Der Betrieb einer Schule oder Hochschule ist mehr als nur Unterricht. Es geht um die Verwaltung unzähliger Arbeitsabläufe im Bildungswesen, wie z. B. Zulassungen, Gebührenerinnerungen und Schüleranfragen. Auch wenn jede einzelne Aufgabe unbedeutend erscheinen mag, häufen sie sich schnell an und rauben wertvolle Zeit. An diesem Punkt wird die Automatisierung von Bildungsworkflows zu einem echten Wendepunkt.
McKinsey berichtet, dass 60 % der Mitarbeiter durch Automatisierung bis zu 30 % ihrer Zeit zurückgewinnen könnten, und Prozessfehler um bis zu 90 % reduziert werden können. Letztendlich führt dies zu weniger Chaos und mehr Zeit für die Schüler. Sehen wir uns an, wie dieser Wandel in Schulen, Hochschulen und Universitäten vonstatten geht.
Was ist Workflow-Automatisierung im Bildungswesen?
Automatisierung von Arbeitsabläufen im Bildungswesen bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Erledigung routinemäßiger, sich wiederholender Aufgaben in einer Einrichtung, damit die Mitarbeiter sich nicht darum kümmern müssen. So entsteht ein intelligenteres, zuverlässigeres System, in dem keine Anfrage, Erinnerung oder Aktualisierung mehr übersehen wird.
Denken Sie an all die beweglichen Teile in einer Schule: Zulassungen, Gebührenerhebung, Prüfungsbenachrichtigungen, Einreichung von Dokumenten und interne Genehmigungen. Die manuelle Verwaltung all dieser Vorgänge frisst nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko menschlicher Fehler und verpasster Fristen.
Durch die Automatisierung werden diese alltäglichen Prozesse in vorhersehbare, selbständige Arbeitsabläufe verwandelt. Ein Student bewirbt sich online, und seine Angaben werden automatisch erfasst, die richtige Abteilung wird benachrichtigt, und der Student erhält ein Follow-up, ohne dass jemand einen Finger rühren muss.
Die Implementierung von No-Code-Workflow-Automatisierung gibt Institutionen die Möglichkeit, ohne Qualitätseinbußen zu skalieren und Struktur, Geschwindigkeit und Konsistenz in jeden Winkel des Campusbetriebs zu bringen.
- Durch Workflow-Automatisierung können Unternehmen jedes Jahr zwischen 10.000 und Millionen Dollar einsparen.
- Im Durchschnitt sparen Unternehmen allein durch die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben jährlich rund 46.000 Dollar.
Herausforderungen für Bildungsinstitutionen
Bevor wir uns damit befassen, was in bestehenden Systemen automatisiert werden kann, sollten wir die Probleme verstehen, mit denen die meisten Schulen und Universitäten heute konfrontiert sind.
1. Manuelle und zeitaufwendige studentische Prozesse
Viele Bildungseinrichtungen verwalten wichtige Verwaltungsprozesse wie Zulassungen, Einführungen und Gebührenzahlungen immer noch mit Papierformularen, Tabellenkalkulationen oder langen E-Mail-Threads. Diese veralteten Bildungs-Workflows verlangsamen Genehmigungsprozesse und alles andere. Das größere Problem? Diese Verzögerungen beeinträchtigen den ersten Eindruck und können das Vertrauen der Studenten gleich zu Beginn ihrer akademischen Reise zerstören.
2. Mangel an zentraler Kommunikation
In den meisten Einrichtungen arbeiten die verschiedenen Abteilungen isoliert voneinander. Verwaltungsaufgaben wie Zulassungen, Finanzen, akademische Angelegenheiten und Studentendienste haben jeweils ihre eigenen Tools, Teams und Kommunikationskanäle. Ohne ein einheitliches System fallen wichtige Aktualisierungen durch die Maschen. Ein Student könnte beispielsweise die Finanzabteilung über ein Zahlungsproblem informieren, während das akademische Team nichts davon erfährt, was zu Fehlkommunikation oder unnötigen Nachfassaktionen führt.
3. Schwierigkeiten bei der Bewältigung großer Mengen von Abfragen und Aufgaben
In Spitzenzeiten wie der Zulassungs- oder Prüfungszeit steigt die Zahl der Studentenanfragen sprunghaft an. Die Mitarbeiter werden mit E-Mails, Anrufen, digitalen Formularen und persönlichen Anfragen bombardiert - viele von ihnen stellen dieselben Fragen. Ohne das richtige Recherchetool für Automatisierungslösungen sind die Teams gezwungen, eine Anfrage nach der anderen zu beantworten, was häufig zu Verzögerungen oder verpassten Antworten führt. Das Ergebnis? Die Studierenden fühlen sich übergangen, wichtige Anfragen bleiben unbeantwortet, und die Einrichtungen riskieren, potenzielle Neueinschreibungen zu verlieren.
