13 Tips untuk Komunikasi Email yang Efektif

Penulis Senior: Yash Maheshwari

Waktu membaca: 8 Menit

Diterbitkan : 19 Juli 2024

Email adalah salah satu cara yang paling umum digunakan oleh para profesional untuk berkomunikasi secara efektif. Bada tahun 2027, 4,8 miliar orang di seluruh dunia diperkirakan akan menggunakan email! Namun, tidak semua email produktif. Beberapa terlalu samar, beberapa terlalu panjang, dan yang lainnya diabaikan sama sekali.

Coba pikirkan- berapa kali Anda menerima email yang membuat Anda bertanya-tanya apa yang diinginkan oleh pengirimnya? Komunikasi email yang buruk dapat memperlambat bisnis, menimbulkan kesalahpahaman, dan bahkan membuat Anda terlihat tidak profesional.

Dalam panduan ini, kita akan membahas kiat komunikasi email yang efektif untuk membantu Anda menulis email yang jelas, profesional, dan menarik. 

Tips Email yang Efektif Untuk Percakapan yang Menarik dan Hidup

Email tidak harus membosankan atau mekanis. Sebaliknya, email yang terbaik adalah yang terdengar nyata, mudah dibaca, dan mendorong untuk dibalas. Berikut ini cara meningkatkan komunikasi email Anda dan membuat setiap email berarti. 

1. Miliki Tujuan dan Sasaran yang Jelas

Sebelum Anda menulis email, berhentilah sejenak dan pertimbangkan mengapa Anda menulis email tersebut dan apa yang ingin Anda capai dengan email tersebut. Banyak email yang tidak dibaca karena ambigu dan tidak jelas, yang berarti pembaca tidak yakin apa yang harus dilakukan dengan email tersebut.

Email yang tidak jelas dapat memperlambat atau menyebabkan penerima email mengajukan pertanyaan lanjutan-dan ini membuang-buang waktu. 

Sebagai contoh, email yang tidak jelas adalah seperti ini: 

"Hei, bisakah Anda melihat ini saat Anda punya waktu?"

Dalam kasus ini, penerima tidak tahu apa artinya, apa yang harus dia lakukan dengan itu, atau kapan dia diharapkan untuk melakukannya.

Sebaliknya, email yang terstruktur dengan baik akan dibaca:

 "Hai Sarah, bisakah Anda meninjau laporan penjualan terlampir dan berikan tanggapan Anda pada hari Kamis? Jika ada pertanyaan, tolong beritahu saya." 

Email ini sangat spesifik. Email ini menentukan tindakan yang diperlukan dan menetapkan batas waktu untuk tanggapan penerima. Memiliki tujuan yang jelas tidak hanya membuat komunikasi menjadi efisien, namun juga meningkatkan kemungkinan orang tersebut merespons tepat waktu. 

2. Gunakan Baris Subjek yang Jelas dan Ringkas

Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima dan, oleh karena itu, menentukan apakah email Anda perlu dibuka atau diabaikan. Baris subjek yang tidak jelas atau menyesatkan dapat menyebabkan email Anda tersesat di kotak masuk seseorang, sedangkan baris subjek yang spesifik dan relevan menunjukkan betapa pentingnya email tersebut.

Misalnya, baris subjek "Penting" atau "Tindak lanjut" terlalu umum dan memberikan konteks yang terlalu sedikit.

Contoh-contoh Baris Subjek yang Lemah:

• "Pertanyaan Singkat" (Tentang apa?)
• "Pertemuan" (Rapat seperti apa?)

Sebaliknya, pilihlah sesuatu yang jelas dan informatif:

 Baris Subjek yang Kuat:

• "Pembaruan Proyek: Tenggat Waktu Bergeser ke 15 Maret"

• "Permintaan Umpan Balik: Proposal Pemasaran Baru"

• "Permintaan Rapat: Diskusi Strategi Penjualan Kuartal II"

Baris subjek yang ditulis dengan baik menggunakan kalimat aktif dan meringkas isi email dalam 6-10 kata, serta membantu penerima untuk menentukan prioritas. Gunakan kata-kata seperti "Mendesak" atau "Perlu Tindakan" untuk menekankan email yang membutuhkan perhatian segera dengan sangat hemat, karena penggunaan yang berlebihan akan mengurangi maknanya.

