13 Tipps für wirksame E-Mail-Kommunikation

Leitende Autorin: Yash Maheshwari

Lesezeit: 8 Minuten

Veröffentlicht : 19. Juli 2024

E-Mail ist eines der gängigsten Kommunikationsmittel für Berufstätige. BBis 2027 werden voraussichtlich 4,8 Milliarden Menschen weltweit E-Mails nutzen! Doch nicht alle E-Mails sind produktiv. Einige sind zu vage, andere sind zu lang und wieder andere werden völlig ignoriert.

Denken Sie darüber nach - wie oft haben Sie schon eine E-Mail erhalten, bei der Sie sich gefragt haben, was der Absender eigentlich wollte? Schlechte E-Mail-Kommunikation kann das Geschäft verlangsamen, zu Missverständnissen führen und Sie sogar unprofessionell erscheinen lassen.

In diesem Leitfaden werden wir effektive Tipps für die E-Mail-Kommunikation erörtern, die Ihnen helfen, klare, professionelle und ansprechende E-Mails zu schreiben. 

Effektive E-Mail-Tipps für anregende und lebendige Konversationen

E-Mails müssen nicht langweilig oder mechanisch sein. Vielmehr klingen die besten E-Mails echt, lesbar und ermutigen zu einer Antwort. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können und wie Sie dafür sorgen, dass jede E-Mail zählt. 

1. Haben Sie ein klares Ziel und einen klaren Zweck

Bevor Sie eine E-Mail schreiben, halten Sie einen Moment inne und überlegen Sie, warum Sie sie schreiben und was Sie damit erreichen wollen. Viele E-Mails werden nicht gelesen, weil sie zweideutig und unklar sind, d. h. der Leser weiß nicht, was er mit ihnen anfangen soll.

Eine ungenaue E-Mail kann die Dinge verlangsamen oder den Empfänger dazu veranlassen, Folgefragen zu stellen - und das ist Zeitverschwendung. 

Eine unklare E-Mail könnte zum Beispiel so aussehen: 

"Hey, kannst du dir das mal ansehen, wenn du Zeit hast?"

In diesem Fall weiß der Empfänger nicht, was dies bedeutet, was er damit tun soll und wann er dies tun soll.

Eine gut strukturierte E-Mail sollte vielmehr lauten:

 "Hallo Sarah, können Sie den beigefügten Verkaufsbericht durchsehen und mir bitte bis Donnerstag Ihr Feedback geben? Falls Sie Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen." 

Diese E-Mail ist sehr spezifisch. Sie legt die erforderlichen Maßnahmen fest und gibt einen Zeitrahmen für die Antwort des Empfängers vor. Ein klar definierter Zweck macht die Kommunikation nicht nur effizienter, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Person rechtzeitig antwortet. 

2. Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht, und entscheidet daher darüber, ob Ihre E-Mail geöffnet oder ignoriert wird. Eine vage oder irreführende Betreffzeile kann dazu führen, dass Ihre E-Mail im Posteingang eines Empfängers verloren geht, während eine spezifische und relevante Betreffzeile zeigt, wie wichtig die E-Mail ist.

Zum Beispiel, Betreffzeilen "Wichtig" oder "Wiedervorlage" sind zu allgemein und bieten zu wenig Kontext.

Beispiele für schwache Betreffzeilen:

• "Kurze Frage" (Worüber?)
• "Treffen" (Welche Art von Treffen?)

Wählen Sie stattdessen etwas Klares und Informatives:

 Starke Betreffzeilen:

• "Projekt-Update: Deadline auf 15. März verschoben"

• "Bitte um Feedback: Neuer Marketing-Vorschlag"

• "Besprechungsanfrage: Q2 Verkaufsstrategie Diskussion"

Gut geschriebene Betreffzeilen verwenden den aktiven Sprachgebrauch und fassen den Inhalt einer E-Mail in 6-10 Worten zusammen und helfen dem Empfänger, Prioritäten zu setzen. Verwenden Sie Wörter wie "Dringend" oder "Aktion erforderlich" um die E-Mails hervorzuheben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und zwar sehr sparsam, da ein übermäßiger Gebrauch ihre Bedeutung verwässert.