- 50 % aller Arbeitstätigkeiten können mit der heutigen Technologie automatisiert werden.
- Und viele Unternehmen handeln bereits danach - 31 % haben mindestens eine Funktion in ihrem Betrieb automatisiert.
- Das bedeutet, dass fast jedes dritte Unternehmen den ersten Schritt in Richtung "intelligenter" statt "härter" getan hat.
Zu automatisierende Arbeitsabläufe im Bildungswesen
Nicht jede Aufgabe im Bildungswesen muss automatisiert werden, aber die Aufgaben, die sich wiederholen, zeitkritisch sind oder zu Verzögerungen führen können? Hier hat Workflow-Software für Universitäten den größten Einfluss.
1. Bearbeitung von Studienanfragen und Zulassung
Die Automatisierung der Lead-Erfassung von Websites, Formularen oder sozialen Plattformen stellt sicher, dass keine Anfrage übersehen wird. Lösungen zur Workflow-Automatisierung leiten Anfragen sofort an die richtige Abteilung weiter, und sie werden automatisch bestätigt. Die Studenten fühlen sich gehört, und Ihr Zulassungsteam wird nicht von einem unübersichtlichen Posteingang erdrückt.
2. Dokumenteneinreichung und Onboarding
Dank automatisierter Checklisten und rechtzeitiger Erinnerungen wissen die Studierenden genau, was sie wann hochladen müssen. Die Dokumente können dann an die richtigen Prüfer weitergeleitet werden, ohne dass E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen. Das Ergebnis? Ein schnellerer, übersichtlicherer und einladenderer Start ins Campusleben.
3. Gebührenerinnerungen und Fälligkeitsmitteilungen
Verpasste Zahlungen bedeuten Stress für Studenten und Mitarbeiter. Durch die Automatisierung von Erinnerungen an Fälligkeitstermine und ausstehende Gebühren lassen sich Hektik und manuelle Nachfassaktionen in letzter Minute vermeiden. Durch eine solche Automatisierung der Arbeitsabläufe im Bildungswesen sind Schüler und Studenten informiert und das Finanzteam kann sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.
- Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann die Datengenauigkeit um bis zu 88 % verbessert werden - das ist besser als jede andere Art der Dokumentenbearbeitung.
- Das bedeutet weniger Fehler, saubere Aufzeichnungen und viel weniger Zeitaufwand für die Fehlerbehebung.
4. Benachrichtigungen zu Veranstaltungen und Prüfungen
Der akademische Terminkalender ist voll und Studenten haben viel zu tun. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Bildungswesen nutzt Daten, um rechtzeitig Benachrichtigungen über bevorstehende Prüfungen, Abgabetermine für Aufgaben oder wichtige Ereignisse über Kanäle wie WhatsApp oder E-Mail zu versenden. Die sortierte Verwaltung von Dokumenten ist ein einfacher Weg, um die Anwesenheit zu verbessern, Verwirrung zu vermeiden und Studenten zu beschäftigen.
5. Interne Kommunikation (zwischen Abteilungen)
Wenn Hochschuleinrichtungen in Silos arbeiten, entgehen ihnen Informationen. Automatisierte Auslöser können das nächste Team in der Reihe benachrichtigen, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, sei es die Finanzabteilung, die nach einer Zulassungsgenehmigung nachfasst, oder das akademische Team, das nach der Immatrikulation eingreift.
6. Ticketing und FAQs zur Studentenunterstützung
Studierende erwarten schnelle Antworten, vor allem auf häufig gestellte Fragen. Automatisierte Ticketing-Systeme kategorisieren und ordnen Anfragen sofort zu, indem sie umfangreiches Programmierwissen nutzen, während Chatbots oder gespeicherte Antworten Routinefragen wie das Zurücksetzen von Passwörtern oder Prüfungsplänen erledigen. Solche automatisierten Systeme straffen die Prozesse und entlasten das Personal für komplexere Anliegen, während die Studierenden rund um die Uhr Zugang zur Hilfe haben.
Energie für Ihren Campus mit intelligenter Automatisierung
Reduzieren Sie die manuelle Arbeit, verbessern Sie die Reaktionszeit und sorgen Sie für ein besseres Studentenerlebnis - alles mit einer benutzerfreundlichen Plattform.
