Устали пролистывать сотни писем в своем рабочем почтовом ящике, чтобы найти важную информацию? Передовые методы управления электронной почтой могут помочь.
На сайте Средний специалист получает около 304 электронных писем в неделю. В таком случае сохранить свой почтовый ящик организованным, чтобы легко находить данные, не мешая сосредоточиться на важных задачах, очень сложно.
Поэтому мы используем лучшие практики управления электронной почтой, чтобы убрать всю неорганизованность и беспорядок из вашего почтового ящика. Давайте изучать!
Подумайте о том, чтобы инвестировать в решения для управления электронной почтой, которые предлагают сортировку и автоматизацию писем на основе искусственного интеллекта и экономят ваши часы. Не забудьте установить четкие передовые методы управления электронной почтой на работе, чтобы сотрудники не стремились каждый раз отвечать немедленно и не тратили на письма больше времени, чем требуется.
Что такое управление электронной почтой?
Управление электронной почтой - это управление входящими сообщениями, которое помогает организациям архивировать, фиксировать и сохранять электронные письма, созданные и полученные сотрудниками. Этот процесс включает в себя качественную и количественную обработку деловой электронной почты, которая помогает организациям не сбиться с пути, повысить производительность и оптимизировать работу.
22 Лучшие Практика и советы по управлению электронной почтой в бизнесе
Правильное управление электронной почтой позволяет не отвлекаться на входящие сообщения и сосредоточиться на выполнении важных бизнес-задач. упорядочить свой почтовый ящик Gmail. Чтобы помочь вам, мы привели 22 совета по управлению электронной почтой на работе.
1. Запланируйте специальное время для работы с электронной почтой
Выделение времени для работы с электронной почтой - обязательное условие, потому что неиспользуемая электронная почта вызывает стресс, связанный с пропуском важных сообщений. Чтобы избавиться от этого, вы можете провести весь день, проверяя электронную почту, и потерять концентрацию на важных задачах.
Чтобы избежать этого, выделите время для работы с электронной почтой. В это время избегайте многозадачности, чтобы быстро проверять письма, и выключайте уведомления на телефоне, чтобы не отвлекаться.
Пролистывая папку "Входящие", вы можете обнаружить старые, непрочитанные письма, на которые нет смысла отвечать. На самом деле, 59 % американцев говорят, что большинство писем не приносят никакой пользы. Они просто занимают место, и лучше их удалить. Удаляйте все, что вам не нужно или на что вы никогда не ответите.
3. Упорядочить с помощью ярлыков, папок и категорий
Создание Ярлыки GmailПапки и категории помогут вам легко управлять электронной почтой. Для этого откройте левую боковую панель в папке "Входящие" Gmail, найдите пункт категории и нажмите на кнопку Создать новый ярлык под управлять меткой кнопку. Присвойте ярлыкам удобные для поиска названия и цвета, чтобы найти нужное письмо в несколько кликов.
4. Коснитесь его один раз
Принцип touch-it-once подразумевает идею открытия письма, немедленного выполнения действий и перехода к другому письму. Это позволит вам не тратить часы на повторное рассмотрение одних и тех же писем по несколько раз. Если вы не можете ответить на письмо сразу, отметьте его и займитесь им позже.
5. Следуйте правилу одной минуты
Правило одной минуты пропагандирует идею о том, что если вы можете ответить на письмо в течение минуты, то должны сделать это немедленно. Это поможет вам эффективно управлять электронной почтой и временем, не позволяя часами сидеть с письмом, не предпринимая никаких действий. Кроме того, так вы быстро очистите свой почтовый ящик.
: Список рассылки против общего почтового ящика: Что лучше для вашего бизнеса6. Читайте сверху вниз, пишите снизу вверх
Идея заключается в том, чтобы читать ваши письма в обратном хронологическом порядке и отвечать на них в хронологическом порядке. Концепция заключается в том, что самые верхние письма - самые свежие. Если вы ответите сразу, отправитель может быть доступен, что может привести к долгому разговору. Это съест час, который вы выделили для электронной почты.
Group email accounts like info@<companyname[dot]com> are a hassle to manage. Why? Because such group accounts receive a huge influx of emails that may not be relevant to every group member.
Избежать этого можно, оптимизировав групповую электронную переписку с помощью общих почтовых ящиков Gmail. С его помощью вы можете управлять общими ящиками поддержки из своего почтового ящика Gmail и назначать письма в качестве задач членам группы без использования переадресации.
8. Установите приоритет писем с помощью флажков или SLA
Есть письма, на которые нельзя отвечать мгновенно, потому что они требуют развернутого и глубокого ответа. Вы должны отметить их показать сверху или пометить непрочитанным чтобы они не затерялись среди последних писем, и вы могли легко вернуться к ним, когда будете готовы.