3. Achten Sie auf Tonfall und Stil 

E-Mails sind keine Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Ihnen fehlt der Tonfall oder die Körpersprache, um ihre Absicht zu vermitteln, was die Gefahr von Missverständnissen erhöht. Was Ihnen als einfacher Satz oder Sofortnachricht erscheint, kann für einen anderen respektlos oder zu fordernd klingen. 

Zum Beispiel, um zu sagen: "Schicken Sie mir den Bericht jetzt", wirkt abrupt und unfreundlich.

Im Gegensatz dazu ist es weitaus höflicher und professioneller, sich so auszudrücken: "Bitte schicken Sie mir den Bericht bis 15 Uhr, oder lassen Sie mich wissen, wenn Sie mehr Zeit brauchen."

 Wenn man in einer E-Mail auch Höflichkeit und Herzlichkeit zeigt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die E-Mail Wirkung zeigt und eine herzliche Antwort folgt. 

Phrasen wie "Ich schätze Ihre Zeit", " "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Hilfe brauchen" oder "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören" helfen dabei, alles herzlich und professionell zu halten.

4. Prägnant und auf den Punkt gebracht

Geschäftsleute erhalten an einem Tag Hunderte von E-Mails, so dass eine lange E-Mail überwältigend wirken kann. Wenn Ihre Nachricht vollgepackt ist mit unnötigen Details, überfliegen die Empfänger sie vielleicht oder ignorieren sie ganz. Untersuchungen zeigen, dass E-Mails zwischen 50 und 125 Wörtern am effektivsten sind und eine Antwortquote von über 50 % erreichen.

Diese E-Mail ist lang und unübersichtlich:

"Hallo! Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte nur nachfragen, ob Sie den Vorschlag, den ich Ihnen letzte Woche geschickt habe, schon durchsehen konnten. Wenn es Ihnen möglich ist, würde ich mich über Ihre Kommentare freuen, sobald Sie dazu kommen. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie einen Moment Zeit haben!" 

Eine effektivere Version wäre:
"Hallo Alex, hatten Sie schon die Gelegenheit, den Vorschlag zu prüfen? Ich würde mich über dein Feedback freuen."

Diese kürzere Version respektiert die Zeit des Empfängers und hält die Nachricht klar. So werden Ihre E-Mails besser lesbar:

• Beschränken Sie sich auf ein Hauptthema pro E-Mail.
• Verwenden Sie kurze Absätze (maximal 2-3 Sätze)
• Vermeiden Sie übermäßige Erklärungen

Wenn Sie mehr Details benötigen, sollten Sie lieber ein Dokument anhängen, als eine übermäßig lange E-Mail zu schreiben.

5. Verwenden Sie eine klare und effektive Formatierung

Selbst die am besten formulierten E-Mails können schwer zu lesen sein, wenn sie nicht gut strukturiert sind. Riesige Absätze können den Leser davon ablenken, die meisten der zur Kenntnis zu nehmenden Informationen zu finden.

Machen Sie Ihre E-Mails stattdessen durchsuchbar:

• Kurze Absätze (2-3 Sätze pro Absatz)
• Aufzählungspunkte zur Hervorhebung wichtiger Informationen
•  Fett- oder Kursivdruck zur Hervorhebung

Vergleichen Sie zum Beispiel diese beiden Versionen der gleichen Nachricht:

Vorher (schwer zu lesen):
"Wir haben am Donnerstag um 10 Uhr eine Teambesprechung im Konferenzraum B. Bitte bringen Sie Ihre Projekt-Updates mit, und wir werden auch die anstehenden Fristen besprechen. Vergessen Sie auch nicht, Ihre Berichte bis Mittwoch einzureichen."

Nachher (klar und organisiert):
Details zur Teambesprechung

• Datum: Donnerstag
• Zeit: 10 AM
• Ort: Konferenzraum B
• Tagesordnung: Projektaktualisierungen und anstehende Fristen
• Zur Erinnerung: Die Berichte müssen bis Mittwoch vorliegen.

