Önemli bilgileri almak için iş e-posta gelen kutunuzdaki yüzlerce e-postayı incelemekten bıktınız mı? E-posta yönetiminde en iyi uygulamaları benimsemek size yardımcı olabilir.
Bir ortalama bir profesyonel haftada yaklaşık 304 e-posta alır. Böyle bir durumda, kritik görevlere odaklanmayı aksatmadan kolay veri erişimi için gelen kutunuzu düzenli tutmak zordur.
Bu nedenle, e-posta yönetimindeki en iyi uygulamalarımız, gelen kutunuzdaki tüm düzensizliği ve karmaşayı ortadan kaldırmak için iş başında. Hadi keşfedelim!
Yapay zeka odaklı e-posta sıralama ve otomasyonlar sunan ve size saatler kazandıran e-posta yönetimi çözümlerine yatırım yapmayı düşünün. Çalışanların her seferinde hemen yanıt vermeyi hedeflememesi veya e-postalara gereğinden fazla zaman harcamaması için iş yerinde e-posta yönetimine ilişkin en iyi uygulamaları net bir şekilde belirlemeyi unutmayın.
E-posta Yönetimi Nedir?
E-posta yönetimi şunları ifade eder Kuruluşların çalışan tarafından oluşturulan ve alınan e-postaları arşivlemesine, yakalamasına ve saklamasına yardımcı olan gelen mesajları yönetme. Bu süreç, kuruluşların yolunda gitmesine, üretkenliği artırmasına ve operasyonları kolaylaştırmasına fayda sağlayan iş e-postalarının nitelik ve niceliğini içerir.
22 En iyisi Kurumsal E-posta Yönetimi Uygulamaları ve İpuçları
E-postaları iyi yönetmek, gelen e-postalarla dikkatiniz dağılmadan kritik iş görevlerine odaklanmanızı sağlar ve size Gmail gelen kutunuzu düzenleyin. Size yardımcı olmak için, iş yerinde e-posta yönetimine ilişkin 22 ipucunu listeledik -
1. Özel e-posta zamanı planlayın
E-postalarınız için özel bir zaman belirlemek tartışmaya açık bir konu değildir, çünkü e-postalarınızın kontrol edilmemesi önemli mesajları kaçırma stresi yaratır. Bunu hafifletmek için tüm gününüzü e-postaları kontrol ederek geçirebilir ve kritik görevlere odaklanamayabilirsiniz.
E-postalar için zaman blokları atayarak bundan kaçının. Bu süre zarfında, e-postaları hızlı bir şekilde kontrol etmek için çoklu görevlerden kaçının ve dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak için telefon bildirimlerini susturun.
Gelen kutunuzda gezinirken, yanıtlamanın mantıklı olmadığı eski, okunmamış e-postalar bulabilirsiniz. Aslında, Amerikalıların %59'u e-postaların çoğunun yararlı değildir. Sadece yer kaplarlar ve onları silmek daha iyidir. İhtiyacınız olmayan ya da asla yanıt vermeyeceğiniz her şeyi silmelisiniz.
3. Etiketler, klasörler ve kategorilerle düzenleyin
Oluşturma Gmail etiketleri, klasörler ve kategoriler e-postaları kolayca yönetmenize yardımcı olabilir. Bunu yapmak için, Gmail gelen kutunuzda sol kenar çubuğunu açın ve Kategoriler seçeneğine dokunun ve Yeni Etiket Oluştur altında etiketi yönet düğmesine basın. İstediğiniz e-postayı birkaç tıklamayla bulmak için etiketlerinize arama dostu adlar ve renkler atayın.
4. Bir kez dokunun
Bir kez dokun prensibi, bir e-postayı açma, hemen harekete geçme ve başka bir e-postaya geçme fikrini ifade eder. Bu sizi aynı e-postaları tekrar tekrar ziyaret ederek saatler harcamaktan kurtarır. Anında yanıt veremiyorsanız, işaretleyin ve daha sonra ele alın.
5. 1 dakika kuralına uyun
Bir dakika kuralı, bir e-postaya bir dakika içinde yanıt verebiliyorsanız, bunu hemen yapmanız gerektiği fikrini yayar. Bu, saatlerce harekete geçmeden bir e-postayla oturmanızı önleyerek e-postalarınızı ve zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenize ve kontrol etmenize yardımcı olur. Bunu yapmak ayrıca gelen kutunuzu hızla temizler.
