Menjalankan sekolah atau perguruan tinggi lebih dari sekadar mengajar. Ini adalah tentang mengelola alur kerja pendidikan yang tak terhitung jumlahnya seperti penerimaan siswa baru, pengingat biaya, dan pertanyaan siswa. Meskipun setiap tugas mungkin tampak kecil, tugas-tugas tersebut dengan cepat menumpuk dan menghabiskan waktu yang berharga. Di situlah otomatisasi alur kerja pendidikan menjadi titik balik yang nyata.
McKinsey melaporkan bahwa 60% staf dapat memperoleh kembali hingga 30% waktu mereka melalui otomatisasi, dan dapat mengurangi kesalahan proses hingga 90%. Hal ini pada akhirnya akan mengurangi kekacauan dan memberikan lebih banyak waktu untuk fokus pada siswa. Mari kita selami bagaimana transformasi ini terjadi di sekolah, perguruan tinggi, dan universitas.
Apa Itu Otomatisasi Alur Kerja Pendidikan?
Otomatisasi alur kerja pendidikan mengacu pada proses penggunaan teknologi untuk menangani tugas-tugas rutin dan berulang di seluruh institusi, sehingga staf tidak perlu melakukannya. Hal ini menciptakan sistem yang lebih cerdas dan lebih andal di mana tidak ada permintaan, pengingat, atau pembaruan yang terlewatkan.
Pikirkan tentang semua bagian yang bergerak di sekolah: penerimaan siswa baru, pengumpulan biaya, pemberitahuan ujian, pengiriman dokumen, dan persetujuan internal. Mengelola semua ini secara manual tidak hanya menghabiskan waktu, tetapi juga meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan manusia dan tenggat waktu yang terlewat.
Otomatisasi mengambil proses sehari-hari ini dan mengubahnya menjadi alur kerja yang dapat diprediksi dan berjalan dengan sendirinya. Seorang siswa mendaftar secara online, dan detailnya secara otomatis dicatat, departemen yang tepat akan diberi tahu, dan siswa tersebut akan mendapatkan tindak lanjut tanpa ada yang mengangkat jari.
Menerapkan otomatisasi alur kerja tanpa kode memberikan institusi cara untuk meningkatkan skala tanpa mengorbankan kualitas, menghadirkan struktur, kecepatan, dan konsistensi ke setiap sudut operasi kampus.
- Otomatisasi alur kerja dapat menghemat organisasi mulai dari $10.000 hingga jutaan dolar setiap tahunnya.
- Rata-rata, bisnis menghemat sekitar $46.000 per tahun hanya dengan mengurangi tugas-tugas yang berulang.
Tantangan yang Dihadapi Institusi Pendidikan
Sebelum kita membahas apa yang harus diotomatisasi dalam sistem yang sudah ada, mari kita pahami poin-poin penting yang dihadapi sebagian besar sekolah dan universitas saat ini.
1. Proses Siswa yang Manual dan Memakan Waktu
Banyak institusi pendidikan masih mengelola proses administrasi utama seperti penerimaan, orientasi, dan pembayaran biaya dengan menggunakan formulir kertas, spreadsheet, atau utas email yang panjang. Alur kerja pendidikan yang sudah ketinggalan zaman ini memperlambat proses persetujuan dan yang lainnya. Masalah yang lebih besar? Penundaan ini mempengaruhi kesan pertama dan dapat merusak kepercayaan siswa di awal perjalanan akademis mereka.
2. 2. Kurangnya Komunikasi Terpusat
Di sebagian besar institusi, departemen yang berbeda beroperasi secara terpisah. Tugas-tugas administratif seperti penerimaan mahasiswa baru, keuangan, akademik, dan layanan mahasiswa masing-masing memiliki alat, tim, dan saluran komunikasi sendiri-sendiri. Tanpa sistem terpadu, pembaruan penting akan terlewatkan. Sebagai contoh, seorang mahasiswa mungkin memberi tahu departemen keuangan tentang masalah pembayaran, tetapi tim akademik tetap tidak tahu, sehingga menyebabkan miskomunikasi atau tindak lanjut yang tidak perlu.
3. Kesulitan Dalam Mengelola Permintaan dan Tugas dengan Volume Tinggi
Selama periode puncak seperti penerimaan siswa baru atau waktu ujian, volume pertanyaan siswa meroket. Staf dibombardir dengan email, telepon, formulir digital, dan kunjungan langsung-banyak dari mereka mengajukan pertanyaan yang sama. Tanpa alat riset solusi otomatisasi yang tepat, tim terpaksa membalas satu per satu, yang sering kali menyebabkan penundaan atau jawaban yang tidak terjawab. Hasilnya? Siswa merasa diabaikan, pertanyaan penting tidak terjawab, dan institusi berisiko kehilangan potensi pendaftaran.
