Wenn Sie heute ein Unternehmen führen, unabhängig von der Größe, ist es sehr wichtig, mit Ihren Kunden auf Plattformen in Kontakt zu treten, die sie bereits nutzen. Für viele ist WhatsApp der bevorzugte Kanal. Wenn Sie jedoch mehrere Teammitglieder haben, die Zugang zum Chat mit Kunden benötigen, stellt sich eine häufige Frage:
Können mehrere Nutzer WhatsApp Business gleichzeitig verwenden? Ja, aber die Antwort hängt davon ab, wie Sie es verwenden.
In diesem Blog werden wir die verschiedenen Möglichkeiten zur Nutzung von WhatsApp Business mit mehreren Nutzern, durch WhatsApp Shared Inbox und mehr aufschlüsseln. Legen wir los.
WhatsApp Übersicht für mehrere Benutzer
Die Verwaltung von WhatsApp Business mit mehreren Benutzern hängt davon ab, ob Sie die Standard-App, WhatsApp Business Premium oder die API mit einer Drittanbieter-Plattform verwenden.
Für kleine Teams:
Die App- und Premium-Versionen unterstützen 5 bis 10 Geräte und sind ideal für die grundlegende Chat-Verwaltung mit Tools wie Schnellantworten und Etiketten. Allerdings fehlen ihnen erweiterte Funktionen wie Chat-Zuweisung, Rollen und Berichte.
Für größere Teams:
Die WhatsApp Business API, die über Plattformen wie ControlHippo integriert wird, bietet gemeinsam genutzte Posteingänge, unbegrenzte Nutzer, automatische Weiterleitung, CRM-Integration und detaillierte Analysen. Sie ist perfekt für die Verwaltung großer Nachrichtenmengen und komplexer Workflows.
Auf einen Blick: WhatsApp Business-Optionen
Die beste Lösung hängt von der Größe Ihres Teams, dem Kundenvolumen und den Anforderungen an den Arbeitsablauf ab:
| Lösung | Am besten für | Max Geräte | Wesentliche Merkmale | Beschränkungen |
|---|---|---|---|---|
| WhatsApp Business App (kostenlos) | Einzelnutzer, Kleinstunternehmen | 5 (1 Telefon + 4 verbunden) | Grundlegende Automatisierung, geräteübergreifender Zugriff | Keine Chat-Zuweisung, keine Rollen, keine Analysen |
| WhatsApp Business Premium | Kleine Unternehmen | 10 Geräte | Chat-Zuweisung, erweiterte Links | Kein CRM, nur 1 Telefon, eingeschränkte Markteinführung |
| WhatsApp Business API (mit einer Plattform wie ControlHippo) | SMBs, mittelständische Unternehmen und Konzerne | Unbegrenzt | CRM-Integration, Automatisierung, Chat-Routing, Analyse | Erfordert die Einrichtung durch einen Drittanbieter, kein Plug-and-Play |
WhatsApp Business Mehrere Benutzer für Kleinst- und Kleinunternehmen per App
Wenn Sie ein Kleinst- oder Kleinunternehmen sind, haben Sie mehrere WhatsApp Business-Konten verwendet. Es ist ein nützliches Werkzeug für kleine Unternehmen. Sie können auf Kunden reagieren, ohne die Komplexität eines umfassenden Systems. Und die App ermöglicht den Zugriff von mehr als einem Gerät aus.
Mit der Standard WhatsApp Business App können Sie:
- 1 Telefon als Hauptgerät
- Mehrbenutzeranmeldung auf bis zu vier Geräten, wie Desktops oder Tablets
Das sind insgesamt 5 Geräte, auf denen Sie WhatsApp Business gleichzeitig als Multi-Device-Funktion nutzen können.
Wenn Sie auf WhatsApp Business Premium upgraden möchten, wird die Verknüpfung mehrerer Geräte (bis zu 10) einfach. Das gibt Ihrem Team mehr Flexibilität, während Sie weiterhin den Wechsel zur API-Version vermeiden.
Für kleine Unternehmen, die die kostenlose WhatsApp Business-App für mehrere Nutzer unterstützen möchten, ist die App also ein guter Ausgangspunkt, insbesondere wenn Sie ein akzeptables Kundenaufkommen haben.
Beschränkungen der WhatsApp Business App
Trotz der zahlreichen Vorteile, die sie bietet, gibt es einige Einschränkungen bei der WhatsApp Business App, darunter:
- Eingeschränkte Geräteunterstützung: 5 Geräte mit der kostenlosen Version, 10 Geräte mit WhatsApp Business Premium, die dieselbe Telefonnummer verwenden, was für größere Teams immer noch nicht ausreicht.