В SLA вы можете определять приоритеты входящих писем на основе заранее установленных правил. Например, установите триггер для автоматической идентификации и пометки писем от важных клиентов или заказчиков, чтобы вы могли оперативно ответить на них.
9. Настройка ответов по умолчанию
Клиенты часто задают вопросы о ценах на услуги или о том, как пользоваться тем или иным инструментом, и печатать одни и те же ответы отнимает много времени. Избавьтесь от этого, установив ответы по умолчанию. Создайте широкие категории стандартных ответов, которые вы обычно отправляете. При необходимости настраивайте готовые ответы, добавляя имена или информацию, и отправляйте их.
10. Используйте фильтры для направления электронных писем
Настройка фильтров для прямых сообщений электронной почты позволяет автоматически обрабатывать письма в соответствии с вашими требованиями - отправлять их в определенную папку или в корзину. Воспользуйтесь этой функцией, зайдя в папку входящих сообщений электронной почты и нажав на стрелку вниз рядом с полем поиска.
Теперь просто введите пользовательские критерии поиска и нажмите кнопку Создать фильтр в правом нижнем углу. Наконец, выберите действие, которое вы хотите предпринять с отфильтрованными письмами.
: Как написать автоматический ответ на электронное письмо: Советы и примеры11. Используйте несколько почтовых ящиков
Множественные ящики - это вложенные ящики под основным ящиком, которые вы можете создавать на основе типов писем, тем и клиентов. Чтобы воспользоваться этой функцией, нажмите на правый верхний угол основной папки "Входящие" и выберите пункт "Настройки". Затем выберите опцию "Входящие", найдите "Несколько входящих" и установите нужные фильтры для создания нескольких входящих.
12. Приостановить входящие сообщения электронной почты
Иногда работа с огромным количеством писем становится настолько непосильной, что не хочется сразу же с ними разбираться. В таких случаях вы можете взять под контроль время получения писем, приостановив входящие сообщения из выбранных источников с помощью систем управления электронной почтой.
Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой исчезает из папки входящих сообщений до тех пор, пока оно вам не понадобится.
13. Отказ от подписки или "массовая отписка"
Часто при регистрации на платформе вы непреднамеренно соглашаетесь на получение рекламных писем, что еще больше увеличивает беспорядок в вашем почтовом ящике. Лучше всего отписаться от всех писем, которые вы часто архивируете или удаляете и больше не хотите получать.
Если таких писем много, воспользуйтесь массовым отказом от подписки с помощью таких инструментов управления электронной почтой, как Unroll[dot]me или Clean Email. Эти программы управления электронной почтой отображают список всех ваших подписок, от которых вы можете мгновенно отписаться.
Электронная почта и оповещения в социальных сетях чрезвычайно отвлекают и не требуют немедленного внимания. Они лишь пополняют груду непрочитанных писем и отвлекают от работы. На самом деле, американские компании теряют 650 миллиардов долларов в год из-за отвлекающих факторов на рабочем месте.
Поэтому лучше отключить уведомления о входящих сообщениях Gmail или Outlook для всех ваших аккаунтов в социальных сетях. Это также поможет сохранить ваш почтовый ящик более чистым и организованным.
15. Немедленно отправляйте групповые электронные письма
Немедленная обработка групповых писем означает установку фильтров для распределения писем по соответствующим папкам, которые вы сможете просмотреть позже. Это также предотвратит скопление в папке входящих сообщений неважных писем или уведомлений о днях рождения коллег. В результате ваш почтовый ящик останется упорядоченным, и вы не будете тратить время на сортировку писем.
16. Запланируйте регулярную очистку входящих сообщений
С течением дней и недель ваш почтовый ящик заполняется письмами, что может привести к пропуску важных сообщений. Чтобы избежать захламления почтового ящика, ежедневно выделяйте несколько минут на очистку папки "Входящие". Если вы не можете вспомнить об этом среди других задач, установите напоминание в календаре.
17. Используйте сочетания клавиш
Сочетания клавиш Gmail помогают быстро выполнять необходимые задачи, повышая общую производительность. Чтобы воспользоваться этими сочетаниями, нажмите на опцию настроек в правом верхнем углу и включите сочетания клавиш на вкладке "Общие". Среди распространенных сочетаний клавиш - Ctrl+C для открытия нового окна "Написать" и Ctrl+S для начала письма.
: Платформа для обмена сообщениями по всем каналам18. Управление несколькими учетными записями электронной почты
Если у вас одна учетная запись электронной почты, вы наверняка будете получать личные и рабочие письма в одном почтовом ящике. Это неизбежно загромождает ваш почтовый ящик и увеличивает вероятность пропустить важные рабочие письма. Именно поэтому мы рекомендуем вам управлять несколькими учетными записями электронной почты в зависимости от их использования.