3. Perhatikan Nada dan Gaya 

Email bukanlah percakapan tatap muka. Email tidak memiliki nada suara atau bahasa tubuh untuk menyampaikan maksud mereka, sehingga meningkatkan kemungkinan kesalahpahaman. Apa yang tampak bagi Anda sebagai frasa sederhana atau pesan instan mungkin terdengar tidak sopan atau terlalu menuntut bagi orang lain. 

Misalnya, untuk mengatakan, "Kirimkan saya laporannya sekarang" terkesan mendadak dan tidak bersahabat.

Sebaliknya, kalimat ini jauh lebih sopan dan profesional untuk digunakan: "Tolong kirimkan laporannya kepada saya sebelum pukul 15.00, atau beritahu saya jika Anda membutuhkan waktu lebih lama."

 Jika seseorang juga menambahkan kesopanan dan kehangatan dalam email, maka akan lebih besar kemungkinan email tersebut menjadi efektif dan mendapatkan tanggapan yang baik. 

Frasa seperti "Saya menghargai waktu Anda," "Beritahu saya jika Anda membutuhkan bantuan", atau "Saya menantikan kabar dari Anda" membantu menjaga semuanya tetap ramah dan profesional.

4. Tetap Ringkas dan Langsung ke Sasaran

Para pebisnis menerima ratusan email dalam satu hari, sehingga email yang panjang bisa jadi terasa sangat membebani. Jika pesan Anda penuh dengan detail yang tidak perlu, penerima mungkin hanya membaca sekilas atau mengabaikannya. Penelitian menunjukkan bahwa email antara 50 dan 125 kata cenderung paling efektif, dengan tingkat tanggapan lebih dari 50%..

Email ini panjang dan berantakan:

"Hai, semoga Anda baik-baik saja. Saya hanya menindaklanjuti untuk mengetahui apakah Anda memiliki kesempatan untuk meninjau proposal yang saya kirimkan minggu lalu. Jika sempat, saya ingin sekali mendapatkan komentar dari Anda kapan pun Anda sempat. Beritahu saya jika Anda punya waktu!" 

Versi yang lebih efektif adalah:
"Hai Alex, apakah Anda sudah sempat meninjau proposal ini? Saya ingin sekali mendapatkan masukan dari Anda."

Versi yang lebih pendek ini menghormati waktu penerima sekaligus menjaga agar pesan tetap jelas. Untuk membuat email Anda lebih mudah dibaca:

• Tetap berpegang pada satu topik utama per email.
• Gunakan paragraf pendek (maksimal 2-3 kalimat)
• Hindari menjelaskan secara berlebihan

Jika diperlukan rincian lebih lanjut, pertimbangkan untuk melampirkan dokumen daripada menulis email yang terlalu panjang.

5. Gunakan Format yang Jelas dan Efektif

Bahkan email yang diformulasikan dengan baik pun dapat menjadi sulit dibaca jika tidak terstruktur dengan baik. Paragraf yang besar dapat mengalihkan perhatian pembaca untuk menemukan sebagian besar informasi yang perlu diperhatikan.

Sebagai gantinya, buatlah email Anda dapat dipindai dengan menggunakan:

• Paragraf pendek (2-3 kalimat per paragraf)
• Poin-poin untuk menyoroti informasi penting
•  Cetak tebal atau miring untuk penekanan

Sebagai contoh, bandingkan dua versi pesan yang sama:

Sebelumnya (Sulit Dibaca):
"Kami akan mengadakan rapat tim pada hari Kamis pukul 10.00 pagi di Ruang Konferensi B. Silakan bawa kabar terbaru dari proyek Anda, dan kami juga akan mendiskusikan tenggat waktu yang akan datang. Selain itu, jangan lupa untuk mengumpulkan laporan Anda paling lambat hari Rabu."