: Dağıtım Listesi vs Paylaşılan Posta Kutusu: İşletmeniz İçin Hangisi En İyisi6. Yukarıdan aşağıya doğru okuyun, aşağıdan yukarıya doğru yazın
Buradaki fikir, e-postalarınızı ters kronolojik sırayla okumak ve kronolojik sırayla yanıtlamaktır. Bunun arkasındaki konsept, en üstteki e-postaların en yenileri olmasıdır. Hemen yanıtlarsanız, gönderen müsait olabilir ve bu da uzun bir konuşmayla sonuçlanabilir. Bu da e-postalar için ayırdığınız saati tüketecektir.
Group email accounts like info@<companyname[dot]com> are a hassle to manage. Why? Because such group accounts receive a huge influx of emails that may not be relevant to every group member.
Gmail paylaşılan gelen kutuları ile grup e-postalarını kolaylaştırarak bundan kaçının. Gmail gelen kutunuzdan destek paylaşılan gelen kutularını yönetmenize ve e-postaları iletme kullanmadan ekip üyelerine görev olarak atamanıza olanak tanır.
8. E-postaları bayraklarla veya SLA'larla önceliklendirin
Bazı e-postalar vardır ki, iyi çerçevelenmiş ve derinlemesine bir yanıt gerektirdikleri için anında yanıtlayamazsınız. Bunları şu şekilde işaretlemelisiniz üstte görünür veya okunmamış olarak işaretle Böylece son postalar arasında kaybolmazlar ve hazır olduğunuzda kolayca geri dönebilirsiniz.
SLA altında, gelen e-postaları önceden belirlenmiş kurallara göre önceliklendirebilirsiniz. Örneğin, önemli müşterilerden veya müşterilerden gelen e-postaları otomatik olarak tanımlamak ve işaretlemek için bir tetikleyici ayarlayın, böylece onlara hemen yanıt verebilirsiniz.
9. Varsayılan yanıtları ayarlama
Müşteriler genellikle hizmet fiyatlandırması veya bir aracın nasıl kullanılacağı gibi sorular sorar ve aynı yanıtları yazmak zaman alır. Varsayılan yanıtları ayarlayarak bundan kurtulun. Genellikle gönderdiğiniz standart yanıtlardan oluşan geniş kategoriler oluşturun. Gerektiğinde, hazır yanıtları isimler veya bilgilerle özelleştirin ve gönderin.
10. E-postaları yönlendirmek için filtreleri kullanın
E-postaları yönlendirmek için filtreler ayarlamak, e-postaları gereksinimlerinize göre otomatik olarak işlemenize yardımcı olur - belirli bir klasöre veya çöp kutusuna gönderin. E-posta gelen kutunuza giderek ve arama kutusunun yanındaki aşağı oka dokunarak bu özellikten yararlanın.
Şimdi, özel arama kriterlerinizi girin ve sağ alt köşedeki Filtre Oluştur'a dokunun. Son olarak, filtrelenen e-postalarla gerçekleştirmek istediğiniz eylemi seçin.
: Otomatik E-posta Yanıtı Nasıl Yazılır: İpuçları ve Örnekler11. Birden fazla gelen kutusundan yararlanın
Birden fazla gelen kutusu, ana gelen kutusunun altında e-posta türlerine, konulara ve istemcilere göre oluşturabileceğiniz alt gelen kutularıdır. Bundan yararlanmak için ana gelen kutusunun sağ üst köşesine dokunun ve ayarlar seçeneğini seçin. Ardından, gelen kutusu seçeneğini seçin, birden fazla gelen kutusu arayın ve birden fazla gelen kutusu oluşturmak için istediğiniz filtreleri ayarlayın.
12. Gelen e-postaları duraklatın
Bazen, çok sayıda e-postayla uğraşmak o kadar bunaltıcıdır ki, onlarla hemen ilgilenmek istemezsiniz. Bu gibi durumlarda, e-posta yönetim sistemleri aracılığıyla seçilen kaynaklardan gelen e-postaları duraklatarak e-postaları ne zaman alacağınızı kontrol edebilirsiniz.
En iyi e-posta yönetim yazılımı, siz ihtiyaç duyana kadar belirli e-postaları gelen kutunuzdan siler.
13. Abonelikten çıkma veya "toplu abonelikten çıkma"
Bir platforma kaydolurken genellikle istemeden promosyon e-postaları almayı kabul edersiniz ve bu da gelen kutunuzdaki karmaşayı artırır. Sık sık arşivlediğiniz veya sildiğiniz ve artık almak istemediğiniz tüm e-postaların aboneliğini iptal etmek en iyisidir.
