Lelah memilah-milah ratusan email di kotak masuk email kantor Anda untuk mengambil informasi penting? Menerapkan praktik-praktik terbaik manajemen email dapat membantu.
Seorang rata-rata profesional menerima sekitar 304 email/minggu. Dalam kasus seperti ini, menjaga kotak masuk Anda tetap teratur untuk memudahkan pencarian data tanpa mengganggu fokus pada tugas-tugas penting adalah hal yang menantang.
Oleh karena itu, praktik terbaik manajemen email kami di tempat kerja untuk menghilangkan semua ketidakteraturan dan kekacauan dari kotak masuk Anda. Mari kita jelajahi!
Pertimbangkan untuk berinvestasi pada solusi manajemen email yang menawarkan penyortiran dan otomatisasi email berbasis AI, sehingga menghemat waktu Anda. Ingatlah untuk menetapkan praktik terbaik manajemen email yang jelas di tempat kerja sehingga karyawan tidak perlu selalu membalas email setiap saat atau menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dibutuhkan.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Email?
Manajemen email mengacu pada mengelola pesan masuk yang membantu organisasi mengarsipkan, menangkap, dan menyimpan email yang dibuat dan diterima oleh karyawan. Proses ini melibatkan kualitas dan kuantitas penanganan email bisnis yang bermanfaat bagi organisasi untuk tetap berada di jalur yang benar, meningkatkan produktivitas, dan merampingkan operasi.
22 Terbaik Praktik dan Kiat Manajemen Email Bisnis
Mengelola email dengan baik memastikan fokus pada tugas-tugas bisnis yang penting tanpa terganggu oleh email yang masuk dan memungkinkan Anda mengatur kotak masuk Gmail Anda. Untuk membantu Anda, kami telah membuat daftar 22 kiat manajemen email bisnis di tempat kerja -
1. Jadwalkan waktu email khusus
Menetapkan waktu khusus untuk email Anda tidak bisa ditawar karena email yang tidak dijaga akan membuat Anda stres karena melewatkan pesan-pesan penting. Untuk meredakan hal ini, Anda mungkin menghabiskan waktu seharian untuk memeriksa email dan kehilangan fokus pada tugas-tugas penting.
Hindari hal ini dengan menetapkan blok waktu untuk email. Selama waktu ini, hindari melakukan multitasking untuk memeriksa email dengan cepat dan membisukan notifikasi telepon untuk menghilangkan gangguan.
Saat menggulir kotak masuk Anda, Anda mungkin menemukan email lama yang belum dibaca yang tidak masuk akal untuk dibalas. Faktanya, 59% orang Amerika mengatakan bahwa sebagian besar email yang mereka terima tidak berguna. Email-email tersebut hanya menghabiskan ruang penyimpanan, dan lebih baik dihapus saja. Anda harus menghapus apa pun yang tidak Anda perlukan atau tidak akan Anda balas.
3. Mengatur dengan label, folder, dan kategori
Membuat Membuat label Gmailfolder, dan kategori dapat membantu Anda mengelola email dengan mudah. Untuk melakukannya, buka bilah sisi kiri di kotak masuk Gmail Anda, cari ikon kategori temukan opsi kategori, dan ketuk Buat Label Baru di bawah bagian kelola label tombol kelola label. Tetapkan nama dan warna yang mudah dicari pada label Anda untuk menemukan email yang diinginkan dalam beberapa klik.
4. Sentuh sekali
Prinsip sentuh sekali saja mengacu pada ide membuka email, mengambil tindakan segera, dan beralih ke email lain. Hal ini akan menghemat waktu Anda untuk membuka email yang sama beberapa kali. Jika Anda tidak dapat membalas secara langsung, tandai email tersebut dan tangani nanti.
5. Ikuti aturan 1 menit
Aturan satu menit menyebarkan gagasan bahwa ketika Anda dapat merespons email dalam satu menit, Anda harus segera melakukannya. Hal ini membantu Anda mengelola dan mengontrol email dan waktu secara efisien dengan mencegah Anda duduk dengan email tanpa melakukan tindakan selama berjam-jam. Dengan melakukan hal ini, kotak masuk Anda juga akan cepat kosong.