- 50% dari semua aktivitas kerja dapat diotomatisasi dengan teknologi saat ini.
- Dan banyak bisnis yang sudah bertindak berdasarkan hal tersebut-31% telah mengotomatiskan setidaknya satu fungsi dalam operasi mereka.
- Ini berarti hampir 1 dari 3 organisasi telah mengambil langkah pertama untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Alur Kerja Pendidikan Utama Untuk Mengotomatiskan
Tidak semua tugas dalam dunia pendidikan membutuhkan otomatisasi, namun tugas yang berulang, sensitif terhadap waktu, atau rentan terhadap penundaan? Di situlah perangkat lunak alur kerja untuk universitas memberikan dampak terbesar.
1. Penanganan Pertanyaan dan Penerimaan Siswa
Mengotomatiskan pengambilan prospek dari situs web, formulir, atau platform sosial memastikan tidak ada pertanyaan yang terlewatkan. Solusi otomatisasi alur kerja secara instan mengarahkan pertanyaan ke departemen yang tepat, dan pertanyaan tersebut akan diterima secara otomatis. Siswa merasa didengar, dan tim penerimaan Anda tidak terkubur dalam kotak masuk yang berantakan.
2. Penyerahan Dokumen dan Orientasi
Dengan daftar periksa otomatis dan pengingat tepat waktu, siswa tahu persis apa yang harus diunggah dan kapan. Dokumen kemudian dapat diarahkan ke peninjau yang tepat tanpa email bolak-balik. Hasilnya? Awal yang lebih cepat, lebih jelas, dan lebih ramah untuk kehidupan kampus.
3. Pengingat Biaya dan Pemberitahuan Jatuh Tempo
Pembayaran yang terlewat menyebabkan stres bagi siswa dan staf. Mengotomatiskan pengingat untuk tanggal jatuh tempo dan biaya yang tertunda mengurangi perebutan di menit-menit terakhir dan tindak lanjut manual. Otomatisasi alur kerja pendidikan yang efisien ini membuat siswa dan pameran pendidikan sekolah menengah selalu mendapatkan informasi dan tim keuangan fokus pada pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.
- Menggunakan otomatisasi alur kerja dapat meningkatkan akurasi data sebanyak 88%-ini lebih baik daripada cara lain dalam menangani dokumen.
- Ini berarti lebih sedikit kesalahan, catatan yang lebih bersih, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan.
4. Pemberitahuan Acara dan Ujian
Kalender akademik penuh sesak, dan siswa memiliki banyak tugas. Otomatisasi alur kerja pendidikan menggunakan data untuk mengirimkan peringatan tepat waktu tentang ujian yang akan datang, tenggat waktu tugas, atau acara penting di seluruh saluran seperti WhatsApp atau email. Manajemen dokumen yang diurutkan adalah cara mudah untuk meningkatkan kehadiran, mengurangi kebingungan, dan membuat siswa tetap terlibat.
5. Komunikasi Internal (Antar Departemen)
Ketika institusi pendidikan tinggi beroperasi secara terpisah-pisah, informasi akan terselip di antara celah-celah. Pemicu otomatis dapat memberi tahu tim berikutnya dalam antrean segera setelah tugas selesai, apakah itu keuangan yang menindaklanjuti setelah persetujuan penerimaan atau akademisi yang melangkah setelah pendaftaran.
6. Tiket dan Pertanyaan Umum Dukungan Siswa
Siswa mengharapkan jawaban yang cepat, terutama untuk pertanyaan-pertanyaan umum. Sistem tiket otomatis mengkategorikan dan menetapkan pertanyaan secara instan menggunakan pengetahuan pengkodean yang luas, sementara chatbot atau balasan yang tersimpan menangani masalah rutin seperti pengaturan ulang kata sandi atau jadwal ujian. Sistem otomatis semacam itu menyederhanakan proses dan membebaskan staf untuk menangani masalah yang lebih kompleks sambil memberi siswa akses 24/7 untuk mendapatkan bantuan.
Dukung Kampus Anda dengan Otomatisasi Cerdas
Kurangi pekerjaan manual, tingkatkan waktu respons, dan berikan pengalaman yang lebih baik kepada siswa-semuanya dengan satu platform yang mudah digunakan.