Bu tür e-postaların sayısı yüksekse, aşağıdaki gibi e-posta yönetim araçlarıyla toplu abonelikten çıkmayı tercih edin Unroll[dot]me veya Temiz E-posta. Bu e-posta yönetim yazılımları, anında abonelikten çıkabileceğiniz tüm aboneliklerinizin bir listesini görüntüler.
Sosyal medya uyarılarıyla ilgili e-postalar son derece dikkat dağıtıcıdır ve anında dikkatinizi çekmeleri gerekmez. Bunlar yalnızca okunmamış e-posta yığınına ve iş yerindeki dikkat dağıtıcı unsurlara katkıda bulunur. Aslında, Amerikan işletmeler yılda 650 milyar dolar kaybediyor iş yerindeki dikkat dağınıklığı nedeniyle.
Bu nedenle, tüm sosyal medya hesaplarınız için Gmail veya Outlook gelen kutusu bildirimlerini kapatmak daha iyidir. Bu aynı zamanda gelen kutunuzu daha temiz ve düzenli tutacaktır.
15. Grup e-postalarını hemen ele alın
Grup e-postalarını hemen ele almak, e-postaları daha sonra gözden geçirebileceğiniz ilgili klasörlere atamak için filtreler ayarlamak anlamına gelir. Bu aynı zamanda önemsiz e-postaların veya iş arkadaşlarınızın doğum günü bildirimlerinin gelen kutunuzda birikmesini de önleyecektir. Sonuç olarak, gelen kutunuz düzenli kalacak ve e-postaları sıralamak için asla zaman kaybetmeyeceksiniz.
16. Düzenli gelen kutusu temizliği planlayın
Gelen kutunuz günler ve haftalar geçtikçe e-postalarla dolar ve bu da önemli e-postaları kaçırmanıza neden olabilir. Gelen kutunuzu temizlemek için her gün birkaç dakikanızı ayırarak e-posta gelen kutunuzun dağınıklığını önleyin. Diğer görevler arasında bunu hatırlayamıyorsanız, bunun için bir takvim hatırlatıcısı ayarlayın.
17. Klavye kısayollarını kullanın
Gmail klavye kısayolları, gerekli görevi hızlı bir şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olarak genel üretkenliğinizi artırır. Sağ üst köşedeki ayarlar seçeneğine dokunarak ve genel sekmesindeki klavye kısayollarını etkinleştirerek bu kısayollardan yararlanın. Yaygın kısayollardan bazıları yeni bir oluşturma penceresi için Ctrl+C ve bir e-posta başlatmak için Ctrl+S'dir.
: Omnichannel Mesajlaşma Gelen Kutusu Platformu18. Birden fazla e-posta hesabını yönetme
Tek bir e-posta hesabınız varsa, kişisel ve iş e-postalarınızı aynı gelen kutusunda almak zorundasınız. Bu durum kaçınılmaz olarak gelen kutunuzu karıştıracak ve kritik iş e-postalarını kaçırma olasılığınızı artıracaktır. Bu nedenle, kullanımınıza göre birden fazla e-posta hesabı yönetmenizi öneririz.
Örneğin, biri kayıtlar için, diğerleri e-posta pazarlama kampanyaları (pazarlama e-postaları) için ve bir diğeri de müşteri desteği için.
19. E-posta bildirimlerini devre dışı bırakın
E-posta bildirimleri üretkenlik kaybının önemli bir nedenidir çünkü bir bildirim alır almaz e-postaları kontrol etme ve devam eden görevi bir kenara bırakma eğilimindeyizdir. Bu yüzden e-posta bildirimlerinizi kapatmalısınız. Bunu yapmak, e-postalarınızı ne zaman kontrol etmek istediğinizi kontrol etmenizi sağlar ve bunu yalnızca gerektiğinde yaparsınız.
Ekibinizin e-posta işbirliğini geliştirin
ControlHippo'nun Paylaşılan Posta Kutusu ücretsiz deneme sürümüne kaydolun
20. E-postaları Etkili Yönetmek için 80/20 Kuralını Uygulayın
80/20 kuralı olarak adlandırılan Pareto İlkesi, e-postalarınızı daha etkili bir şekilde yönetmek için mükemmel bir yaklaşımdır. İşte bunu nasıl uygulayabileceğiniz:
Önemli olan %20'ye öncelik verin
En iyi müşterilerden, önemli proje güncellemelerinden veya önemli iş fırsatlarından gelen e-postalara öncelik verin. Bu e-postalara odaklanarak üretkenliği artırabilir, daha hızlı kararlar alabilir ve çığır açan fırsatlar yaratabilirsiniz. Bu yaklaşım nihayetinde işinizin büyümesine ve başarıya ulaşmasına katkıda bulunur.