- Kein rollenbasierter Zugriff: Jeder, der bei dem Konto angemeldet ist, sieht das Gleiche. Keine Admin-Kontrollen oder Trennung von Agenten.
- Keine interne Zusammenarbeit: Sie können keine Chats zuweisen, keine Notizen hinterlassen und nicht sehen, wer geantwortet hat.
- Begrenzte Automatisierung: Sie werden nicht in der Lage sein, Chats automatisch zuzuweisen, Weiterleitungsregeln zu definieren oder Chatbots zu verwenden.
- Keine Berichte oder Analysen: Sie können nicht nachverfolgen, wie viele Nachrichten die einzelnen Agenten bearbeitet haben, wie lange ihre Antwortzeiten waren oder welche Leistungsdaten sie hatten.
Wenn Sie schnell expandieren oder Ihren Kundendienst wirklich professionell verwalten wollen, ist dies vielleicht nicht die beste Wahl für Sie.
Rationalisieren Sie den WhatsApp-Support mit dem Multi-Agenten-Posteingang von ControlHippo!
Ermöglichen Sie Ihrem Team die effiziente Verwaltung von Kundenkonversationen über ein einziges WhatsApp Business-Konto.
Wie verwendet man WhatsApp Business App für mehrere Benutzer?
Wenn Sie die App dennoch verwenden und sie für mehrere Teammitglieder nutzen möchten, finden Sie hier eine Anleitung dazu:
Schritt 1: Öffnen Sie auf Ihrem Telefon WhatsApp Business und gehen Sie zu den WhatsApp-Einstellungen.
Schritt 2: Wählen Sie das 3-Punkte-Menü ? Verknüpfte Geräte
Schritt 3: Scannen Sie den QR-Code des Apple-/Android-Begleittelefons mit Ihrem Haupttelefon.
- Android-Haupttelefon: Tippen Sie auf Verknüpfte Geräte und dann auf Ein Gerät verknüpfen.
- iPhone Haupttelefon: Gehen Sie zu WhatsApp-Einstellungen, dann zu Verknüpfte Geräte und klicken Sie auf Ein Gerät verknüpfen.
Kurzer Tipp
- Schulen Sie Ihr Personal in Sachen Etikette
Verwenden Sie Etiketten, um Chats zu sortieren, wichtige Unterhaltungen zu markieren und den Ton der Antworten einheitlich zu halten.
- Schnelle Antworten und Grüße verwenden
Voreingestellte allgemeine Antworten und automatische Begrüßungen sorgen für Effizienz. Diese Methode funktioniert gut, wenn Sie ein kleines, konzentriertes Team haben. Sie ist nicht perfekt, aber für Unternehmen, die gerade erst anfangen, reicht sie aus.
Premium erlaubt die Nutzung von bis zu 10 Geräten und bietet Funktionen wie Chat-Aufgaben und bessere Tools für das Web.
Aber immer noch begrenzt:
- Nur ein Telefon pro Konto.
- Keine CRM-Integration.
- Noch nicht allgemein verfügbar.
WhatsApp Business Mehrere Benutzer für KMUs, Mittelstand und Unternehmen über API
Wenn Ihr Unternehmen mehr als 5-10 Teammitglieder hat, täglich Hunderte von Kunden bedient oder Sie eine stärkere Corporate Identity wünschen, ist es für Ihre Marketing- und Vertriebsteams an der Zeit, die WhatsApp Business API zu nutzen.
Die API ist im Gegensatz zur App für die Skalierung Ihres Betriebs ausgelegt. Laut der Metas offizieller WhatsApp Business API-Dokumentationunterstützt sie erweiterte Funktionen wie Automatisierung, CRM-Integration und Mehrbenutzerzugriff.
Mit der API können Sie:
- Eine unbegrenzte Anzahl von WhatsApp Business-Nutzern haben
- Hinzufügen von Agenten aus allen Abteilungen zu Ihrer Organisation
- Integration mit CRMs und Helpdesk-Technologie
- Automatische Antworten, Chatbots und Weiterleitungsregeln festlegen
- Leistungsstatistiken und historische Gesprächsprotokolle anzeigen
Dieses Layout ist optimal für mittlere und große Unternehmen, die mit WhatsApp Business den Zugriff mehrerer Nutzer ermöglichen und gleichzeitig alles effizient und messbar verwalten möchten.
WhatsApp Multi-Agent: Alles, was Sie wissen müssenWhatsApp Business API: Für wachsende Teams und Unternehmen
Die WhatsApp Business API ist die am besten skalierbare Option, wenn Sie ein KMU oder ein Unternehmen sind. Sie bietet unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Möglichkeiten, erfordert aber eine vertrauenswürdige Drittanbieter-Plattform wie ControlHippo zur Verwaltung.