Wie automatisiert ControlHippo die Arbeitsabläufe im Bildungswesen?
ControlHippo wurde für moderne Bildungseinrichtungen entwickelt, die ihre Abläufe vereinfachen wollen, ohne sie zu verkomplizieren. Von Bewerbungs- und Genehmigungsprozessen bis hin zur Studentenbetreuung hilft es, wichtige Arbeitsabläufe im Bildungswesen zu automatisieren. ControlHippo hilft Ihrem Team, sich auf echte Gespräche statt auf Routineaufgaben zu konzentrieren.
So macht es einen Unterschied:
1. KI-Assistent zur Bearbeitung von Schüleranfragen über WhatsApp, E-Mail und soziale Medien
Studenten bleiben nicht nur auf einer Plattform, und das sollte auch Ihr Support nicht. ControlHippo verwendet intelligente Chatbots, um Anfragen über WhatsApp, E-Mail und soziale Medien zu bearbeiten. Diese Bots reagieren sofort mit personalisierten Antworten, die auf dem Verhalten der Studenten basieren, und sorgen so für ein hohes Engagement und geringe Wartezeiten.
2. Drag-and-Drop-Workflow-Builder für nichttechnisches Personal
Mit dem visuellen Builder von ControlHippo können auch technisch nicht versierte Mitarbeiter automatisierte Workflows in Minutenschnelle mithilfe vorgefertigter Vorlagen erstellen und starten. Egal, ob es sich um eine Checkliste für die Aufnahme oder eine Erinnerungssequenz für ein Ereignis handelt, Sie können sie mit einfacher Drag-and-Drop-Logik erstellen.
3. Automatische Weiterleitung von Anfragen an Zulassungs-, Finanz- oder akademische Teams
Nicht alle Anfragen von Studierenden sind gleich. Bei einigen geht es um die Zulassung, bei anderen um Gebühren oder Kurspläne. Statt Zeit mit dem Weiterleiten von Nachrichten oder dem Aufspüren des richtigen Ansprechpartners zu verschwenden, leitet ControlHippo jede Anfrage auf intelligente Weise an das richtige Team weiter, sobald sie eingeht.
4. Rundsendung von Erinnerungen an Studenten für Prüfungen, Gebühren und Ankündigungen
Mit ControlHippo können Sie geplante oder verhaltensbasierte Nachrichten in großem Umfang an Studenten senden. Ob es sich um eine bevorstehende Prüfung, eine anstehende Gebühr oder eine Veranstaltung auf dem Campus handelt, das System stellt sicher, dass die richtige Nachricht die richtige Gruppe auf dem richtigen Kanal und zur richtigen Zeit erreicht.
5. Echtzeit-Analytik für Reaktionszeit und Problemlösung beim Studenten-Support
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die Leistung Ihres Supportsystems. ControlHippo verfolgt Antwortzeiten, Lösungsquoten und Metriken zur Einbindung von Studenten. Sie können Lücken erkennen, die Servicequalität verbessern und auf der Grundlage von Daten intelligentere Entscheidungen treffen.
- ControlHippo ist vollständig GDPR-konform und gewährleistet, dass alle Schülerdaten verschlüsselt und sicher gespeichert werden.
- Es befolgt die bildungsspezifischen Datenschutzbestimmungen und gibt den Einrichtungen Sicherheit im Umgang mit sensiblen Schülerdaten.
Schlussfolgerung
Bildungseinrichtungen stehen heute unter dem Druck, mit denselben oder sogar weniger Ressourcen mehr zu leisten. Sich wiederholende Aufgaben, unzusammenhängende Kommunikation und lange Durchlaufzeiten verlangsamen die Abläufe und beeinträchtigen das Studentenerlebnis. Deshalb ist es wichtig, die Arbeitsabläufe im Bildungswesen zu überdenken.
Durch die Automatisierung von Routineprozessen können Schulen und Universitäten Fehler reduzieren, Antworten beschleunigen und Mitarbeiter freisetzen, die sich auf die Einbindung von Studenten, Innovation und langfristiges Wachstum konzentrieren können.
ControlHippo hilft dabei, diesen Wandel in die Praxis umzusetzen. Es erfordert einfach intelligentere Systeme, die im Hintergrund arbeiten, während sich Ihre Teams auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Bereitstellung von qualitativ hochwertiger Bildung und die Gestaltung des Erfolgs der Schüler.
Aktualisiert : 25. Juni 2025
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.