WhatsApp, con su asombroso 63% de uso diarioha pasado de ser una simple aplicación de mensajería a convertirse en una potente herramienta empresarial que gestiona eficazmente los mensajes entrantes.
Asignar mensajes de WhatsApp a miembros específicos del equipo ayuda a agilizar los procesos de comunicación y garantiza que las consultas y problemas de los clientes se atiendan con prontitud. Pero para atender con prontitud los problemas, las consultas deben asignarse a un agente responsable, que tenga la capacidad de resolver los problemas del cliente.
No te preocupes; vamos a ver cómo asignar un mensaje a una persona responsable.
Utilice las herramientas de asignación de chats no sólo para asignar mensajes de WhatsApp, sino también para analizar tendencias y optimizar el flujo de trabajo. Supervise los temas asignados con frecuencia para identificar las áreas en las que puede ser necesaria la automatización o recursos adicionales. Responda regularmente con las plantillas de WhatsApp establecidas para asegurarse de que su equipo está equipado para gestionar las consultas habituales de forma eficaz.
Cómo asignar mensajes en WhatsApp a un compañero de equipo en particular?
La asignación de chats en WhatsApp es un proceso sencillo y fácil, pero requiere las herramientas adecuadas y un dispositivo con conexión a Internet activa. A continuación te explicamos cómo asignar un chat de WhatsApp para empresas a un agente responsable.
Primer paso: Abra el chat que desea asignar.
Segundo paso: Haga clic en el botón "i" de la esquina superior derecha.
Paso 3: Haga clic en la casilla junto a "Asignar a" y seleccione el agente de la lista. El usuario elegido recibirá notificaciones en la aplicación y un correo electrónico.
Puede desasignar un chat utilizando la misma opción desplegable.
: 10 de las mejores herramientas de comunicación con el cliente para empresas¿Cómo se asignan los chats en la aplicación?
A continuación te explicamos cómo puedes asignar el chat de WhatsApp en la aplicación:
Paso 1: Abra el chat que desea asignar en la aplicación.
Paso 2: Haz clic en el botón "i" de la esquina superior derecha.
Tercer paso: Ahora, puede asignar el chat a cualquier persona.
¿Cómo ordenar los mensajes que se le asignan?
Si sus agentes sólo quieren ver los chats que se les han asignado, pueden filtrar los chats mediante una cuenta de WhatsApp y ver los chats asignados a un agente concreto.
Le permitirá evitar confusiones y encontrar más rápidamente el chat adecuado, junto con los mensajes de plantilla.
He aquí algunos consejos para clasificar eficazmente los mensajes asignados:
1. Priorizar los mensajes urgentes
Identifique los mensajes que requieren atención inmediata, como las quejas de los clientes o las consultas urgentes, y utilice una plantilla de WhatsApp que se adapte a la consulta.
Aborda estos mensajes en primer lugar para mantener la satisfacción del cliente con la ayuda de las plantillas de mensajes de WhatsApp
2. Clasificar los mensajes
Agrupe los mensajes asignados en función de su naturaleza, como consultas de ventas, solicitudes de asistencia o consultas generales.
Categorizar los mensajes en la app de WhatsApp para empresas ayuda a simplificar el flujo de trabajo y a establecer una plantilla de mensaje de WhatsApp específica para cada tipo de consulta.
3. Establecer recordatorios
Si no puedes responder a un mensaje inmediatamente, configura recordatorios de WhatsApp para responder más tarde.
Las herramientas de asignación de mensajes suelen tener funciones de recordatorio que le notifican los mensajes pendientes a intervalos programados. Utilice la misma plantilla notificada por el empresario para responder en tal situación.
4. Archivar mensajes resueltos
Una vez que hayas tratado un mensaje y ya no lo necesites como referencia, archívalo para despejar la bandeja de entrada de tu cuenta de WhatsApp para empresas.
El archivado mantiene organizada la bandeja de entrada de las variables de flujo y facilita la búsqueda de los mensajes pertinentes cuando se necesitan.
Conclusión
Asigna mensajes a los agentes responsables en WhatsApp para mejorar tu servicio de atención al cliente y optimizar tu comunicación de flujo a variable.
Mediante el uso de las herramientas adecuadas y la aplicación de estrategias empresariales eficaces, las empresas pueden garantizar que cada mensaje se gestione de forma rápida y eficaz con contenidos dinámicos.
Tanto si se trata de asignar mensajes automáticamente en función de reglas predefinidas como de asignarlos manualmente a miembros concretos del equipo, el objetivo es ofrecer respuestas puntuales y un servicio al cliente excepcional.
Preguntas frecuentes
Para añadir un chat en WhatsApp, basta con abrir la aplicación, tocar el icono de chat (normalmente un globo de diálogo o un símbolo de chat) y seleccionar [Nuevo chat]. A continuación, elige el contacto o chat de grupo con el que quieras empezar a comunicarte.
Puedes realizar sustituciones de cadenas variables para personalizar tu chat de WhatsApp cambiando tu foto de perfil, actualizando tu estado, personalizando el fondo del chat y utilizando funciones como los stickers y los emojis para expresarte.
Un bloqueo de chat en WhatsApp te permite proteger tus chats con una contraseña, huella dactilar o reconocimiento facial. Añade una capa extra de seguridad a tus conversaciones, garantizando que nadie más pueda acceder a ellas.
Para transferir un chat específico en WhatsApp, abra el chat, pulse sobre los tres puntos en la esquina superior derecha, seleccione [Más] y, a continuación, elija [Exportar chat]. A continuación, puedes elegir si deseas incluir archivos multimedia y seleccionar el método de transferencia, como correo electrónico o aplicaciones de mensajería.
Actualizado : 14 de julio de 2024
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.