Die zweite Version ist viel einfacher zu lesen, ganz zu schweigen davon, dass durch die Formatierung wichtige Details besonders hervorstechen. Die richtige Formatierung einer E-Mail verbessert das Lesen und Verstehen. 

6. Personalisieren Sie Ihre E-Mails

Eine generische Nachricht vermittelt das Gefühl, roboterhaft zu sein und es fehlt ihr an Wärme. Der Empfänger wird sich wie ein weiterer Name auf der Liste fühlen. Im Gegensatz dazu zeigt eine persönliche Note, dass man sich Mühe gegeben hat, und veranlasst den Empfänger, auf die E-Mail zu antworten. 

Nehmen Sie zum Beispiel diese E-Mail:

"Sehr geehrter Kunde, wir möchten Sie über unser neuestes Update informieren." 

Das klingt kalt und abgelegen, nicht wahr? 

Wohingegen etwas wie, "Hallo James, ich hoffe, es geht dir gut! Ich wollte dich über einige interessante Neuerungen informieren, die für dein Team hilfreich sein werden" gibt dem Einzelnen das Gefühl, dass er wichtig ist, da er persönlich angesprochen wird.

Einfache Personalisierung kann beinhalten: 

• Begrüßen Sie den Empfänger mit seinem Namen: "Hallo Sarah," im Gegensatz zu "Sehr geehrter Herr oder sehr geehrte Frau";
• Erwähnung vergangener Diskussionen: "Als Folgemaßnahme zu unserem letzten Treffen ...";
• Eingehen auf gängige Vorlieben: "Da Sie sich für Marketing interessieren, wird Ihnen dieser neue Bericht sicher gefallen."

Diese kleinen Dinge könnten die Antwortquoten verbessern und die beruflichen Beziehungen zu den Kunden stärken. 

7. Korrekturlesen für Grammatik und Rechtschreibung

Rechtschreib- und Grammatikfehler können Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen und Sie unprofessionell erscheinen lassen. Zum Beispiel kann die Verwendung von "Ihr" anstelle von "Sie sind" kann die Bedeutung Ihrer Nachricht völlig verändern.

Häufige Fehler sind:
"Da ist ein Fehler in Ihrem Bericht".

Stattdessen sollte es heißen:
"Es gibt einen Fehler in Ihrem Bericht."

Um peinliche Fehler zu vermeiden:

• Verwenden Sie Tools zur Rechtschreibprüfung, z. B. Grammarly oder die in Ihrem E-Mail-Programm integrierte Rechtschreibprüfung.  
• Eine gute Methode ist es, Ihre E-Mail laut zu lesen, um die unangenehm klingenden Sätze zu erkennen.
• Überprüfen Sie Namen, Daten und Anhänge.

Schon eine zusätzliche Minute Korrekturlesen kann Missverständnissen vorbeugen und Ihrer E-Mail einen professionellen Touch verleihen. 

8. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte, die wichtige Informationen darüber enthält, wer Sie sind und wie man Sie kontaktieren kann. Außerdem sorgt sie für ein einfaches und übersichtliches Format. Eine ansprechende Signatur wertet das Image von E-Mails und formeller Kommunikation auf und ermöglicht einen einfachen Zugang zum Absender.

Eine aussagekräftige E-Mail-Signatur enthält:

• Ihr vollständiger Name
• Ihre Berufsbezeichnung und Ihr Firmenname
•  Ihre E-Mail und Telefonnummer
• Unternehmenswebsite oder soziale Links (falls zutreffend)

 Beispiel für eine gute E-Mail-Signatur:

Barkha Seth

 Marketing Manager | XYZ Unternehmen

[email protected] | (122) 345-6579

www.xyzcompany.com

So erhalten Sie alle notwendigen Kontaktdaten in einer übersichtlichen, professionell aussehenden Signatur. Wenn jemand schnell anrufen muss, kann er Ihre Nummer leicht in der Signatur finden. Überladen Sie Ihre Signatur nicht mit überflüssigen Links, Bildern oder Zitaten - alles, was Ihre E-Mail billig aussehen lässt. 