Setelah (Jelas dan Terorganisir):
Rincian Rapat Tim

• Tanggal: Kamis
• Waktu: JAM 10 PAGI
• Lokasi: Ruang Konferensi B
• Agenda Pembaruan proyek & tenggat waktu yang akan datang
• Pengingat: Laporan harus diserahkan paling lambat hari Rabu.

Versi kedua jauh lebih mudah dibaca, belum lagi fakta bahwa, karena pemformatannya, detail-detail penting pasti akan muncul. Pemformatan email yang tepat akan meningkatkan kemudahan membaca dan memahami. 

6. Mempersonalisasi Email Anda

Pesan yang umum menyampaikan kesan robotik dan kurang hangat. Penerima akan merasa seperti nama lain dalam daftar. Sebaliknya, sentuhan yang dipersonalisasi menunjukkan upaya dan akan memicu penerima untuk menanggapi email tersebut. 

Sebagai contoh, ambil email ini:

"Pelanggan yang terhormat, kami ingin menginformasikan kepada Anda tentang pembaruan terbaru kami." 

Kedengarannya dingin dan terpencil, bukan? 

Sedangkan sesuatu seperti, "Hai James, saya harap ini bermanfaat bagi Anda! Saya ingin memberi tahu Anda tentang beberapa pembaruan menarik yang menurut saya akan bermanfaat bagi tim Anda" membuat individu merasa bahwa mereka penting, karena hal itu menarik bagi mereka secara pribadi.

Personalisasi sederhana dapat mencakup: 

• Menyapa penerima telepon dengan namanya: "Hai Sarah," sebagai lawan dari "Tuan atau Nyonya yang terhormat";
• Menyebutkan diskusi sebelumnya: "Sebagai tindak lanjut dari pertemuan terakhir kita...";
• Memenuhi preferensi yang umum: "Karena Anda menyukai bidang Pemasaran, saya rasa Anda akan menyukai laporan baru ini."

Hal-hal kecil ini dapat meningkatkan tingkat respons dan membangun hubungan profesional yang lebih kuat dengan klien. 

7. Mengoreksi Tata Bahasa dan Ejaan

Kesalahan pengejaan dan tata bahasa dapat merusak kredibilitas Anda dan membuat Anda terlihat tidak profesional. Misalnya, menggunakan "Anda" alih-alih "Anda" dapat mengubah makna pesan Anda sepenuhnya.

Kesalahan umum termasuk:
"Ada kesalahan dalam laporan Anda."

Sebaliknya, seharusnya:
"Ada kesalahan dalam laporan Anda."

Untuk menghindari kesalahan yang memalukan:

• Gunakan alat bantu yang dapat memeriksa ejaan, seperti Grammarly atau pemeriksa ejaan bawaan program email Anda.  
• Salah satu metode yang baik adalah dengan membaca email Anda dengan keras untuk menangkap frasa yang terdengar menjengkelkan.
• Periksa kembali nama, tanggal, dan lampiran.

Hanya satu menit ekstra untuk mengoreksi dapat mencegah kesalahpahaman dan memastikan sentuhan profesional pada email Anda. 

8. Gunakan Tanda Tangan Email Profesional

Tanda tangan email, seperti kartu nama digital, memberikan data penting tentang siapa Anda dan bagaimana cara menghubungi Anda. Tanda tangan juga menciptakan format yang sederhana dan rapi. Tanda tangan yang menarik akan meningkatkan citra email dan komunikasi formal serta memudahkan akses ke pengirim.

Tanda tangan email yang kuat mencakup:

• Nama lengkap Anda
• Jabatan dan nama perusahaan Anda
•  Email dan nomor telepon Anda
• Situs web perusahaan atau tautan sosial (jika ada)

 Contoh Tanda Tangan Email yang Baik:

Barkha Seth

 Manajer Pemasaran | Perusahaan XYZ

[email protected] | (122) 345-6579

www.xyzcompany.com

Ini memberikan semua rincian kontak yang diperlukan dalam tanda tangan yang rapi dan terlihat profesional. Jika seseorang perlu melakukan panggilan telepon, mereka dapat dengan mudah menemukan nomor Anda di tanda tangan. Jangan mengacaukan tanda tangan Anda dengan tautan, gambar, atau kutipan yang berlebihan-apa pun yang membuat email Anda terlihat murahan. 

