WhatsApp, dengan penggunaan harian yang mencapai 63%, telahtelah bertransformasi dari aplikasi perpesanan sederhana menjadi alat bisnis yang kuat, yang secara efisien mengelola pesan yang masuk.
Menugaskan pesan WhatsApp ke anggota tim tertentu membantu merampingkan proses komunikasi dan memastikan bahwa pertanyaan dan masalah pelanggan segera ditangani. Namun, untuk mengatasi masalah dengan segera, pertanyaan harus ditugaskan ke agen yang bertanggung jawab, yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah pelanggan.
Jangan khawatir; mari kita pahami bagaimana cara menugaskan pesan kepada orang yang bertanggung jawab.
Gunakan alat bantu penugasan obrolan tidak hanya untuk menugaskan pesan WhatsApp, tetapi juga untuk menganalisis tren dan mengoptimalkan alur kerja. Pantau topik yang sering ditugaskan untuk mengidentifikasi area di mana otomatisasi atau sumber daya tambahan mungkin diperlukan. Tanggapi secara teratur dengan templat WhatsApp yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa tim Anda siap menangani pertanyaan umum secara efisien.
Bagaimana Cara Menugaskan Pesan di WhatsApp ke Rekan Tim Tertentu?
Penugasan obrolan di WhatsApp adalah proses yang sederhana dan mudah, tetapi membutuhkan alat yang tepat dan perangkat dengan koneksi internet aktif. Berikut ini cara Anda dapat menugaskan obrolan bisnis WhatsApp ke agen yang bertanggung jawab.
Langkah 1: Buka obrolan yang ingin Anda tetapkan.
Langkah 2: Klik tombol "i" di sudut kanan atas.
Langkah 3: Klik kotak di samping "Tetapkan Kepada" dan pilih agen dari daftar. Pengguna yang dipilih akan mendapatkan notifikasi dalam aplikasi dan email.
Anda dapat membatalkan penugasan obrolan menggunakan opsi tarik-turun yang sama.
: 10 Alat Komunikasi Pelanggan Terbaik untuk BisnisBagaimana Obrolan Ditetapkan dalam Aplikasi?
Berikut ini cara Anda dapat menetapkan obrolan WhatsApp di aplikasi:
Langkah 1: Buka obrolan yang ingin Anda tetapkan di aplikasi.
Langkah 2: Klik tombol "i" di sudut kanan atas.
Langkah 3: Sekarang, Anda dapat menetapkan obrolan kepada siapa pun.
Bagaimana Cara Mengurutkan Pesan yang Ditugaskan Kepada Anda?
Jika agen Anda hanya ingin melihat obrolan yang ditugaskan kepada mereka, mereka dapat memfilter obrolan menggunakan akun WhatsApp dan melihat obrolan yang ditugaskan kepada agen tertentu.
Ini akan memungkinkan Anda menghindari kebingungan dan menemukan obrolan yang sesuai dengan lebih cepat, bersama dengan pesan templat.
Berikut ini beberapa saran untuk menyortir pesan yang ditugaskan secara efektif:
1. Memprioritaskan Pesan Mendesak
Identifikasi pesan yang memerlukan perhatian segera, seperti keluhan pelanggan atau pertanyaan mendesak, dan gunakan templat WhatsApp yang sesuai dengan pertanyaan tersebut.
Tangani pesan-pesan ini terlebih dahulu untuk menjaga kepuasan pelanggan dengan bantuan templat pesan WhatsApp
2. Mengkategorikan Pesan
Kelompokkan pesan yang ditugaskan berdasarkan sifatnya, seperti pertanyaan penjualan, permintaan dukungan, atau pertanyaan umum.
Mengkategorikan pesan di aplikasi bisnis WhatsApp membantu menyederhanakan alur kerja Anda dan mengatur templat pesan WhatsApp tertentu untuk setiap jenis permintaan.
3. Mengatur Pengingat
Jika Anda tidak dapat menjawab pesan dengan segera, mengatur pengingat WhatsApp untuk menindaklanjuti nanti.
Alat bantu penugasan pesan sering kali memiliki kemampuan pengingat yang memberi tahu Anda tentang pesan yang tertunda pada interval yang dijadwalkan. Gunakan templat yang sama yang diberitahukan oleh pemilik bisnis untuk merespons dalam situasi seperti itu.
4. Mengarsipkan Pesan yang Diselesaikan
Setelah Anda menangani sebuah pesan dan tidak lagi memerlukannya sebagai referensi, arsipkan pesan tersebut untuk dihapus dari kotak masuk akun Akun bisnis WhatsApp Anda.
Pengarsipan membuat kotak masuk variabel aliran Anda tetap teratur dan memudahkan untuk menemukan pesan yang relevan saat dibutuhkan.
Membungkus
Tetapkan pesan ke agen yang bertanggung jawab di WhatsApp untuk meningkatkan layanan pelanggan Anda dan mengoptimalkan komunikasi aliran variabel.
Dengan menggunakan alat yang tepat dan menerapkan strategi bisnis yang efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pesan ditangani dengan cepat dan efisien dengan konten yang dinamis.
Baik itu menugaskan pesan secara otomatis berdasarkan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya atau menugaskannya secara manual kepada anggota tim tertentu, tujuannya adalah untuk memberikan respons yang tepat waktu dan layanan pelanggan yang luar biasa.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Untuk menambahkan obrolan di WhatsApp, cukup buka aplikasi, ketuk ikon obrolan (biasanya berupa gelembung bicara atau simbol obrolan), dan pilih [Obrolan Baru]. Kemudian, pilih kontak atau grup obrolan yang ingin Anda mulai berkomunikasi.
Anda dapat melakukan substitusi string variabel untuk mempersonalisasi obrolan WhatsApp Anda dengan mengubah gambar profil, memperbarui status, menyesuaikan latar belakang obrolan, dan menggunakan fitur-fitur seperti stiker dan emoji untuk mengekspresikan diri Anda.
Kunci obrolan di WhatsApp memungkinkan Anda untuk mengamankan obrolan dengan kata sandi, sidik jari, atau pengenalan wajah. Fitur ini menambahkan lapisan keamanan ekstra pada percakapan Anda, sehingga tidak ada orang lain yang dapat mengaksesnya.
Untuk mentransfer obrolan tertentu di WhatsApp, buka obrolan, ketuk tiga titik di sudut kanan atas, pilih [Lainnya], lalu pilih [Ekspor obrolan]. Anda kemudian dapat memilih apakah akan menyertakan file media dan memilih metode transfer, seperti email atau aplikasi perpesanan.
Diperbarui : 14 Juli 2024
Dharmik Joshi is a dedicated content writer with a focus on business communication solutions and omnichannel communication platforms. His strength lies in simplifying complex concepts and crafting engaging narratives that appeal to a broad audience. Dharmik’s passion for clear communication makes him a trusted voice in the communication technology space.
Berlangganan buletin kami & jangan pernah melewatkan berita dan promosi terbaru kami.
+21 ribu orang telah berlangganan