9. Eine klare Aufforderung zum Handeln 

Jede E-Mail sollte den Empfänger zu einer bestimmten Handlung veranlassen. Wenn Sie ihnen nicht sagen, was Sie erwarten, könnten sie Ihre E-Mail ignorieren oder ihre Antwort absichtlich hinauszögern.

Ein schwacher Aufruf zum Handeln sieht zum Beispiel so aus:

"Sagen Sie mir, was Sie denken. "

Sie ist vage, gibt nicht an, was der Empfänger tun soll, und bietet eine einfache Ausrede, um die E-Mail zu ignorieren. Verwenden Sie stattdessen eine klare und umsetzbare Aufforderung:
"Bitte bestätigen Sie bis Freitag, ob Sie an der Besprechung teilnehmen können."

Weitere Beispiele für starke Aufforderungen zum Handeln sind:

• "Können Sie mir den aktualisierten Bericht bis morgen 14 Uhr schicken?"
• "Klicken Sie auf den unten stehenden Link, um sich für das Webinar anzumelden.
• "Melden Sie sich bis Mittwoch mit Ihrer Verfügbarkeit für einen Anruf.

Eine präzise Formulierung verhindert Verwirrung und macht es dem Empfänger leicht, umgehend zu antworten.

10. Achten Sie auf Empfänger und Vertraulichkeit 

Bevor Sie auf die Taste "Senden" drücken, sollten Sie sich vergewissern, dass die E-Mail auch wirklich an die richtige Person geht, und überlegen, ob diese mit den darin enthaltenen sensiblen Informationen richtig umgehen wird. Wenn Sie vertrauliche Informationen an die falsche Person senden, kann dies ein ernstes Sicherheitsrisiko darstellen. 

• Prüfen Sie die Empfängerliste: Vergewissern Sie sich, dass der vorgesehene Adressat auch wirklich der vorgesehene Adressat ist; ein Fehler von nur einem Buchstaben in einer E-Mail-Adresse könnte dazu führen, dass vertrauliche Informationen an eine beliebige Person gesendet werden.
• CC und BCC korrekt verwenden: CC (Carbon Copy) wird verwendet, wenn Sie möchten, dass die Empfänger wissen, wer die E-Mail erhalten hat und die Adressen der anderen sehen. BCC (Blind Carbon Copy) ist, wenn Sie die E-Mail an eine ganze Gruppe senden und die Adressen der anderen Empfänger unbekannt bleiben sollen.

 Wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt, ist es sinnvoll, einen Haftungsausschluss hinzuzufügen: 

"Diese E-Mail ist vertraulich und nur für den Adressaten bestimmt. Sollten Sie sie versehentlich erhalten haben, löschen Sie sie bitte sofort.

Mit ein wenig Vorsicht lassen sich kostspielige Fehler vermeiden und sensible Daten schützen.

11. Verwenden Sie das richtige E-Mail-Tool

Der Einsatz der richtigen E-Mail-Tools kann die Produktivität steigern, die Nachverfolgung und Verfolgung ermöglichen und sogar Aufgaben automatisieren. Zu den großartigen E-Mail-Tools gehören gängige Tools wie Google Mail, Outlook und E-Mail-Automatisierungssoftware mit verschiedenen Funktionen, die Kommunikationsfunktionen rationalisieren, die normalerweise von anderen Tools ausgeführt werden.

Einige dieser Tools und Funktionen von E-Mail, die nützlich sein können, sind:

• E-Mail-Verfolgung: Wissen, wann jemand Ihre E-Mail öffnet (Tools: HubSpot, Mailtrack)
• Planen von E-Mails: Versenden Sie Ihre E-Mails in perfekten Zeitabständen (Tools: Boomerang, Outlook Delay Delivery)
• Automatisierte Antworten: Voreingestellte Antworten können viel Zeit sparen (Tools: Gmail Autoreply, Drift)
• Gemeinsam genutzte Mailbox- Die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten kann eine Herausforderung sein. A gemeinsamer Posteingang ist ein wertvolles Instrument, das es Teammitgliedern ermöglicht, ohne Verwirrung zusammenzuarbeiten. (Werkzeug: ControlHippo)

Die Verwendung des richtigen E-Mail-Tools trägt zu einer effektiveren Systematisierung und Optimierung der Kommunikation bei. 