9. Memiliki Ajakan Bertindak yang Jelas 

Setiap email harus memandu penerima untuk melakukan tindakan tertentu. Jika Anda tidak memberi tahu mereka apa yang Anda harapkan, mereka mungkin akan mengabaikan email Anda atau dengan sengaja menunda tanggapan mereka.

Sebagai contoh, ajakan bertindak yang lemah terlihat seperti ini:

"Beri tahu saya apa yang Anda pikirkan. "

Permintaan ini tidak jelas, tidak menunjukkan apa yang diharapkan dari penerima, dan memberikan alasan yang mudah untuk mengabaikan email tersebut. Sebaliknya, gunakan permintaan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti:
"Mohon konfirmasi paling lambat hari Jumat apakah Anda dapat menghadiri rapat."

Contoh ajakan bertindak yang kuat lainnya termasuk:

• "Bisakah Anda mengirimkan laporan terbaru kepada saya sebelum jam 2 siang besok?"
• "Klik tautan di bawah ini untuk mendaftar ke webinar."
• "Balas hari Rabu dengan kesediaan Anda untuk dihubungi."

Bersikap spesifik akan menghilangkan kebingungan dan memudahkan penerima untuk merespons dengan cepat.

10. Berhati-hatilah dengan Penerima dan Kerahasiaan 

Sebelum Anda menekan tombol "Kirim", periksa apakah email tersebut benar-benar ditujukan kepada orang yang tepat dan pertimbangkan apakah mereka akan menangani informasi sensitif yang ada di dalamnya dengan benar. Mengirimkan informasi rahasia kepada orang yang salah dapat menimbulkan risiko keamanan yang serius. 

• Periksa daftar penerima: Pastikan bahwa penerima yang dituju benar-benar penerima yang dituju; kesalahan satu huruf saja pada alamat email dapat mengirimkan informasi rahasia kepada orang yang tidak dikenal.
• Gunakan CC dan BCC dengan benar: CC (Carbon Copy) digunakan ketika Anda ingin penerima mengetahui siapa saja yang menerima email dan melihat alamat satu sama lain. BCC (Blind Carbon Copy) adalah ketika Anda mengirim email ke seluruh grup dan ingin agar alamat mereka tidak diketahui satu sama lain.

 Jika ada informasi yang bersifat rahasia, ada baiknya untuk menambahkan penafian: 

"Email ini bersifat rahasia dan hanya ditujukan untuk penerima. Jika Anda menerimanya secara tidak sengaja, harap segera hapus."

Sedikit kehati-hatian dapat mencegah kesalahan yang merugikan dan melindungi data sensitif.

11. Gunakan Alat Email yang Tepat

Penggunaan alat email yang tepat dapat meningkatkan produktivitas seseorang, memungkinkan tindak lanjut dan pelacakan, dan bahkan mengotomatiskan tugas. Beberapa alat bantu email yang hebat termasuk yang umum seperti Gmail, Outlook, dan perangkat lunak otomatisasi email dengan berbagai fitur yang merampingkan fungsi komunikasi yang biasanya dilakukan oleh alat bantu lain.

Beberapa alat dan fitur email yang mungkin berguna antara lain:

• Pelacakan email: Ketahui kapan seseorang membuka email Anda (Alat: HubSpot, Mailtrack)
• Menjadwalkan email: Mengatur waktu pengiriman email Anda pada interval yang tepat (Alat: Boomerang, Outlook Delay Delivery)
• Tanggapan otomatis: Balasan yang telah diatur sebelumnya dapat menghemat banyak waktu (Alat: Balasan Otomatis Gmail, Drift)
• Kotak surat bersama- Mengelola beberapa akun email bisa menjadi tantangan tersendiri. A kotak masuk bersama adalah alat bantu berharga yang memungkinkan anggota tim bekerja bersama tanpa kebingungan. (Alat: ControlHippo)

Menggunakan alat email yang tepat berkontribusi pada sistematisasi dan pengoptimalan komunikasi yang lebih efektif. 

