.
2. Hilfe Pfadfinder
Help Scout verwandelt Ihren gemeinsamen Posteingang in ein Zentrum für den Kundensupport. Es kombiniert E-Mail, Live-Chat und Hilfeartikel in einer Plattform.
Zentrale Stärken
- Einfache, E-Mail-ähnliche Schnittstelle
- Integrierte Wissensdatenbank
- Automatisierungsregeln und Arbeitsabläufe
- Berichterstattung und Analyse
Am besten geeignet für: Kundensupport-Teams, die auch Selbstbedienungsoptionen anbieten möchten.
3. Behalten
Keeping funktioniert direkt in Google Mail und erweitert Ihren Posteingang um Helpdesk-Funktionen. Es hilft kleinen Teams bei der Verwaltung von Support-E-Mails, ohne dass sie das Tool wechseln oder eine neue Software erlernen müssen.
Zentrale Stärken
- Sie müssen Gmail nicht verlassen
- E-Mails als Tickets zuweisen und verfolgen
- Gemeinsame Vorlagen und vorgefertigte Antworten
- Einfache Berichterstattung
Am besten geeignet für: Kleine Teams, die nur minimale Änderungen an ihrem bestehenden Google Mail-Workflow vornehmen möchten.
4. HiverHQ
Hiver baut auf Gmail auf und unterstützt Teams bei der Verwaltung von Support-, Vertriebs- und Finanz-E-Mails. Es sieht aus und fühlt sich an wie Gmail, fügt aber Tools für die Zusammenarbeit hinzu.
Wichtigste Stärken:
- E-Mail-Zuweisungen und Notizen in Google Mail
- SLA-Verfolgung und -Analyse
- Kollisionswarnungen zur Vermeidung doppelter Antworten
- Integration mit Tools wie Slack und Asana
Am besten geeignet für: Google Workspace-Nutzer, die in der Google Mail-Oberfläche bleiben möchten.
5. Missive
Missive vereint E-Mail, Team-Chat und Aufgaben-Zusammenarbeit in einer Plattform. Es unterstützt ein Multi-Channel-Setup durch Integrationen und funktioniert gut für funktionsübergreifende Teams.
Zentrale Stärken
- Team-Chat in E-Mail-Threads.
- Gemeinsame Beschriftungen, vorgefertigte Antworten und gemeinsames Verfassen von Texten.
- Integration mit E-Mail, SMS und einigen sozialen Plattformen.
- Flexible Schnittstelle für die Verwaltung mehrerer Konten und Anwendungsfälle.
Am besten geeignet für: Teams, die einen einheitlichen Ort für die Verwaltung von E-Mails und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit wünschen.
Sind Sie bereit, Ihren Posteingang aufzuräumen?
Verwalten Sie Ihren gemeinsamen Posteingang von Google Mail mit ControlHippo. Bleiben Sie organisiert, verbessern Sie die Sichtbarkeit und arbeiten Sie besser!
Die Verwaltung von Team-E-Mails sollte sich nicht unübersichtlich anfühlen. Ob Sie nun gemeinsame Logins, delegierten Zugriff oder Google Groups verwenden, jede Methode hat ihre Grenzen. Wenn Ihr Team wächst, wächst auch der Bedarf an Struktur, Verantwortlichkeit und intelligenteren Arbeitsabläufen.
ControlHippo hebt den gemeinsamen Posteingang von Google Mail auf die nächste Stufe. Es hilft Ihrem Team:
- Organisieren Sie sich mit klaren Zuständigkeiten und Aufgaben
- Sparen Sie Zeit mit intelligenten Antworten und Gesprächszusammenfassungen
- Bessere Kommunikation mit internen Notizen und Tags
Und Sie können alles tun, ohne Ihre bestehende Google Mail-Umgebung zu verlassen.
Sie können eine solche über die Google Mail-Delegation, Google Groups Collaborative Inbox erstellen oder ein Tool wie ControlHippo für eine bessere Kontrolle verwenden.
Ja, aber Google Mail allein bietet keine Zuweisung, Zusammenarbeit und Nachverfolgung. Verwenden Sie Delegations-, Gruppen- oder gemeinsame Posteingangstools für volle Funktionalität.
Durch Delegation erhalten andere Personen Zugriff auf den Posteingang, während gemeinsam genutzte Posteingänge Teamzuweisungen, Sichtbarkeit und Zusammenarbeit mit integrierten Nachverfolgungsfunktionen unterstützen.
Technisch gesehen, ja, aber die gemeinsame Anmeldung ist unsicher und wird nicht empfohlen. Sie können stattdessen Delegations- oder gemeinsame Posteingangstools verwenden.
In Postfächern für die Zusammenarbeit werden Google-Gruppenrollen verwendet: Eigentümer, Manager und Mitglied. Zu den Berechtigungen gehören das Zuweisen von Konversationen, das Markieren von Status und das Moderieren von Inhalten.
Standard-Gmail erlaubt 10 Delegierte pro Konto. Google Workspace-Konten erlauben bis zu 25 Delegierte für jeden primären Google Mail-Posteingang.
Aktualisiert : August 5, 2025
Jainy Patel is a content strategist who specializes in omnichannel communication solutions. She develops innovative marketing strategies that unify messaging across various channels, ensuring a consistent and engaging customer journey. Jainy is passionate about optimizing communication processes and crafting targeted content that resonates with audiences at every touchpoint.