12. Wählen Sie die richtige E-Mail-Struktur

Eine gut strukturierte E-Mail ist leichter zu lesen und leicht zu beantworten. Jede E-Mail sollte auch einige grundlegende Abschnitte haben und wichtige Informationen hervorheben, wie z. B.: 

• Begrüßung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung (z. B., "Hallo Kevin," oder "Lieber Mr. Bose,")
• Zweck: Geben Sie an, warum Sie schreiben (z.B., "Ich wollte an unsere letzte Diskussion anknüpfen...")
• Wichtigste Nachricht: Erklären Sie klar und deutlich die wichtigsten Punkte ohne unnötige Details
• Aufruf zum Handeln: Sagen Sie dem Empfänger, welche Handlung Sie erwarten (z. B. "Bitte bestätigen Sie bis Freitag.")
• Schließen: Schließen Sie höflich mit einer professionellen Unterschrift (z.B., "Mit freundlichen Grüßen, Saloni")

Diese Struktur sorgt dafür, dass die E-Mails geordnet bleiben, dass sie leicht zu lesen sind und dass man auf ihrer Grundlage handeln kann. 

13. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail mobilfreundlich ist

Viele Berufstätige checken E-Mails auf ihrem Handy, daher sollten Ihre E-Mails für mobile Geräte optimiert sein. Eine schlecht formatierte E-Mail kann auf kleinen Bildschirmen schwer zu lesen sein. Laut Option Monster, wird die Hälfte der Empfänger eine E-Mail verwerfen, wenn sie nicht mobilfreundlich ist.

Tipps für mobilfreundliche E-Mails:

• Halten Sie die Absätze kurz (1-2 Sätze pro Absatz)
•  Verwenden Sie eine klare Betreffzeile (unter 50 Zeichen)
• Vermeiden Sie große Anhänge (verwenden Sie stattdessen Cloud-Links)
•  Verwenden Sie einfache Schriftarten und Formatierungen.

Wenn Sie Ihre E-Mails mobilfreundlich gestalten, stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft auf jedem Gerät leicht zugänglich und lesbar ist.

Muster-E-Mails

Im Folgenden finden Sie drei Beispiele für effektive E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz, die auf verschiedenen beruflichen Szenarien basieren:

1. Sitzungsanfrage per E-Mail

Warum das funktioniert:

• In der E-Mail wird der Zweck des Treffens klar angegeben.
• Sie gibt ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit vor und bietet gleichzeitig Flexibilität.
• So bleibt die Anfrage kurz und leicht zu beantworten.

2. Verschieben einer Besprechung

Warum das funktioniert:

• Darin wird deutlich erklärt, warum der Termin verschoben werden muss.
• Sie bietet eine alternative Zeit an, die eine Umplanung erleichtert.
• Es zeugt von Professionalität, sich für den Wechsel zu entschuldigen.

3. E-Mail zur Nachbereitung der Bewerbung

Warum das funktioniert:

• Es zeigt Begeisterung, ohne zu aufdringlich zu sein.
• Es erinnert den Personalverantwortlichen an die Bewerbung.
• So bleibt der Ton professionell und höflich.

Schlussfolgerung

Das Verfassen effektiver E-Mails muss nicht mit komplexen Strategien verbunden sein. Ein paar kleine Änderungen hier und da machen schon einen Unterschied. Zu jedem Tipp habe ich einige Beispiele für effektive E-Mail-Kommunikation angeführt. 

Nutzen Sie diese E-Mail-Tipps, um klare, professionelle und überzeugende E-Mails zu verfassen, die gute Reaktionen hervorrufen und bessere Geschäftsbeziehungen fördern. Probieren Sie sie in Ihrer nächsten E-Mail-Nachricht aus und sehen Sie, wie viel einfacher Ihre Konversationen werden! 

Aktualisiert : 25. März 2025

Yash Maheshwari

Yash Maheshwari is a seasoned writer specializing in crafting compelling product marketing blogs. With a keen eye for detail and a passion for effective communication, Yash brings a wealth of experience to the world of content creation.