12. Pilih Struktur Email yang Tepat

Email yang terstruktur dengan baik akan lebih mudah dibaca dan mudah ditanggapi. Setiap email juga harus memiliki beberapa bagian dasar dan harus menyoroti informasi penting seperti: 

• Salam: Mulailah dengan pembukaan yang ramah (mis, "Hai Kevin," atau "Tuan Bose yang terhormat,")
• Tujuan: Nyatakan alasan mengapa Anda menulis (mis, "Saya ingin menindaklanjuti diskusi kita yang terakhir...")
• Pesan Utama: Jelaskan poin-poin penting dengan jelas tanpa detail yang tidak perlu
• Ajakan untuk Bertindak: Beritahukan kepada penerima tindakan apa yang Anda harapkan (misalnya, "Mohon konfirmasi paling lambat hari Jumat.")
• Penutup: Akhiri dengan sopan dengan tanda tangan profesional (mis, "Salam hormat, Saloni")

Struktur ini membuat email tetap teratur, memungkinkan email dibaca dengan mudah, dan memungkinkan tindakan berdasarkan email tersebut. 

13. Pastikan Email Anda Ramah Seluler

Banyak profesional yang memeriksa email di ponsel mereka, jadi email Anda harus dioptimalkan untuk perangkat seluler. Email yang diformat dengan buruk bisa jadi sulit dibaca di layar kecil. Menurut Option Monster, setengah dari penerima akan membuang email jika tidak ramah seluler.

Kiat untuk Email Ramah Seluler:

• Jaga agar paragraf tetap pendek (1-2 kalimat per paragraf)
•  Gunakan baris subjek yang jelas (Di bawah 50 karakter)
• Hindari lampiran berukuran besar (Gunakan tautan cloud sebagai gantinya)
•  Gunakan jenis huruf dan format yang sederhana.

Membuat email Anda menjadi ramah seluler memastikan bahwa pesan Anda mudah diakses dan dibaca di perangkat apa pun.

Contoh Email

Berikut adalah tiga contoh komunikasi email yang efektif di tempat kerja berdasarkan skenario profesional yang berbeda:

1. Email Permintaan Rapat

Mengapa Ini Berhasil:

• Email tersebut dengan jelas menyatakan tujuan dari pertemuan tersebut.
• Ini memberikan tanggal dan waktu yang spesifik sekaligus memungkinkan fleksibilitas.
• Ini membuat permintaan menjadi singkat dan mudah ditanggapi.

2. Menjadwalkan Ulang Rapat

Mengapa Ini Berhasil:

• Ini dengan jelas menjelaskan perlunya penjadwalan ulang.
• Ini menawarkan waktu alternatif, membuat penjadwalan ulang menjadi lebih mudah.
• Hal ini menunjukkan profesionalisme untuk meminta maaf atas perubahan tersebut.

3. Email Tindak Lanjut Lamaran Pekerjaan

Mengapa Ini Berhasil:

• Hal ini menunjukkan antusiasme tanpa terlalu memaksa.
• Ini mengingatkan manajer perekrutan tentang aplikasi tersebut.
• Hal ini membuat nada bicara tetap profesional dan sopan.

Kesimpulan

Menulis email yang efektif tidak harus berarti strategi yang rumit. Beberapa perubahan kecil di sana-sini akan membuat perbedaan. Saya telah memberikan beberapa contoh komunikasi email yang efektif untuk setiap tip. 

Gunakan tips email ini untuk membuat email yang jelas, profesional, dan meyakinkan yang akan mendapatkan tanggapan yang baik dan memperkuat hubungan bisnis yang lebih baik. Jadi, cobalah tips-tips ini dalam pesan email Anda berikutnya dan lihat betapa mudahnya percakapan Anda! 

Diperbaharui: 25 Maret 2025

Yash Maheshwari

Yash Maheshwari is a seasoned writer specializing in crafting compelling product marketing blogs. With a keen eye for detail and a passion for effective communication, Yash brings a wealth of experience to the world of content creation.