: Daftar Distribusi vs Kotak Surat Bersama: Mana yang Terbaik untuk Bisnis Anda6. Baca dari atas ke bawah, tulis dari bawah ke atas
Di sini, idenya adalah untuk membaca email Anda dalam urutan kronologis terbalik dan menjawabnya dalam urutan kronologis. Konsep di balik ini adalah bahwa email yang paling atas adalah yang terbaru. Jika Anda langsung membalasnya, pengirimnya mungkin sedang ada di tempat, yang mungkin akan berakhir dengan percakapan yang panjang. Hal ini akan menghabiskan waktu yang Anda sisihkan untuk email.
Group email accounts like info@<companyname[dot]com> are a hassle to manage. Why? Because such group accounts receive a huge influx of emails that may not be relevant to every group member.
Hindari hal ini dengan merampingkan email grup dengan kotak masuk bersama Gmail. Fitur ini memungkinkan Anda mengelola kotak masuk bersama dukungan dari kotak masuk Gmail Anda dan menetapkan email sebagai tugas untuk anggota tim tanpa menggunakan penerusan.
8. Memprioritaskan email dengan bendera atau SLA
Ada beberapa email yang tidak dapat Anda balas secara instan karena memerlukan tanggapan yang dibingkai dengan baik dan mendalam. Anda harus menandainya dengan muncul di atas atau tandai belum dibaca agar tidak hilang di antara email terbaru dan Anda dapat dengan mudah kembali ke email tersebut ketika siap.
Di bawah SLA, Anda bisa memprioritaskan email masuk berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, tetapkan pemicu untuk mengidentifikasi dan menandai email dari pelanggan atau klien yang penting secara otomatis sehingga Anda dapat segera meresponsnya.
9. Mengatur respons default
Pelanggan sering mengajukan pertanyaan seperti harga layanan atau cara menggunakan alat, dan mengetik jawaban yang sama akan memakan waktu. Singkirkan hal ini dengan menyiapkan tanggapan standar. Buat kategori luas untuk tanggapan standar yang biasa Anda kirimkan. Jika diperlukan, sesuaikan tanggapan kaleng dengan nama atau informasi, lalu kirimkan.
10. Menggunakan filter untuk mengarahkan email
Menyiapkan filter untuk mengarahkan email membantu Anda secara otomatis menangani email sesuai kebutuhan Anda-kirim ke folder tertentu atau sampah. Manfaatkan fitur ini dengan membuka kotak masuk email Anda dan mengetuk panah bawah di samping kotak pencarian.
Sekarang, cukup masukkan kriteria pencarian khusus Anda dan ketuk Buat Filter di sudut kanan bawah. Terakhir, pilih tindakan yang ingin Anda lakukan dengan email yang difilter.
: Cara Menulis Tanggapan Email Otomatis: Tips & Contoh11. Memanfaatkan beberapa kotak masuk
Kotak masuk berganda adalah sub-kotak masuk di bawah kotak masuk utama yang dapat Anda buat berdasarkan jenis email, topik, dan klien. Untuk memanfaatkannya, sentuh sudut kanan atas kotak masuk utama dan pilih opsi pengaturan. Selanjutnya, pilih opsi kotak masuk, cari beberapa kotak masuk, dan atur filter yang diinginkan untuk membuat beberapa kotak masuk.
12. Menjeda email masuk
Terkadang, Anda merasa kewalahan menangani sejumlah besar email sehingga Anda tidak ingin segera menanganinya. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat mengendalikan kapan Anda menerima email dengan menjeda email masuk dari sumber yang dipilih melalui sistem manajemen email.
Perangkat lunak manajemen email terbaik menghilangkan email tertentu dari kotak masuk Anda sampai Anda membutuhkannya.
13. Berhenti berlangganan atau "berhenti berlangganan massal"
Anda sering kali secara tidak sengaja setuju untuk menerima email promosi saat mendaftar ke sebuah platform, sehingga menambah kekacauan di kotak masuk Anda. Sebaiknya berhenti berlangganan semua email yang sering Anda arsipkan atau hapus dan tidak ingin Anda terima lagi.