Was Sie bekommen:
- Team-Verwaltung: Fügen Sie beliebig viele Benutzer hinzu, weisen Sie Rollen und Berechtigungen zu, und erstellen Sie Teams.
- Gemeinsamer Posteingang: Ein einziger Posteingang, in dem alle Agenten Kundennachrichten sehen und beantworten können.
- Intelligentes Routing: Weisen Sie Nachrichten automatisch dem richtigen Agenten zu.
- Automatisierung: Chatbots, KI-Eingabeaufforderungen, Schnellantworten.
- CRM-Integration: Synchronisieren Sie Kontakte, behalten Sie den Überblick über Chats und verwalten Sie Leads.
- Analytik: Berichte über Antwortzeiten, Kundenanfragen, Agentenaktivität und Chatvolumen.
- Sicherheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen.
Wie kann man WhatsApp Business mit mehreren Benutzern über API verwenden?
Um mit der API zu beginnen, müssen Sie einen WhatsApp Business Solution Provider verwenden. Eine der besten und einfachsten Schnittstellen, die Sie in Betracht ziehen sollten, ist ControlHippo. Sie wird den Prozess nahtlos und einfacher machen, selbst wenn Sie technisch versiert sind.
Hier erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business API mit ControlHippo integrieren können:
Schritt 1: Melden Sie sich in der ControlHippo Web-App an und gehen Sie auf die Seite Channels. Klicken Sie unter WhatsApp Business API auf "Get Started".
Schritt 2: Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf Verbinden. Akzeptieren Sie die Bedingungen und melden Sie sich dann mit Ihren Facebook Business Manager-Anmeldedaten an.
Schritt 3: Vervollständigen Sie Ihre Unternehmensdaten, wählen Sie das Meta-Konto und verifizieren Sie Ihre WhatsApp Business-Nummer mit dem 6-stelligen Code, der an Ihr Telefon gesendet wird.
Hier erfahren Sie, wie Sie Benutzer zu ControlHippo einladen können:
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem ControlHippo-Konto an.
Schritt 2: Klicken Sie in der seitlichen Menüleiste auf die Einstellungen und dann auf Benutzer.
Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
Schritt 4: Geben Sie auf der neuen Seite die E-Mail-Adresse des Nutzers ein, den Sie einladen möchten.
Anmerkung: Wenn Ihrem Konto bereits eine Nummer hinzugefügt wurde, wird dem neuen Benutzer automatisch eine Nummer zugewiesen.
Schritt 5: Sie können die Nummer des neuen Benutzers ändern oder ihm eine andere Nummer zuweisen, bevor Sie auf Senden klicken.
Schritt 6: Nach dem Absenden erhalten Sie eine Erfolgsmeldung, und der Status des neuen Benutzers wird im System angezeigt.
Auf diese Weise können Sie mehrere WhatsApp Business-Konten und Teamrollen effizient verwalten, ohne dass es zu Verwirrungen kommt.
- Die Nutzung der kostenlosen App für große Teams führt zu einem Chat-Chaos
- Keine Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf den Umgangston und die Etikette
- Vergessen, Chats zu sichern, wenn Sie die Nummer oder das Gerät wechseln
- Auswahl eines Tools eines Drittanbieters ohne Prüfung des Status der Meta-Partnerschaft
Schlussfolgerung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, WhatsApp for Business mit mehreren Nutzern zu verwalten, unabhängig davon, ob Sie ein Ein-Mann-Betrieb oder Teil eines großen Unternehmens mit eigenen Teams sind. Die Lösung hängt davon ab, wie viele Personen Zugang benötigen und wie komplex Ihr Kommunikations-Ökosystem ist.
- Wenn Sie ein kleines Team sind: Die WhatsApp Business App ist einfach zu bedienen, günstig und erlaubt bis zu 5 Geräte (oder 10 mit dem Premium-Abonnement).
- Wenn Sie ein wachsendes oder großes Team sindbietet die WhatsApp Business API, insbesondere bei Verwendung eines Tools wie ControlHippo, einer erstklassigen Kundendienstplattform, maximale Kontrolle, Automatisierung und Skalierbarkeit.
Letztlich wollen Ihre Kunden nur eines: schnelle und nützliche Antworten erhalten. Ganz gleich, ob Sie eine einfache App oder eine leistungsstarke API verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Implementierung Ihr Team in die Lage versetzt, Ihre Kunden auf bestmögliche Weise zu unterstützen.
Aktualisiert : 18. Mai 2025
Naina Khare is an experienced content writer specializing in business communication solutions. Her expertise in omnichannel communication shines through in her clear, engaging content. Naina’s writing helps businesses navigate and enhance their communication strategies, making complex concepts more accessible.