Bagaimana ControlHippo Mengotomatiskan Alur Kerja Pendidikan?
ControlHippo dibuat untuk institusi pendidikan modern yang ingin menyederhanakan operasi tanpa menambah kerumitan. Mulai dari proses pendaftaran dan persetujuan hingga dukungan siswa, aplikasi ini membantu mengotomatiskan alur kerja pendidikan utama. ControlHippo membantu tim Anda fokus pada percakapan nyata, bukan pada tugas-tugas rutin.
Inilah perbedaannya:
1. Asisten AI Untuk Menangani Pertanyaan Siswa di WhatsApp, Email, dan Media Sosial
Siswa tidak hanya terpaku pada satu platform, begitu juga dengan dukungan Anda. ControlHippo menggunakan chatbot cerdas untuk menangani pertanyaan di WhatsApp, email, dan media sosial. Bot ini merespons secara instan dengan jawaban yang dipersonalisasi berdasarkan perilaku siswa, sehingga menjaga keterlibatan tetap tinggi dan waktu tunggu tetap rendah.
2. Pembangun Alur Kerja Seret dan Letakkan Untuk Staf Non-Teknologi
Pembangun visual ControlHippo memungkinkan staf non-teknis membuat dan meluncurkan alur kerja otomatis dalam hitungan menit menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya. Baik itu daftar periksa penerimaan atau urutan pengingat acara, Anda bisa membuatnya dengan logika seret dan lepas yang sederhana.
3. Pertanyaan Otomatis Ke Tim Penerimaan, Keuangan, Atau Akademik
Tidak semua pertanyaan siswa sama. Ada yang mengenai penerimaan siswa baru, ada juga yang mengenai biaya atau jadwal kursus. Daripada membuang-buang waktu untuk meneruskan pesan atau melacak kontak yang tepat, ControlHippo dengan cerdas mengarahkan setiap pertanyaan ke tim yang tepat saat pesan itu tiba.
4. Menyiarkan Pengingat Kepada Siswa Untuk Ujian, Biaya, Dan Pengumuman
Dengan ControlHippo, Anda dapat mengirim pesan terjadwal atau berbasis perilaku kepada siswa dalam skala besar. Baik itu ujian yang akan datang, biaya yang tertunda, atau acara kampus, sistem ini memastikan pesan yang tepat menjangkau kelompok yang tepat di saluran yang tepat dan pada waktu yang tepat.
5. Analisis Waktu Nyata Untuk Waktu Respons dan Resolusi Dukungan Siswa
Dapatkan visibilitas yang jelas tentang kinerja sistem dukungan Anda. ControlHippo melacak waktu respons, tingkat resolusi, dan metrik keterlibatan siswa. Anda dapat menemukan kesenjangan, meningkatkan kualitas layanan, dan membuat keputusan yang lebih cerdas yang didukung oleh data.
- ControlHippo sepenuhnya sesuai dengan GDPR dan memastikan bahwa semua data siswa dienkripsi dan disimpan dengan aman.
- Sistem ini mengikuti peraturan privasi data khusus pendidikan, sehingga memberikan ketenangan bagi institusi saat menangani informasi siswa yang sensitif.
Kesimpulan
Institusi pendidikan saat ini berada di bawah tekanan untuk melakukan lebih banyak hal dengan sumber daya yang sama atau bahkan lebih sedikit. Tugas yang berulang-ulang, komunikasi yang terputus, dan waktu penyelesaian yang lama memperlambat operasi dan berdampak pada pengalaman siswa. Itulah mengapa penting untuk memikirkan kembali alur kerja pendidikan Anda.
Dengan mengotomatiskan proses rutin, sekolah dan universitas dapat mengurangi kesalahan, mempercepat respons, dan membebaskan staf untuk fokus pada keterlibatan siswa, inovasi, dan pertumbuhan jangka panjang.
ControlHippo membantu membuat perubahan ini menjadi praktis. Ini hanya menuntut sistem yang lebih cerdas yang bekerja di latar belakang sementara tim Anda fokus pada hal yang benar-benar penting: memberikan pendidikan berkualitas dan membentuk kesuksesan siswa.
Diperbarui : 25 Juni 2025
Priya Naha is a skilled technical content writer with a specialization in business communication and omnichannel communication platforms. Her expertise lies in translating complex concepts into clear, engaging content that resonates with diverse audiences. Focused on business communication solutions, Priya excels in delivering informative and practical insights through her writing.