Jika email semacam itu jumlahnya banyak, pilihlah untuk berhenti berlangganan secara massal dengan alat bantu manajemen email seperti Buka gulungan [dot]me atau Bersihkan Email. Perangkat lunak manajemen email ini menampilkan daftar semua langganan Anda, yang dapat Anda hentikan langganannya secara instan.
Email tentang peringatan media sosial sangat mengganggu dan tidak membutuhkan perhatian Anda secara langsung. Mereka hanya menambah tumpukan email yang belum dibaca dan gangguan di tempat kerja. Faktanya, Amerika bisnis di Amerika kehilangan $650 miliar per tahun karena gangguan di tempat kerja.
Jadi, lebih baik matikan notifikasi kotak masuk Gmail atau Outlook untuk semua akun media sosial Anda. Hal ini juga akan membuat kotak masuk Anda lebih bersih dan terorganisir.
15. Alamat email grup segera
Menangani email grup dengan segera berarti mengatur filter untuk menetapkan email ke folder yang relevan yang nantinya dapat Anda telusuri. Hal ini juga akan mencegah email yang tidak penting atau pemberitahuan ulang tahun kolega menumpuk di kotak masuk Anda. Hasilnya, kotak masuk Anda akan tetap terorganisir, dan Anda tidak akan membuang waktu untuk menyortir email.
16. Jadwalkan pembersihan kotak masuk secara teratur
Kotak masuk Anda akan penuh dengan email setiap hari dan minggu, yang dapat menyebabkan hilangnya email penting. Hindari mengacaukan kotak masuk email Anda dengan meluangkan waktu beberapa menit setiap hari untuk membersihkan kotak masuk. Jika Anda tidak dapat mengingat hal ini di antara tugas-tugas lainnya, atur pengingat kalender untuk hal yang sama.
17. Menggunakan pintasan keyboard
Pintasan keyboard Gmail membantu Anda melakukan tugas yang diperlukan dengan cepat, sehingga menambah produktivitas Anda secara keseluruhan. Manfaatkan pintasan ini dengan mengetuk opsi pengaturan di sudut kanan atas dan mengaktifkan pintasan keyboard di tab umum. Beberapa pintasan yang umum digunakan adalah Ctrl+C untuk membuka jendela penulisan baru dan Ctrl+S untuk memulai email.
: Platform Kotak Masuk Pesan Omnichannel18. Mengelola beberapa akun email
Jika Anda memiliki satu akun email, Anda pasti akan menerima email pribadi dan email kantor di kotak masuk yang sama. Hal ini pasti akan mengacaukan kotak masuk Anda dan meningkatkan kemungkinan kehilangan email pekerjaan yang penting. Karena itulah kami menyarankan Anda untuk mengelola beberapa akun email berdasarkan penggunaan Anda.
Misalnya, satu untuk pendaftaran, yang lain untuk kampanye pemasaran email (email pemasaran), dan satu lagi untuk dukungan pelanggan.
19. Menonaktifkan notifikasi email
Notifikasi email adalah penyebab utama hilangnya produktivitas karena kita cenderung memeriksa email segera setelah menerima notifikasi, mengesampingkan tugas yang sedang dikerjakan. Itulah mengapa Anda harus mematikan notifikasi email Anda. Dengan begitu, Anda dapat mengontrol kapan Anda ingin memeriksa email Anda dan Anda hanya akan melakukannya jika diperlukan.
Tingkatkan kolaborasi email tim Anda
Mendaftar untuk uji coba gratis Kotak Surat Bersama ControlHippo
20. Terapkan Aturan 80/20 untuk Mengelola Email Secara Efektif
Prinsip Pareto, yang disebut sebagai aturan 80/20, adalah pendekatan yang sangat baik untuk mengelola email Anda secara lebih efektif. Berikut ini adalah bagaimana Anda bisa menerapkannya:
Memprioritaskan 20% yang penting
Prioritaskan email dari klien utama, pembaruan proyek yang penting, atau peluang bisnis utama. Dengan berfokus pada email-email ini, Anda bisa meningkatkan produktivitas, membuat keputusan yang lebih cepat, dan menciptakan peluang terobosan. Pendekatan ini pada akhirnya berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan bisnis.