Например, один - для регистрации, другой - для маркетинговых кампаний по электронной почте (маркетинговые письма), третий - для поддержки клиентов.
19. Отключение уведомлений по электронной почте
Уведомления электронной почты - одна из основных причин снижения производительности, поскольку мы склонны проверять электронную почту, как только получаем уведомление, откладывая выполнение текущей задачи. Именно поэтому вы должны отключить уведомления электронной почты. Это позволит вам контролировать время, когда вы хотите проверять почту, и вы будете делать это только в случае необходимости.
Улучшите взаимодействие команды по электронной почте
Подпишитесь на бесплатную пробную версию общего почтового ящика ControlHippo
20. Применяйте правило 80/20 для эффективного управления электронной почтой
Принцип Парето, называемый правилом 80/20, - отличный подход для более эффективного управления электронной почтой. Вот как вы можете его применить:
Расставьте приоритеты для 20%, которые имеют значение
Установите приоритет для писем от лучших клиентов, важных обновлений проекта или ключевых бизнес-возможностей. Сосредоточив внимание на этих письмах, вы сможете повысить производительность, быстрее принимать решения и создавать прорывные возможности. Такой подход в конечном итоге способствует росту и успеху бизнеса.
Используйте оставшиеся 80 % времени с умом
После обработки важных писем используйте оставшееся время для ответов или последующих действий, чтобы быть уверенным, что вы не перегружены.
21.Немедленно примите меры
Отвечать на электронные письма сразу после их получения - лучший подход к управлению почтовым ящиком. Будь то ответ или переадресация, быстрое реагирование на письма помогает держать объем работы под контролем.
Решайте быстро
Получив письмо, быстро решите, что делать: ответить на него, переслать или сохранить на потом. Такой подход не позволит вашему почтовому ящику превратиться в груду нерешенных задач.
Быстрые действия приводят к быстрым результатам
Чем быстрее вы будете действовать, тем быстрее выполните задания и сократите отставание в работе с электронной почтой. Это поможет вам наладить рабочий процесс и избежать ненужных задержек.
Когда ваш почтовый ящик переполнен ненужными рассылками или обновлениями, становится сложнее сосредоточиться на важных сообщениях. Чтобы сохранить свой почтовый ящик в чистоте, отпишитесь от всех групп электронной почты или новостных рассылок, которые больше не отвечают вашим требованиям. Это уменьшит беспорядок и поможет вам сосредоточиться на важной информации.
Начните управлять почтовыми ящиками в бизнесе с помощью ControlHippo
В деловой среде часто несколько пользователей работают с одной и той же электронной почтой. Это приводит к беспорядку, пропущенным письмам, двойным ответам, отсутствию подотчетности и недопониманию. Но больше нет! У нас есть решение - общий ящик электронной почты для бизнеса с помощью надежного решения для управления электронной почтой, такого как ControlHippo.
Вот как лучший инструмент управления электронной почтой - общий почтовый ящик ControlHippo - способствует более эффективному управлению.
- Делитесь письмами с коллегами, назначая их, не пересылая их и не загромождая почтовый ящик.
- Предлагает полную историю потоков электронной почты, чтобы исключить пропущенные или двойные ответы на письма.
- Добавьте для писем такие статусы, как открыто, закрыто или ожидает рассмотрения, чтобы все знали о ходе работы над письмом. Не нужно просматривать каждое письмо, чтобы быть в курсе, что экономит время.
- Позволяет управлять электронной почтой компании из своего почтового ящика, избавляя вас от необходимости тратить время на просмотр писем, которые вам не принадлежат.
Часто задаваемые вопросы
Управление электронной почтой - это процесс организации, определения приоритетов и обработки электронной почты для повышения эффективности и производительности сотрудников. Здесь рассматриваются передовые методы управления почтовым ящиком, управление входящими письмами для их быстрого получения и оперативное реагирование на письма.
Среди лучших способов управления электронной почтой - выделение времени для ответа на письма, использование инструмента управления электронной почтой для автоматизации утомительных задач, использование метода 4 D (удалить, делегировать, сделать, отложить), применение стратегий управления электронной почтой и включение фильтров для автоматической сортировки входящих писем.
4 "Д" управления электронной почтой: удалять (неважные письма сразу же), делегировать (письма соответствующему человеку с помощью правильного программного обеспечения для управления электронной почтой), делать (отвечать на важные письма сразу же) и откладывать (письма, требующие больше времени для оформления).
Управление электронной почтой очень важно, поскольку оно позволяет упорядочить ваш почтовый ящик и не тратить часы на работу с письмами, что снижает вашу производительность. Лучше всего это можно сделать с помощью системы управления электронной почтой.
Обновлено: 25 марта 2025 г.
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.