Kalan %80 zamanı akıllıca kullanın
Önemli e-postaları ele aldıktan sonra, zamanınızın geri kalanını yanıtlamak veya takip etmek için kullanın, bunalmış hissetmeden tüm mesajların üstünde kaldığınızdan emin olun.
21.Hemen Harekete Geçin
E-postalara gelir gelmez yanıt vermek, gelen kutunuzu yönetmek için en iyi yaklaşımdır. İster yanıtlama ister yönlendirme olsun, e-postalara karşı hızlı davranmak iş yükünüzü yönetilebilir tutmanıza yardımcı olur.
Hızlı karar verin
Bir e-posta aldığınızda, ne yapacağınıza hızlıca karar verin, yanıtlayın, iletin veya daha sonrası için saklayın. Bu yaklaşım, gelen kutunuzun ele alınmamış görevler yığını haline gelmesini önler.
Hızlı eylemler hızlı sonuçlar doğurur
Ne kadar hızlı hareket ederseniz, görevleri o kadar çabuk tamamlar ve e-posta birikiminizi azaltırsınız. İş akışınızı sorunsuz hale getirir ve gereksiz gecikmeleri önler.
Gelen kutunuz gereksiz haber bültenleri veya güncellemelerle dolu olduğunda, önemli e-postalara odaklanmak zorlaşır. Gelen kutunuzu temiz tutmak için, artık ihtiyaçlarınıza hizmet etmeyen tüm e-posta gruplarının veya haber bültenlerinin aboneliğini iptal edin. Bu, dağınıklığı azaltacak ve ilgili bilgilere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
ControlHippo ile Kurumsal E-posta Gelen Kutularını Yönetmeye Başlayın
Bir iş ortamında, genellikle birden fazla kullanıcı aynı e-posta üzerinde çalışır. Bu sadece daha fazla karmaşaya, kaçırılan e-postalara, çift yanıtlara, hesap verebilirlik eksikliğine ve iletişimsizliğe yol açar. Ama artık değil! ControlHippo gibi güçlü bir e-posta yönetim çözümü ile paylaşılan bir iş e-posta gelen kutusu çözümümüz var.
İşte en iyi e-posta yönetim aracı olan ControlHippo'nun paylaşılan e-posta gelen kutusunun daha iyi yönetime nasıl katkıda bulunduğu -
- E-postaları yönlendirmeden ve gelen kutusu karmaşası yaratmadan atayarak iş arkadaşlarınızla paylaşın.
- E-postalara cevapsız veya çift cevapları ortadan kaldırmak için e-posta konularının tam bir geçmişini sunar.
- E-postalar için açık, kapalı ve beklemede gibi durumlar ekleyin, böylece herkes e-postanın ilerleyişi hakkında bilgi sahibi olur. Güncel kalmak için her e-postayı gözden geçirmenize gerek kalmaz, zamandan tasarruf edersiniz.
- Şirket e-postalarını gelen kutunuzdan yönetmenizi sağlayarak, size ait olmayan e-postaları gözden geçirmek için zaman harcama ihtiyacını ortadan kaldırır.
Sıkça Sorulan Sorular
E-posta yönetimi, çalışanların verimliliğini ve üretkenliğini artırmak için e-postaların düzenlenmesi, önceliklendirilmesi ve ele alınması sürecini ifade eder. E-posta gelen kutusu yönetiminin en iyi uygulamalarını, gelen e-postaları kolay erişim için yönetmeyi ve e-postalara hızlı bir şekilde yanıt vermeyi kapsar.
E-postaları yönetmenin en iyi yollarından bazıları e-postalara yanıt vermek için zaman belirlemek, sıkıcı görevleri otomatikleştirmek için bir e-posta yönetim aracı kullanmak, 4 D yöntemini kullanmak (sil, yetkilendir, yap, ertele), e-posta yönetim stratejileri uygulamak ve gelen e-postaları otomatik olarak sıralamak için filtreleri etkinleştirmektir.
E-posta yönetiminin 4 D'si şunlardır: sil (önemsiz e-postaları hemen), yetkilendir (e-postaları doğru e-posta yönetim yazılımı aracılığıyla ilgili kişiye gönder), yap (kritik e-postaları hemen yanıtla) ve ertele (çerçevelemek için daha fazla zaman gerektiren e-postalar).
E-posta yönetimi önemlidir çünkü gelen kutunuzu düzenli tutar ve e-postalar için saatler harcamamanızı sağlayarak verimliliğinizi artırır. Bu en iyi şekilde bir e-posta yönetim sistemi ile yapılabilir.
Güncelleme : 25 Mart 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.