Gunakan 80% waktu yang tersisa dengan bijak
Setelah menangani email penting, gunakan sisa waktu Anda untuk membalas atau menindaklanjuti, pastikan Anda tetap memantau semua pesan tanpa merasa kewalahan.
21.Segera Ambil Tindakan
Menanggapi email segera setelah email masuk adalah pendekatan terbaik untuk mengelola kotak masuk Anda. Baik itu membalas atau meneruskan, bertindak cepat terhadap email akan membantu menjaga beban kerja Anda tetap terkelola.
Putuskan dengan cepat
Ketika Anda menerima email, segera putuskan apa yang harus dilakukan, tanggapi, teruskan, atau simpan untuk nanti. Pendekatan ini mencegah kotak masuk Anda menjadi tumpukan tugas yang tidak tertangani.
Tindakan cepat menghasilkan hasil yang cepat
Semakin cepat Anda bertindak, semakin cepat Anda akan menyelesaikan tugas dan mengurangi tumpukan email. Hal ini menjaga alur kerja Anda tetap lancar dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
Ketika kotak masuk Anda penuh dengan buletin atau pembaruan yang tidak perlu, maka akan lebih sulit untuk fokus pada email yang penting. Agar kotak masuk Anda tetap bersih, berhenti berlangganan dari grup email atau buletin yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal ini akan mengurangi kekacauan dan membantu Anda tetap fokus pada informasi yang relevan.
Mulai Mengelola Kotak Masuk Email Bisnis dengan ControlHippo
Dalam lingkungan bisnis, sering kali, beberapa pengguna bekerja pada email yang sama. Hal ini hanya akan menimbulkan kekacauan, email yang tidak terjawab, balasan ganda, kurangnya akuntabilitas, dan miskomunikasi. Namun sekarang tidak lagi! Kami punya solusinya-sebuah kotak masuk email bisnis bersama, dengan solusi manajemen email yang tangguh seperti ControlHippo.
Inilah cara alat manajemen email terbaik, kotak masuk email bersama ControlHippo, menambah manajemen yang lebih baik -
- Bagikan email dengan rekan kerja dengan menugaskan mereka tanpa meneruskan email dan menambah kekacauan kotak masuk.
- Menawarkan riwayat lengkap utas email untuk menghilangkan email yang terlewat atau balasan ganda.
- Tambahkan status untuk email seperti terbuka, tertutup, dan tertunda sehingga semua orang tahu tentang kemajuan email. Tidak perlu memeriksa setiap email untuk mendapatkan informasi terbaru, sehingga menghemat waktu.
- Memungkinkan Anda mengelola email perusahaan dari kotak masuk Anda, sehingga tidak perlu menghabiskan waktu untuk memeriksa email yang bukan milik Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Manajemen email mengacu pada proses pengorganisasian, penentuan prioritas, dan penanganan email untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan. Hal ini mencakup praktik terbaik manajemen kotak masuk email, mengelola email masuk agar mudah ditemukan, dan merespons email dengan cepat.
Beberapa cara terbaik untuk mengelola email adalah dengan mengatur waktu untuk merespons email, menggunakan alat manajemen email untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan, menggunakan metode 4 D (hapus, delegasikan, lakukan, tunda), menerapkan strategi manajemen email, dan mengaktifkan filter untuk menyortir email masuk secara otomatis.
4 D dalam manajemen email adalah-delete (email yang tidak penting segera), delegate (email ke orang yang relevan melalui perangkat lunak manajemen email yang tepat), do (menjawab email yang penting dengan segera), dan defer (email yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk membingkainya).
Manajemen email penting karena menjaga kotak masuk Anda tetap teratur dan memastikan Anda tidak menghabiskan waktu berjam-jam untuk email, sehingga menambah produktivitas Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan baik dengan sistem manajemen email.
Diperbaharui: 25 Maret 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.